Présentation de l'archivage automatique Outlook

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Votre boîte aux lettres Microsoft Outlook augmente à mesure que vous créez et recevez des éléments. Pour gérer l'espace dans votre boîte aux lettres ou sur le serveur de messagerie que vous utilisez, vous pouvez déplacer les anciens éléments qui sont importants mais rarement utilisés, à un emplacement d'archivage. Ce processus de stockage s'effectue automatiquement avec l'archivage automatique, mais vous pouvez personnaliser la plupart des paramètres par défaut.

Remarque : Éléments dans votre boîte aux lettres peuvent être soumis à des stratégies de rétention de votre organisation ou gestion des enregistrements sur messagerie. Lorsqu'elle est appliquée à un compte Microsoft Exchange, ces politiques ont priorité sur les paramètres d'archivage automatique.

Archivage automatique est activé par défaut et s'exécute automatiquement à intervalles réguliers, effacer les éléments anciens et qui a expiré (les éléments arrivés à la fin de leurs périodes chronologiques) à partir des dossiers.

  • Les anciens éléments sont ceux qui ont atteint l'archivage âge que vous spécifiez et pouvez inclure des éléments tels que le message d'origine d'un projet que vous avez affectées à.

  • Éléments arrivés à expiration sont courrier et réunion dont le contenu n'est plus valide après une date donnée, comme une réunion avec que vous aviez quatre mois apparaît toujours dans votre calendrier. Si une date d'expiration est facultative, vous pouvez le définir au moment où vous créez l'élément ou à une date ultérieure. Lorsque l'élément expire, il n'est pas disponible et possède un barré marquer traversé.

L'archivage est également un bon moyen de sauvegarder et enregistrer des éléments Outlook dans un autre emplacement. Archivage automatique fera pour vous automatiquement, ou vous pouvez choisir d'archiver manuellement des éléments.

En savoir plus

Ce que deviennent les éléments archivés automatiquement

Modification des paramètres d'archivage

Dates et durées maximales utilisées pour archiver des éléments

Ce que deviennent les éléments archivés automatiquement

L’archivage automatique déplace les éléments depuis leur emplacement d’origine dans Outlook vers un dossier de fichiers d’archivage lorsqu’ils expirent, c’est-à-dire lorsque leur durée maximale est dépassée. Vous pouvez également définir des options permettant de supprimer les éléments ayant expiré. Le fichier d’archive est un type spécial de fichier de données.

Enregistrement et suppression d'éléments

  • Éléments sont enregistrés dans les emplacements archivés, sauf si vous modifiez un ou plusieurs paramètres d'archivage automatique, préférez que les éléments supprimés lorsqu'ils expirent. Les éléments ne sont pas supprimées de leur emplacement archivés, ils peuvent uniquement être automatiquement supprimés avant d'être déplacés à leur emplacement d'archivage. Une fois qu'ils sont archivés, ils ne peuvent être supprimés manuellement

  • Le fait de choisir une option permettant de supprimer les éléments définitivement entraîne leur suppression automatique lorsqu’ils expirent. Ils ne sont pas archivés. Par exemple, si vous cliquez sur Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement), cette option supprime tous les messages dans vos dossiers de courrier, tels que Boîte de réception, Envoyé ou Brouillons, lorsqu’ils expirent. Les messages ne sont pas archivés.

Emplacement d'archivage

Outlook crée automatiquement le fichier d'archive à l'emplacement suivant :

  • Windows 7 et Windows Vista   

    C:\Users\nom_utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Windows XP   

    C:\Documents and Settings\nomutilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst 

Si les dossiers Local Settings ou Local ne sont pas visibles, il se peut qu’ils soient cachés.

Comment afficher les dossiers cachés ?

  • Windows 7 et Windows Vista   

    1. Dans le menu Démarrer de Windows, cliquez sur Panneau de configuration.

    2. Cliquez sur Apparence et personnalisation.

      Remarque : Si vous utilisez le mode d'affichage classique du Panneau de configuration, double-cliquez sur Options des dossiers, puis passez à l'étape 4.

    3. Cliquez sur Options des dossiers.

    4. Dans l’onglet Affichage, sous les paramètres Avancés, sous Fichiers et dossiers, sous Fichiers et dossiers cachés, sélectionnez Afficher les fichiers et les dossiers masqués.

  • Microsoft Windows XP    

    1. Cliquez sur le bouton Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

    2. Cliquez sur Options des dossiers.

      Boîte de dialogue Options des dossiers

    3. Cliquez sur l’onglet Affichage, puis cliquez sur l’option Afficher les fichiers et les dossiers masqués.

Accéder aux éléments sont archivés

Éléments archivés sont accessibles à partir de Dossiers d'archivage dans votre Outlook Liste des dossiers, qui se trouve dans le Volet de navigation. Si vous le souhaitez, vous pouvez avoir des fichiers d'archive séparés pour des dossiers individuels.

Lorsque vous ouvrez Dossiers d'archivage, vous verrez qu'Outlook copié arborescence des éléments archivés. S'il existe un dossier parent au-dessus du dossier que vous avez choisi d'archiver, le dossier parent est créé dans le fichier d'archive, mais pas les éléments dans un dossier parent sont archivés. De cette façon, même structure de dossier existe entre le fichier d'archive et votre boîte aux lettres. Dossiers restent en place après avoir été archivés, même s'ils sont vides. Vous travaillez avec les éléments de la même façon que vous travaillez avec des éléments dans votre boîte aux lettres principale. Si que vous voulez replacer dans votre boîte aux lettres principale les éléments archivés, vous pouvez importer tous les éléments du fichier d'archive dans leur dossier d'origine ou vers d'autres dossiers que vous spécifiez, ou vous pouvez manuellement déplacer ou copier des éléments individuels.

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Modification des paramètres d'archivage

Il existe deux ensembles de paramètres d'archivage automatique :

  • Paramètres globaux (Outils > Options > onglet autre > archivage automatique )

  • Paramètres par dossier (bouton droit sur un dossier, cliquez sur Propriétés > onglet archivage automatique )

Les paramètres globaux, appelés paramètres par défaut : déterminer si l'archivage automatique s'exécute et le comportement par défaut avec les éléments dans n'importe quel dossier Outlook (à l'exception des Contacts, qui n'est pas affecté par l'archivage automatique). Les paramètres par dossier remplacent les paramètres par défaut afin de pouvoir l'archivage automatique des dossiers individuels différemment. Si vous ne spécifiez pas les paramètres d'archivage automatique pour un dossier spécifique, le dossier n'est pas archivé. Paramètres par défaut et les paramètres par dossier s'appliquent à la boîte aux lettres en cours uniquement. Si vous le souhaitez, vous pouvez archiver manuellement des éléments.

Paramètres d’archivage automatique

1. Archiver automatiquement tous les   Définissez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique. L’archivage de nombreux éléments en même temps ralentit les performances de votre ordinateur. Par conséquent, il est conseillé de choisir une période qui raccourcit le processus d’archivage automatique. Déterminez le nombre d’éléments que vous recevez généralement pendant une durée donnée, puis ajustez l’intervalle de temps en conséquence. Demander avant l’exécution de l’archivage automatique    Choisissez cette option si vous voulez que Microsoft Outlook affiche un message de rappel avant que l’archivage automatique ne traite vos éléments Outlook. Lorsque le message s’affiche, vous pouvez cliquer sur Non pour annuler cette session d’archivage automatique.

2. Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement)   Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Vous pouvez choisir de supprimer les messages électroniques une fois qu’ils ont atteint leur durée maximale. Cette durée est, par défaut, de six mois pour les éléments de brouillon et de boîte de réception et de trois mois pour les éléments envoyés. Cependant, vous pouvez modifier ces durées à l’aide de l’option Effacer les éléments plus anciens que.

3. Archiver ou supprimer les anciens éléments   Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique supprime tout ou partie des éléments lorsqu’ils expirent. Cette option active les autres options qui vous permettent de décider quels sont les éléments à archiver et ceux à supprimer lorsqu’ils atteignent la fin de la durée maximale. Définissez ensuite les autres paramètres à appliquer à l’archivage et à la suppression.

Remarque : Dans la boîte de dialogue archivage automatique, « dossiers » fait référence à vos domaines de fonctionnalités Outlook principales, tels que le dossier de calendrier et dossier de tâches et les dossiers de courrier électronique individuelles. C'est parce que vos éléments de calendrier et aux tâches sont enregistrés dans les dossiers de calendrier et aux tâches qui leur correspondantes.

4. Choisissez Afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers pour que le dossier d'archivage indiquée avec vos autres dossiers de travail dans le volet de Navigation. Dans le dossier d'archivage principal, vous pouvez ouvrir les sous-dossiers et afficher des éléments archivés. Lorsque vous affichez les éléments archivés, vous pouvez vérifier que les éléments corrects ont été archivés, et vous pouvez également faire glisser les éléments que vous devez revenir à un dossier de travail.

5. Effacer les éléments antérieurs à choisir le paramètre par défaut pour auxquelles vous voulez que vos éléments archivés, en jours, semaines ou mois. Vous pouvez définir une période d'une journée sur une période de 60 mois. « Nettoyer » signifie archiver — enregistrer — éléments. Il n'est pas signifie « supprimer », sauf si vous avez défini ce paramètre pour les dossiers ailleurs.

6. Déplacer les anciens éléments vers    L’emplacement par défaut varie selon que l’ordinateur exécute le système d’exploitation Microsoft Windows Vista ou Windows XP.

Windows 7 et Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP : C:\Documents and Settings\nom Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst Settings\Application.

Si vous souhaitez définir une autre destination pour les éléments archivés, vous pouvez rechercher et définir un emplacement différent. Les éléments sont alors déplacés vers cet emplacement lorsqu’ils ont atteint leur durée maximale.

Remarque : Les éléments archivés dans un emplacement personnalisé ne sont pas supprimés, sauf si vous ouvrez les dossiers et les supprimez manuellement.

7. Supprimer définitivement les anciens éléments cette option supprime immédiatement les éléments arrivés à terme au lieu de les déplacer vers l'emplacement par défaut, un autre dossier que vous avez désigné ou le dossier éléments supprimés.

8. Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant    Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous vos dossiers. Si vous prévoyez de spécifier des paramètres différents pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette option. Suivez plutôt les instructions figurant en dessous du bouton qui expliquent la procédure à suivre pour spécifier les paramètres des dossiers individuels. Les modifications apportées à des dossiers spécifiques ne s’appliquent qu’à ces dossiers.

9. Informations sur la stratégie de rétention    Il se peut qu’un administrateur système de votre organisation ait défini des stratégies de rétention qui déterminent quand et comment les éléments de vos boîtes aux lettres sont auto-archivés. Bien que vous puissiez consulter ces stratégies, vous ne pouvez pas les modifier sans les autorisations appropriées.

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Dates et durées maximales utilisées pour archiver des éléments

Remarque : En plus des paramètres d'archivage automatique, les éléments de votre boîte aux lettres peuvent également être soumis à des stratégies de rétention mises en place par votre entreprise. Les stratégies de rétention encouragent les utilisateurs à conserver les documents et éléments uniquement pendant une période de temps définie par la stratégie de l'entreprise. Ces stratégies ont la priorité sur les paramètres d'archivage automatique.

Les durées maximales par défaut pour les dossiers sont les suivantes :

  • Boîte de réception, Calendrier, Tâches, Notes, Journal, Brouillons : 6 mois

  • Éléments envoyés, Éléments supprimés : 2 mois

  • Boîte d'envoi : 3 mois

    Remarque : Les dossiers que vous créez et qui contiennent le même type d'éléments que les dossiers Boîte de réception, Calendrier, Tâches, Notes ou Journal ont une durée maximale de 6 mois également.

La façon dont Microsoft Outlook détermine l'ancienneté d'un élément dépend du type d'élément.

Message électronique    Date de réception ou date/heure de la dernière modification, suivant celle qui est la plus ancienne.

Élément de calendrier    Date du rendez-vous, de l’événement ou de la réunion ou date/heure de la dernière modification, suivant celle qui est la plus ancienne. L’archivage automatique ne porte pas sur les éléments périodiques.

Tâche    Date de fin, ou date/heure de la dernière modification. L’archivage automatique ne porte pas sur les tâches qui ne sont pas marquées comme achevées. Les tâches attribuées à d’autres utilisateurs ne sont archivées que si elles sont marquées comme terminées.

Remarque    Date/heure de la dernière modification.

Entrée de journal    Date de création de l’entrée de journal ou date/heure de la dernière modification.

Contacts    Pas d’archivage automatique.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Voir aussi

Archiver manuellement des éléments

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