Publipostage avec des enveloppes

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous avez le courrier en nombre à envoyer aux personnes figurant dans votre liste de diffusion, vous pouvez utiliser le publipostage pour créer un lot d’enveloppes. Chaque enveloppe contient une adresse dans votre liste de diffusion. Vous pouvez également créer et imprimer des enveloppes sans l’aide du publipostage.

Voici les documents impliqués dans la création et l’impression des enveloppes en utilisant le processus de fusion et publipostage :

  • Votre document principal Ce document contient du texte et des graphismes (un logo ou une image, par exemple) sont identiques pour chaque version de l’enveloppe fusionnée. L’adresse d’expéditeur sur l’enveloppe est un exemple de contenu identique.

  • Votre liste de diffusion Ce document contient les adresses à imprimer sur les enveloppes.

Lorsque vous combinez ces deux documents, en suivant les étapes ci-dessous, vous devrez vos enveloppes.

La liste de diffusion est votre source de données. Il peut être une feuille de calcul Excel, un répertoire des contacts Outlook, une base de données Access ou une liste d’adresses Office. Elle contient les enregistrements Word extrait les informations à partir de pour générer les adresses à imprimer sur les enveloppes.

Conseils

  • Si vous n’avez pas une liste de diffusion, vous pouvez créer un au cours de la fusion et publipostage. Avant de commencer le processus de fusion et publipostage, collecter toutes vos listes d’adresses et ajoutez-les à votre source de données.

  • Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, assurez-vous que la colonne des Codes postaux ou des codes postaux est mis en forme en tant que texte afin que vous ne perdez pas les zéros non significatifs. Pour plus d’informations, voir Format des numéros de fusion et publipostage, des dates et autres valeurs dans Excel

  • Si vous voulez utiliser vos contacts Outlook, vérifiez que Outlook est votre programme de messagerie par défaut.

Une étape préliminaire dans le processus de fusion et publipostage consiste à configurer une enveloppe pour la fusion. Il est toujours une bonne pratique pour exécuter un lot de test réduit d’enveloppes avant d’effectuer un publipostage réel.

Remarque : Si vous êtes à l’aise avec l’impression d’enveloppes sur votre système, vous pouvez ignorer à l’étape 3.

  1. Dans Word, cliquez sur fichier > Nouveau > document vierge.

  2. Sous l’onglet publipostage, dans le groupe de créer, cliquez sur enveloppes.

    Imprimer des enveloppes

  3. Dans la zone adresse du destinataire, tapez une adresse exemple pour tester l’apparence une enveloppe lorsqu’il est imprimé.

    Zone Destinataire de l’enveloppe

    Remarque : L’exemple d’adresse n’apparaît pas dans votre fusion et publipostage.

  4. Dans la zone adresse de l’expéditeur, tapez votre adresse.

    Zone Adresse de l’expéditeur

  5. Sélectionnez Options > Options d’enveloppe et procédez comme suit :

    • Dans la liste déroulante de la taille d’enveloppe, choisissez la taille correspondant à votre enveloppe ou taille personnalisée.

      Onglet Options d’enveloppe pour la définition de la taille d’enveloppe et des polices des adresses

      Remarque : Si vous choisissez une taille personnalisée, entrez les dimensions de l’enveloppe dans les zones largeur et hauteur. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

    • Sous adresse du destinataire et adresse de l’expéditeur, sélectionnez une police et la position d’offset gauche et supérieure pour chaque adresse.

      Remarque : En fonction de l’aperçu de la disposition de l’enveloppe, apportez les modifications nécessaires à votre choix.

  6. Sous l’onglet Options d’impression, vérifiez que la correcte méthode d’alimentation est activée, chargez l’enveloppe pour correspondre à l’illustration, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Votre imprimante envoie Word d’informations sur la façon dont l’enveloppe doit être chargé dans l’imprimante. Ces informations s’affichent sous méthode d’alimentation.

    Diagramme d’options d’alimentation pour l’alimentation des enveloppes dans l’imprimante

  7. Cliquez sur Imprimer, puis cliquez sur Oui pour enregistrer l’adresse d’expéditeur par défaut l’adresse.

    Remarque : Si l’enveloppe imprimée correctement, Félicitations, vous êtes prêt à passer à l’étape suivante dans le processus de fusion et publipostage. Si l’enveloppe ne s’imprime pas comme prévu, revenez à l’étape 5 et ajustez à nouveau les options de disposition d’enveloppe et les options de Saut de page comme bon vous semble.

  1. Sous l’onglet publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion, cliquez sur Démarrer le publipostage > enveloppes.

    Menu Démarrer la fusion et le publipostage

  2. Dans la boîte de dialogue Options d’enveloppe, définir l’enveloppe en sélectionnant options comme dans étape 2 : disposition de votre enveloppe de Test, puis sélectionnez OK.

    Remarque : Word crée un document qui est dimensionné aux dimensions de l’enveloppe et indique l’endroit où l’adresse d’expéditeur apparaît sur l’enveloppe.

  3. Si vous voulez ajouter une adresse d’expéditeur, ou un logo, à votre enveloppe est maintenant un optimale du temps pour les ajouter.

  4. Sélectionnez fichier > Enregistrer et ajouter un nom de fichier.

Vous êtes maintenant prêt ouvrir la source de données pour votre liste de diffusion.

  1. Sous l’onglet publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion, sélectionnez Sélectionner les destinataires, puis une option.

    Commande Taper une nouvelle liste

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous n’avez pas une liste de diffusion, cliquez sur taper une nouvelle liste et créez-en une.

      ou

    • Si votre liste de diffusion dans une feuille de calcul Excel, une base de données Access ou un autre type de fichier de données, choisissez utiliser une liste existante. Naviguez jusqu'à votre liste et cliquez sur Ouvrir.

      ou

    • Si vous utilisez vos contacts Outlook, choisissez Sélectionner dans les Contacts Outlook.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Modifier votre liste de diffusion

Si vous imprimez des enveloppes pour tout le monde dans votre liste, accédez à étape 5 : ajouter le bloc d’adresse à l’enveloppe. Si vous voulez imprimer des enveloppes pour les personnes de votre liste qui vivent, par exemple, 20 milles d’un événement que vous hébergez, puis utiliser un filtre par exemple, un Code postal ou un code postal pour affiner la liste. Pour plus d’informations sur le filtrage de vos données, voir Trier et filtrer les données pour un publipostage.

Conseil : Vous peut être utile d’utiliser la fonctionnalité de filtre pour filtrer des contacts pour lesquels vous n’avez pas une adresse postale. De cette façon vous ne perdez pas enveloppes que vous ne pourrez vers la messagerie.

Pour choisir les utilisateurs individuels dans votre liste que vous voulez créer des enveloppes pour, procédez comme suit :

  1. Choisissez Modifier la liste de destinataires.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Modifier la liste de destinataires en surbrillance.

  2. Vérifiez les noms des personnes pour lesquelles vous souhaitez recevoir votre diffusion.

    Sélectionner les lignes en cochant les cases

    Vous pouvez également trier ou filtrer la liste afin de faciliter rechercher des noms et adresses.

Le bloc d’adresse est un champ de fusion et publipostage. Également appelé un espace réservé, vous utilisez le champ de fusion pour indiquer l’endroit où vous souhaitez adresses apparaisse dans l’enveloppe.

Remarque : Il est souvent plus facile à aligner correctement le bloc d’adresse si vous activez affichant tout d’abord les marques de paragraphe (¶). Pour activer les sur Accédez à l’onglet accueil du ruban et cliquez sur le bouton Afficher /Hide ¶ ou appuyez sur CTRL + MAJ + 8.

  1. Placez votre curseur ont été que vous souhaitez que le bloc d’adresse pour accéder. Si vous avez activés les marques de paragraphe afficher, cliquez sur immédiatement après la marque de paragraphe (¶) Word a placé au milieu de l’enveloppe.

  2. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

    Champ de fusion Insertion du bloc d’adresse

  3. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, choisissez un format pour le nom du destinataire tel qu’il doit apparaître sur l’enveloppe.

    Options du bloc d’adresse

    Remarque : Sous Aperçu, sélectionnez la prochaine Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou le bouton d’enregistrement précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour vous déplacer entre les enregistrements dans votre source de données et afficher comment une adresse s’affichent sur l’enveloppe.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Sélectionnez fichier > Enregistrer pour enregistrer votre document de fusion avant de poursuivre.

Vérifier les noms de champs de fusion

Vérifiez que Word place les noms et adresses de votre liste de diffusion au bon endroit sur votre enveloppe.

  1. Sous l’onglet publipostage, dans le groupe d’écriture et d’insertion de champs, cliquez sur Faire correspondre les champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Faire correspondre les champs, la colonne située à gauche sont les noms des champs que Word utilise dans un bloc d’adresse. La colonne droite vous permet de faire correspondre les champs de la source de données pour les noms de champ. Vérifiez que les noms des champs qui apparaissent sur le côté gauche correspondent aux noms des en-têtes de colonne pour les enregistrements dans votre liste de diffusion afin de Word peut placer les bonnes données au bon endroit sur votre enveloppe.

    Boîte de dialogue Faire correspondre les champs
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si les noms des champs des en-têtes de colonnes affichée correspondance que vous avez utilisé pour les enregistrements dans votre source de données de liste de diffusion, n’indiquez rien.

      ou

    • Si (sans correspondance) apparaît dans un nom de champ que vous attendiez pour correspondre à un en-tête de colonne dans votre source de données, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez le nom du champ dans votre source de données de liste de diffusion. Répétez si nécessaire.

  4. Cliquez sur OK.

Effectuez une vérification finale avant d’imprimer les enveloppes.

  1. Sélectionnez Aperçu des résultats, puis la suivante Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou un bouton d’enregistrement précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour vous assurer que les noms et adresses sur toutes les enveloppes semble pas correcte.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant le groupe Aperçu des résultats

    Conseil : Pour atteindre le début de la liste, cliquez sur le premier bouton d’enregistrement Bouton Premier enregistrement pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage et pour accéder à la fin de la liste, cliquez sur le bouton d’enregistrement Bouton Dernier enregistrement pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage dernière.

  2. Cliquez sur Terminer et fusionner > Imprimer des Documents.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Terminer & fusionner et ses options

Lorsque vous enregistrez le document de fusion et publipostage l’enveloppe, il reste connecté à votre liste de diffusion afin que vous pouvez l’utiliser pour votre prochain publipostage en bloc.

Réutiliser votre document de fusion et publipostage d’enveloppes

  • Ouvrez le document de fusion et publipostage d’enveloppes et cliquez sur Oui lorsque Word vous invite à maintenir la connexion.

Pour modifier les adresses dans le document de fusion et publipostage enveloppe

  • Ouvrez le document de fusion et publipostage d’enveloppes et cliquez sur Modifier la liste de destinataires pour trier, filtrer et choisissez des adresses spécifiques.

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