Prise en charge votre adoption Project Online avec une gestion Office (PROJET)

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

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Qu’est un PMO ?

Si vous envisagez à adopter Project Online dans votre entreprise. Comment sont vous envisagez d’utiliser, ou une meilleure pratique de placer, quel est le problème d’entreprise vous essayez de résoudre ? Certains exemples peuvent être :

  • Mon les dirigeants souhaitent une meilleure visibilité sur l’état du projet.

  • J’ai besoin d’une meilleure pratique de gestion des ressources et leur affectation à des projets.

  • Je veux facilement effectuer le suivi du temps sont consolidés sur leurs tâches.

  • Je veux plus performantes grâce aux permet d’effectuer le suivi des données de projet à l’aide de feuilles de calcul Excel.

Organisations qui ont été plus performantes à l’utilisation de Project Online à résoudre les problèmes d’entreprise telles que celles-ci sont ceux qui créer un ensemble de normes, les processus et les meilleures pratiques pour la façon dont les projets sont gérés dans leur organisation. La personne ou du groupe qui crée et gère ces règles de gestion de projet est parfois en tant que Project Management Office (PMO).

Que faire une PMO ?

Dans les grandes entreprises, un PMO peut comporter un département qui traite des problèmes de gestion de projet au sein de l’organisation, tels que de gouvernance de gestion de projet, mise en œuvre, formation, ancrer les besoins de gestion de projet ou déterminer la meilleure façon de créer des rapports utiles. Dans les petites et moyennes entreprises, un PMO peut aller à partir d’une seule personne à un petit groupe de personnes, mais peut également s’adapter pour essayer de résoudre les problèmes de mêmes comme dans les grandes entreprises. Toutefois, les objectifs communs à tous les PMOs, peuvent inclure :

  • Conduite et conduite l’adoption de système de gestion de projet.

  • Simplification de la gestion de projet pour les utilisateurs de l’organisation par automatisation des processus dans l’outil.

  • Création de stratégies, les procédures et les meilleures pratiques concernant les fonctions de gestion de projet.

  • En tant que la gestion de projets experts en la matière en agissant comme un « centres d’Excellence » pour la gestion de projet tous les éléments et les formations sur les outils et les meilleures pratiques de gestion de projet.

  • Pouvoir en soutien pour créer et appliquer les modifications via leurs recommandations.

Toujours confondus ? Nous allons reprendre une étape et utiliser un exemple personnes peuvent être lié à – comment chefs de famille peuvent prendre en charge leur propres famille :

Vous avez besoin

PMO

Famille

PMO (Bureau des projets) - Informations

PMO permet de prouver un moyen efficace de fournir des informations aux parties prenantes du projet via project des rapports d’état et la santé. Cela peut impliquer ancrer besoins création de rapports, déplacement de données nécessaires au système et établir des flux de travail pour vous assurer que les données requises pour les rapports périodiques rend au système dans le temps.

Chefs du ménage est besoin d’informations sur la façon dont les éléments sont vont :

  • Rapports trimestriels sur études de bébé.

  • Relevés bancaires mensuels pour afficher l’état des finances.

  • Médecin annuel visite pour déterminer l’État membre de votre famille.

PMO (Bureau des projets) - Informations sur les attributions des personnes

PMO crée des processus pour obtenir les données appropriées pour le système de gestion de projet pour afficher leur état au niveau du projet aux chefs de projet. Il fournit également des conseils et des pratiques recommandées pour la gestion des ressources.

Membres de la famille doit savoir qui fait que. Il peut s’agir :

  • Qui sera décrochez enfants à l’école aujourd'hui, parcourir le chien soirées, Galvin dîner, etc..

  • Si une personne ne peut pas faire leurs tâches habituelles, vous devez savoir qui est disponible pour assurer leur place.

  • Il est utile pour afficher de tout le monde et planning scolaire et la disponibilité, sur un calendrier familial central. Ainsi, il est facile de savoir qui peut être planifiée pour que.

PMO (Bureau des projets) - Forums pour la collaboration

PMO permet de créer des sites de collaboration de projet et les personnaliser en fonction des besoins des utilisateurs du site.

Membres de votre famille devez un forum dans lequel ils peuvent collaborer, telles que :

  • Validation des événements importants sur un calendrier mur dans la cuisine

  • Parlez eux quotidiennement à la table dîner.

PMO (Bureau des projets) - Évaluer et réduire les risques

PMO est responsable de la configuration d’un système gérer la gestion des risques.

Vous devrez têtes du ménage au plan afin de réduire les risques :

  • Déterminer les besoins en matière d’assurance d’intégrité.

  • Acheter un abonnement club d’intégrité.

  • Augmenter le montant qu’ils sont l’épargne en vue.

PMO (Bureau des projets) - Établir des règles et processus

PMO ressemble au flux de travail et processus actuels et trouve une méthode d’automatisation les via l’outil de gestion de projet en cours d’implémentation. Un de ces peut impliquer détermination des pilotes pour sélectionner les projets à mettre en œuvre de donné un budget jeu (analyse de portefeuille).

Têtes de foyer mettent en place règles et processus pour la famille, tels que :

  • Définissez les heures de couvre-feu ou veille enfants

  • Examiner les facteurs afin de déterminer qui pour effectuer des achats (par exemple, « nous devons acheter une voiture, corriger le toit ou partez en vacances cette année ? »).

  • Configurer la hauteur de jardin sur une horloge automatique.

  • Choisissez une heure de la semaine de courses et courses.

Un PMO lecteurs une société de gestion de projet plus efficace en effectuant des tâches telles que :

  • Collecte des informations permettant de définir quelles sont les exigences de gestion de projet pour l’organisation. Par exemple, l’analyse de votre entreprise organisations doit, conception de processus pour répondre à ces besoins, puis le mappage des processus aux paramètres ou flux de travail dans Project Online.

  • Déterminer quelles données sont importantes de consulter de manière continue et l’utilisation de l’administrateur du projet pour partager des données avec les parties prenantes. Par exemple, déterminer les données nécessaires et la procédure à suivre pour obtenir les données dans le système pour créer un état du projet hebdomadaire signaler offrant aux parties prenantes un cumul de l’état de projets en cours.

  • Création de règles pour les processus et les flux de travail. Par exemple, établir un flux de travail où des idées, passez par un processus d’approbation pour devenir projets dans Project Online.

  • Migration des données existantes à partir de votre système de gestion de projet en cours dans une autre. Par exemple, la recherche la plus simple pour migrer les données de ressources et de projet à partir de feuilles de calcul Microsoft Excel à Project Online ou Project Professional sur l’ordinateur de chaque personne à un environnement centralisé Project Online.

  • Prise en charge de gestion de portefeuille project pour vous aider à hiérarchisation d’un projet et les prévisions. Comme la plupart des sociétés, il existe plusieurs projets que vous voulez faire, mais est limitée budget et toutes les ressources. Vous recherchez un moyen de déterminer les projets que vous devez déplacer sur. PMOs peuvent piloter le processus de sélection de projet et de programme pour vous assurer qu’investissements futurs sont en parallèle avec les objectifs stratégiques et vision croissance de l’organisation.

  • Gérer les utilisateurs de modifications émotionnelle peut-être relever en se déplaçant de leur système de gestion de projet en cours auquel ils sont associés. Par exemple, tact influencer responsables de projet pour vous déplacer de leur ancien processus de l’enregistrement leurs fichiers de projet sur leurs disques durs et les partager en les affichant les avantages de les publier sur Project Online. PMO peut le faire en réserver alloués plus de temps à persuadant tout d’abord les responsables de projets plus senior et espoir leur influence sur les autres permet de responsables de projet pour piloter la modification.

  • Gérer les défis techniques de modification en offrant des options de formation.

Pourquoi dois-je un PMO ?

Dans l’exemple famille, les conséquences d’adressage ne pas certaines des besoins peuvent être désastreuses. Par exemple, n'examinez pas rapport d’un enfant carte lorsqu’il arrive tout d’abord peut entraîner l’hypothèse que les choses sont fins, lorsque réellement plus étudier heure ou professeur peut être nécessaire. Dans la même manière, déploiement Project Online sans créer une entité pour vous aider à normalisation et adoption peut également comporter circonstances effrayants. Établir un PMO contribue à améliorer les chances de réussite pour votre déploiement Project Online. En fonction de vos objectifs, cela peut se traduire pour une meilleure efficacité dans la gestion de projet (par exemple, projets terminées à temps), qui est généralement associée à réduire les coûts pour gérer des projets (par exemple, plus projet terminé en ou au-dessous du budget).

Quelles sont les premiers étapes de création d’un PMO ?

Les premières étapes de création d’un PMO probablement ont déjà eu lieu si vous avez apporté afin de trouver cet article. Si vous êtes intéressé par déplacement vers Project Online, il est probable que plusieurs ont déjà une idée de comment il peut améliorer l’efficacité ou résoudre un problème de votre société. En créant un chemin d’accès au formalisation votre PMO, tenez compte les éléments suivants :

Définir que voulez-vous votre PMO faire

L’objectif principal de votre PMO va faire pour résoudre un problème spécifique entreprise ? Par exemple, vous souhaiterez peut-être implémenter un système de feuille de temps pour obtenir un contrôle plus étroit de l’analyse de coûts. Ou vous pouvez avoir votre projet données réparties sur deux ou trois même différentes applications et souhaiteront consolider les données en un seul système, ce qui contribue à fournir plus claires sur l’exécution de projets. Ou, fournissent des conseils de gestion de projet en cours et répondent aux besoins formation de gestionnaire de projet peut être. Une fois que vous comprenez pourquoi votre PMO est nécessaire, il sera beaucoup plus facile à ce que la configuration requise est en établissant et de gestion de la portée.

Obtenir le soutien de la direction

Vérifiez que quelqu'un élevé vous prend en charge. Il est important que votre PMO soutien de la direction, comme manque de soutien est une des raisons principales que PMOS échouent. Si vous disposez déjà d’un cadre qui possèdent des avantages et importance de ce que vous êtes lors de la faire, super ! Dans le cas contraire, une des meilleures façons de les obtenir de votre côté consiste à leur montrer les avantages de passer à un système de gestion de projet comme Project Online. Vous pouvez le faire en les présentant un problème de l’entreprise qui soit résolu. Il est possible qu’est déjà fait cela dans une certaine mesure lorsque vous ont été tout d’abord l’évaluation Project Online, mais vous pouvez trouver vraiment allies les rangs direction si vous êtes en mesure de les afficher son fonctionnement avec vos propres données dans un environnement pilote. Avantage capture est essentielle à obtenir soutien de la direction.

Fort soutien peut être utile dans adressage résistance les utilisateurs peuvent avoir dans le déplacement de que vous connaissez, à un nouveau système de gestion de projet, par exemple Project Online. Conduite et promouvoir les avantages à d’autres parties prenantes influence, tels que les responsables de projet senior, peuvent également aider dans toutes les pièces jointes émotionnels que d’autres utilisateurs peuvent avoir au système de que vous déplacez à partir la résistance à la.

Créer une équipe

Si vous tentez d’établir un PMO dans une grande ou petite entreprise, voici les responsabilités qui doivent être résolus par les rôles dans votre PMO :

Rôle

Description

Lecteur le plan d’adoption Project Online

Si vous êtes en train d’implémentation Project Online, le plan global doit en assurer d’une personne. Comme n’importe quel projet, le plan d’adoption doit un propriétaire pour s’assurer que les tâches nécessaires sont affectées et terminées.

Besoins de gestion de projet de recherche

Cette personne évalue les exigences de gestion de projet de votre organisation. Cette personne devra parler avec les utilisateurs dans l’ensemble de la société et tous les services pour savoir comment ils actuellement gérer des projets, quels seront leurs besoins et comment celles-ci peuvent être améliorées via l’implémentation de Project Online. Ces exigences doit être exprimée à l’administrateur de projet afin que peut être implémentés correctement dans Project Online. Cette personne peut comporter compétences de gestion de projet efficaces, mais doit également être une personne qui est une bonne communicator. Il est possible que personnes de la société peut être école attaché au processus que vous voulez déplacez-les provenant de sorte que cette personne devront être en mesure de faire cela en montrant comment le nouveau système facilitera pour eux.

Formation, la documentation et prise en charge

Cette personne devra évaluer le niveau de difficulté des utilisateurs et sera responsable de fournir les ressources de formation nécessaires pour utiliser le produit avec succès. Il peut s’agir de création de formation basée sur les rôles pour les administrateurs de projet, les responsables de projet, les responsables d’équipe et les membres de l’équipe. Tandis que la plupart de vos efforts soit en plaçant ensemble formation pour les responsables de projets ou les administrateurs, les responsables d’équipe et les membres de l’équipe peuvent arriver aide-mémoire, fiches récapitulatives, des listes de contrôle ou didacticiels courts soit plus efficace. Vous devrez également trouver un moyen pour prendre en charge en interne pour vos utilisateurs et une méthode transmettre des problèmes plus complexes par le biais des itinéraires appropriés.

Liaison vers Service INFORMATIQUE

Collaboration avec votre service informatique est essentielle dans attrayants les pour vous aider au signe vers le haut, d’installation et la configuration de Project Online. Si vous êtes uniquement en train évaluer Project Online, généralement procéder par une autre personne à partir de votre service informatique sans trop de difficultés en consultant la documentation de prise en main Project Online .

Vous devez PMO pour l’utiliser avec votre service informatique pour résoudre ces deux zones :

  • Administration d’Office 365 : le PMO devront travailler avec l’administrateur Office 365 permettant d’affecter des utilisateurs et des licences.

  • Project Online administration : le PMO devrez également travailler avec un administrateur Project Online sur des éléments tels que des champs personnalisés, les ressources et configuration de la feuille de temps. Ils peuvent également nécessaires pour manipuler le PMO pour mettre en œuvre des processus dans Project Online via le flux de travail.

Certains PMOs dans les grandes entreprises ont également chefs de projet qui peuvent être affectées pour améliorer la direction à des projets spécifiques ayant besoin d’aide. Cela peut être comprise entre indiquant le propriétaire du projet, à réellement prenant en charge la propriété, étant donné l’étendue du projet.

Créer une instruction de mission pour votre PMO

Tous les PMOs doivent avoir un objectif commercial. Si vous avez déjà évalué qu’il soit nécessaire pour votre PMO, il s’agit beaucoup plus facile de créer. Examiner la mission existant de votre société, puis essayez de créer un qui aligné également. Il n’a pas besoin d’être trop complexe, mais simplement suffisant pour fournir tous les élémentaires en termes de raisons pour lesquelles il existe PMO et quel est son rôle dans votre entreprise.

Créer un plan pour créer votre PMO

Après avoir étendue les tâches que vous avez besoin pour créer votre PMO, vous souhaiterez peut-être créer un plan de projet de haut niveau pour lui. Vous pouvez la génération de votre PMO comme un seul projet volumineux, avec les tâches associées, durées et les affectations. Votre plan de projet doit devenir plus défini pendant que vous parcourez certaines tâches initiales, par exemple d’évaluation de votre environnement. Le plan de projet vous aide à donner à votre PMO une planification de création pour effectuer le suivi de ce que vous avez terminé et que vous travaillez sur ce que vous devez encore effectuer lors de la création de votre PMO. Par exemple, voici comment plusieurs tâches de génération PMO dans un plan de projet Project Online peuvent ressembler :

Plan de projet PMO dans Project Online

En savoir plus sur PMOs

Si vous n’avez pas déjà un PMO, vous pouvez soyez pas réticents aller à l’idée du démarrage d’une. Bien que les besoins de votre entreprise et les exigences déterminera votre PMO, vous devez savoir comment créer la structure permettant d’établir et évoluer votre PMO. En fonction de vos objectifs, vous souhaiterez peut-être rechercher les différentes méthodologies PMO processus et du secteur ou voir quel modèle PMO vous pouvez aligner étroitement avec. Nombreux livres, formation et ressources en ligne sont disponibles sur la création et gestion PMOs qui peuvent vous aider dans vos efforts.

Si vous voulez configurer un PMO et avez besoin d’aide, vous voudrez peut-être contacter un partenaire agréé Microsoft ou Microsoft Consulting Services. Nous avons également consultants internes auprès de Microsoft avec excellente expérience à la configuration PMOs pour les petites, moyennes et grandes entreprises.

Que dois-je faire maintenant ?

Par conséquent, vous êtes prêt à démarrer votre PMO ? Nous espérons que vous avez réalisé après la lecture de cet article qui est un investissement qui sera hésitez pas le temps de travail en commençant une PMO. Il nécessite un grand nombre de collaboration avec des personnes de votre société, et est essentiel de disposer d’un responsable « champion ». Il sera également nécessaire d’un investissement en ancrer plus sur la configuration d’un PMO via les nombreuses ressources disponibles. Et si vous avez besoin d’aide, vous pouvez activer pour les partenaires certifiés Microsoft ainsi que Microsoft Consulting Services.

Si vous êtes dans une petite entreprise, l’étendue de tout cela peut sembler écrasant. Vous ne disposez pas des ressources pour faire appel à des personnes pour chaque rôle PMO indiqué dans le tableau « Créer votre équipe », et vous n’avez pas besoin. Sachez simplement qu’il s’agit des responsabilités que devront probablement être adressés à un moment donné dans le temps et dans une certaine mesure qui répond à vos besoins. Notez également que l’effort nécessaire peut s’adapter à vos objectifs et la taille de l’entreprise. Un PMO dans une petite entreprise suffit peut-être rencontrer avec quelques gestionnaires de chef de projet dans leur entreprise afin d’évaluer leurs besoins, par rapport à plusieurs départements aux exigences variées dans une grande entreprise.

Établir qu'un PMO attirent votre réussite Project Online et l’utilisation de Project Online peuvent piloter votre réussite PMO. Bonne chance dans votre implémentation !

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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