Rapports Office 365 dans le Centre d’administration - Utilisation du site SharePoint

En tant qu’administrateur Office 365, le tableau de bord Rapports vous présente une vue d’ensemble de l’activité sur divers produits Office 365 au sein de votre organisation. Il vous permet d’explorer pour obtenir des informations plus précises sur les activités spécifiques de chaque produit.  Par exemple, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble de la valeur que vous apporte SharePoint, en termes de nombre total de fichiers que les utilisateurs stockent sur les sites SharePoint, de nombre de fichiers activement utilisés, et de stockage utilisé sur ces sites. Ensuite, vous pouvez explorer le rapport de l’utilisation du site SharePoint pour comprendre les tendances et les détails par niveau de site pour tous les sites.

Remarque : Pour afficher ce rapport, vous devez être un administrateur général dans Office 365 ou un administrateur SharePoint.

Comment accéder au Rapport Utilisation du site SharePoint

  1. Dans le centre d’administration Office 365, dans le menu de gauche, sélectionnez Rapports ou cliquez sur le widget Rapports. Consulter les nouveaux rapports d’activité Office 365

  2. Utilisez le menu déroulant Sélectionner un rapport en haut à gauche, puis sélectionnez Utilisation du site SharePoint. Sélectionner un rapport

Interprétation du rapport Utilisation du site SharePoint

Rapport Utilisation du site SharePoint

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Le rapport Utilisation du site SharePoint permet d’observer des tendances sur les 7, 30, 90 ou 180 derniers jours.

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Chaque rapport comporte la date à laquelle il a été généré. Les rapports reflètent généralement une latence de 24 à 48 heures par rapport à l’heure de l’activité.

Remarque : Il peut arriver que des retards imprévisibles dans la collecte et le traitement des données retardent la génération du rapport. La date affichée du rapport correspond toujours la date du jour pour lequel le système a traité les données du rapport. Nous nous efforçons de conserver celles-ci pendant 24 à 48 heures après l’activité.

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Le graphique Sitesaffiche le nombre total de sites SharePoint et le nombre de sites actifs. Il comprend tous les sites dans lesquels des utilisateurs ont effectué des activités d’affichage, de modification, de chargement, de téléchargement, de partage ou de synchronisation d’un fichier ou d’affichage d’une page durant la période de rapport.

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Le graphique Fichiers affiche le nombre total de fichiers sur l’ensemble des sites et le nombre de fichiers actifs. Le nombre total de fichiers inclut les fichiers des utilisateurs et les fichiers système.  Un fichier est considéré comme étant actif s’il a été enregistré, synchronisé, modifié ou partagé au cours de la période spécifique.

Remarque : Une activité de fichier se produisant plusieurs fois sur un même fichier ne compte que pour un seul fichier actif. Par exemple, si vous enregistrez et synchronisez le même fichier plusieurs fois sur une période de temps spécifiée, cette activité ne compte que pour un seul fichier actif et un seul fichier synchronisé dans les données.

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Le graphique Stockage présente la tendance de stockage alloué et utilisé pendant la période de rapport.

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Le graphique Pages présente le nombre de pages affichées sur tous les sites.

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Vous pouvez filtrer les graphiques affichés en cliquant sur un élément de la légende. Par exemple, dans le graphique Fichierscliquez ou appuyez sur Fichiers ou sur Fichiers actifs. Dans le graphique Sites, vous pouvez cliquer ou appuyer sur Total des sites ou sur Sites actifs. Dans le graphique Stockage, vous pouvez cliquer sur Stockage alloué ou Stockage utilisé. La modification de cette sélection ne modifie pas les informations du tableau grille.

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Le tableau montre une répartition des activités au niveau du site.

Options de colonne du rapport d’utilisation de SharePoint

  • URL du site indique l’URL complète du site.

  • Propriétaire du site indique le nom d’utilisateur du propriétaire principal du site.

  • Date de la dernière activité (UTC) indique la date à laquelle une activité de fichier a été détectée ou une page affichée pour la dernière fois sur le site.

  • Fichiers indique le nombre de fichiers sur le site.

  • Fichiers actifs indique le nombre de fichiers actifs sur le site. Un fichier est considéré comme étant actif s’il a été enregistré, synchronisé, modifié ou partagé au cours de la période spécifique.

    Remarques : 

    • Une activité de fichier se produisant plusieurs fois sur un même fichier ne compte que pour un seul fichier actif. Par exemple, si vous enregistrez et synchronisez le même fichier plusieurs fois sur une période de temps spécifiée, cette activité ne compte que pour un seul fichier actif et un seul fichier synchronisé dans les données.

    • Si des fichiers ont été supprimés au cours de la période spécifiée pour le rapport, le nombre de fichiers actifs indiqué dans le rapport peut être supérieur au nombre actuel de fichiers sur le site.

  • Espace de stockage utilisé (Mo) indique le volume de stockage utilisé sur le site.

  • Espace de stockage alloué (Mo) indique le volume maximal de stockage alloué pour le site.

  • Affichages de page indique le nombre de fois où des pages ont été affichées sur le site.

  • Pages visitées indique le nombre de pages uniques visitées sur le site.

  • Modèle web racine indique le modèle utilisé pour créer le site.

Remarque : Si vous souhaitez filtrer par types de sites différents, exportez les données et utilisez la colonne Modèle web racine.

Si des stratégies de votre organisation vous empêchent de consulter les rapports sur lesquels figurent des informations propres aux utilisateurs, vous pouvez modifier les paramètres de confidentialité de tous ces rapports. Consultez la section Comment puis-je masquer les détails du niveau de l’utilisateur ? de la page Rapports d’activité du centre d’administration Office 365.

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Pour ajouter ou supprimer des colonnes dans le rapport, cliquez ou appuyez sur Gérer les colonnes Gérer les colonnes .

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Vous pouvez également exporter les données du rapport dans un fichier .csv Excel en cliquant sur le lien Exporter Exporter . Cela a pour effet d’exporter les données de tous les sites afin d’effectuer un tri et un filtrage simples à des fins d’analyse approfondie. Si vous avez moins de 2000 sites, vous pouvez trier et filtrer dans le tableau, au sein du rapport proprement dit. Si vous avez plus de 2000 sites, pour filtrer et trier les données, vous devez préalablement les exporter.

Remarque : Lorsque les données sont exportées vers un fichier Excel, notez que la date à laquelle le rapport de contenu a été généré apparaît dans le fichier, dans la colonne Données en date du.

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