Recommandations destinées aux organisateurs et aux présentateurs

Suivez les suggestions figurant dans cette rubrique pour organiser une réunion en ligne encore plus réussie.

Que voulez-vous faire ?

Planifier la réunion

Préparer la réunion

Animer la réunion

Planifier la réunion

En planifiant la réunion, tenez compte des suggestions suivantes :

  • Vérifiez les options de la réunion avant d’envoyer l’invitation, particulièrement si vous souhaitez effectuer l’une des actions suivantes :

  • Si vous invitez des personnes internes à votre organisation qui ne disposent pas de Microsoft Lync Online, ou si vous invitez des personnes extérieures à votre organisation, passez en revue les fonctionnalités et les conditions requises pour l’installation des autres clients pris en charge. Pour plus d’informations, voir Participer depuis un ordinateur sur lequel Lync 2010 n’est pas installé.

IMPORTANT   Lync permet la collaboration efficace d’utilisateurs où qu’ils se trouvent. Mais l’organisation de réunions en ligne devient de plus en plus complexe au fur et à mesure que votre liste de participants s’allonge. C’est pourquoi, pour des réunions en ligne qui comptent plus de 1 000 participants, Microsoft s’est associé à des fournisseurs de services spécialisés dans ce type de réunion. Pour obtenir des informations supplémentaires, notamment les coordonnées de ces partenaires, consultez le site web Microsoft Pinpoint et recherchez « services d’événement ».

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Préparer la réunion

Pour préparer votre réunion, tenez compte des suggestions suivantes :

  • Pour une présentation formelle, organisez l’intervention d’un deuxième présentateur qui gèrera les questions pendant la réunion.

  • Envisagez d’utiliser différents formats pour présenter votre matériel. Un mélange de présentations PowerPoint, de partage d’applications, de sondages interactifs et d’exercices sur tableau blanc vous aidera à conserver l’attention de votre public.

  • Envisagez d’utiliser des webcams pour augmenter la participation du public.

  • Si la réunion doit inclure des téléconférences, les présentateurs doivent également maîtriser l’utilisation des commandes clavier pour désactiver le son des appelants.

  • Pensez à utiliser un casque lors de la présentation car la qualité audio est généralement supérieure à celle d’un téléphone mains libres ou d’un téléphone portable.

  • Pour optimiser l’expérience audio des participants, assurez-vous que l’appareil utilisé est optimisé pour Lync Online. Pour obtenir une liste d’appareils optimisés, voir Téléphones et appareils pour Microsoft Lync 2010.

  • Préparez une diapositive d’initiation au début de la réunion pour indiquer à vos participants comment poser des questions et comment gérer leur système audio.

Immédiatement avant de commencer la réunion

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Animer la réunion

Pendant la réunion, procédez comme suit :

  • Introduisez-vous brièvement et introduisez le thème et le plan global de votre réunion pour que les participants sachent à quoi s’attendre et comment interagir avec le présentateur.

  • Gérez individuellement les participants ou interagissez avec eux en cliquant avec le bouton droit sur leur nom et en sélectionnant la commande de votre choix.

  • Pour une qualité audio optimale, demandez aux participants de désactiver leur ligne, sauf s’ils sont en train de parler. Vous ou d’autres présentateurs pouvez également désactiver tous les participants.

  • Dans la liste de la réunion, soyez à l’affût des indicateurs suivants :

    • un périphérique audio entraînant des interférences, le cas échéant ;

    • les participants rencontrant des problèmes de connexion audio, vidéo ou de partage.

Pour plus d’informations, voir Organiser une réunion en tant que présentateur.

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