Skype Entreprise (Lync) Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler est un programme web que vous pouvez utiliser pour créer des réunions Lync si vous ne disposez pas de Microsoft Outlook ou si vous utilisez un système d’exploitation autre que Windows. Grâce à Web Scheduler, vous pouvez créer des réunions, modifier des réunions existantes et envoyer des invitations à l’aide de votre programme de messagerie préféré.

L’équipe de support de votre société vous fournit le lien vers le portail Web Scheduler, ainsi qu’un nom d’utilisateur et un mot de passe pour vous connecter. Quand vous vous trouvez sur la page, cliquez sur les onglets pour accéder aux différentes options ou utilisez la touche Tab de votre clavier pour accéder à l’option souhaitée.

Création d’une réunion Lync

  1. Accédez à la page Web Scheduler qui vous a été indiquée par l’équipe de support de votre société.

  2. Ouvrez une session avec votre ID d’utilisateur et votre mot de passe.

  3. Cliquez sur Créer une nouvelle réunion.

Capture de Créer une nouvelle réunion

  1. Tapez un Objet pour votre réunion.

  2. Vous pouvez conserver Réunion Lync en tant qu’emplacement de réunion ou ajouter un emplacement, comme une salle de conférence, si les participants font partie de l’entreprise.

  3. Tapez un message court ou l’ordre du jour dans la zone Message (facultatif).

  4. Sélectionnez le Fuseau horaire, et les dates et heures de début et de fin Début et Fin de réunion.

  5. Par défaut, tout le monde, y compris les personnes extérieures à votre entreprise, peut éviter la salle d’attente qui est une zone virtuelle vous permettant d’accorder ou de refuser l’accès à la réunion. Pour plus d’informations sur la modification des options, reportez-vous à Accès et présentateurs.

  6. Par défaut, les personnes de votre organisation disposent des autorisations de présentateur. Pour plus d’informations sur la modification des options, reportez-vous à Accès et présentateurs.

  7. Sous Participants et audio, ajoutez les noms des invités ou leurs adresses de messagerie, en les séparant par un point virgule.

  8. Cliquez sur Vérifier les noms pour vérifier que les noms sont corrects.

Capture de la boîte de dialogue Participants et audio

Pour les invités extérieurs à votre société, saisissez l’adresse de messagerie complète tel que contoso@contoso.com.

Remarque : Nous recommandons de taper les adresses de messagerie complètes des invités. Web Scheduler ne peut résoudre que les noms des employés de votre société s’ils sont uniques et que deux personnes n’ont pas le même nom.

  1. Si votre compte est configuré avec un fournisseur de services d’audioconférence, l’invitation à la réunion comprend un numéro gratuit, un numéro payant et un code de participant. Les participants à la réunion peuvent utiliser les capacités audio de l’ordinateur ou effectuer un appel téléphonique.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

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Envoyer les invitations aux participants à la réunion

Pour envoyer l’invitation à la réunion, sélectionnez l’une des méthodes suivantes :

  1. Envoyer les invitations à l’aide de votre programme de messagerie

Avec cette méthode, vous copiez les informations de la réunion à partir de Web Scheduler et vous les collez dans une demande de réunion que vous créez dans n’importe quel programme de messagerie.

  1. Lorsque vous avez terminé de créer la réunion, cliquez sur Enregistrer.

  2. Une fenêtre contenant les informations sur la réunion s’ouvre.

Capture de la fenêtre Détails de la réunion

  1. Sélectionnez les informations sur la réunion, notamment l’URL de la réunion, le numéro de téléconférence et l’ID de conférence.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le texte, puis cliquez sur Copier.

  3. Ouvrez un programme de messagerie, puis créez une demande de réunion standard.

  4. Collez les détails de la réunion Lync (copiés à l’étape 4) dans la demande.

  5. Ajoutez les participants, vérifiez l’heure/la date de la réunion, tapez un ordre du jour, puis envoyez la demande.

  6. Envoyer les invitations à l’aide d’iCalendar

iCalendar permet aux utilisateurs de systèmes de messagerie différents d’échanger des informations de calendrier. Les destinataires de demandes iCalendar doivent disposer d’un logiciel pris en charge pour ouvrir la demande de réunion et y répondre.

  1. Dans la section Mes réunions, sélectionnez la réunion par son objet, puis cliquez sur Exporter en tant que iCalendar.

Capture de la zone Réunion avec l’option d’exportation en tant que iCalendar

  1. Cliquez sur Ouvrir lorsque vous y êtes invité par le programme de messagerie.

  2. Quand l’entrée du calendrier s’ouvre, transférez-la aux personnes que vous avez ajoutées en tant que participants lors de la planification de la réunion.

  3. Les invités peuvent ouvrir et enregistrer le fichier iCalendar dans leur programme de messagerie préféré, tel qu’Outlook, Notes, iCal, etc.

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Accès et présentateurs

Les options de réunion par défaut sont optimales pour les réunions d’équipe standard. Vous pouvez personnaliser les options de réunion pour répondre à vos besoins, au type de réunion et aux participants.

Quand vous créez une réunion, sous Accès et présentateurs, sélectionnez les personnes pouvant éviter la salle d’attente et celles pouvant rejoindre la réunion en tant que présentateur.

Capture de la boîte de dialogue Accès et présentateurs

Qui évite la salle d’attente

Options d’accès

Ce qui se produit

Recommandée quand…

Organisateur uniquement (verrouillé)

Vous êtes la seule personne à accéder directement à la réunion. Tous les autres participants doivent attendre que vous leur accordiez l’accès.

Vous organisez une réunion avec un niveau de sécurité élevé et des informations confidentielles.

Personnes de mon entreprise que j’invite

Seules les personnes invitées rejoignent directement la réunion. Tous les autres participants doivent attendre que vous leur accordiez l’accès.

Vous souhaitez aborder des informations confidentielles et vous voulez limiter l’accès à certaines personnes.

Personnes de mon entreprise

N’importe quel membre de votre entreprise peut rejoindre directement la réunion, même sans être invité.

Vous n’invitez pas de participants extérieurs et vous n’échangez pas d’informations confidentielles.

Tout le monde, y compris des personnes extérieures à ma société

Toutes les personnes qui ont accès au lien de la réunion rejoignent directement la réunion.

Vous invitez des participants extérieurs et vous n’échangez pas d’informations confidentielles.

Important : Même si la salle d’attente de la réunion est activée, les participants qui se connectent à la réunion par téléphone évitent automatiquement la salle d’attente.

Qui est présentateur

Options de présentateur

Qui est présentateur

Recommandée quand...

Organisateur uniquement

Vous serez l’unique présentateur.

Pour les présentations où les participants ne doivent pas interagir avec le contenu de la réunion. Vous pouvez désigner d’autres présentateurs au cours de la réunion.

Personnes de mon entreprise

Tout membre de votre société sera présentateur.

Convient aux réunions informelles avec vos collègues, où tous les participants peuvent partager et modifier du contenu.

Tout le monde, y compris les personnes externes à mon entreprise (aucune restriction)

Toute personne que vous invitez sera présentateur.

Sélectionnez cette option lorsque vous avez des participants externes et que vous souhaitez qu’ils assument le rôle de présentateur.

Personnes que je choisis

Vous et les personnes que vous choisissez.

Sélectionnez cette option quand vous souhaitez que certaines personnes spécifiques assument le rôle de présentateur.

Remarque : Lorsque vous sélectionnez Personnes que je choisis, cliquez sur Choisir des présentateurs et déplacez les participants de Participant à Présentateurs. Les invités extérieurs et les listes de distribution ne peuvent pas être ajoutés comme présentateurs avec cette option, mais vous pouvez accorder des autorisations de présentateur à certaines personnes pendant la réunion.

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Participer à une réunion Lync

Cliquez sur le lien de la réunion dans la demande pour vous connecter.

Capture du lien de la réunion dans la demande de réunion

Ou bien, vous pouvez utiliser l’onglet Rejoindre la réunion de Web Scheduler.

  1. Sous Mes réunions, sélectionnez la réunion à laquelle vous voulez participer.

  2. Sur le côté droit de la page, cliquez sur Rejoindre la réunion.

  3. Le client Lync approprié s’ouvre et vous permet de vous connecter à la réunion.

Pour plus d’informations, reportez-vous à Participation à une réunion Skype Entreprise (Lync).

Afficher ou modifier les réunions existantes

Vous pouvez voir toutes les réunions que vous avez organisées sous Mes réunions dans Web Scheduler. Notez que Web Scheduler ne répertorie que les réunions que vous avez organisées et pas les réunions pour lesquelles vous avez reçu des demandes.

  1. Allez à Mes réunions, puis cliquez sur un objet de la réunion pour ouvrir la page de détails.

Capture de l’onglet Mes réunions

  1. Cliquez sur Modifier la réunion.

  2. Apportez les modifications requises, puis cliquez sur Enregistrer.

  3. Cliquez sur OK dans le message de réussite, puis vérifiez les informations modifiées.

Important : Lorsque vous mettez à jour une réunion, vous devez manuellement envoyer les informations mises à jour à vos invités. Web Scheduler ne met pas automatiquement à jour le calendrier.

  • Si vous avez utilisé iCalendar pour envoyer l’invitation, cliquez à nouveau sur Exporter en tant que iCalendar pour ouvrir la demande et envoyer une mise à jour.

  • Si vous avez copié les détails de la réunion Lync dans une demande standard, ouvrez-la, mettez-la à jour avec les nouveaux détails de la réunion, puis envoyez-la à nouveau aux participants.

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Supprimer ou annuler une réunion

Vos réunions arrivent à expiration 14 jours après la date de fin planifiée, mais vous pouvez les supprimer si vous souhaitez nettoyer Web Scheduler ou annuler votre réunion.

  1. Sous l’onglet Mes réunions, cliquez sur la réunion à supprimer.

  2. Dans la page des détails de la réunion, cliquez sur l’onglet Supprimer la réunion.

  3. Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.

    Important : Vous devez envoyer une notification d’annulation aux participants, car Web Scheduler ne met pas automatiquement à jour votre calendrier.

  4. Si vous avez utilisé iCalendar pour envoyer la demande de réunion, ouvrez l’invitation et cliquez sur Annuler. Une notification d’annulation est ainsi envoyée aux destinataires.

  5. Si vous avez copié les détails de la réunion Lync dans une demande de réunion standard, ouvrez l’invitation, puis cliquez sur Annuler pour envoyer une notification d’annulation aux participants.

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