Remplir un échéancier par équipes

Remplir un échéancier par équipes

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Contenu de cet article

Organiser les équipes par groupe

Ajouter des personnes au planning

Ajouter un Shift

Assigner un Shift ouvert

Partager un planning avec votre équipe

Ouvrir un autre échéancier

Organiser les équipes par groupe

Dans votre nouvelle planification, vous verrez un groupe sans nom dans lequel vous ajoutez des personnes et des équipes, mais vous pouvez ajouter des groupes supplémentaires selon vos besoins et leur attribuer des noms. Les groupes nommés permettent d’organiser les membres de votre équipe par rôle ou service sur le planning. Par exemple, un hôtel peut avoir des groupes suivants : « Réception », « Service de chambre » et « Voiturier ».

Il est préférable de créer des groupes avant de commencer à ajouter des personnes à l’échéancier, car vous ne pouvez pas déplacer une personne et ses équipes d’un groupe vers un autre. 

Pour ajouter un groupe

  • Cliquez sur Ajouter un groupe , puis tapez un nom pour le groupe.

Pour nommer ou renommer un groupe

  • Cliquez sur Entrez le nom du groupe ou le nom d’un groupe existant, puis tapez un nom.

Une fois que vous avez créé votre groupe, vous pouvez y ajouter des personnes.

Ajouter des personnes au planning

Si vous n’avez pas créé de groupes pour organiser les membres de votre équipe, vous pouvez le faire maintenant. Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser l’un des groupes par défaut et y ajouter des personnes.

  1. Recherchez le groupe auquel vous voulez ajouter une personne et cliquez sur Ajouter des personnes au groupe .

  2. Tapez son nom ou son adresse de messagerie, puis recherchez-le dans la liste des contacts suggérés .

  3. Définissez-les comme propriétaire pour pouvoir mettre à jour le planning.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Vous pouvez ajouter des personnes de votre organisation à l’échéancier, même s’ils ne se trouvent pas déjà dans l’équipe équipes. Ajoutez-les au planning pour les ajouter à l’équipe. Par ailleurs, si vous définissez le propriétaire d’une planification, il sera également propriétaire d’une équipe.

Ajouter un Shift

Pour ajouter un changement de zéro

  1. Dans la ligne de la personne à laquelle vous affectez la touche Maj, cliquez sur Bouton Autres options > Ajouter Majou double-cliquez simplement sur le décalage vide.

  2. Remplissez les informations de la touche Maj et envisagez de choisir une couleur de thème pour organiser des éléments.

  3. Donnez un nom à votre équipe pour qu’il soit facile de le distinguer des autres. Par défaut, le nom du décalage est l’heure de début et de fin.

  4. Ajoutez des notes pour le Shift, par exemple les tâches à effectuer.

  5. Ajoutez des sauts ou déjeuner dans la section activités .

  6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre travail sans le partager ou le partager si vous êtes prêt à enregistrer et partager le Shift avec l’équipe.

Pour créer une nouvelle équipe sur une nouvelle équipe existante

Accédez à la ligne de la personne à laquelle vous affectez la touche Maj, cliquez sur Bouton Autres options , puis sélectionnez la touche Maj dans la liste. Si la liste est longue, vous pouvez rechercher celle de votre choix.

Pour copier un Shift à un autre emplacement dans l’échéancier

Sur une équipe existante, cliquez sur Bouton Autres options > copier, puis accédez à l’emplacement où vous souhaitez placer le Shift, puis cliquez sur Bouton Autres options > coller.

Ajouter un Shift ouvert

Ajoutez une équipe de travail ouverte et attribuez-la à une personne plus tard dans le cadre de la planification de votre planning ou partagez-la avec l’équipe pour que les personnes puissent la demander.

  1. Dans la ligne des dépassements en vigueur après la date de création de la équipe, cliquez sur Bouton Autres options , puis sélectionnez Ajouter ouvrir le Shift pour commencer à zéro, ou sélectionnez une équipe existante dans la liste pour baser la nouvelle option.

  2. Entrez les informations relatives au poste de travail, y compris le nombre de slots que vous voulez rendre accessibles.

  3. Donnez un nom à votre équipe pour qu’il soit facile de le distinguer des autres. Par défaut, le nom du décalage est l’heure de début et de fin.

  4. Ajoutez des activités telles que des sauts de déjeuner.

  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier sans le partager ou le partager si vous êtes prêt à enregistrer et partager le Shift ouvert avec l’équipe.

    Remarques : Si vous voulez modifier le Shift après l’avoir partagé avec l’équipe, vous devez tenir compte des éléments suivants:

    • Si vous modifiez le nombre d’emplacements disponibles, vous devez choisir partager. Vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications et les partager ultérieurement.

    • Si vous modifiez l’heure de début ou de fin de l’équipe de travail, toutes les demandes en attente de cette équipe seront refusées automatiquement lorsque vous les partagerez de nouveau avec l’équipe.

Partager un planning avec votre équipe

Lorsque vous apportez des modifications à l’échéancier, vous pouvez choisir de le partager avec l’équipe. Cela vous permet d’accéder à vos documents et de faire des choses tout juste. Les modifications que vous apportez sont signalées par un astérisque (*), et nous en plaçons un sur le bouton partager avec l’équipe , mais simplement pour vous rappeler de partager les mises à jour.

Pour partager le planning

  1. Cliquez sur partager avec l’équipe.

  2. Vérifiez que la plage de temps sélectionnée correspond à ce que vous souhaitez partager.

  3. Décidez si vous voulez envoyer une notification à l’ensemble de l’équipe ou uniquement aux personnes affectées par les modifications.

  4. Cliquez sur Partager.

Ouvrir un autre échéancier

Pour ouvrir un autre Planning si vous utilisez plusieurs équipes, procédez comme suit.

  1. En haut à gauche, sélectionnez le nom de l’équipe.

  2. Sélectionnez l’équipe que vous voulez utiliser.

Vous allez maintenant travailler sur l’autre Planning.

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