À mesure que votre base de données augmente, la localisation d’enregistrements spécifiques implique plus qu’un coup d’œil rapide à une feuille de données. Dans cet article, découvrez cinq façons de localiser des enregistrements spécifiques en fonction de vos besoins.
Que voulez-vous faire ?
Parcourir tous les enregistrements
Vous pouvez parcourir les enregistrements à l’aide de la touche TAB lorsque vous souhaitez parcourir un enregistrement à la fois, afin de localiser un enregistrement spécifique. Vous pouvez également parcourir les enregistrements d’une table dans mode Feuille de données à l’aide des boutons de navigation des enregistrements. Les boutons de navigation d’enregistrement sont disponibles en bas du tableau ou du formulaire.
1. Accéder au premier enregistrement
2. Accéder à l’enregistrement précédent
3. Zone Enregistrement actif
4. Passer à l’enregistrement suivant
5. Accéder au dernier enregistrement
6. Ouvrir un nouvel enregistrement (vide)
7. Indicateur de filtre
8. Zone de recherche
Remarques :
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Lorsque vous cliquez dans la zone Enregistrement actif , vous pouvez taper un numéro d’enregistrement, puis appuyer sur Entrée pour accéder à cet enregistrement. Le numéro d’enregistrement est compté séquentiellement à partir du début du formulaire ou de la feuille de données. Elle ne correspond à aucune valeur de champ.
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Pour savoir si un filtre a été appliqué, consultez le bouton Indicateur de filtre. Si aucun filtre n’est appliqué ou si tous les filtres ont été effacés, il affiche Aucun filtre. Lorsqu’il affiche Filtré, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour supprimer le filtre. De même, lorsqu’il s’affiche Non filtré, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour appliquer le dernier filtre que vous avez utilisé, le cas échéant.
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Lorsque vous entrez du texte dans la zone De recherche , la première valeur correspondante est mise en surbrillance en temps réel à mesure que vous entrez chaque caractère. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour rechercher rapidement un enregistrement avec une valeur correspondante.
Accéder à un enregistrement spécifique
Vous pouvez accéder à un enregistrement spécifique dans Access lorsque vous savez quel enregistrement vous souhaitez trouver. La zone Atteindre vous permet de choisir un enregistrement particulier dans une liste déroulante et est généralement ajouté aux formulaires.
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Pour accéder à un enregistrement spécifique, cliquez sur la flèche à droite de la zone Atteindre , puis sélectionnez un enregistrement dans la liste déroulante.
Remarque : Si vous connaissez les premiers caractères de l’enregistrement vers lequel vous souhaitez naviguer, vous pouvez taper ces caractères dans la zone Accéder pour vous aider à trouver rapidement cet enregistrement.
La zone Atteindre affiche uniquement suffisamment de données pour identifier chaque enregistrement de manière unique. Lorsque vous sélectionnez un enregistrement dans la liste, Access affiche le reste des données de cet enregistrement dans la zone main du formulaire.
Rechercher un enregistrement spécifique
Vous pouvez rechercher un enregistrement spécifique dans une table ou un formulaire à l’aide de l’onglet Rechercher dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer . Il s’agit d’un choix efficace pour localiser un enregistrement spécifique lorsque l’enregistrement que vous souhaitez localiser répond à des critères spécifiques, tels que les termes de recherche et les opérateurs de comparaison, tels que « égal » ou « contient ».
Remarque : Vous ne pouvez utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer que si la table ou le formulaire affiche actuellement des données. Cela est vrai même s’il n’y a pas d’enregistrements visibles, car un filtre a été appliqué.
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Ouvrez le tableau ou le formulaire, puis cliquez sur le champ à rechercher.
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Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Ctrl+F.
La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s’affiche, avec l’onglet Rechercher sélectionné.
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Dans la zone Rechercher , tapez la valeur pour laquelle vous souhaitez effectuer la recherche.
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Pour modifier le champ que vous souhaitez rechercher ou pour rechercher l’intégralité de la table sous-jacente, cliquez sur l’option appropriée dans la liste Rechercher dans.
Conseil : La liste Match représente votre opérateur de comparaison (par exemple, « égal » ou « contient »). Pour élargir votre recherche, dans la liste Correspondance , cliquez sur N’importe quelle partie du champ.
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Dans la liste Rechercher, sélectionnez Tout, puis cliquez sur Trouver suivant.
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Lorsque l’élément pour lequel vous recherchez est mis en surbrillance, cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour fermer la boîte de dialogue. Les enregistrements qui correspondent à vos conditions sont mis en surbrillance
Pour plus d’informations sur l’utilisation de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer , consultez l’article Utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour modifier des données.
Filtrer pour afficher un nombre limité d’enregistrements
Vous pouvez filtrer pour afficher un nombre limité d’enregistrements lorsque vous souhaitez voir uniquement les enregistrements qui répondent à des critères spécifiques et à des opérateurs de comparaison. Par exemple, pour affiner rapidement les enregistrements qui sont affichés, cliquez avec le bouton droit sur un champ dont vous souhaitez faire correspondre la valeur, puis sélectionnez Égal à, N’est pas égal, Contient ou Ne contient pas en bas du menu contextuel. Un filtre peut être activé ou désactivé, ce qui facilite le basculement entre les vues filtrées et non filtrées des mêmes données. Contrairement à la recherche, un filtre limite uniquement les enregistrements affichés.
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Pour appliquer un filtre basé sur une sélection, ouvrez un tableau ou un formulaire.
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Pour vous assurer que le tableau ou le formulaire n’est pas déjà filtré, sous l’onglet Accueil , dans le groupe Trier & Filtre , cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Effacer tous les filtres, si cette commande est disponible.
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Accédez à l’enregistrement qui contient la valeur que vous souhaitez utiliser dans le cadre du filtre, puis cliquez à l’intérieur de la colonne (en mode Feuille de données) ou du contrôle (en mode Formulaire, État ou Disposition). Pour filtrer en fonction d’une sélection partielle, sélectionnez uniquement les caractères souhaités.
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Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Trier & filtre , cliquez sur Sélection, puis sur le filtre que vous souhaitez appliquer.
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Pour filtrer d’autres champs sur la base d’une sélection, répétez les étapes 3 et 4.
Pour plus d’informations sur l’application d’un filtre, consultez l’article Appliquer un filtre pour afficher les enregistrements sélectionnés dans une base de données Access.
Créer une requête pour rechercher un enregistrement spécifique
Les techniques que vous pouvez utiliser pour rechercher et filtrer des enregistrements sont très utiles pour trouver des enregistrements spécifiques pour le cas en question. Toutefois, vous pouvez effectuer régulièrement la même opération de recherche ou de filtre. Au lieu de reproduire un ensemble d’étapes de recherche et de filtre à chaque fois, vous pouvez créer un requête. Une requête est un moyen puissant et flexible de localiser des enregistrements spécifiques, car elle vous permet d’effectuer des recherches personnalisées, d’appliquer des filtres personnalisés et de trier des enregistrements. Vous pouvez créer vos propres requêtes pour vous aider à vous concentrer sur des enregistrements spécifiques et à répondre à des questions spécifiques. Une fois créée, une requête peut être enregistrée et réutilisée, et peut également être utilisée dans la création de formulaires et d’états.
Lorsque vous utilisez une requête pour effectuer une recherche ou filtrer, vous utilisez des critères basés sur le type de données que vous recherchez. Différents types d’informations sont stockés sous la forme de différents types de données. Par exemple, les anniversaires sont stockés sous forme de données de date/heure, tandis que les noms sont stockés sous forme de données texte.
Parfois, vous ne trouvez pas un enregistrement particulier dont vous savez qu’il existe. Cela peut se produire si vous affichez des enregistrements dans un formulaire ou une requête qui n’affiche pas certains enregistrements en raison de la valeur d’un champ particulier. L’exemple suivant montre comment utiliser une requête pour rechercher des enregistrements.
Supposons que vous utilisez une base de données créée à l’aide du modèle Problèmes d’accès pour effectuer le suivi des problèmes. La table Problèmes contient un champ nommé État, qui indique si un problème particulier est actif, résolu ou fermé. Vous pouvez créer une requête qui affiche les problèmes dont le status est fermé en procédant comme suit :
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Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.
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Double-cliquez sur Problèmes, puis cliquez sur Fermer.
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Dans le Concepteur de requêtes, double-cliquez sur l’astérisque (*) dans la table Problèmes . Cela permet de s’assurer que la requête affiche tous les champs des enregistrements qu’elle retourne.
Problèmes.* apparaît dans la première colonne de la grille de conception, dans la ligne Champ . Cela indique que tous les champs de la table Problèmes doivent être retournés.
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Dans le Concepteur de requêtes, double-cliquez sur État dans la table Problèmes .
L’état apparaît dans la deuxième colonne de la grille de conception, dans la ligne Champ .
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Dans la deuxième colonne de la grille de conception, désactivez la zone case activée dans la ligne Afficher. Cela permet de s’assurer que la requête n’affiche pas le champ État.
Si vous n’désactivez pas la zone Afficher case activée dans la colonne État, le champ État s’affiche deux fois dans les résultats de la requête.
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Dans la deuxième colonne de la grille de conception, dans la ligne Critères , tapez ="Closed ».. Il s’agit de votre critère de recherche. C’est ainsi que vous vous assurez que la requête retourne uniquement les enregistrements pour lesquels la valeur état est « Fermé ».
Remarque : Dans cet exemple, un seul critère de recherche est utilisé. Vous pouvez utiliser de nombreux critères de recherche pour une recherche donnée en ajoutant des critères à d’autres champs et en utilisant la ligne ou et les lignes supplémentaires ci-dessous ou .
Votre requête est prête à s’exécuter et ressemble à ceci :
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Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
Remarque : Sauf si vous avez déjà commencé le suivi des problèmes et que vous avez donc des données dans la table Problèmes et que vous avez défini le status d’au moins un problème sur « Fermé », la requête ne retourne aucun résultat. Toutefois, vous pouvez enregistrer la requête et l’utiliser à tout moment à l’avenir.
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Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , tapez un nom pour la requête dans le champ Nom de la requête, par exemple Problèmes fermés, puis cliquez sur OK.
Vous disposez maintenant d’une requête qui affiche les problèmes dont le status est fermé.
Pour en savoir plus sur la création de requêtes pour vous aider à trouver des enregistrements, consultez l’article Créer une requête select simple.
Pour en savoir plus sur les critères de recherche et de filtre, consultez l’article Exemples de critères de requête.
