Se familiariser avec les fonctionnalités et les options du Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Optimiser votre investissement dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook requiert un minimum de pratique, mais des milliers d’utilisateurs sont d’avis que le temps passé en vaut la peine.

Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook vous permet d’organiser vos enregistrements professionnels, gérer les ventes et activités marketing, créer des rapports et des graphiques et vous propose des frais vue d’ensemble de votre entreprise.

Cet article est destiné à vous aider à vous familiariser avec les fonctionnalités et les options du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Chaque section inclut un ou plusieurs liens vers des articles plus détaillés vous permettant de mieux comprendre une fonctionnalité ou de réaliser un ensemble de tâches.

Contenu de cet article

Trouver le Gestionnaire de contacts professionnels dans Outlook

Dossiers du Gestionnaire de contacts professionnels

En savoir plus sur le Gestionnaire de contacts professionnels dans le centre d’accueil

Suivre des détails professionnels dans le tableau de bord

Utiliser les espaces de travail du Gestionnaire de contacts professionnels

Modifier les options et paramètres du Gestionnaire de contacts professionnels ou obtenir de l’aide

Autres fonctionnalités

Accéder au Gestionnaire de contacts professionnels dans Outlook

Une fois installé, le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook fait partie intégrante de Microsoft Outlook. Les fonctionnalités sont accessibles en cliquant sur les dossiers situés aux emplacements suivants :

  • Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels.

    Dossier Gestionnaire de contacts professionnels développé dans le volet de Navigation

    Conseil : Cliquez sur le dossier Gestionnaire de contacts professionnels pour afficher le Tableau de bord du Gestionnaire de contacts professionnels.

    - ou -

  • Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Gestionnaire de contacts professionnels ou Solutions.

    bouton du Gestionnaire de contacts professionnels dans le volet de navigation

    Dans cet affichage, le dossier Enregistrements professionnels est affiché sous le dossier Gestionnaire de contacts professionnels, avec les dossiers Centre d’accueil, Gestion des contacts, Ventes, Marketing, Gestion des projets et Éléments supprimés.

    Remarque : Les dossiers de recherche n’apparaissent pas dans ce mode d’affichage.

Options et fonctionnalités supplémentaires sont disponibles en mode Backstage, sous l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur ces éléments, voir options de définir un gestionnaire de contacts professionnels et les fonctionnalités d’utilisation en mode Backstage.

Conseil : Si le Gestionnaire de contacts professionnels n’est pas affiché, cela signifie qu’il n’est pas installé ou qu’il a été désactivé pour votre profil.

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Dossiers du Gestionnaire de contacts professionnels

Chaque sous-dossier du dossier Gestionnaire de contacts professionnels représente un affichage différent de vos données professionnelles. Prenez une minute pour ouvrir ces dossiers et vous familiariser avec ces différents affichages.

Conseil : Si vous n’avez pas déjà ajouté vos propres données professionnelles, essayez d’utiliser la base de données exemple professionnelle. Cliquez sur l’onglet fichier.

Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels. Cliquez sur Gérer les bases de données, puis cliquez sur passer à exemple d’entreprise.

Cliquez sur

Composant

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Gestionnaire de contacts professionnels

Le tableau de bord du Gestionnaire de contacts professionnels. Afficher les informations de dernière minute à propos de votre entreprise dans les gadgets. Gadgets représentation graphique des informations à partir de différents enregistrements du Gestionnaire de contacts professionnels pour votre analyse. Pour plus d’informations sur le tableau de bord, voir suivi des informations professionnelles détaillées importantes dans le tableau de bordplus loin dans cet article. Pour plus d’informations sur les gadgets, voir utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Centre d’accueil

Vue d’ensemble des fonctionnalités Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et vidéos de présentation. Pour plus d’informations sur le centre d’accueil, voir en savoir plus sur le Gestionnaire de contacts professionnels dans le centre d’accueil plus loin dans cet article.

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Gestion des contacts

Espace de travail Gestion des contacts, qui permet d’accéder rapidement aux enregistrements Comptes, Contacts professionnels et Prospects, ainsi qu’aux gadgets affichant des informations pertinentes. Pour plus d’informations sur les comptes, les contacts professionnels et les prospects, voir

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Ventes

L’espace de travail ventes qui vous permet d’accéder rapidement à vos enregistrements opportunité et prospect. Utiliser les enregistrements pour consulter vos ventes potentielles et vos clients. Les gadgets affichent les dernières informations sur les ventes. Pour plus d’informations sur les opportunités et prospects, voir suivi des potentiels les opportunités de vente dans le Gestionnaire de contacts professionnels et gérer vos clients potentiels ou prospects dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Bouton Courrier électronique sans options

Marketing

L’espace de travail Marketing pour planifier et afficher les activités marketing promouvoir votre entreprise. Les gadgets affichent des informations sur les activités marketing. Pour plus d’informations sur l’espace de travail Marketing, voir commercialiser vos produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Gestion des projets

L’espace de travail de gestion de projet. Suivre vos projets professionnels et leurs tâches associées. Pour plus d’informations sur les projets professionnels, voir organiser des projets professionnels dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Éléments supprimés

La dossier Éléments supprimés contient les enregistrements supprimés de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et peut uniquement être vidé par le propriétaire de la base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations à propos du dossier éléments supprimés, voir Gestionnaire de contacts professionnels de supprimer des enregistrements.

Dossiers de recherche

Dossiers, tels que prospects, qui répertorient les enregistrements qui répondent aux critères que vous spécifiez. Dossiers de recherche sont automatiquement mises à jour. Pour plus d’informations sur les dossiers de recherche, voir Rechercher des enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Pour plus d’informations sur les espaces de travail, voir Organisation des espaces de travail de votre Gestionnaire de contacts professionnels.

Dossier Enregistrements professionnels

  • Pour ouvrir le dossier Enregistrements professionnels, dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Gestionnaire de contacts professionnels ou Solutions, puis cliquez sur Enregistrements professionnels.

    Le dossier Enregistrements professionnels contient les dossiers présentant une liste de chaque type d’enregistrement : Comptes, Contacts professionnels, Opportunités, Activités marketing, Projets professionnels, Tâches de projet et Éléments de l’historique des communications.

    Remarque : Les prospects sont inclus dans le dossier Contacts professionnels car ils constituent un type de contact professionnel.

Cliquez sur

Composant

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Enregistrements professionnels

Dossiers Comptes, Contacts professionnels, Opportunités, Activités marketing, Projets professionnels et Tâches de projets, ainsi que les dossiers d’historique des communications affichant les listes des enregistrements du type sélectionné.

Remarque : Les enregistrements Prospect sont inclus dans le dossier Contacts professionnels, car ils constituent un type de contact professionnel.

Comptes

Comptes

Liste de tous les comptes et des enregistrements basés sur le type d’enregistrement Compte.

Afficher, modifier ou ajouter de nouveaux comptes et compte types d’enregistrements à cette liste. Pour plus d’informations sur les comptes, voir Enregistrer des informations sur vos comptes dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Contacts professionnels

Contacts professionnels

Liste de tous les contacts professionnels, prospects et enregistrements basés sur le type d’enregistrement Contact professionnel.

Afficher, modifier ou ajouter de nouveaux Contacts professionnels et types d’enregistrements Contact professionnel à cette liste. Pour plus d’informations sur les Contacts professionnels, voir Utiliser les Contacts professionnels dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Opportunités

Opportunités

Liste de toutes les opportunités.

Afficher, modifier ou ajouter de nouvelles opportunités à cette liste complète. Pour plus d’informations sur les opportunités, voir suivi des potentiels les opportunités de vente dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Activités marketing

Liste de toutes les activités marketing, par exemple des listes d’appels ou des campagnes de messagerie de masse.

Créer, afficher ou modifier une activité marketing. Pour plus d’informations sur les activités marketing, voir commercialiser vos produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Bouton Courrier électronique sans options

Projets professionnels

Liste de tous les projets professionnels.

Permet de créer, consulter ou modifier un projet professionnel.

Cliquez sur le dossier Tâches de projet pour afficher les tâches associées.

Pour plus d’informations sur les projets professionnels, voir organiser des projets professionnels dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Tâches de projet

Liste de toutes les tâches de projet.

Créer et lier des tâches de projet aux projets professionnels et afficher ou modifier des tâches de projet. Pour plus d’informations sur les tâches de projet, voir tâches de projet utiliser dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Historique des communications

Liste de tous les éléments de l’historique des communications, tels que les opportunités, les projets professionnels, les messages électroniques, les rendez-vous et les réunions.

Afficher et modifier n’importe quel élément, un message électronique ou un fichier. Vous pouvez également créer un nouvel élément et lier à un enregistrement. Pour plus d’informations sur l’historique des communications, voir suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Éléments supprimés

La dossier Éléments supprimés contient les enregistrements supprimés de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et peut uniquement être vidé par le propriétaire de la base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations à propos du dossier éléments supprimés, voir Gestionnaire de contacts professionnels de supprimer des enregistrements.

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En savoir plus sur le Gestionnaire de contacts professionnels dans le Centre d’accueil

Après avoir exécuté l’Assistant Démarrage, le Centre d’accueil s’ouvre. Utilisez-le pour rechercher des informations de base sur le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Cliquez sur une catégorie de la roue pour afficher une brève description de cet élément. Vous pouvez également afficher une courte vidéo présentant l’utilisation du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, qui vous permet de retracer le suivi de vos informations commerciales.

Vous pouvez également cliquer sur une des cartes Mise en route affichées dans la partie inférieure du Centre d’accueil, pour accéder à des informations détaillées, des vidéos et des liens vers des articles associés aux fonctionnalités qui vous intéressent. Utilisez les boutons fléchés pour passer d’une carte à l’autre.

Vous pouvez revenir au Centre d’accueil à tout moment. Il suffit de cliquer sur le dossier Centre d’accueil dans le volet de navigation affiché sous le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Suivre des informations professionnelles détaillées importantes dans le Tableau de bord

Avec simplement un coup de œil aux gadgets dans le tableau de bord dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous pouvez voir potentiel de revenus de votre entreprise, la charge de travail actuel et future sur personnel, et les activités marketing produisent des résultats pour votre entreprise. Le tableau de bord peut afficher jusqu'à 20 gadgets graphiques les ventes, marketing des activités, des projets et des tâches de votre entreprise.

Utilisez le Ruban pour ajouter les gadgets que vous souhaitez afficher dans le Tableau de bord. Vous pouvez faire glisser les gadgets pour les réorganiser, ou cliquer sur l’onglet Affichage du Ruban pour ajouter ou supprimer des colonnes dans le Tableau de bord. Cet affichage est à votre disposition et vous pouvez le personnaliser.

Pour plus d’informations sur les gadgets, voir utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Utiliser les espaces de travail du Gestionnaire de contacts professionnels

Chaque espace de travail du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook comporte une zone de gadgets et une section destinée aux onglets. Les commandes diffèrent quelque peu d’un espace de travail à l’autre. En règle générale, chaque espace de travail est doté de commandes vous permettant de créer de nouveaux enregistrements, de les modifier et de définir un type de communication, un message électronique, par exemple.

Pour plus d’informations sur les espaces de travail, voir Organisation des espaces de travail de votre Gestionnaire de contacts professionnels.

Afficher un espace de travail

  • Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

    • Gestion des contacts.

    • Ventes.

    • Marketing.

    • Gestion des projets.

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1. dans la zone gadgets, afficher les statistiques clés dans des graphiques pour obtenir une vue rapide de l’état de votre entreprise. Vous pouvez afficher ou masquer la zone gadgets mais aussi ajouter ou supprimer des gadgets. Pour plus d’informations sur les gadgets, voir utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

2. Dans la zone des onglets, vous pouvez gérer, consulter et analyser vos données professionnelles. Chaque onglet est constitué d’une liste d’enregistrements et d’un volet de lecture ou de visualisation. Le volet de lecture affiche les informations provenant des différentes sections d’un enregistrement sélectionné.

3. Les onglets affichent les enregistrements que vous souhaitez consulter, par exemple les enregistrements Opportunité ou Prospect présentés. Vous pouvez ajouter un onglet pour n’importe quel type d’enregistrement dans un espace de travail, en cliquant sur le bouton Créer un nouvel onglet.

4. dans la lecture ou le volet de visualisation, vous pouvez afficher des sections sélectionnées à partir d’un enregistrement spécifique. Pour modifier les sections qui sont incluses, cliquez sur Sélectionner des Sections. Pour plus d’informations sur le volet de lecture, voir des espaces de votre gestionnaire de contacts professionnels.

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Modifier les paramètres et les options du Gestionnaire de contacts professionnels ou obtenir de l’aide

Pour modifier les paramètres de certaines fonctionnalités, ou effectuer des tâches telles que le partage ou la sauvegarde de votre base de données, l’importation ou l’exportation de données, ou pour obtenir de l’aide provenant des forums de discussion ou des autres utilisateurs, passez en mode Backstage.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Procédez comme suit :

    • Pour effectuer une tâche telle que le partage de la base de données, qui affecte tous les composants du Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des boutons.

    • Pour obtenir de l’aide de Microsoft ou de la communauté du Gestionnaire de contacts professionnels, sous Accès à l’aide, cliquez sur l’une des options proposées.

Pour plus d’informations sur les options en mode Backstage, voir définir les options et utiliser les fonctionnalités en mode Backstage.

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Autres fonctionnalités

Depuis les fiches Rolodex®, nous avons parcouru un long chemin. À l’heure actuelle, les enregistrements professionnels contiennent une large gamme de données pouvant faire l’objet de recherches, constituant indéniablement un adjuvant considérable pour les opérations commerciales actuelles. En outre, les outils du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook vont encore plus loin car ils vous permettent de visualiser vos données sous forme de gadgets, de rapports et de graphiques et d’emporter vos données pour rester productifs lors de vos déplacements.

Dans cette section :

Rechercher vos enregistrements professionnels

Filtrer vos enregistrements

Utiliser les gadgets

Créer des rapports et des graphiques

Exporter vos enregistrements professionnels

Rester mobile

Effectuer une recherche dans vos enregistrements professionnels

Rechercher vos enregistrements professionnels est une méthode rapide pour rechercher un enregistrement unique ou un groupe d’enregistrements. Votre 10 chaînes de recherche plus récentes sont automatiquement enregistrées des réutiliser facilement. Pour plus d’informations sur les recherches, voir Rechercher des enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Filtrer les enregistrements

Application d’un filtre à un ensemble de données ou des enregistrements vous permet d’afficher uniquement les informations qui répondent aux critères spécifiés. Filtres facilitent la récupérer un seul enregistrement ou un jeu d’enregistrements qui ont des caractéristiques communes. Filtrage d’une liste ou un état est un excellent moyen pour produire une liste pour une activité marketing, ventes par téléphone ou autre secteur d’activité. Pour plus d’informations sur le filtrage de vos enregistrements, voir filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Utiliser les gadgets

Dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, gadgets affichent les statistiques clés et des informations sur votre tableau de bord ou la gestion des contacts, ventes, Marketing, gestion de projets et les espaces de travail. Pour plus d’informations sur les gadgets, voir utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Créer des rapports et des graphiques

Un rapport est un excellent outil pour comprendre dans vos comptes, Contacts professionnels, prospects, opportunités, de projets professionnels et les activités marketing. Vous pouvez ouvrir plus de 60 rapports standards dans Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et peut également modifier, enregistrer, mettre à jour et réutiliser un nombre presque illimité de rapports supplémentaires. Pour plus d’informations sur la création de rapports et des graphiques, voir utiliser des rapports et des graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Exporter vos enregistrements professionnels

Vous pouvez exporter vos enregistrements professionnels et les utilisez dans d’autres programmes, tels que Microsoft Excel. Par exemple, vous souhaiterez peut-être exporter une copie des données dans un seul rapport vers Excel pour une analyse plus approfondie. Pour plus d’informations sur l’exportation de vos enregistrements professionnels, voir exporter vos enregistrements professionnels à partir du Gestionnaire de contacts professionnels.

Rester mobile

Vous pouvez prendre vos données professionnelles avec vous lorsque vous quittez office : sur votre ordinateur portable ou sur votre téléphone. Vous pouvez également accéder à des Contacts professionnels en vous connectant à Outlook Web Access si vous avez activé la fonctionnalité de synchronisation des contacts professionnels. Pour plus d’informations sur l’utilisation de vos données professionnelles avec sur votre ordinateur portable, voir travail hors connexion à l’aide de gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations, y compris les Contacts professionnels sur votre téléphone ou y accéder sur le web, voir accéder à distance à vos Contacts professionnels : utiliser la synchronisation dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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