En règle générale, vous pouvez gérer des documents dans un outil Documents 2010 comme vous le feriez dans l’Explorateur Windows. Notez que certaines tâches de gestion de fichiers, comme renommer ou supprimer des fichiers, peuvent être régies par des autorisations de site SharePoint ou par les autorisations d’outils affectées à votre rôle (si l’outil Documents se trouve dans un espace de travail Groove). Suivant vos autorisations, vous pouvez gérer des documents comme suit :
Que voulez-vous faire ?
Copier ou déplacer des documents
Pour copier un document vers un autre dossier (soit dans l’outil Documents soit dans un dossier de l’Explorateur Windows), utilisez les commandes Copier et Coller du menu contextuel, ou faites glisser le fichier tout en appuyant sur la touche Ctrl. Pour déplacer un document vers un autre dossier, utilisez la technique du glisser-déplacer.
Le tableau ci-après décrit le comportement du glisser-déplacer.
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Pour |
Procédez comme suit |
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Copier un document vers un autre dossier dans le même outil Documents. |
Glissez-déplacez ou copiez-collez le document. |
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Copier un document vers un dossier d’un autre outil Documents ou vers un dossier Windows extérieur à SharePoint WorkSpace. |
Glissez-déplacez ou copiez-collez le document. |
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Déplacer un document vers un sous-dossier dans le même outil Documents. |
Copiez-collez. |
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Déplacer un document vers un dossier d’un autre outil Documents ou vers un dossier Windows extérieur à SharePoint WorkSpace. |
Copiez-collez. |
Conseil : Si vous faites glisser un document vers Microsoft Outlook, un nouveau message Outlook démarre automatiquement avec le document en pièce jointe.
Supprimer des documents
Pour supprimer un document, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Supprimer. Cliquez sur Oui pour confirmer que vous souhaitez vraiment supprimer le document. Si le document se trouve dans une bibliothèque de documents SharePoint, un message s’affiche pour vous rappeler que la suppression du document entraînera également sa suppression sur le serveur SharePoint.
Renommer des documents
Pour renommer un document, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Renommer.
Changer l’affichage actuel
Dans un espace de travail SharePoint, les affichages disponibles correspondent aux affichages définis sur le site SharePoint. Vous pouvez changer d’affichage pour montrer différents éléments, en fonction des filtres définis pour l’affichage sélectionné.
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Cliquez sur l’onglet Affichage.
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Cliquez sur le menu Affichage actuel, et cliquez sur l’affichage souhaité.
Trier des documents
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Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez trier les documents.
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Dans un espace de travail SharePoint, sous l’onglet Affichage, cliquez sur le menu Trier les documents, puis sur une option de tri.
Pour afficher les options de tri, vous devrez peut-être opter pour l’affichage « Espace de travail par défaut ». Sous l’onglet Affichage, cliquez sur le menu Affichage actuel, puis sur Espace de travail par défaut.
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Dans un espace de travail Groove, sous l’onglet Affichage, cliquez sur le menu Trier les documents, puis sur une option de tri.
Afficher les propriétés d’un document
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Sélectionnez le document.
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Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Propriétés.
Si le document se trouve dans un espace de travail SharePoint, une fenêtre Propriétés s’ouvre à partir du site SharePoint.
Si le document se trouve dans un espace de travail Groove, la boîte de dialogue Propriétés de l’espace de travail SharePoint s’ouvre.
Créer des dossiers de documents
Vous pouvez créer et organiser des dossiers de documents dans une structure arborescente, comme vous le feriez dans l’Explorateur Windows. Tous les outils Documents contiennent initialement un « dossier racine », qui constitue toujours le dossier de niveau supérieur dans la liste (comme un nom de lecteur de disque tel que (C:\) sur votre ordinateur). Les dossiers que vous ajoutez sont toujours placés hiérarchiquement sous le « dossier racine ».
Création d’un nouveau dossier
Les nouveaux dossiers sont toujours placés hiérarchiquement sous le dossier sélectionné.
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Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez placer le nouveau dossier.
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Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveau dossier.
Si vous créez un dossier dans une bibliothèque de documents dans un espace de travail SharePoint, une fenêtre Nouveau dossier s’ouvre, dérivée du site SharePoint. Tapez un nom pour le nouveau dossier, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Si vous créez un nouveau dossier dans un outil Documents dans un espace de travail Groove, une boîte de dialogue Nouveau dossier s’ouvre. Tapez un nom pour le nouveau dossier, puis appuyez sur Entrée.
Attribution d’un nouveau nom à un dossier
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Cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Renommer.
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Tapez un nouveau nom pour le dossier et appuyez sur Entrée.
Affichage des propriétés des dossiers
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Cliquez sur le dossier.
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Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Propriétés.
Si le dossier se trouve dans un espace de travail SharePoint, une fenêtre Propriétés s’ouvre à partir du site SharePoint.
Si le dossier se trouve dans un espace de travail Groove, la boîte de dialogue Propriétés de l’espace de travail SharePoint s’ouvre.
Résoudre les problèmes de téléchargement
Lorsque d’autres membres de l’espace de travail ajoutent de nouveaux documents à un outil Documents, ceux-ci sont automatiquement téléchargés vers votre copie de l’espace de travail. Une icône de synchronisation est ajoutée aux documents en cours de téléchargement. Exemple :
Si vous essayez d’ouvrir un document qui présente toujours une icône de synchronisation, le message « Contenu indisponible » apparaît pour vous informer que le contenu du document n’a pas été téléchargé ou que son téléchargement n’est pas terminé.
Dans certains cas, il suffit d’attendre une ou deux minutes jusqu’à la fin du téléchargement. Par exemple, le téléchargement de documents très volumineux peut prendre un certain temps. Toutefois, ce problème peut également se produire si le membre de l’espace de travail qui a ajouté le document se déconnecte avant la fin de la transmission du document à votre ordinateur. Dans ce cas, vous devez attendre que la personne se reconnecte pour recevoir le document.
