Prise en main de SharePoint

Lorsque vous vous connectez à Office 365 ou au site intranet de votre organisation, les liens Flux d’actualités ou Yammer, OneDrive et SharePoint apparaissent dans le lanceur d’applications. Tous vous permettent d’accéder à SharePoint.

Lanceur d’applications avec SharePoint mis en évidence

Les organisations utilisent SharePoint pour créer des sites web. Cet emplacement sécurisé vous permet de stocker, d’organiser, de partager et de consulter des informations à partir de nombreux appareils. Vous avez simplement besoin d’un navigateur web, tel que Microsoft Edge, Internet Explorer, Google Chrome ou Mozilla Firefox.

  • Flux d’actualités et Yammer    Restez informé des échanges entre vos collègues et des mises à jour relatives à leurs activités. Découvrir Flux d’actualités.

    Si votre organisation utilise Yammer comme réseau social professionnel, un lien vers Yammer peut apparaître à la place ou en plus de Flux d’actualités. En savoir plus sur Yammer.

  • OneDrive Entreprise   Il s’agit de votre espace personnel vous permettant de stocker des documents et autres fichiers professionnels. Lorsque vous stockez vos fichiers dans OneDrive Entreprise, vous pouvez non seulement les consulter, mais aussi facilement les partager avec vos collègues et y accéder sur vos appareils mobiles. Découvrir OneDrive Entreprise.

  • SharePoint    Recherchez des sites et accédez aisément aux sites que vous suivez. Créez rapidement des sites d’équipe. Consultez davantage d’informations sur le suivi des sites et la création de sites d’équipe.

  • Paramètres     Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online  Découvrez des actions supplémentaires pour la personnalisation de vos sites SharePoint.

Mise à jour du 5 janvier 2017 suite aux commentaires client.

10 opérations que vous pouvez effectuer immédiatement avec SharePoint

Très puissant, SharePoint vous permet d’effectuer de nombreuses opérations. Commencez par maîtriser quelques-unes des tâches de base suivantes avant de vous lancer dans les opérations plus complexes.

Pour…

Essayez les tâches suivantes...

Télécharger des fichiers sur OneDrive Entreprise, votre bibliothèque de documents personnelle en ligne, afin d’y accéder en tout lieu

Cliquez sur OneDrive > Charger.

Capture d’écran du bouton Charger de OneDrive Entreprise dans Office 365

Vous pouvez également faire glisser des fichiers directement dans votre page OneDrive Entreprise à partir de votre ordinateur. Pour plus d’informations, voir Télécharger des fichiers dans une bibliothèque.

Pour choisir entre OneDrive Entreprise et les sites d’équipe SharePoint pour vos documents, voir Dois-je enregistrer mes documents dans OneDrive Entreprise ou sur un site d’équipe ?.

(Dans SharePoint 2013, cliquez sur Nouveau document > Télécharger un fichier existant.

Capture d’écran de la boîte de dialogue Nouveau document avec le bouton Télécharger un fichier existant mis en évidence

Si Office 365 n’est pas installé, seule une option de chargement d’un fichier apparaît.

Ouvrir un document dans une bibliothèque de documents

Cliquez pour ouvrir le document sur lequel vous voulez travailler. Celui-ci s’ouvre dans Office Online. Si l’application est installée sur votre ordinateur et que vous souhaitez l’utiliser, cliquez sur Modifier le document > Modifier dans <nom de l’application>. Pour plus d’informations sur les bibliothèques de documents, voir Qu’est-ce qu’une bibliothèque de documents ?.

Document Word ouvert à partir d’une bibliothèque SharePoint avec l’option Modifier dans Word mise en évidence

Travailler avec des tiers sur le même document, simultanément

Dans une bibliothèque de documents, cliquez pour ouvrir le document sur lequel vous voulez travailler. Celui-ci s’ouvre dans Office Online. Le nombre de personnes modifiant actuellement le document apparaît en bas du document.

Noms des auteurs travaillant sur un fichier

Voir Collaboration sur les documents et co-création de documents.

Partager des documents

Sélectionnez le document que vous voulez partager, cliquez sur les points de suspension () pour ouvrir le menu, puis sur Partager.

Menu contextuel d’un document SPO avec l’option Partager mise en évidence

Pour plus d’informations, voir Vidéo : Partager des documents dans Office 365 ou Vidéo : Partager des documents dans SharePoint Server 2013.

Partager des sites

Si vous avez des autorisations de propriétaire de site, cliquez sur SharePoint ou sur Sites, choisissez le site que vous voulez partager, puis cliquez sur Partager  Bouton Partager dans SharePoint 2016 .

Pour plus d’informations, voir Partager des sites ou des documents avec des personnes extérieures à votre organisation (SharePoint Online uniquement).

Créer un site d’équipe

Si vous avez les autorisations de propriétaire de site, cliquez sur SharePoint ou Sites, puis cliquez sur nouveau site.

Capture d’écran du bouton Nouveau site dans la page Sites

Lorsque vous créez un groupe dans Outlook ou Office 365, vous obtenez un site d’équipe dans SharePoint. Pour plus d’informations, voir Créer un site.

Ajouter une liste ou une bibliothèque à votre site d‘équipe

Dans le site que vous voulez ajouter à la liste ou à la bibliothèque, accédez à Paramètres > Ajouter une application.

Menu Paramètres avec l’option Ajouter une application sélectionnée

Voir Ajouter une application à un site.

Conserver les versions précédentes d’un document tandis que vous lui apportez des modifications

Cliquez avec le bouton droit sur le document, puis cliquez sur Historique des versions (vous devrez peut-être faire défiler le menu)

Menu contextuel d’une bibliothèque de documents avec l’option Historique des versions mise en évidence

ou sélectionnez le document, puis dans l’onglet Fichiers, cliquez sur Historique des versions.

Onglet Fichier avec l’option Historique des versions mise en évidence

Voir Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque.

Effectuer un recherche

Tapez des mots clés dans la zone Rechercher sur ce site, cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner une étendue de recherche, puis cliquez sur l’icône de recherche Icône de loupe de la zone Rechercher .

Capture d’écran de la zone de recherche

Voir Trouver les contenus importants pour vous.

Partager des informations avec toute votre organisation

Cliquez sur le lanceur d’applications, puis cliquez sur Flux d’actualités ou Yammer, tapez votre message, puis cliquez sur Publier.

Capture d’écran de la zone Flux d’actualités et du bouton Publier

Voir Publier quelque chose pour tout le monde.

Approfondir vos connaissances de base

Consultez nos formations SharePoint 2013 de niveaux débutant et intermédiaire pour en savoir plus sur :

  • la création et la gestion d’un blog pour partager des informations ;

  • la création et la configuration d’une liste ;

  • le partage de documents ;

  • l’utilisation d’une liste ;

  • la synchronisation des bibliothèques à l’aide de OneDrive Entreprise ;

  • la mise à jour des paramètres de profil et de confidentialité.

Copier et déplacer des fichiers et dossiers entre des bibliothèques

Plusieurs méthodes permettent de copier ou déplacer des fichiers, selon la version de SharePoint que vous utilisez. Dans SharePoint Online, vous pouvez utiliser la commande Copier dans pour effectuer une copie entre des bibliothèques. Pour plus d’informations, voir Déplacer ou copier un dossier, un fichier ou un lien dans une bibliothèque de documents.

L’accès à votre bibliothèque SharePoint en mode Explorateur peut offrir un moyen rapide pour effectuer toutes les opérations sur les fichiers. Vous pouvez procéder de deux manières essentiellement : en synchronisant les dossiers ou en les ouvrant dans l’Explorateur. La différence réside dans le fait que les dossiers synchronisés sont conservés et peuvent être utilisés à tout moment, tandis que l’ouverture dans l’Explorateur est une opération ponctuelle.

Lorsque vous synchronisez une bibliothèque, vous créez une copie locale sur votre ordinateur de bureau. Si vous synchronisez deux bibliothèques, vous pouvez copier ou déplacer des fichiers et dossiers, créer des dossiers et supprimer un ou plusieurs fichiers ou dossiers. Votre bibliothèque synchronisée est automatiquement synchronisée avec la bibliothèque SharePoint. Pour plus d’informations sur la synchronisation des bibliothèques, voir Configurer votre ordinateur pour synchroniser les fichiers SharePoint ou OneDrive Entreprise lorsque vous n’utilisez pas Office 365 ou Synchroniser des fichiers sur votre ordinateur à partir d’une bibliothèque de documents.

Vous pouvez également utiliser l’Explorateur Windows pour manipuler les fichiers en ouvrant une bibliothèque dans l’Explorateur. À l’instar des dossiers synchronisés, cela vous permet de copier, déplacer et modifier des fichiers et des dossiers, et d’effectuer toutes les opérations utiles sur votre bureau. Les fichiers sont mis à jour automatiquement dans votre bibliothèque SharePoint. Voir Utiliser des fichiers de bibliothèque de site dans l’Explorateur de fichiers.

Contrôler l’accès à vos contenus

Les autorisations constituent un élément important de SharePoint. Si vous comprenez le fonctionnement des autorisations, vous comprendrez comment contrôler l’accès aux contenus sur les sites. Pour plus d’informations, voir Vidéo : Présentation des autorisations dans SharePoint.

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