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Problèmes de fusion et publipostage

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Cet article vous aidera à obtenir des réponses aux problèmes de fusion et publipostage plus courants lors de l’utilisation Publisher: apporter de modifications à une liste source ou l’adresse de données pendant le processus de fusion et publipostage, ajout d’espaces à un champ de fusion pour qu’il apparaisse comme vous le souhaitez , enregistrez la composition fusionnée et l’impression des différentes pages fusionnées sur une feuille (par exemple, de différentes étiquettes sur une feuille d’étiquettes).

Modifier une liste d’adresses existante

Si vous travaillez sur votre composition de publipostage et que vous voulez apporter des modifications à votre liste source ou l’adresse de données, procédez comme suit :

  1. Sous créer la liste de destinataires, cliquez sur utiliser une liste existante, puis cliquez sur suivante : créer ou se connecter à une liste de destinataires.

    Par défaut, Microsoft Publisher stocke les sources de données dans le dossier Mes Sources de données. Vous devrez peut-être Parcourir pour localiser votre source de données.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données, cliquez sur la source de données que vous voulez.

  3. Cliquez sur Ouvrir.

    Selon le type de source de données que vous sélectionnez, d’autres boîtes de dialogue peuvent s’afficher demander des informations spécifiques.

    Par exemple, si votre source de données est un classeur Microsoft Office Excel qui comporte des informations sur plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul contenant les informations souhaitées, puis cliquez sur OK.

  4. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires, cliquez sur le nom de la source de données, puis sur Modifier.

    Modifier la liste d’adresses existante

  5. Dans la zone Modifier la Source de données vous pouvez modifier ou supprimer des adresses existantes ou ajouter les nouvelles entrées.

  6. Lorsque vous avez terminé modifier la liste d’adresses, cliquez sur OK, puis sur Oui pour mettre à jour la liste d’adresses.

Remarque : Pour plus d’informations sur la création d’une source de données ou une liste d’adresses, voir créer une source de données pour le publipostage.

Le problème le plus courant d’insertion de champs de fusion dans un document consiste à obtenir un espacement correct entre les champs de fusion, en particulier avec les champs qui ne sont pas toujours présents, tels que des initiales au milieu de fusion. Vous pouvez ajouter des espaces directement sur la page entre les champs de fusion, mais cela provoquera des espaces supplémentaires si certaines adresses n’utilisent pas tous les champs de fusion. Pour vous assurer que tous les champs l’espace que dont elles ont besoin, insérer des espaces dans la liste d’adresses.

Par exemple, pour vous assurer que les noms de reciprient seront affichent correctement ou non un élément dans votre liste d’adresses contienne une initiale au milieu, procédez comme suit :

  1. Dans l’entrée initiale pour chaque destinataire qui contient une initiale Middile, ajoutez un espace, en appuyant sur la barre d’espace, avant et après l’initiale.

  2. Dans l’entrée initiale pour chaque destinataire qui ne contient-elle pas une initiale, ajoutez un espace.

    Espacement dans la liste d’adresses

Le publipostage contient les informations qui sont identique dans chaque copie et certains espaces réservés pour les informations unique pour chaque copie. Un exemple est un bulletin d’informations personnalisée dans lequel le corps du bulletin est identique pour tous les destinataires, mais l’adresse postale et l’introduction sont différentes.

Le problème le plus courant aide pour créer la composition fusionnée est ne pas enregistrer la composition avec les champs de fusion et la publication de pages fusionnées.

Créer une composition fusionnée est la troisième étape de l’Assistant Fusion et publipostage. Dans cette étape, vous avez le choix entre trois options :

  1. Imprimer      Cette option permet d’imprimer la composition fusionnée.

  2. Fusionner vers une nouvelle composition      Cette option ouvre une nouvelle composition avec une page pour chaque jeu de données de fusion.

  3. Ajouter à une composition existante Cette option vous invite à choisir une composition, puis elle ajoute, les pages fusionnées à la fin de cette publication.

Pour enregistrer la composition fusionnée et la composition contenant des champs fusionnés, cliquez sur l’option Fusionner vers une nouvelle composition. Une nouvelle fenêtre de composition s’ouvre et affiche la publication de pages fusionnées. La publication de champ de fusion est masquée derrière la publication de pages fusionnées. Veillez à enregistrer les deux compositions.

Vous pouvez imprimer la publication de pages fusionnées.

Le problème le plus courant avec l’impression de la composition est l’impression d’un de chacune des pages fusionnées dans une feuille de papier, par exemple, une des chaque diffusion différente étiquettes sur une feuille de papier pour étiquettes de publipostage.

Cela se produit, car si vous choisissez l’option Imprimer, la boîte de dialogue Imprimer par défaut, l’option plusieurs copies par feuille et imprime une feuille d’étiquettes pour chaque adresse plutôt que l’impression à une seule adresse par étiquette de la feuille entière.

Pour imprimer les différents jeux de données de fusion, par exemple, différents noms et adresses — dans chaque feuille de papier, cliquez sur plusieurs pages par feuille dans la section options d’impression.

Boîte de dialogue Imprimer avec l'option Plusieurs pages par feuille

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