Présentation du flux de travail SharePoint

Présentation du flux de travail SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les flux de travail aident les individus à collaborer pour produire des documents et à gérer des projets et les tâches correspondantes en appliquant des processus métiers spécifiques aux documents et aux autres éléments d’un site SharePoint. Les flux de travail aident les entreprises à suivre des processus métiers cohérents et également l’efficacité organisationnelle et la productivité en permettant un suivi des tâches et des étapes définies pour un processus métier donné. Les individus effectuant ces tâches peuvent ainsi se consacrer à leur travail plutôt qu’à en gérer le processus.

Contenu de cet article

Présentation des flux de travail

Les deux plateformes de flux de travail SharePoint

Flux de travail intégrés

Prise en charge des flux de travail personnalisés

Étapes d’utilisation des flux de travail

Présentation des flux de travail

Le flux de travail est parfois décrit comme une série de tâches produisant un résultat. Dans le contexte de produits et technologies SharePoint, un flux de travail est défini plus précisément comme le transfert automatisé des documents ou des éléments via une séquence d’actions ou de tâches liées à un processus métier. Les flux de travail peuvent servir à gérer de façon cohérente les processus métier au sein d’une organisation en permettant à celle-ci d’associer une logique métier aux documents ou éléments dans une liste ou une bibliothèque SharePoint. La logique métier est essentiellement un jeu d’instructions qui spécifie et contrôle les actions appliquées à un document ou un élément.

Les flux de travail peuvent réduire le coût et le temps nécessaires pour coordonner des processus métier courants tels que l’approbation de projets ou la révision de documents, en gérant et en suivant les tâches humaines impliquées dans ces processus. Par exemple, dans un site SharePoint, vous pouvez ajouter un flux de travail à une bibliothèque de documents qui achemine un document vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation. Lorsque l’auteur du document lance ce flux de travail sur un document dans cette bibliothèque, le flux de travail crée des tâches d’approbation du document, affecte ces tâches aux participants au flux de travail, puis envoie des alertes par courrier électronique aux participants avec des instructions relatives aux tâches et un lien vers le document devant être approuvé. Pendant l’exécution du flux de travail, le propriétaire du flux de travail (dans le cas présent, l’auteur du document) ou les participants au flux de travail peuvent consulter la page d’état du flux de travail pour voir quels participants ont terminé leurs tâches. Lorsque les participants terminent leurs tâches, le flux de travail s’achève et le propriétaire du flux de travail est informé automatiquement de l’achèvement du flux de travail.

Les actions contenues dans le flux de travail d’approbation de l’exemple précédent suivent le processus indiqué dans l’illustration suivante.

Organigramme d’un flux de travail Approbation

Les flux de travail ne prennent pas seulement en charge les processus de travail humains existants : ils développent également les modes de collaboration et d’utilisation des documents, listes et bibliothèques. Les utilisateurs du site peuvent démarrer des flux de travail et y participer à l’aide de formulaires personnalisables accessibles à partir du document ou de l’élément dans une liste ou une bibliothèque SharePoint. Par ailleurs, la fonctionnalité de flux de travail dans les produits SharePoint est étroitement intégrée à Microsoft Office 2013 de telle sorte que les tâches de flux de travail suivantes peuvent être effectuées dans les deux produits :

  • consulter la liste des flux de travail disponibles pour un document ou un élément ;

  • démarrer un flux de travail sur un document ou un élément ;

  • afficher, modifier ou réattribuer une tâche de flux de travail ;

  • exécuter une tâche de flux de travail.

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Les deux plateformes de flux de travail SharePoint

La plateforme de flux de travail SharePoint 2010 a été transférée vers Office 365 et SharePoint Server 2013, aussi, tous vos flux de travail basés sur cette plateforme continuent de fonctionner. Cette plateforme est basée sur Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). La plateforme de flux de travail SharePoint 2013 est basée sur Windows Workflow Foundation 4 (WF) et a été sensiblement remaniée. La caractéristique la plus marquante de cette nouvelle plateforme de flux de travail est sans doute l’utilisation de Microsoft Azure comme hôte pour l’exécution des flux de travail. Le moteur d’exécution des flux de travail est désormais situé en dehors d’Office 365 et de SharePoint Server 2013, dans Microsoft Azure.

Par conséquent, vous avez le choix entre deux types de plateformes lorsque vous créez un flux de travail dans SharePoint : SharePoint 2010 Workflow et SharePoint 2013 Workflow.

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Flux de travail intégrés

Un site SharePoint comporte plusieurs flux de travail intégrés qui permettent de traiter des scénarios professionnels courants :

  • Approbation     Ce flux de travail achemine un document ou un élément vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation. Par défaut, le flux de travail Approbation est associé au type de contenu Document. Il est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents.

  • Recueillir les commentaires     Ce flux de travail achemine un document ou un élément vers un groupe de personnes pour obtenir leurs commentaires. Les réviseurs peuvent fournir des commentaires, lesquels sont ensuite compilés et envoyés à la personne ayant démarré le flux de travail. Par défaut, le flux de travail Recueillir les commentaires est associé au type de contenu Document. Il est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents.

  • Collecte des signatures    Ce flux de travail achemine un document Microsoft Office vers un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques. Ce flux de travail doit être démarré dans un programme Office 2013. Les participants doivent effectuer leurs tâches de signature en ajoutant leur signature numérique au document dans le programme Office approprié. Par défaut, le flux de travail Collecte des signatures est associé au type de contenu Document. Il est donc automatiquement disponible dans les bibliothèques de documents. Toutefois, le flux de travail Collecte des signatures apparaît pour un document dans la bibliothèque de documents uniquement si ce document contient une ou plusieurs lignes de signature Microsoft Office.

  • Approbation de publication     Ce flux de travail est similaire au flux de travail Approbation dans la mesure où il automatise le routage de contenu vers des experts sur ce thème et des personnes concernées à des fins de révision et d’approbation. La particularité du flux de travail Approbation de publication est qu’il est conçu de manière spécifique pour publier des sites pour lesquels la publication de pages web, nouvelles ou mises à jour, est étroitement contrôlée.

  • Trois états     Ce flux de travail peut servir à gérer des processus d’entreprise qui nécessitent, de la part des organisations, le suivi de grands volumes d’informations ou d’éléments, tels que les questions liées au support client, aux pistes commerciales ou aux tâches de projet.

Chacun des flux de travail ci-dessus peut être personnalisé pour votre organisation de plusieurs façons. Par exemple, lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu afin qu’il puisse être utilisé sur des documents ou des éléments, vous pouvez personnaliser les listes de tâches et historiques dans lesquels les informations sur le flux de travail sont stockées.

Lorsqu’un utilisateur du site démarre un flux de travail sur un document ou un élément, il peut avoir la possibilité de personnaliser le flux de travail en spécifiant la liste des participants, une date d’échéance et des instructions sur la tâche.

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Prise en charge des flux de travail personnalisés

Si les flux de travail prédéfinis peuvent être quelque peu personnalisés pour satisfaire différents besoins, votre organisation peut choisir de concevoir et développer des flux de travail spécifiques pour les processus métier dans l’organisation. Les flux de travail peuvent être simples ou complexes, selon les exigences des processus métier. Les développeurs peuvent créer des flux de travail démarrés par les personnes qui utilisent un site ou démarrés automatiquement sur la base d’un événement (par exemple, lorsqu’un élément de liste est créé ou modifié). Si votre organisation a développé et déployé des flux de travail personnalisés, ils peuvent être disponibles en complément ou en remplacement des flux de travail intégrés déjà décrits.

Les flux de travail personnalisés peuvent être créés de deux manières :

  • Les utilisateurs avec pouvoir peuvent créer des flux de travail sans code à utiliser dans une liste ou une bibliothèque spécifique à l’aide de Microsoft SharePoint Designer 2013 et Office Visio 2013     Les flux de travail SharePoint Designer 2013 sont créés à partir de la liste des activités de flux de travail disponibles. La personne qui crée le flux de travail peut le déployer directement dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle il sera utilisé. SharePoint Designer 2013 fonctionne également de pair avec Visio 2013 pour offrir une expérience visuelle de développement des flux de travail pour créer des diagrammes à l’aide de formes et de connecteurs. Vous pouvez également importer des flux de travail de Visio 2013 dans SharePoint Designer 2013, et inversement.

  • Les développeurs professionnels peuvent créer des flux de travail à l’aide de Visual Studio 2012 ou d’une version ultérieure     Ces flux de travail contiennent du code personnalisé et des activités de flux de travail. Lorsqu’un développeur professionnel crée des flux de travail personnalisés, un administrateur de serveur peut les déployer sur plusieurs sites.

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Étapes d’utilisation des flux de travail

L’utilisation d’un flux de travail sur un document ou un élément de liste implique plusieurs étapes. Chaque étape peut être effectuée par des individus dotés de rôles différents. Par exemple, un administrateur de site peut rendre un flux de travail disponible pour l’utilisation dans une bibliothèque de documents, un créateur de contenu peut démarrer un flux de travail ou modifier un flux de travail en cours, et un tiers (par exemple, réviseur ou approbateur) peut effectuer la tâche de flux de travail.

Ajout d’un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu

Pour qu’un flux de travail puisse être utilisé, il doit être ajouté à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu pour le rendre disponible pour les documents ou éléments dans un emplacement spécifique. Vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu. Les administrateurs de site ou les individus qui gèrent des listes ou bibliothèques spécifiques effectuent cette tâche le plus souvent.

La disponibilité d’un flux de travail dans un site dépend de l’emplacement auquel il est ajouté :

  • Si vous ajoutez un flux de travail directement à une liste ou une bibliothèque, il est disponible uniquement pour les éléments de cette liste ou bibliothèque.

  • Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu de liste (instance d’un type de contenu de site ajoutée à une liste ou une bibliothèque spécifique), il est disponible uniquement pour les éléments de ce type de contenu dans la liste ou bibliothèque à laquelle ce type de contenu est associé.

  • Si vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu de site, ce flux de travail est disponible pour tous les éléments de ce type de contenu dans les listes et bibliothèques auxquelles une instance de ce type de contenu de site a été ajoutée.

  • Si vous voulez qu’un flux de travail soit accessible à un grand nombre de listes ou bibliothèques dans un site, vous pouvez créer un flux de travail de site.

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, vous pouvez personnaliser le flux de travail en fonction de son emplacement spécifique en définissant différentes options :

  • nom de cette instance du flux de travail ;

  • liste de tâches dans laquelle les tâches liées au flux de travail sont stockées ;

  • historique enregistrant tous les événements liés au flux de travail ;

  • modalités de démarrage du flux de travail.

  • Les options supplémentaires spécifiques au flux de travail individuel (par exemple, acheminement des tâches aux participants, conditions d’achèvement du flux de travail et actions survenant suite à l’achèvement du flux de travail).

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu, vous le rendez disponible pour les documents ou éléments dans un emplacement spécifique, mais vous ne démarrez pas réellement celui-ci.

Démarrage d’un flux de travail sur un document ou un élément

Lorsqu’un flux de travail est ajouté à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu et rendu utilisable, vous pouvez démarrer ce flux de travail sur un document ou un élément (si le flux de travail est configuré pour l’autoriser à être démarré manuellement). Pour démarrer un flux de travail, vous sélectionnez celui-ci dans la liste des flux de travail disponibles pour le document ou l’élément. Si nécessaire, vous pouvez également remplir un formulaire avec les informations requises par le flux de travail. Selon la façon dont le flux de travail a été conçu et configuré, il est possible que vous puissiez le personnaliser lorsqu’il est démarré dans un document ou un élément en configurant diverses options (participants, date d’échéance, instructions de tâche, etc.).

Modifier un flux de travail en cours

Lorsqu’un flux de travail est démarré sur un élément, vous devrez peut-être modifier son comportement. Par exemple, lorsqu’un flux de travail est démarré, la personne à l’origine de cette opération doit éventuellement ajouter des participants. Ou un participant du flux de travail doit éventuellement réattribuer sa tâche à une autre personne ou demander une modification du document ou de l’élément faisant l’objet du flux de travail. Vous pouvez modifier certains des flux de travail intégrés tandis que le flux de travail est en cours. Si votre organisation a développé et déployé des flux de travail personnalisés, il est possible que la modification des flux de travail en cours soit autorisée.

Exécution des tâches de flux de travail

Les événements de flux de travail nécessitant une interaction humaine sont représentés par une tâche de flux de travail. Lorsqu’un flux de travail attribue une tâche à un participant de flux de travail, le destinataire de la tâche peut effectuer cette tâche ou demander la modification du flux de travail en modifiant le formulaire de tâche de flux de travail. Les participants du flux de travail peuvent exécuter les tâches associées sur le site SharePoint ou directement dans un programme Office 2013. Lorsqu’un participant de flux de travail termine une tâche associée ou demande la modification du flux de travail, celui-ci passe à l’étape appropriée suivante.

Suivi de l’état des flux de travail

Les propriétaires et les participants de flux de travail peuvent suivre la progression d’un flux de travail en consultant la page d’état associée au flux de travail. Cette page contient des informations d’état sur les tâches de flux de travail qu’il reste à accomplir. Elle inclut également les informations d’historique pertinentes pour le flux de travail.

Les outils de création de rapports peuvent fournir une analyse complète de l’historique du flux de travail. Les organisations peuvent utiliser cette analyse pour identifier les goulots d’étranglement dans les processus ou déterminer si un groupe atteint les objectifs de performance pour un processus métier donné. Plusieurs rapports Microsoft Office Excel prédéfinis peuvent être utilisés avec n’importe quel flux de travail. En outre, les informations d’historique du flux de travail sont disponibles sous la forme d’une source de données de liste SharePoint pouvant être utilisée et analysée dans d’autres programmes ou solutions personnalisées d’analyse des processus métier.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Voir aussi

Vue d’ensemble des flux de travail inclus dans SharePoint

Flux de travail dans SharePoint 2013

Développement de flux de travail dans SharePoint Designer 2013 et Visio 2013

Prise en main du flux de travail SharePoint Server 2013

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