Présentation du site Centre des enregistrements

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le modèle de site Centre des enregistrements disponible dans Microsoft Office SharePoint Server 2007 est conçu pour aider les organisations à implémenter leurs programmes de gestion et de rétention des enregistrements.

Contenu de cet article

Fonctionnalités du modèle de site Centre des enregistrements

Conception d’un site Centre des enregistrements

Fonctionnalités du modèle de site Centre des enregistrements

Le site Centre des enregistrements est conçu pour servir de référentiel central dans lequel une organisation peut stocker et gérer tous ses enregistrements. Il prend en charge l'intégralité du processus de gestion des enregistrements, y compris leur collecte, leur gestion et leur destruction. En général, un site Centre des enregistrements est conçu et configuré par les spécialistes de la gestion des enregistrements et l'équipe informatique d'une organisation pour prendre en charge le plan de gestion des fichiers de cette dernière.

Le modèle de site Centre des enregistrements combine certaines fonctionnalités standard disponibles dans Office SharePoint Server 2007 avec d'autres fonctions de gestion des enregistrements spécialisées pour fournir les possibilités suivantes :

  • Fonctionnalités de protection des enregistrements     Le site Centre des enregistrements comporte plusieurs fonctions permettant d'assurer l'intégrité des enregistrements qu'il contient :

    • Les enregistrements ne sont jamais automatiquement modifiés par le système. Cela garantit que les enregistrements téléchargés vers un site Centre des enregistrements, puis récupérés ultérieurement restent identiques.

    • Les administrateurs de site peuvent facilement configurer le site Centre des enregistrements avec des paramètres qui empêchent de falsifier directement les enregistrements en appliquant le contrôle de version à toutes les modifications apportées au contenu des documents et en faisant appel à la fonction d'audit pour des types de modifications spécifiques.

    • Le site Centre des enregistrements permet aux responsables des enregistrements d'ajouter et de gérer les métadonnées associées aux éléments séparément des métadonnées d'un enregistrement de façon à ce que les informations pertinentes pour les tâches de gestion des enregistrements puissent être mises à jour sans que l'enregistrement sous-jacent soit modifié. Le contrôle de version est également appliqué au modifications apportées aux métadonnées.

  • Stratégies de gestion des informations   Office SharePoint Server 2007 inclut plusieurs fonctionnalités de stratégie qui sont utiles pour la gestion des enregistrements : 

    • Audit     Cette fonctionnalité consigne les événements et les opérations exécutées sur les fichiers. Dans le cadre de la gestion des enregistrements, elle permet de garder la trace de l'utilisateur qui accède aux informations du site Centre des enregistrements et les consulte.

    • Expiration     Cette fonctionnalité indique le délai pendant lequel un enregistrement doit être conservé et l'action devant être effectuée à l'expiration de ce délai, telle qu'une suppression ou le démarrage d'un flux de travail Approbation de destruction. Dans le cadre de la gestion des enregistrements, la période de rétention d'un enregistrement débute généralement lorsqu'il est initialement envoyé au site Centre des enregistrements.

    • Codes-barres     Cette fonctionnalité affecte à chaque enregistrement une valeur numérique et une image de code-barres uniques. La valeur du code-barres est enregistrée et indexée avec la version électronique de l'enregistrement. Dans le cadre de la gestion des enregistrements, les codes-barres permettent de conserver les enregistrements physiques et d'en assurer le suivi. Lorsque les enregistrements d'une bibliothèque comportent des versions physiques, les codes-barres permettent d'établir une corrélation entre ces versions et leurs équivalents électroniques.

  • Interface programmable de collecte des enregistrements     Le site Centre des enregistrements prend en charge un ensemble de services facilitant la collecte des enregistrements. L'interface programmable du site Centre des enregistrements permet aux organisations de configurer les systèmes de gestion de documents et de messagerie pour qu'ils envoient automatiquement les fichiers au site Centre des enregistrements. Le contenu peut être transmis au site par l'intermédiaire d'un service Web au moyen du protocole SOAP ou par le biais d'une messagerie au moyen du protocole SMTP.

  • Routage des enregistrements     Le site Centre des enregistrements inclut une liste Routage des enregistrements permettant de router automatiquement les enregistrements entrants (envoyés automatiquement ou manuellement) vers l'emplacement approprié, selon leur type. Lorsqu'un enregistrement est envoyé au site Centre des enregistrements, il est souvent accompagné d'autres informations connexes, telles qu'un historique d'audit et des métadonnées. L'historique d'audit d'un enregistrement est stocké sur le site Centre des enregistrements sous la forme d'un fichier XML tandis que les métadonnées sont stockées dans un fichier XML et dans les colonnes de métadonnées du site.

  • Suspension     Le site Centre des enregistrements permet aux organisations de rassembler les enregistrements servant d'éléments à charge dans le cadre d'un litige ou s'avérant utiles pour un audit ou une investigation, puis de les placer dans une liste Suspensions. Une fois suspendus, les enregistrements ne sont plus soumis aux stratégies d'expiration éventuellement en vigueur et sont ainsi protégés contre toute destruction. Par exemple, dans le cas d'un litige, si une organisation suspend des enregistrements qu'elle est susceptible de devoir produire, ceux-ci restent disponibles jusqu'à ce que le litige soit résolu. Les enregistrements peuvent faire l'objet de plusieurs suspensions en même temps. Les responsables des enregistrements peuvent également rechercher sur le site Centre des enregistrements les enregistrements devant être suspendus.

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Conception d'un site Centre des enregistrements

De façon générale, la conception d'un site Centre des enregistrements permettant d'implémenter un programme des gestion des enregistrements comporte deux étapes principales :

  1. Une organisation doit élaborer une stratégie de gestion des enregistrements et formelles plan de gestion des enregistrements. Il s’agit d’un travail de collaboration qui consiste à coordonner les gestionnaires d’enregistrements responsables de la conformité, professionnels de l’INFORMATIQUE et des travailleurs de l’information.

  2. Une organisation doit ensuite configurer un ou plusieurs sites Centre des enregistrements pour implémenter son plan de gestion des enregistrements.

Les sections ci-dessous présentent les principaux éléments impliqués dans chacune de ces étapes.

Planification de la gestion des enregistrements

Pour pouvoir configurer un site Centre des enregistrements en tant que solution de gestion des enregistrements, une organisation doit mettre en place un plan formel pour sa stratégie de gestion. Il est très possible que les éléments spécifiques d'un plan formel de gestion des enregistrements soient propres à chaque organisation ou entreprise. Toutefois, pratiquement tous les plans de gestion des enregistrements incluent les documents et processus suivants :

  • Plan de gestion des fichiers     Un plan de gestion des fichiers décrit les types de documents ou d'éléments qu'une organisation considère comme des enregistrements de gestion officiels. Il indique l'emplacement où sont stockés ces enregistrements et fournit des informations permettant de distinguer les différents types d'enregistrements. Le plan de gestion des fichiers correspond à un ensemble complet de stratégies, processus et directives permettant de créer, stocker et gérer des enregistrements. Il doit prendre en compte tous les enregistrements, quel que soit le support utilisé (y compris le papier, les messageries et les fichiers électroniques), et également indiquer la façon dont chaque enregistrement est classé, sécurisé, puis finalement détruit. Il doit aussi inclure les mentions relatives aux catégories spéciales d'enregistrements, telles que Confidentiel, Vital, Secret commercial ou Privilégié. Enfin, un plan de gestion des fichiers doit spécifier les personnes responsables de la gestion de chaque type d'enregistrement.

  • Planning de rétention     Un planning de rétention spécifie le délai pendant lequel chaque type d'enregistrement du plan de gestion des fichiers doit être conservé (période de rétention) et la façon dont l'enregistrement doit être détruit à la fin de cette période (processus de destruction). Les directives d'un planning de rétention sont généralement basées sur des exigences légales, les risques encourus par l'organisation et les besoins de l'entreprise. En outre, un planning de rétention décrit habituellement les contingences liées à la gestion des risques qui déterminent la période de rétention pour chaque type d'enregistrement.

  • Document définissant les conditions de conformité     Ce document définit les règles auxquelles les systèmes informatiques de gestion des enregistrements doivent se conformer, les fonctions dont ils doivent être dotés et le type de contrôle régulier qu'ils doivent prendre en charge pour assurer la conformité.

  • Processus formel de suspension de la destruction des enregistrements     Ce processus, souvent appelé suspension, détaille la façon dont une organisation suspend la destruction des enregistrements lorsque des événements, tels qu'un litige, un audit ou une investigation, ont lieu.

  • Système de contrôle et de création de rapports associé à la gestion des enregistrements     Pour vérifier que les employés accèdent aux enregistrements, les remplissent et les gèrent conformément aux stratégies et processus définis, un programme de gestion des enregistrements doit disposer d'un processus ou système permettant de contrôler la gestion des enregistrements et de générer des rapports.

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Configuration d'un site Centre des enregistrements

Une fois qu'une organisation a entrepris la planification détaillée de la gestion des enregistrements et a mis en place un plan formel de gestion, elle peut créer et configurer un site Centre des enregistrements pour implémenter ce programme.

Vous devez procéder comme suit pour configurer un site Centre des enregistrements :

  1. Créez des bibliothèques de documents ou des listes pour gérer et stocker chaque type d'enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.

    Il est recommandé de créer une bibliothèque de documents pour chaque type de contenu de votre plan de gestion des enregistrements.

    Lorsque des enregistrements sont envoyés au site Centre des enregistrements, ils sont routés vers la liste ou la bibliothèque appropriée.

  2. Créez des colonnes pour les bibliothèques de documents, les listes ou les types de contenu appropriés afin d'y placer et d'y afficher les métadonnées de chaque type d'enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.

  3. Spécifiez les stratégies de gestion des informations pour chaque type d'enregistrement présent sur le site Centre des enregistrements. Ces stratégies doivent refléter les périodes de rétention et les conditions d'audit indiquées dans le plan de gestion des fichiers et le planning de rétention de votre organisation.

  4. Configurez la liste Routage des enregistrements pour router chaque type d'enregistrement vers l'emplacement approprié. Lorsque les enregistrements sont envoyés au site Centre des enregistrements, manuellement ou par l'intermédiaire d'un programme, Office SharePoint Server 2007 utilise cette table pour déterminer comment classer l'enregistrement sur le site Centre des enregistrements et où l'envoyer.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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