Rechercher une salle de conférence

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous créez une demande de réunion, il est naturel et pratique d’inclure l’emplacement de la réunion ou de l’événement. Vous pouvez utiliser le carnet d’adresses pour rechercher une salle de conférence.

Remarque : Cette fonctionnalité nécessite l’utilisation d’un compte Microsoft Exchange Server 2007. La plupart des comptes personnels n’utilisent pas Microsoft Exchange. Pour plus d’informations sur les comptes Microsoft Exchange et déterminer la version d’Exchange à laquelle se connecte votre compte, voir les liens dans la section Voir aussi.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de réunion.

    Raccourci clavier  Pour créer une demande de réunion, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

  2. Dans la zone Objet, tapez la description de la réunion ou de l’événement.

  3. Pour ouvrir le carnet d’adresses pour voir les salles sont disponibles, en regard de la zone emplacement, cliquez sur salles. Bouton Salles dans une demande de réunion

    Si le bouton Salles n’apparaît pas, il est possible que vous ayez :

    • ouvert un rendez-vous au lieu d’une demande de réunion ;

    • cliqué sur Nouveau dans la barre d’outils au lieu d’ouvrir une demande de réunion à partir du menu Fichier. Par défaut, si le mode calendrier est activé et que vous cliquez sur Nouveau dans le menu Fichier, un rendez-vous s’ouvre.

      Dans les deux cas, le bouton Salles n’apparaît pas tant que vous n’ajoutez pas au moins une autre personne. Cette opération convertit le rendez-vous en une demande de réunion. Pour ce faire, sous l’onglet Rendez-vous, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification.

  4. Complétez la demande de réunion, puis envoyez-la.

    Procédure

    1. Dans les zones Heure de début et Heure de fin, cliquez sur l’heure de début et l’heure de fin de la réunion. Si votre événement doit durer toute la journée, activez la case à cocher Journée entière.

      Un événement d’une journée entière dure 24 heures de minuit à minuit.

      Remarque : Par défaut, c’est le fuseau horaire de votre ordinateur qui est utilisé pour planifier des réunions. Si vous souhaitez planifier les réunions dans d’autres fuseaux horaires, sous l’onglet Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Fuseaux horaires.

    2. Tapez les informations que vous voulez partager avec les destinataires, joignez les fichiers que vous voulez ou créez un site d’espaces de travail de réunion.

      Pour plus d’informations sur les espaces de travail de réunion, voir Présentation des espaces de travail de réunion.

    3. Sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification.

      L’Assistant Planification vous aide à trouver le meilleur moment pour organiser votre réunion.

    4. Cliquez sur Ajouter des participants.

    5. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources, dans la zone Rechercher, tapez le nom d’une personne ou d’une ressource que vous souhaitez inviter à la réunion, puis cliquez sur Atteindre.

    6. Sélectionnez le nom dans la liste de résultats. Cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources, puis cliquez sur OK.

      Les participants Obligatoire et Facultatif s’affichent dans la zone À de l’onglet Réunion et les Ressources dans la zone Emplacement.

      L’Assistant Planification affiche une grille de disponibilité qui indique la disponibilité des participants. Une ligne verticale verte représente le début de la réunion. Une ligne verticale rouge représente la fin de la réunion.

      Grille de disponibilité

      Le volet Heures suggérées permet de déterminer le meilleur horaire pour organiser votre réunion, c’est-à-dire celui où le plus de participants sont disponibles. Le meilleur horaire pour la réunion apparaît en haut du volet. Pour sélectionner l’un des horaires suggérés, cliquez sur la suggestion dans le volet Heures suggérées. Vous pouvez aussi sélectionner un horaire manuellement dans la grille de disponibilité.

      Volet Heures suggérées

    7. Si vous voulez que votre réunion soit définie comme périodique, sur l’onglet Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité, sélectionnez le critère de périodicité, puis cliquez sur OK.

      Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion est remplacé par Réunion périodique.

    8. Dans l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Rendez-vous.

    9. Cliquez sur Envoyer.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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