Publipostage avancé

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Exploitez des fonctionnalités bien plus avancées que les commandes de publipostage de base. Déverrouillez des propriétés de publipostage inaccessibles avec les seules commandes Word et envoyez votre message à des destinataires bien ciblés.

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Codes de champ dans Word

Publipostage

Utiliser le publipostage à un niveau avancé

Ce cours s’adresse aux personnes utilisant régulièrement le publipostage dans leurs activités professionnelles.

Dans le dernier cours, intitulé Utilisation du publipostage à un niveau avancé (pour y accéder, veuillez suivre le lien situé dans le résumé de ce cours),

nous avons créé ce message électronique en utilisant les commandes situées sous l’onglet Publipostage.

Il ne reste plus qu’une seule chose à faire : ajouter un espace au champ Kilométrage.

Cela semble facile, mais pour ce faire, nous devons utiliser des commandes de publipostage avancées.

Lorsque vous désactivez l’Aperçu des résultats, les champs de fusion et publipostage ayant généré le texte fusionné sont affichés.

Appuyez à présent sur Alt+F9. Le code ayant généré le champ de fusion, nommé code de champ, est affiché.

Les codes de champ sont des espaces réservés pour des données que Word ajoutera automatiquement, selon vos choix.

Ils ne sont pas seulement utilisés pour les champs de fusion.

Les codes de champ sont également utilisés pour la numérotation des pages et la génération de tables des matières automatiques.

Ces codes sont masqués par défaut.

Mais en utilisant le raccourci clavier Alt+F9, vous pouvez passer de l’affichage des codes de champ à celui de leurs résultats.

Dans la plupart des cas, vous n’avez pas à vous occuper de ces codes de champ, car Word les ajoute automatiquement lorsque vous cliquez sur des commandes,

telles que Insérer un champ de fusion et Formule d’appel.

Alors, pourquoi se préoccuper de ces codes de champ ? Car il existe certaines propriétés auxquelles vous ne pouvez pas accéder en utilisant uniquement les commandes Word.

Et l’une de ces propriétés gère la mise en forme des nombres contenus dans les champs de fusion, notamment en leur attribuant des espaces.

Le code de champ MERGEFIELD Kilométrage ajoute le champ de fusion Kilométrage.

Si vous voulez utiliser une autre mise en forme de nombre, vous devez utiliser un commutateur.

Pour cela, tapez le code de commutateur directement dans le code de champ.

Cliquez après le kilométrage, appuyez successivement sur la barre d’espace, la barre oblique inverse, le signe dièse, puis de nouveau sur la barre d’espace.

Puis, entre des guillemets, tapez trois signes dièse, un espace, puis trois autres signes dièse.

Ceci est nommé un commutateur de mise en forme : il s’agit d’un commutateur illustrant la méthode que Word utilisera pour la mise en forme des nombres.

Les signes dièse entre guillemets sont des espaces réservés que Word remplacera par des nombres.

Appuyez sur Alt+F9 puis sur F9 pour mettre à jour le code de champ et afficher un aperçu des résultats. L’espace est affiché.

À présent, appuyez sur Alt+F9 et observez ce code de champ.

Les codes de champ se composent d’un nom de champ, de propriétés et de commutateurs facultatifs.

Pour en savoir plus sur un code de champ particulier,

vous pouvez consulter le lien menant vers la documentation de référence, dans le résumé situé à la fin de ce cours.

La référence MERGEFIELD vous indique comment utiliser le code de champ, répertorie les commutateurs compatibles et fournit des exemples.

Dans cet exemple, le commutateur ajoute un espace si le champ de fusion contient des données.

Si ce dernier est vide, aucun espace n’est ajouté.

Cette page web répertorie les codes de champ de Word et fournit des liens menant vers les références de chacun d’eux.

Celle-ci explique comment insérer et mettre en forme des codes de champ.

Comme vous l’aurez compris, les codes de champ ne sont pas à la portée de tous.

Avant de pouvoir les utiliser, vous devrez apprendre à utiliser les différentes techniques de codage.

Mais si vous devez utiliser des commandes de publipostage avancées, ces codes de champ vous seront utiles.

Nous allons maintenant nous plonger dans les formules et les instructions conditionnelles.

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