Qu’est-ce que l’enregistrement automatique ?

Enregistrement automatique

Plus besoin d’enregistrer régulièrement vos documents. L’option Enregistrement automatique le fait pour vous à un intervalle de quelques secondes. Elle est disponible dans Excel et PowerPoint 2016 pour les abonnés Office 365.

L’enregistrement automatique est activé lorsqu’un fichier est stocké sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online. Il permet d’enregistrer automatiquement vos modifications sur le cloud pendant que vous travaillez. Si d’autres personnes travaillent sur le même fichier, l’enregistrement automatique leur permet de voir vos modifications en quelques secondes.

Remarque : Utilisez-vous Fichier > Enregistrer sous après avoir apporté des modifications à un document original ou un modèle ? Si oui, nous vous recommandons d’utiliser Fichier > Enregistrer une copie avant d’effectuer vos modifications. De cette façon, l’enregistrement automatique ne peut pas remplacer le fichier original avec celui qui contient les modifications. Si l’enregistrement automatique a remplacé le fichier avec celui qui contient vos modifications, consultez la section ci-après « Je ne voulais pas enregistrer mes modifications, comment puis-je les annuler? ».

L’enregistrement automatique est une nouvelle fonctionnalité disponible dans Excel et PowerPoint 2016 pour les abonnés Office 365. Elle enregistre votre fichier pour que vous n’ayez pas à le faire.

L’enregistrement automatique s’exécute à intervalles de quelques secondes. Le temps peut varier en fonction de ce sur quoi vous travaillez.

Vous pouvez restaurer une version précédente du fichier. Ainsi, la version plus ancienne correspondra à la version actuelle.

Curseur cliquant sur le nom du fichier, Afficher toutes les versions

En haut de la fenêtre, cliquez sur le nom du fichier, puis sur Afficher toutes les versions. Passez en revue les dates et heures de la version que vous souhaitez restaurer, puis cliquez sur Ouvrir la version. Une seconde fenêtre s’ouvre. Pour revenir à cette version, cliquez sur le bouton Restaurer. Pour plus d’informations sur l’historique des version, voir Consulter l’historique des versions des fichiers Office.

Si vous êtes le propriétaire du fichier, vous pouvez ajouter un paramètre aux fichiers Word et Excel appelé « recommandé en lecture seule. » Lorsqu’un utilisateur ouvre un fichier comportant ce paramètre, il voit un message indiquant que l’auteur recommande d’ouvrir le fichier en lecture seule. Pour activer ce paramètre pour un fichier, accédez à Fichier > Enregistrer une copie > Parcourir. Puis cliquez sur Outils > Options générales, puis activez la case à cocher Lecture seule recommandée. Cliquez sur OK, puis enregistrez le fichier sous un autre nom, ou bien remplacez le fichier en cours.

Il existe d’autres façons de protéger le fichier pour en empêcher toute modification. Si le fichier se trouve sur OneDrive, vous pouvez modifier les autorisations du fichier. Si le fichier se trouve sur SharePoint, vous pouvez configurer une bibliothèque pour exiger l’extraction.

Fichier > Enregistrer une copie

L’option Enregistrer sous ne se trouve pas dans le menu Fichier lorsque vous ouvrez un document à partir de OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online. En effet, elle est remplacée par la commande Enregistrer une copie dans le menu Fichier.

Utilisez-vous souvent l’option Enregistrer sous ? Lorsqu’elles travaillent sur un fichier, bon nombre de personnes utilisent Fichier > Enregistrer sous pour conserver les modifications dans la copie, et non dans le document d’origine. Toutefois, lorsque l’enregistrement automatique est activé, vos modifications sont systématiquement enregistrées dans le document d’origine. Nous vous recommandons donc d’utiliser immédiatement l’option Fichier > Enregistrer une copie pour appliquer vos modifications à la copie, et non au document d’origine.

L’option Enregistrer ne se trouve pas dans le menu Fichier lorsque vous ouvrez un document à partir de OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online. En effet, l’enregistrement automatique est activé par défaut et il ne vous est donc pas nécessaire d’accéder à Fichier > Enregistrer. L’enregistrement automatique enregistre pour vous.

L’option Enregistrement automatique apparaît dans le coin supérieur gauche si vous êtes abonné à Office 365 et disposez des dernières versions d’Excel et PowerPoint 2016. Si vous n’êtes pas abonné, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez toujours utiliser l’option Récupération automatique. L’option Récupération automatique renforce la protection de vos fichiers en cas d’incident. Si vous rouvrez un fichier après un incident, une version de ce fichier contenant les dernières modifications apportées apparaît dans le volet Récupération de document. Pour savoir comment l’activer, voir Renforcer la protection de vos fichiers en cas d’incident.

L’enregistrement automatique est activé lorsque vous travaillez sur un fichier enregistré sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online. Si le fichier est enregistré dans un autre emplacement, l’enregistrement automatique est désactivé. Cela se produit si votre fichier se trouve sur un site SharePoint local, un serveur de fichiers, ou est enregistré dans un chemin d’accès local tel que C:\.

L’enregistrement automatique peut être désactivé pour d’autres raisons. Par exemple, si votre fichier présente un format plus ancien, tel que .xls, .ppt ou .doc, l’enregistrement automatique est désactivé. Il est également désactivé dans le cas d’une présentation en mode diaporama ou d’un classeur protégé par un mot de passe. Si l’enregistrement automatique est désactivé, placez le curseur sur le commutateur Enregistrement automatique pour afficher une info-bulle et en connaître la raison.

Pour ce faire, vous disposez de deux solutions. L’une d’entre elles consiste à sélectionner Fichier > Enregistrer une copie, puis à enregistrer le fichier à un autre emplacement. Vous pouvez ainsi travailler sur une copie totalement distincte du fichier.

L’autre solution consiste à désactiver le commutateur Enregistrement automatique. avant d’apporter des modifications. Si les modifications sont temporaires et ne doivent pas être enregistrées, fermez le fichier. Cliquez ensuite sur Non lorsque vous êtes invité à enregistrer.

Si vous ne souhaitez pas devoir continuellement enregistrer et ne souhaitez pas que d’autres voient vos modifications, vous pouvez désactiver l’enregistrement automatique. Ensuite, lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer pour afficher vos modifications aux autres personnes travaillant sur le fichier (vous pouvez également réactiver le commutateur Enregistrement automatique pour enregistrer et partager vos modifications).

Par défaut, l’enregistrement automatique est toujours activé pour les fichiers stockés dans le cloud. Toutefois, si vous désactivez l’enregistrement automatique pour un fichier, le programme mémorise ce choix et le conserve chaque fois que vous rouvrez ce fichier. Si vous réactivez l’enregistrement automatique pour un fichier, le programme mémorise ce choix pour ce fichier.

Non. Lorsque l’enregistrement automatique est désactivé, la récupération automatique continue de fonctionner. Pour plus d’informations, voir Renforcer la protection de vos fichiers en cas de panne. Lorsque l’enregistrement automatique est activé, la récupération automatique ne l’est pas, mais ne vous inquiétez pas. Votre fichier est enregistré dans le cloud à intervalles de quelques secondes. Par conséquent, si un incident s’est produit pendant la modification d’un fichier stocké dans le cloud, rouvrez simplement le fichier.

Non. Cela étant, vous pouvez désactiver l’enregistrement automatique d’un fichier ; le programme mémorise ce choix et le conserve chaque fois que vous rouvrez ce fichier. Si vous réactivez l’enregistrement automatique pour un fichier, le programme mémorise ce choix pour ce fichier.

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