Se préparer à l’utilisation de boîtes aux lettres de site dans Office 365

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Important : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint Online est en cours déconseillée à partir de mars, 2017. Cette fonctionnalité sera supprimée entièrement dans une version ultérieure. Nouvelles organisations SharePoint Online plus ont accéder à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Organisations SharePoint Online existantes ne peuvent plus créer nouvelles boîtes aux lettres de site. Une boîte aux lettres de site qui a été configuré et déployée avant mars, 2017 continue à fonctionner.

Nous fournissons un processus pour aider vos sites de boîte aux lettres de site existants à un groupe Office 365 de transition dans septembre, 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint Online, vous devriez changer aux groupes Office 365 à la place pour prendre en charge vos scénarios de collaboration de messagerie.

Une boîte aux lettres de site peut être utilisée à partir d’un site d’équipe SharePoint pour stocker et organiser la messagerie de l’équipe. Elle peut également être utilisée à partir d’Version d’Outlook 2013 fournie avec Office 365 ProPlus ou Office Professionnel Plus ou de Office Professionnel Plus pour la messagerie d’équipe, ainsi que pour rapidement stocker les pièces jointes et récupérer les documents à partir du site d’équipe.

Avant d’utiliser les boîtes aux lettres de site dans votre organisation, principalement si vous envisagez de les utiliser à partir d’Outlook, lisez cet article pour connaître les considérations relatives à la configuration requise et à l’installation. Consultez le Forum Aux Questions pour comprendre les questions que les utilisateurs peuvent poser et pour résoudre les problèmes d’accès.

Contenu de cet article

Quand et comment utiliser une boîte aux lettres de site

Autorisations et configuration requise

Questions fréquemment posées sur la gestion des boîtes aux lettres de site

Utilisation des boîtes aux lettres de site

Utilisation de documents à partir d’Outlook

Création et suppression de boîtes aux lettres de site

Résolution des problèmes d’accès aux boîtes aux lettres de site

Quand et comment utiliser une boîte aux lettres de site

Pour commencer, découvrez comment une boîte aux lettres de site peut permettre à une équipe de collaborer. Quand vous êtes prêt à configurer et utiliser une boîte aux lettres de site, voir :

Autorisations et configuration requise

L’autorisation d’utiliser les boîtes aux lettres de site est contrôlée par l’ajout de personnes à des groupes spécifiques sur le site SharePoint. Le tableau suivant indique qui fait quoi.

Tâche

Qui peut le faire

Envoyer du courrier sur l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres du site

Tout le monde.

Créer une boîte aux lettres de site pour le site

Toute personne du groupe de propriétaires SharePoint pour le site.

Lire, organiser, répondre au courrier ou le supprimer à partir de la boîte aux lettres de site dans SharePoint

  • Toute personne du groupe de propriétaires par défaut ou de membres par défaut pour le site (toute personne disposant des autorisations de contribution) peut utiliser la boîte aux lettres de site à partir de SharePoint. Ces personnes peuvent être répertoriées dans les groupes de propriétaires ou de membres en tant qu’individus ou faisant partie d’un groupe de sécurité.

  • Les membres externes de l’équipe ne peuvent pas accéder à une boîte aux lettres de site.

  • Chaque personne doit disposer d’une licence pour SharePoint et pour Exchangedans le même abonnement Office 365.

Utiliser une boîte aux lettres de site à partir d’Version d’Outlook 2013 fournie avec Office 365 ProPlus ou Office Professionnel Plus ou d’Office Professionnel Plus

Important :  Tenez compte des points suivants :

  • Version d’Outlook 2013 fournie avec Office 365 ProPlus ou Office Professionnel Plus ou Office Professionnel Plus est requis.

  • Aucune autre version d’Outlook ne vous permet d’utiliser une boîte aux lettres de site comme décrit dans cet article.

  • Version d’Outlook 2013 fournie avec Office 365 ProPlus ou Office Professionnel Plus est disponible uniquement dans certaines offres d’abonnement à Office 365.

  • Le nom d’utilisateur de l’utilisateur doit être répertorié dans le groupe de propriétaires ou de membres par défaut SharePoint.

  • Si vous ajoutez un groupe de sécurité comprenant déjà l’utilisateur au groupe SharePoint, cet utilisateur ne verra pas la boîte aux lettres de site dans Outlook, même s’il peut l’utiliser à partir de SharePoint.

Dans le cadre de configurations hybrides, pour voir une boîte aux lettres de site dans Outlook, la boîte aux lettres de l’utilisateur doit être hébergée sur Exchange 2013 ou sur Office 365.

Envoyer du courrier à partir de l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres du site

Par défaut, les messages envoyés à partir de la boîte aux lettres de site possède une adresse à partir de la personne qui envoie le message électronique. Pour autoriser un utilisateur à utiliser l’adresse de messagerie de boîte aux lettres de site comme adresse d’expéditeur, vous pouvez donner l’autorisation Envoyer en tant qu’utilisateur pour l’adresse de messagerie de boîte aux lettres de site.

Questions fréquemment posées sur la gestion des boîtes aux lettres de site

Voici des réponses aux questions courantes pouvant se poser lorsque vous commencez à utiliser les boîtes aux lettres de site dans votre organisation.

Utilisation des boîtes aux lettres de site

Comment un membre du site peut-il savoir qui peut voir la boîte aux lettres de site ?

Dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre compte sur le volet de navigation, puis cliquez sur Gérer toutes les boîtes aux lettres de site. La nouvelle fenêtre qui s’ouvre répertorie toutes les boîtes aux lettres de site auxquelles vous avez accès. Double-cliquez sur la boîte aux lettres de site, puis cliquez sur Utilisateurs.

Vous pouvez également utiliser Outlook Web App. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , cliquez sur Options, sur Boîtes aux lettres de site, double-cliquez sur la boîte aux lettres de site, puis cliquez sur Utilisateurs.

Puis-je copier un e-mail dans la boîte aux lettres de site dans Outlook plutôt que de la déplacer ?

Quand vous faites glisser un e-mail de votre boîte aux lettres vers la boîte aux lettres de site, l’e-mail est déplacé sur la boîte aux lettres de site. Pour le copier, cliquez dessus avec le bouton droit dans la boîte aux lettres de site, puis cliquez sur Copier.

Que se passe-t-il si deux personnes essaient de télécharger le même document vers la boîte aux lettres de site à l’aide d’Outlook ?

Chaque document doit disposer d’un nom de fichier unique. Le second utilisateur reçoit un message électronique, indiquant que le fichier n’a pas pu être ajouté car un fichier portant le même nom existe déjà. Le message électronique comprend la pièce jointe.

Que se passe-t-il si deux personnes modifient simultanément un message électronique à l’état de brouillon dans la boîte aux lettres de site à l’aide de l’Application Boîte aux lettres de site du site SharePoint ?

Les modifications de la seconde personne remplacent celles de la première.

Utilisation de documents à partir d’Outlook

Un utilisateur peut-il extraire un fichier à partir d’Outlook ?

Non. Pour extraire un fichier, vous devez accéder au site d’équipe dans SharePoint.

Si votre flux de travail SharePoint nécessite d’extraire des documents, ces derniers ne sont pas modifiables à partir d’Outlook.

Que se passe-t-il si deux personnes modifient le même document à partir d’une boîte aux lettres de site dans Outlook ?

SharePoint gère les révisions et fusionne les modifications.

Comment sont définies les métadonnées SharePoint quand un utilisateur fait glisser un document ou une pièce jointe sur la boîte aux lettres de site ?

Quand un utilisateur fait glisser une pièce jointe ou un document dans une boîte aux lettres de site dans Outlook, les données concernant la pièce jointe ou le document sont enregistrées. Le tableau suivant montre les propriétés Outlook qui sont enregistrées en tant que métadonnées SharePoint.

Nom de la propriété Outlook

Métadonnées SharePoint

Objet

Nom de fichier

De

Dernière modification par

DernièreModificationPar

Dernière modification par

HeureEnvoi

Dernière modification le

Taille du document

Taille du document

Extrait pour

Extrait pour

Si votre bibliothèque de documents nécessite d’autres métadonnées et si un utilisateur fait glisser le document dans un site à l’aide d’Outlook, le document s’affiche comme étant extrait dans SharePoint jusqu’à ce que la même personne accède à SharePoint et ajoute les métadonnées requises.

À quelle fréquence Outlook est-il synchronisé avec une boîte aux lettres de site ?

Quand une boîte aux lettres de site est ouverte dans Outlook ou SharePoint, les données sont synchronisées toutes les 15 minutes. Les informations de boîte aux lettres de site Outlook sont synchronisées à chaque fois qu’Outlook est ouvert.

Si une synchronisation manuelle est requise, n’importe quel utilisateur peut en démarrer une à partir d’Outlook ou d’Outlook Web App. Dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre compte sur le volet de navigation, puis cliquez sur Gérer toutes les boîtes aux lettres de site. La nouvelle fenêtre qui s’ouvre comporte une liste de toutes les boîtes aux lettres de site auxquelles vous avez accès. Double-cliquez sur la boîte aux lettres de site, cliquez sur État de synchronisation, puis cliquez sur Démarrer la synchronisation. Dans Outlook Web App, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , sur Options, puis sur Boîtes aux lettres de site. Double-cliquez sur la boîte aux lettres de site, cliquez sur État de synchronisation, puis cliquez sur Démarrer la synchronisation.

Que se passe-t-il si je fais glisser une pièce jointe ou un document se trouvant dans Outlook vers la boîte aux lettres de site et que SharePoint ne parvient pas à enregistrer le document ?

Si un document peut être enregistré sur la bibliothèque de documents SharePoint, il est enregistré. Dans le cas contraire, vous recevrez un message contenant le document enregistré en tant que pièce jointe.

Que dois-je faire si un dossier Problèmes de synchronisation apparaît dans la boîte aux lettres de site ?

Un dossier Problèmes de synchronisation apparaît quand une synchronisation échoue ou lorsqu’un document ne peut pas être téléchargé ou supprimé. Si vous ne pouvez pas télécharger ou supprimer un fichier d’Outlook, essayez d’utiliser le site SharePoint pour le faire sur le site SharePoint. Pour accéder au site SharePoint, à partir de votre boîte aux lettres de site dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur le dossier de documents, puis cliquez sur Ouvrir dans le navigateur web.

Si la synchronisation d’un document échoue du site SharePoint vers la boîte aux lettres de site d’Outlook, essayez d’effectuer une synchronisation manuelle à partir d’Outlook Web App pour votre compte, et non de SharePoint. Dans Outlook Web App, cliquez sur Paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , sur Options, puis sur Boîtes aux lettres de site. Double-cliquez sur la boîte aux lettres de site, cliquez sur État de la synchronisation, puis sur démarrer la synchronisation. Si cela ne fonctionne pas, cliquez sur Envoyez-moi des détails, résolvez votre problème, puis contactez le support technique, si nécessaire.

Création et suppression de boîtes aux lettres de site

Dois-je affecter une licence à l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site ?

Non. L’adresse de messagerie du site ne requiert pas de licence Exchange.

Existe-t-il des situations dans lesquelles je ne dois pas utiliser une boîte aux lettres de site ?

Il peut arriver qu’une boîte aux lettres de site ne soit pas appropriée :

  • Tenez compte de la confidentialité : chaque message électronique d’une boîte aux lettres de site peut être lu ou transmis par n’importe quel membre du site.

  • Du fait que la boîte aux lettres de site est un espace de travail partagé, chacun de ses utilisateurs peut réorganiser et supprimer le courrier.

Puis-je renommer une boîte aux lettres de site ?

Le nom complet d’une boîte aux lettres de site est le nom complet du site d’équipe SharePoint. Si vous modifiez le nom complet du site dans SharePoint, il change également dans Outlook. L’adresse de messagerie du site n’est cependant pas modifiée.

Puis-je ajouter un préfixe aux adresses de messagerie de boîte aux lettres de site pour les nouveaux sites ?

Vous pouvez utiliser l’applet de commande Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell avec le paramètre aliasprefix pour créer un préfixe à utiliser avec toutes les nouvelles boîtes aux lettres de site.

Puis-je supprimer une boîte aux lettres de site ?

Quand un site est fermé ou supprimé manuellement ou résulte de stratégies de fermeture de site, la boîte aux lettres de site est également fermée ou supprimée.

Vous pouvez empêcher les utilisateurs de créer des boîtes aux lettre de site en décochant la case Mes boîtes aux lettres d’équipe dans la stratégie d’attribution de rôle par défaut. Vous pouvez ensuite en créer une pour les utilisateurs qui ont besoin d’autorisations pour créer des boîtes aux lettres de site.

Puis-je automatiser la création de boîtes aux lettres de site ?

Oui.

  1. Pour créer une boîte aux lettres de site pour un site SharePoint existant à l’aide de votre système de mise en service automatisé, installez l’Application Boîte aux lettres de site.

  2. À l’aide de Windows PowerShell et des applets de commande Exchange Online, exécutez la commande suivante pour créer une boîte aux lettres de site et définir le nom complet :

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Voici un exemple de configuration d’une nouvelle boîte aux lettres de site sur le site de l’équipe marketing :

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Pour plus d’informations sur les applets de commande utilisées pour gérer les boîtes aux lettres de site, voir applets de commande de partage et Collaboration.

Comment puis-je contrôler la taille maximale d’une boîte aux lettres ?

Vous pouvez utiliser l’applet de commande Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell pour contrôler la taille maximale des messages électroniques pouvant être reçus, lorsque les avertissements de taille de boîte aux lettres sont exécutées et la taille de boîte aux lettres maximale.

Des statistiques d’utilisation de la boîte aux lettres de site sont-elles disponibles ?

Oui. Vous pouvez utiliser les applets de commande Windows PowerShell suivantes pour obtenir les informations d’utilisation :

  • Get-SiteMailbox : obtenir des informations de base sur une boîte aux lettres.

  • Get-MailboxFolderStatistics : afficher le nombre d’éléments et la taille du dossier.

  • Get-MailboxStatistics : afficher l’heure de la dernière connexion.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces applets de commande, voir applets de commande de partage et Collaboration.

Résolution des problèmes d’accès aux boîtes aux lettres de site

Pourquoi un utilisateur ne peut-il pas voir une boîte aux lettres de site dans Outlook alors qu’il peut la voir dans SharePoint ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un utilisateur peut voir une boîte aux lettres de site dans SharePoint mais pas dans Outlook. Recherchez ce qui suit :

  • Assurez-vous que l’utilisateur utilise une version prise d’ Outlookprise en charge.

  • Assurez-vous que l’utilisateur a été ajouté au groupe de propriétaires de site ou au groupe de membres du site en tant qu’utilisateur individuel, plutôt que dans un groupe de sécurité.

  • Seules 10 boîtes aux lettres de site peuvent être utilisées simultanément dans Outlook. Si un utilisateur dispose déjà de 10 boîtes aux lettres de site configurées et veut en afficher d’autres, il doit commencer par en masquer quelques-unes. Pour plus d’informations sur la désactivation de la case à cocher Afficher dans Outlook , voir Accéder aux messages électroniques et documents d’un projet depuis un seul emplacement.

Pourquoi un utilisateur peut-il voir un document dans SharePoint, mais pas dans la boîte aux lettres de site dans Outlook ?

Pour qu’un document soit visible dans la boîte aux lettres de site dans Outlook, la bibliothèque de documents contenant le document doit être épinglée à la barre Lancement rapide du site.

Pourquoi un utilisateur peut-il voir un document dans une boîte aux lettres de site dans Outlook, mais pas dans SharePoint ?

Outlook répertorie tous les documents, mais SharePoint ne répertorie que les documents pour lesquels l’utilisateur dispose d’une autorisation de lecture. Si un utilisateur ne dispose pas de l’autorisation de lecture sur un document précis, le nom du document est affiché dans la boîte aux lettres de site dans Outlook, mais l’utilisateur Outlook ne peut pas ouvrir le document.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×