Rechercher un message ou un élément à l’aide de la recherche instantanée

Rechercher un message ou un élément à l’aide de la recherche instantanée

Vous cherchez un courrier important dans votre boîte de réception ou dans un dossier ? La recherche instantanée vous permet de trouver rapidement des éléments dans Outlook. Le volet Recherche instantanée est toujours disponible dans tous vos dossiers Outlook, tels que Courrier, Calendrier et Tâches.

Pour optimiser les résultats obtenus avec la recherche instantanée, voir l’article Apprendre à affiner vos critères de recherche.

Que voulez-vous faire ?

  1. Dans la barre de navigation au bas de l’écran, cliquez sur Courrier.

    Barre de navigation avec des vues sous forme de texte

    Si vous ne voyez pas cela, la navigation compacte est peut être activée. Vous verrez alors des icônes à la place, comme suit :

    Barre de navigation avec vues sous forme d’icônes

    Outre l’activation de la navigation compacte, il est possible que le volet des dossiers soit réduit, de sorte que les icônes sont organisées verticalement. Vous pouvez développer le volet des dossiers en cliquant sur le bouton Réduire/développer, comme illustré ici :

    Vues sous forme d’icônes dans le volet des dossiers réduit

  2. Repérez la zone de recherche. Elle est située au-dessus de vos messages, comme illustré ici :

    Zone de recherche instantanée au-dessus des messages

  3. Pour rechercher un mot que vous savez figurer dans un message, ou un message d’une personne spécifique, tapez le mot ou le nom de la personne (vous pouvez utiliser un prénom, un nom ou une partie du nom) dans la zone de recherche. Les messages qui contiennent le mot ou le nom que vous avez spécifié apparaissent avec le texte recherché mis en surbrillance dans les résultats.

    Résultats de recherche correspondant à un seul mot

  4. Vous pouvez affiner davantage vos résultats en modifiant votre recherche. Voici plusieurs exemples courants :

    • Tapez « notes de frais » (avec les guillemets) pour rechercher des messages contenant cette expression exacte.

    • Tapez notes ET frais (« ET » doit être en majuscules) pour rechercher les messages contenant les mots « notes » et « frais », mais pas nécessairement dans cet ordre. Vous pouvez également utiliser « OU ».

    • Tapez notes PAS frais (« PAS » doit être en majuscules) pour rechercher les messages contenant le mot « notes » mais pas le mot « frais ».

  5. Quand vous avez terminé, vous pouvez effacer la recherche en cliquant sur le X dans la zone de recherche.

Si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez, utilisez les outils de recherche du ruban pour affiner votre recherche. Lorsque vous cliquez sur la zone de recherche, vous pouvez sélectionner une option d’étendue sur le côté gauche du ruban. Une fois l’étendue définie, vous pouvez affiner davantage votre recherche en sélectionnant une option telle que l’objet ou l’expéditeur.

Étendue (emplacement de la recherche) : C’est ici que vous pouvez choisir de rechercher dans des dossiers spécifiques, par exemple vos boîtes aux lettres, ou simplement dans le dossier actif sélectionné (en général, votre Boîte de réception).

Sélectionner Portée pour affiner les résultats de recherche

Affiner (objet de la recherche) : Une fois l’étendue sélectionnée, vous pouvez ajouter d’autres critères dans le groupe Affiner. Lorsque vous sélectionnez une option, Outlook ajoute un script spécial à la zone de recherche afin de limiter la recherche.

Affiner vos résultats de recherche avec les options du groupe Affiner

Voici les options disponibles

  • De : filtre vos résultats de recherche pour afficher uniquement les messages provenant d’un expéditeur particulier. Par exemple, vous pouvez rechercher tous les messages envoyés par Ariane.

  • Objet : filtre vos résultats de recherche en fonction de l’objet du courrier. Par exemple, vous pouvez rechercher tous les courriers dont l’objet contient le mot clé « rapport ».

  • Possède des pièces jointes : renvoie tous les messages contenant une pièce jointe.

  • Classé : sélectionnez une catégorie pour afficher tous les messages qu’elle contient.

  • Cette semaine : dans le menu déroulant, sélectionnez un intervalle de temps pour affiner vos résultats de recherche en fonction de la date de réception d’un message.

  • Envoyé à : dans le menu déroulant, choisissez une option pour filtrer les résultats selon les destinataires du courrier, par exemple, les courriers qui vous ont été envoyés en copie carbone, ou ceux envoyés à un destinataire particulier.

  • Non lus : affiche tous les messages non lus dans le dossier que vous avez sélectionné.

  • Avec indicateur : affiche les messages que vous avez marqués pour suivi.

  • Important : affiche tous les messages marqués avec une importance haute.

  • Autre : choisissez une option dans le menu pour affiner davantage vos résultats de recherche. Par exemple, vous pouvez filtrer par niveau de confidentialité ou par taille de message.

Vous pouvez évidemment combiner ces options.

Voici un exemple : Vous pouvez rechercher tous les messages d’Aline reçus le mois dernier et dont l’objet contient le mot clé « rapport ».

Pour paramétrer une recherche dans le cadre de cet exemple :

  1. Vérifiez que Boîte de réception est sélectionné, puis cliquez dans la zone Recherche.

  2. Dans le groupe Étendue, sélectionnez Sous-dossiers.

  3. Cliquez sur De, puis tapez Aline pour remplacer le texte mis en surbrillance dans la zone de recherche.

  4. Cliquez sur Objet, puis tapez rapport pour remplacer le texte mis en surbrillance dans la zone de recherche.

  5. Dans le menu déroulant en regard de Cette semaine, sélectionnez Mois dernier.

    Exemple d’options des outils de recherche

Vous avez obtenu trop de résultats ? Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ?

  1. Cliquez dans la zone de recherche.

  2. Dans l’onglet Rechercher, cliquez sur Outils de recherche > Recherche avancée.

    Recherche avancée sous les outils de recherche

Dans la zone Recherche avancée, vous pouvez spécifier des critères plus complexes, ou encore effectuer une recherche dans votre calendrier, votre liste de contacts, vos notes et vos tâches.

  1. Cliquez sur l’onglet Avancé.

  2. Sous Définition de critères supplémentaires, cliquez sur le bouton Champ, puis sur Tous les champs Courrier. Un menu des champs sur lesquels vous pouvez effectuer une recherche (De, À, Reçu, Objet, etc.) apparaît.

    Menu des champs de recherche avancée

  3. Commencez par choisir un champ, puis sélectionnez une condition et une valeur à tester. Par exemple :

    Les critères De/contient/Liane permettent de rechercher les courriers d’une personne dont le nom inclut « Liane ». Notez que le critère contient est utilisé comme condition à la place de est (exactement), de sorte qu’il n’est pas utile de trouver une correspondance exacte. Ainsi, si le nom de courrier de Liane est « Liane Cormier », les critères de/est (exactement)/Liane ne fonctionneront pas, car il faut spécifier le nom complet de Liane (Liane Cormier) pour obtenir une correspondance exacte. Il est alors utile de définir le critère contient comme condition.

  4. Ajoutez autant de conditions que vous avez besoin ou envie de tester. Nous allons ajouter trois autres conditions :

De | Contient | Liane recherche les courriers en provenance d’un expéditeur dont le nom inclut « Liane ». Notez que nous utilisons contient en tant que condition au lieu de est (exactement), de sorte que nous n’avons pas besoin de rechercher une correspondance exacte. Par conséquent, si le nom de l’adresse de courrier de Liane est « Liane Cormier », De | est (exactement) |Liane ne fonctionne pas, car nous devons spécifier le nom complet de Liane, c’est-à-dire, Liane Cormier, pour obtenir une correspondance exacte. La condition contient est donc particulièrement utile dans ce cas.

Imaginons que vous ajoutez également ces conditions :

  • Reçu | entre | 01/05/13 et 31/05/13

  • Message | contient | budget

  • À | contient | Alexandre

    Création d’une liste de conditions de recherche

Outlook recherche à présent les messages d’une personne ayant « Liane » dans son nom, reçus dans la boîte de réception en mai 2013, avec le mot « budget » dans le corps du message et qui ont également été envoyés (outre à vous-même) à une personne ayant « Alexandre » dans son nom. Voici un aperçu de la liste des quatre critères que nous avons ajoutés.

Champs, conditions et valeurs

Pour finir, cliquez sur Rechercher pour lancer la recherche.

Résultats d’une recherche avancée

Si cela ne vous dérange pas de recevoir plus de 250 résultats, vous pouvez contourner cette limite :

  1. Cliquez sur Fichier > Options > Recherche.

  2. Sous Résultats, décochez la case Accélérer la recherche en limitant le nombre de résultats affichés.

Que voulez-vous faire ?

  1. Dans la section Volet de navigation, cliquez sur le dossier concerné par la recherche.

  2. Dans la zone Recherche instantanée, tapez le texte à rechercher.

    Zone Recherche instantanée

    • Le texte recherché est mis en évidence dans les éléments qui contiennent ce texte.

    • Pour affiner votre recherche, tapez davantage de caractères.

  3. Pour élargir votre recherche afin d’inclure tous les dossiers, à la fin des résultats de la recherche, cliquez sur Relancer la recherche.

    Remarques : 

    • Pour ramener le point d’insertion dans la zone Recherche instantanée, appuyez sur Ctrl+E.

    • Lorsque vous terminez la recherche, vous pouvez effacer celle-ci en cliquant sur Fermer la recherche Bouton Fermer la recherche en regard de la zone Recherche instantanée.

    • Les recherches portent également sur les pièces jointes, mais les résultats obtenus concernant ces dernières ne sont pas mis en surbrillance.

Vous pouvez affiner votre recherche en ajoutant des critères. Lorsque vous cliquez ou tapez dans la zone Recherche instantanée, l’onglet Outils de recherche est créé. Dans le groupe Affiner, un certain nombre d’options de critères vous permettent de préciser la recherche.

Onglet Outils de recherche sur le ruban

Remarque :  Les champs de recherche que vous ajoutez sont propres à chaque emplacement dans Outlook (Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Liste de dossiers ou Journal). Ils sont également propres au profil de courrier Outlook que vous utilisez. Les champs de recherche sont conservés lorsque vous quittez et redémarrez Outlook. La requête de recherche n’est pas conservée.

Vos 10 recherches les plus récentes sont enregistrées et peuvent être réutilisées.

  • Cliquez dans la zone Recherche instantanée et, dans l’onglet Outils de recherche, dans le groupe Options, cliquez sur Recherches récentes, puis cliquez sur le mot ou la phrase de recherche que vous souhaitez réutiliser.

    Commande Recherches récentes sur le ruban

Voir aussi

Activer ou désactiver la fonctionnalité Recherche instantanée

Apprendre à affiner vos critères de recherche pour de meilleures recherches dans Outlook

Que voulez-vous faire ?

  1. Dans Courrier, cliquez sur le dossier sur lequel la recherche doit porter.

  2. Dans la zone Recherche instantanée, tapez le texte à rechercher.

    • Les messages qui contiennent le texte que vous avez tapé sont affichés dans le volet Résultats de la recherche. Le texte recherché est mis en évidence.

      Remarque : Par défaut, il n’est pas nécessaire de cliquer sur le bouton Rechercher Image du bouton pour lancer la recherche. Le bouton Rechercher n’est activé que si vous avez décoché la case Afficher les résultats de la recherche pendant la saisie lorsque c’est possible dans la boîte de dialogue Options de recherche. Pour plus d’informations, consultez la section de cet article intitulée « Modifier les options de recherche instantanée » ci-dessous.

    • Pour affiner votre recherche, tapez davantage de caractères.

  3. Pour élargir votre recherche afin d’inclure tous les dossiers du volet Courrier, à la fin des résultats de la recherche, cliquez sur Relancer la recherche dans tous les éléments Courrier.

    Dans le Volet de navigation sous Dossiers de courrier, Vous pouvez également cliquer sur Tous les éléments Courrier ou appuyer sur Ctrl+Alt+A.

    Résultats de la recherche

    1. Cliquez sur le dossier dans lequel effectuer la recherche.

    2. Tapez le texte à rechercher dans la zone Recherche instantanée.

    3. Les messages qui contiennent le texte que vous avez tapé apparaissent dans les résultats. Le texte recherché est mis en évidence.

    4. Cliquez pour effacer le contenu de la zone Recherche instantanée, puis lancez une nouvelle recherche.

    5. Cliquez pour élargir la recherche à tous les dossiers dans Courrier.

Pour consulter des exemples de recherche efficaces, voir Apprendre à affiner vos critères de recherche pour de meilleures recherches dans Outlook.

Remarques : 

  • Pour ramener le point d’insertion dans la zone Recherche instantanée, appuyez sur Ctrl+E.

  • Après avoir effectué une recherche, puis localisé votre élément dans la liste de résultats, vous pouvez fermer la fenêtre de recherche. Outlook garde en mémoire le dernier élément que vous avez sélectionné.

  • Les recherches portent également sur les pièces jointes, mais les résultats obtenus concernant ces dernières ne sont pas mis en surbrillance.

Vous pouvez affiner votre recherche en ajoutant des critères.

  1. Dans le volet Recherche instantanée, cliquez sur Développer le Générateur de requêtes.

    Volet Recherche instantanée

  2. Pour ajouter d’autres critères de recherche, tapez le texte recherché sur les lignes De, Corps, Objet ou À.

    Ajouter un critère

  3. Pour afficher d’autres champs de recherche dans le Générateur de requêtes, cliquez sur Ajouter un critère, puis sélectionnez les champs de recherche souhaités dans la liste.

    Conseil : Vous pouvez également supprimer des champs de recherche dans le Générateur de requêtes en cliquant sur Supprimer dans la liste des champs de recherche.

  4. Entrez vos critères de recherche dans les nouveaux champs de recherche.

    Pendant que vous entrez des critères pour les champs de recherche, la zone Recherche instantanée affiche vos critères comme la syntaxe de requête de recherche. La syntaxe inclut les critères de recherche suivis d’un signe deux-points, puis la valeur de critère que vous avez entrée, comme illustré ci-dessous. Lorsque vous êtes habitué à la syntaxe de requête de recherche, vous pouvez taper votre requête dans la zone Recherche instantanée au lieu d’utiliser les champs de recherche.

    Volet Recherche instantanée

  5. Consultez les résultats de la recherche dans la liste située sous le volet Recherche instantanée.

    Remarques : 

    • Les champs de recherche que vous ajoutez sont propres à chaque emplacement dans Outlook (Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Liste de dossiers ou Journal). Ils sont également propres au profil de courrier Outlook que vous utilisez. Les champs de recherche sont conservés lorsque vous quittez et redémarrez Outlook. La requête de recherche n’est pas conservée.

Outlook affiche les 10 dernières recherches.

  • Dans le volet Recherche instantanée, cliquez sur Afficher le menu du volet Recherche instantanée, pointez sur Recherches récentes, puis cliquez sur une recherche dans la liste.

    Volet Recherche

Inclure les sous-dossiers dans la recherche instantanée

La fonction Recherche instantanée peut rechercher tous les dossiers, y compris les sous-dossiers, dans la Liste des dossiers Outlook, mais l’option pour rechercher tous les dossiers n’est pas sélectionnée par défaut. Vous devez activer cette option de recherche.

  1. Dans le menu Outils, pointez sur Recherche instantanée, puis cliquez sur Options de recherche.

    Vous pouvez également cliquer sur la flèche dans le volet Recherche instantanée, puis sur Options de recherche.

  2. Sous Volet Recherche instantanée, sélectionnez Tous les dossiers.

Inclure le dossier Éléments supprimés dans la recherche instantanée

Par défaut, le dossier Éléments supprimés n’est pas inclus lors de la recherche dans Tous les éléments Courrier. Pour inclure ce dossier, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Outils, pointez sur Recherche instantanée, puis cliquez sur Options de recherche.

    Vous pouvez également cliquer sur la flèche dans le volet Recherche instantanée, puis sur Options de recherche.

  2. Sous Éléments supprimés, cochez la case Inclure les messages du dossier Éléments supprimés dans chaque fichier de données lors de la recherche dans tous les éléments.

Inclure des fichiers de données aux recherches

Par défaut, Outlook inclut les fichiers de données suivants dans une recherche portant sur Tous les éléments Courrier :

  • Tous les fichiers de données indexés, notamment les fichiers des dossiers personnels (.pst) et ceux des dossiers en mode hors connexion (.ost). L’indexation améliore la rapidité de la recherche instantanée.

  • Le fichier de données Outlook de votre compte de courrier par défaut, qu’il soit indexé ou non.

Cependant, vous pouvez sélectionner n’importe quel fichier de données dans vos recherches.

Tous les éléments Courrier

Important : Le choix des fichiers de données à inclure dans les recherches ne s’applique qu’aux recherches portant sur Tous les éléments Courrier d’un ou de plusieurs fichiers de données.

Choisir les fichiers de données à inclure dans les recherches

  1. Dans Courrier, dans le Volet de navigation, cliquez sur la flèche dans Tous les éléments Courrier.

  2. Sélectionnez le nom du fichier de données à inclure dans vos recherches ou à exclure de celles-ci.

    Par exemple :

    • Vous pouvez utiliser votre compte POP3 uniquement pour les courriers personnels à votre domicile, de sorte qu’au travail, vous n’effectuez de recherche que sur votre compte de courrier professionnel. Si tel est le cas, décochez la case Mon courrier perso pour l’exclure de la recherche.

    • Un dossier d’archive volumineux serait un fichier de données à exclure d’une recherche .

    • Imaginons que vous travaillez dans un cabinet d’avocats et que vous conservez des informations sur chacune de vos affaires dans différents fichiers de données .pst que vous laissez ouverts. Si vous travaillez sur une affaire particulière, vous ne voudrez pas inclure les fichiers .pst relatifs à d’autres affaires dans vos recherches.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Recherche instantanée, puis sur Options de recherche.

    Vous pouvez également cliquer sur la flèche dans le volet Recherche instantanée, puis sur Options de recherche.

  2. Choisissez les options qui vous conviennent :

    Indexation

    • Indexer les messages dans les fichiers de données suivants     Sélectionnez les fichiers de données qu’Outlook doit indexer pour les recherches.

    • M’avertir si les résultats de la recherche sont susceptibles d’être incomplets parce que l’indexation des messages est toujours active     Cette option est sélectionnée par défaut. Outlook affiche un message dans le volet Recherche instantanée lorsque l’affichage de tous les résultats de la recherche est retardé parce que l’indexation des messages dans les fichiers de données sélectionnés n’est pas terminée. Le fait de cliquer sur le message ouvre une boîte de dialogue indiquant le nombre d’éléments restants à indexer. Décochez la case si vous ne souhaitez pas voir ces messages.

      Rechercher

    • Afficher les résultats de la recherche pendant la saisie lorsque c’est possible      Cette option est sélectionnée par défaut. Décochez cette case si vous ne voulez pas que les résultats de la recherche apparaissent lors de la saisie. Par exemple, vous ne voulez peut-être pas voir de résultats tant que vous n’avez pas appuyé sur Entrée ou cliqué sur le bouton Rechercher. Le bouton Rechercher Image du bouton n’est activé que si vous désactivez cette option. Vous pouvez également décocher cette case parce que les résultats de la recherche ne s’affichent pas aussi vite que vous le souhaitez.

    • Accélérer les recherches en limitant le nombre de résultats affichés     Cette option est sélectionnée par défaut. Lorsque votre recherche renvoie un très grand nombre de résultats, Outlook n’en affiche qu’une partie pour accélérer le processus et vous présente les éléments les plus récents. Outlook affiche un message dans le volet Recherche instantanée pour vous informer de cette limitation. Vous pouvez cliquer dessus pour ouvrir une boîte de dialogue et afficher la totalité des résultats.

    • Mettre en surbrillance les mots recherchés      Cette option est sélectionnée par défaut. Décochez cette case si vous ne voulez pas que les résultats de la recherche soient mis en surbrillance. Si vous voulez modifier la couleur de surbrillance, cliquez sur Modifier, puis sélectionnez une couleur dans la boîte de dialogue Couleur.

      Éléments supprimés

    • Inclure les courriers du dossier Éléments supprimés dans chaque fichier de données lors de la recherche dans tous les éléments      Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Cochez cette case si vous voulez inclure les éléments supprimés lors d’une recherche dans Tous les éléments Courrier.

      Volet Recherche instantanée

    • Lors de la recherche, afficher les résultats de      L’option pour Le dossier actuellement sélectionné est sélectionnée par défaut. Cochez la case Tous les dossiers si vous voulez inclure tous les dossiers de la liste des dossiers Outlook dans vos recherches.

Voir aussi

Activer ou désactiver la fonctionnalité Recherche instantanée

Désactiver l’invite d’installation de Windows Desktop Search

Apprendre à affiner vos critères de recherche pour de meilleures recherches dans Outlook

Réinitialiser l’indexation en reconstruisant le catalogue de recherche instantanée

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