Se connecter à une base de données partagée du Gestionnaire de contacts professionnels

Vous pouvez vous connecter à une base de données du Gestionnaire de contacts professionnels qui a été partagée si son propriétaire vous en a accordé l’accès. La base de données partagée peut se trouver sur le même ordinateur (local) ou sur un autre ordinateur (distant).

Si vous disposez des droits d’accès et que vous vous connectez à la base de données partagée, vous pouvez visualiser et mettre à jour les enregistrement et éléments d’historique des communications, créer de nouveaux enregistrements et les déplacer depuis et vers le dossier Éléments supprimés.

Cet article explique comment se connecter à une base de données partagée du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, qu’elle soit stockée sur un ordinateur local ou distant.

Se connecter à une base de données partagée locale ou distante

Pour vous connecter à une base de données partagée stockée sur le même ordinateur, vous devez disposer des droits d’accès à cette base de données, et vous devez exécuter l’Assistant Démarrage du Gestionnaire de contacts professionnels pour votre profil Outlook.

Si la base de données partagée est stockée sur un autre ordinateur, vous devez disposer des droits d’accès à la base de données, votre ordinateur doit être équipé du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, et vous devez exécuter l’Assistant Démarrage du Gestionnaire de contacts professionnels pour votre profil Outlook. Pour plus d’informations sur l’exécution de cet Assistant ou sur l’utilisation d’une base de données partagée, consultez les procédures présentées ci-après.

Pour plus d’informations sur les profils, voir Vue d’ensemble des profils de courrier électronique Outlook.

Pour accéder à une base de données partagée, effectuez une des opérations suivantes :

Conseil :  Le propriétaire de la base de données doit vous communiquer le nom de la base de données et, le cas échéant, le nom de l’ordinateur distant sur lequel la base de données est stockée.

Si c’est la première fois que vous utilisez le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, utilisez l’Assistant Démarrage pour vous connecter à la base de données partagée.

  1. Dans l’Assistant Démarrage, cliquez sur Personnalisé.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si la base de données se trouve sur le même ordinateur :    

      1. Cliquez sur Connecter à une base de données locale.

      2. Dans la liste, sélectionnez la base de données.

      3. Cliquez sur Se connecter.

      4. Cliquez sur Terminer.

    • Si la base de données se trouve sur un autre ordinateur :    

      1. Cliquez sur Connecter à une base de données distante.

      2. Sous Tapez le nom d’un autre ordinateur pour vous connecter à une base de données sur cet ordinateur, tapez le nom de l’ordinateur où réside la base de données partagée.

        Remarque :  Si vous ne connaissez pas le nom de l’ordinateur ou de la base de données, contactez la personne qui l’a créée pour obtenir ces informations.

      3. Cliquez sur Se connecter.

      4. Dans la liste, sélectionnez la base de données.

      5. Cliquez sur Connecter.

        Remarque :  Si votre ordinateur fait partie d’un groupe de travail, le propriétaire de la base de données doit vous attribuer un mot de passe temporaire. Vous serez invité à le modifier. Ce mot de passe ne peut pas être vierge.

      6. Cliquez sur l’une des options suivantes :

        • Si vous souhaitez créer une copie locale de la base de données à utiliser en cas d’indisponibilité de la base de données distante, cliquez sur Oui, créer une copie hors connexion de la base de données.

        • Si vous souhaitez utiliser le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook uniquement lorsque la base de données distante est disponible, cliquez sur Non merci.

          Remarque : Si vous créez une copie locale (hors connexion) de la base de données partagée et que vous modifiez des informations, les modifications sont synchronisées lorsque votre copie est reconnectée à la base de données partagée. Pour plus d’informations sur le travail en mode hors connexion et sur la synchronisation de votre base de données locale avec la base de données distante, voir Travailler hors connexion dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

      7. Cliquez sur Terminer.

Si le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook est installé, suivez ces instructions pour vous connecter à la base de données partagée.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Cliquez sur le bouton Gérer les bases de données, puis sur Créer ou sélectionner une base de données.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

  5. Si la base de données se trouve sur le même ordinateur :    

    1. Cliquez sur Connecter à une base de données locale.

    2. Dans la liste, sélectionnez la base de données.

    3. Cliquez sur Se connecter.

  6. Si la base de données se trouve sur un autre ordinateur :    

    1. Cliquez sur Connecter à une base de données distante.

    2. Sous Tapez le nom d’un autre ordinateur pour vous connecter à une base de données sur cet ordinateur, tapez le nom de l’ordinateur où réside la base de données partagée.

      Remarque :  Si vous ne connaissez pas le nom de l’ordinateur ou de la base de données, contactez la personne qui l’a créée pour obtenir ces informations.

    3. Cliquez sur Se connecter.

    4. Dans la liste, sélectionnez la base de données.

    5. Cliquez sur Connecter.

      Remarque :  Si votre ordinateur fait partie d’un groupe de travail, le propriétaire de la base de données doit vous attribuer un mot de passe temporaire. Vous serez invité à le modifier. Ce mot de passe ne peut pas être vierge.

    6. Cliquez sur l’une des options suivantes :

      • Si vous souhaitez créer une copie locale de la base de données à utiliser en cas d’indisponibilité de la base de données distante, cliquez sur Oui, créer une copie hors connexion de la base de données.

      • Si vous souhaitez utiliser le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook uniquement lorsque la base de données distante est disponible, cliquez sur Non merci.

        Remarque :  Si vous créez une copie locale (hors connexion) de la base de données partagée et que vous modifiez des informations, les modifications sont synchronisées lorsque votre copie est reconnectée à la base de données partagée. Pour plus d’informations sur le travail en mode hors connexion et sur la synchronisation de votre base de données locale avec la base de données distante, voir Travailler hors connexion dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Remarque :  Plusieurs utilisateurs peuvent modifier simultanément le même enregistrement dans une base de données partagée, car il n’est pas verrouillé. Si un enregistrement est modifié simultanément par plusieurs utilisateurs, les dernières modifications enregistrées remplacent les modifications précédentes.

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