Publipostage avec des enveloppes

La fonctionnalité de publipostage vous permet d’imprimer facilement des enveloppes pour les contacts figurant dans votre liste d’adresses. La procédure comprend cinq étapes. Vous pouvez gagner du temps en utilisant des données valides et en faisant particulièrement attention aux détails.

Pour personnaliser les lettres que vous souhaitez envoyer dans vos enveloppes, voir Utiliser le publipostage pour personnaliser des documents. Pour effectuer un publipostage, voir Utilisation de Word pour un publipostage électronique. Pour créer des étiquettes à l’aide de la fonctionnalité de publipostage, voir Créer des étiquettes avec la fonctionnalité de publipostage.

1. Configurer votre liste de diffusion

La clé du publipostage : vérifiez vos données avant de commencer ! Word insère les données de la liste dans chaque enveloppe. Plus ces données sont précises, plus vous obtiendrez de bons résultats.

Si votre liste de diffusion est une feuille de calcul Excel, assurez-vous que la colonne contenant les codes postaux est au format texte pour ne pas perdre de zéros. Pour plus d’informations, voir Mettre en forme les nombres, dates et autres valeurs de fusion.

Si vous souhaitez utiliser vos Contacts Outlook, assurez-vous qu’Outlook est votre programme de messagerie par défaut. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Définir Outlook comme programme par défaut pour la messagerie, les contacts et le calendrier.

Si vous ne disposez pas de liste de diffusion, vous aurez l’occasion de la créer dans Word au cours du publipostage. En guise de préparation, recueillez toutes vos listes d’adresses avant de commencer. (Une fois une liste tapée dans Word, vous pourrez l’enregistrer et l’utiliser la prochaine fois que vous effectuez un publipostage.)

2. Configurer l’utilisation d’enveloppes

Le processus de configuration d’une enveloppe est relativement rapide, mais il comprend de nombreuses étapes.

Configurer une enveloppe et afficher un aperçu avant impression

Avant de vous rendre compte que les informations figurant sur un lot d’enveloppes que vous avez imprimé ne sont pas disposées correctement, vous pouvez tester les options de l’imprimante et les ajuster au besoin.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Document vierge.

  2. Cliquez sur Publipostage > Enveloppes.

    Imprimer des enveloppes

  3. Dans la zone Destinataire, saisissez du texte.

    Zone Destinataire de l’enveloppe

    Cette opération a pour but de tester le rendu des enveloppes avant de les imprimer. Cela ne s’affichera pas dans votre publipostage.

  4. Dans la zone Expéditeur, tapez l’adresse de l’expéditeur.

    Zone Adresse de l’expéditeur

  5. Cliquez sur Options > onglet Options d’enveloppe.

  6. Dans la zone Taille d’enveloppe, cliquez sur l’option qui correspond à la taille de vos enveloppes.

    Onglet Options d’enveloppe pour la définition de la taille d’enveloppe et des polices des adresses

    Si aucune option ne correspond à la taille de votre enveloppe, faites défiler la liste et tout en bas, cliquez sur Taille personnalisée, puis tapez les dimensions de votre enveloppe dans les zones Largeur et Hauteur.

  7. Cliquez sur Police dans les sections Adresse du destinataire et Adresse de l’expéditeur pour choisir une police.

  8. Modifiez la position selon vos préférences dans les zones Marge gauche et Marge supérieur.

    La zone Aperçu vous montre la disposition de l’enveloppe.

  9. Cliquez sur l’onglet Options d’impression.

    Votre imprimante envoie à Word des informations sur la façon dont les enveloppes doivent être placées dans l’imprimante. Ces informations s’affichent sous Méthode d’alimentation.

  10. Chargez l’enveloppe comme indiqué sous Méthode d’alimentation.

    Diagramme d’options d’alimentation pour l’alimentation des enveloppes dans l’imprimante

  11. Cliquez sur OK.

  12. Cliquez sur Imprimer pour imprimer l’enveloppe.

  13. Lorsque Word vous invite à enregistrer l’adresse de l’expéditeur, cliquez sur Oui.

  14. Vérifiez que le résultat de l’impression est correct.

  15. Si l’enveloppe ne s’est pas imprimée correctement, essayez d’ajuster les options Méthode d’alimentation.

Lorsque votre enveloppe de test est imprimée correctement, vous pouvez commencer le publipostage.

Démarrer le publipostage

  1. Cliquez sur Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Enveloppes.

    Menu Démarrer la fusion et le publipostage

  2. Dans la zone Options d’enveloppe, cliquez sur OK.

    Vous avez déjà configuré ces paramètres pour imprimer votre enveloppe de test.

Word crée un document adapté aux dimensions de l’enveloppe.

L’adresse de l’expéditeur s’affiche dans un cadre dans la page. Pour afficher le cadre de l’adresse du destinataire, cliquez à l’endroit où vous souhaitez placer l’adresse.

3. Connecter les enveloppes à votre liste d’adresses

Sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Sélectionner des destinataires, puis sélectionnez l’option correspondant à votre liste.

Si votre liste de diffusion figure dans une feuille de calcul Excel, une base de données Access ou tout autre type de fichier de données, cliquez sur Utiliser une liste existante. Recherchez votre liste, puis cliquez sur Ouvrir.

Si vous allez utiliser vos contacts Outlook, cliquez sur Sélectionner dans les contacts Outlook.

Si vous ne disposez pas de liste, choisissez Taper une nouvelle liste. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Créer une liste de fusion et publipostage avec Word ou Outlook.

Commande Taper une nouvelle liste

Si vous imprimez des enveloppes pour tous les contacts figurant dans la liste, passez à l’étape 4. Pour contacter uniquement certaines personnes de la liste (par exemple, les personnes vivant à moins de 20 kilomètres de votre événement), choisissez les personnes à inclure.

  1. Cliquez sur Modifier la liste de destinataires.

Commande Modifier la liste de destinataires

  1. Vérifiez les noms des personnes auxquelles vous voulez envoyer votre lettre.

Sélectionner les lignes en cochant les cases

Vous pouvez également trier ou filtrer la liste pour faciliter la recherche de noms et d’adresses.

4. Ajouter le bloc d’adresse à l’enveloppe

  1. Cliquez à l’emplacement où vous souhaitez placer les adresses, puis cliquez sur Bloc d’adresse.

Champ de fusion Insertion du bloc d’adresse

  1. Choisissez la façon dont le nom doit s’afficher.

Options du bloc d’adresse

Conseil    Pour que Word trouve les noms et les adresses de votre liste, cliquez sur Correspondance des champs. Vérifiez que les champs à afficher figurent dans la liste. Si un champ est marqué Sans correspondance, cliquez sur la liste déroulante pour ce champ, puis cliquez sur le nom de colonne qui correspond à cette colonne dans votre liste.

5. Imprimer les enveloppes

  1. Cliquez sur Aperçu des résultats, puis cliquez sur les flèches pour optimiser l’affichage des noms et des adresses sur les enveloppes.

Groupe Aperçu des résultats

  1. Cliquez sur Terminer et fusionner > Imprimer les documents.

Options Terminer et fusionner

Enregistrer votre enveloppe pour une utilisation ultérieure

Quand vous enregistrez l’enveloppe du publipostage, celle-ci reste connectée à votre liste de diffusion. Pour réutiliser cette enveloppe, ouvrez-la et cliquez sur Oui quand Word vous invite à conserver cette connexion. Si vous souhaitez changer les adresses incluses dans le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires pour trier, filtrer et sélectionner les destinataires. Pour plus d’informations sur le tri et le filtrage d’une liste de diffusion, voir Trier et filtrer les données pour une fusion.

S’applique à : Word 2013



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