Recueillir les commentaires sur un document à l'aide d'un flux de travail

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vous envoyez fréquemment des documents Microsoft Office System 2007 à vos collègues ou collaborateurs concernant un projet pour obtenir leurs commentaires, vous devez éventuellement passer beaucoup de temps à gérer le processus de collecte de ces commentaires. Par exemple, vous rédigez probablement un message de demande de commentaires contenant votre document en pièce-jointe ou un lien vers ce document. Vous assurez éventuellement un suivi à l'aide d'un message de rappel convivial adressé à l'ensemble de vos relecteurs pour leur demander de consulter votre document. Une fois le délai passé et que vous n'avez toujours pas reçu de commentaires, vous arpentez alors peut-être les couloirs de votre lieu de travail à la recherche de ces relecteurs pour obtenir confirmation qu'ils ont effectivement révisé votre document. Quelques mois plus tard, lorsque votre responsable vous demande si vos collègues ont fourni ou pas des commentaires, vous parcourez désespérément les anciens messages de votre boîte de réception de messagerie pour essayer de trouver les réponses des personnes. Cette situation vous dit quelque chose ?

Pour consacrer moins de temps à la gestion du processus de révision de document et davantage de temps au travail sur vos documents, vous pouvez utiliser un flux de travail sur un site Microsoft Office SharePoint Server 2007, afin de recueillir des commentaires. Les flux de travail permettent de rationaliser les coûts et le temps requis pour coordonner des processus de gestion courants, tels que l'approbation d'un projet ou la révision d'un document, via la gestion et le suivi des tâches humaines qu'impliquent ces processus. Puisque le flux de travail affecte des tâches, envoie des rappels, assure un suivi de la participation et crée un enregistrement de la totalité du processus, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches au lieu de gérer la logistique du processus de révision de document.

La possibilité de démarrer un flux de travail Recueillir les commentaires à partir de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ou Microsoft Office PowerPoint 2007 est disponible uniquement dans Microsoft Office Professionnel Plus 2007, Microsoft Office Entreprise 2007 et Microsoft Office Intégrale 2007, ainsi que dans les versions autonomes d'Office Word 2007, Office Excel 2007 et d'Office PowerPoint 2007.

Contenu de cet article

Comment le flux de travail assurer document consulter plus facilement

Avant de commencer

Démarrer un flux de travail recueillir les commentaires sur un document

Effectuer une tâche dans un flux de travail recueillir les commentaires

Comment les flux de travail facilitent la révision de document

Un site Office SharePoint Server 2007 inclut plusieurs flux de travail prédéfinis qui traitent des processus métiers courants. L'un de ces flux de travail prédéfinis est le flux de travail Recueillir les commentaires, qui envoie un document ou un élément vers un groupe de personnes pour des commentaires. Par défaut, le flux de travail Recueillir les commentaires est associé au type de contenu Document sur un site Office SharePoint Server 2007. Ainsi, il est automatiquement disponible dans des bibliothèques de documents.

Lorsque vous utilisez un flux de travail pour gérer le processus de révision de document, le serveur gère toutes les tâches.

Démarrer le flux de travail    Lorsque vous démarrez le flux de travail Recueillir les commentaires sur un document Office version 2007, un message vous demande de remplir un formulaire d'initiation de flux de travail dans lequel vous spécifiez les noms des personnes que vous souhaitez pour la révision du document. Vous pouvez fournir des instructions spécifiques aux relecteurs et spécifier la date à laquelle vous voulez que les participants au flux de travail terminent leur révision.

Réaliser une tâche de flux de travail    Une fois que le flux de travail a démarré, le serveur affecte les tâches de révision à tous les participants. Si des alertes par courrier électronique sont activées pour le serveur, celui-ci envoie aussi des alertes par courrier électronique à tous les participants contenant des instructions sur la tâche et un lien vers le document à réviser. Les participants peuvent cliquer sur ce lien pour réviser le document. Une fois qu'ils ont terminé la révision du document, ils peuvent cliquer sur le bouton Modifier cette tâche dans le message électronique Microsoft Office Outlook 2007 pour fournir tout commentaire qu'ils veulent effectuer, puis marquer la tâche comme achevée.

Afficher l'état du flux de travail    Pendant que le flux de travail est en cours, son propriétaire (dans cet exemple, l'auteur du document) ou ses participants peuvent consulter la page État du flux de travail sur le site Office SharePoint Server 2007 pour savoir quels participants ont achevé leur tâche. Le propriétaire du flux de travail peut aussi mettre à jour des tâches actives ou ajouter ou mettre à jour des relecteurs. Lorsque tous les participants au flux de travail ont achevé leur tâche, le flux de travail prend fin et son propriétaire est automatiquement averti de son achèvement. Une fois terminé, le flux de travail Recueillir les commentaires consolide tous les commentaires des relecteurs et les envoie au propriétaire de flux de travail dans un message électronique.

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Avant de commencer

Le démarrage d'un flux de travail Recueillir les commentaires est aisé : il vous suffit de cliquer sur le bouton Microsoft Office, sur Flux de travail, puis sur Démarrer. Vous pouvez démarrer un flux de travail sur votre document directement depuis le programme Office version 2007 utilisé pour sa création.

Mais avant de commencer, assurez-vous que :

  • Vous utilisez un classeur Office Excel 2007, une présentation Office PowerPoint 2007 ou un document Office Word 2007.

  • Vous avez enregistré le fichier dans une bibliothèque de documents sur un site Office SharePoint Server 2007. Pour plus d’informations sur l’enregistrement d’un fichier dans une bibliothèque SharePoint, voir l’article Enregistrer un fichier dans une bibliothèque SharePoint ou un autre emplacement Web.

Si n'importe quelle commande dans la procédure suivante n'est pas disponible, vous devez savoir que :

  • Pour démarrer un flux de travail Recueillir les commentaires directement depuis un programme Office version 2007, vous devez disposer au moins de l'autorisation Modifier des éléments pour la bibliothèque où est enregistré le document. Certains flux de travail peuvent nécessiter également l'autorisation Gérer les listes pour démarrer un flux de travail. En d'autres termes, vous avez besoin des mêmes autorisations comme si vous utilisiez le navigateur. Vérifiez auprès du propriétaire de votre site.

  • Un propriétaire de site peut supprimer un flux de travail d'une liste ou d'une bibliothèque spécifique. Vous devez enregistrer le document dans une bibliothèque où le flux de travail Recueillir les commentaires est disponible. Vérifiez auprès du propriétaire de votre site.

  • Un administrateur de collection de sites peut désactiver un type de flux de travail, tel que le flux de travail Recueillir les commentaires, pour tous les sites dans la collection de sites.

  • La possibilité de démarrer un flux de travail Recueillir les commentaires à partir de Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 ou Office Word 2007 est disponible uniquement dans Microsoft Office Professionnel Plus 2007, Microsoft Office Entreprise 2007 et Microsoft Office Intégrale 2007, ainsi que dans les versions autonomes d'Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 et d'Office Word 2007.

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Démarrer un flux de travail Recueillir les commentaires sur un document

Avant de démarrer un flux de travail recueillir les commentaires sur un document, vous devez enregistrer le document dans une bibliothèque SharePoint dans laquelle le flux de travail recueillir les commentaires est disponible. Pour plus d’informations, voir la section précédente avant de commencer.

Lorsque vous démarrez le flux de travail, les options qui vous sont disponibles peuvent varier en fonction de la manière dont le flux de travail a été personnalisé lors de son ajout à la liste, à la bibliothèque ou au type de contenu pour l'élément. Le flux de travail Recueillir les commentaires, par exemple, peut être défini comme un flux de travail de série ou un flux de travail parallèle. Un flux de travail de série est un flux de travail dans lequel les tâches sont affectées aux participants, un par un. Un flux de travail parallèle est un flux de travail dans lequel les tâches sont affectées à tous les participants en même temps. Si un flux de travail Recueillir les commentaires a été défini en tant que flux de travail parallèle, des options apparaissent qui concernent un flux de travail parallèle lorsque vous démarrez un flux de travail.

Si vous voulez garantir qu les participants au flux de travail reçoivent des alertes et des rappels par courrier électronique sur leurs tâches de flux de travail une fois que vous avez démarré un flux de travail, consultez votre administrateur de serveur pour vérifier que la messagerie électronique est activée pour votre site.

Pour démarrer un flux de travail sur un fichier Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 ou Office Word 2007, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le fichier pour lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail Recueillir les commentaires.

    Pour démarrer un flux de travail, vous pouvez ouvrir le document en mode Lecture seule ou Édition.

    Ouvrir un document de serveur à partir d’un programme Office

    1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

    2. Sous Regarder dans, cliquez sur Favoris réseau ou sur Mes sites SharePoint.

    3. Cliquez sur le nom du site SharePoint où se trouve votre fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

      Sinon, vous pouvez double-cliquer sur le nom du site pour l'ouvrir. Vous pouvez également double-cliquer sur une bibliothèque ou un fichier pour l'ouvrir.

      Si votre serveur n'apparaît dans aucune catégorie, tapez l'URL du serveur dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

    4. Cliquez sur le nom de la bibliothèque qui contient le fichier, tel que Documents partagés, puis cliquez sur Ouvrir.

    5. Cliquez sur le nom du fichier que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.

  2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur flux de travail.

    Commande Flux de travail

    Si votre document n'a pas encore été enregistré dans une bibliothèque SharePoint où les flux de travail sont disponibles, un message vous demande de l'enregistrer à un emplacement de ce type.

  3. Dans la boîte de dialogue Flux de travail, recherchez le flux de travail Recueillir les commentaires, sélectionnez-le, puis cliquez sur Démarrer.

    Boîte de dialogue Flux de travail.

    1. Si le document est extrait pour vous, un message vous demande de l'archiver. Vous devez ensuite essayer de redémarrer le flux de travail.

    2. Si votre organisation a créé une version personnalisée du flux de travail Recueillir les commentaires disponible, le flux de travail Recueillir les commentaires peut posséder un nom différent.

  4. Dans la boîte de dialogue Recueillir les commentaires, cliquez sur Relecteurs pour sélectionner les noms des personnes ou groupes auxquels vous voulez affecter des tâches de flux de travail.

    S'il s'agit d'un flux de travail de série (les tâches sont affectées à un participant à la fois), tapez ou sélectionnez les noms des participants au flux de travail dans l'ordre selon lequel vous voulez affecter les tâches. Vous pouvez déterminer si un flux de travail est de série ou parallèle en consultant les informations d'échéance. Si des individus reçoivent chacun une période de temps pour effectuer une tâche, alors il s'agit d'un flux de travail de série et les tâches sont affectées aux participants, un par un. S'il existe une date d'échéance à laquelle tous les participants doivent terminer leurs tâches, alors c'est un flux de travail parallèle et tous les participants reçoivent simultanément leurs tâches de flux de travail.

  5. Si vous incluez des groupes en tant que participants à un flux de travail, activez la case à cocher Affectez une seule tâche à chaque groupe entré (Ne développez pas les groupes.) si vous voulez affecter une seule tâche au groupe au lieu d'affecter des tâches individuelles à chaque membre de groupe. Un individu du groupe peut ensuite s'approprier la tâche.

  6. Pour inclure un message ou des instructions concernant une tâche spécifique, tapez ces informations dans la zone de texte située sous Tapez le message à inclure dans votre demande.

  7. Pour spécifier quand la tâche doit être terminée, sous Échéance, procédez comme suit :

    1. Pour un flux de travail en série, saisissez un nombre, puis sélectionnez Jour(s) ou Semaine(s) comme incrément de temps.

    2. Pour un flux de travail parallèle, tapez ou sélectionnez une date sous Échéance des tâches.

  8. Pour que d'autres personnes reçoivent des notifications (pas des affectations de tâche) une fois le flux de travail démarré, tapez leurs noms sur la ligne Cc, ou cliquez sur Cc pour sélectionner des personnes et des groupes.

  9. Cliquez sur Démarrer.

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Effectuer une tâche dans un flux de travail Recueillir les commentaires

Vous allez probablement découvrir que vous avez une tâche consistant à relire un document lorsque vous allez recevoir une notification de tâche par courrier électronique. Vous pouvez effectuer votre tâche directement depuis ce message électronique dans Office Outlook 2007.

  1. Dans votre message de tâche par courrier électronique, cliquez sur le lien vers le document affiché sous Pour effectuer cette tâche.

    Remarque : Si vous ajoutez des commentaires ou apportez des modifications directement dans le document, veillez à enregistrer vos modifications sur le serveur.

  2. Pour indiquer que votre tâche est effectuée, cliquez sur le bouton Modifier cette tâche dans la partie supérieure du message de tâche par courrier électronique.

    Bouton Modifier cette tâche dans un message au sein d’Outlook

    Le bouton Modifier cette tâche est également disponible dans la partie supérieure d'une notification de tâche lorsque vous l'affichez dans le volet de lecture.

  3. Dans le formulaire d'achèvement de tâche Commentaires requis, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour fournir des commentaires de révision au propriétaire du flux de travail, tapez-les dans la zone de texte prévue à cet effet, puis cliquez sur Envoyer des commentaires.

    • Pour réaffecter la tache de révision à une autre personne, cliquez sur Réaffecter la tâche, indiquez la personne à laquelle vous voulez affecter la tâche, puis cliquez sur Envoyer.

    • Pour demander qu'une modification soit apportée à l'élément, cliquez sur Demander une modification, indiquez la personne à laquelle vous souhaitez affecter la demande de modification, détaillez la modification demandée, puis cliquez sur Envoyer.

      Selon la manière dont le flux de travail a été personnalisé lorsqu'il a été ajouté à la liste, à la bibliothèque ou au type de contenu de cet élément, les options permettant de réaffecter la tâche ou de demander une modification peuvent ne pas être disponibles.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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