Présentation des métadonnées gérées

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Métadonnées sont des informations sur les informations. Par exemple, titre et l’auteur d’un livre est métadonnées. Métadonnées peuvent être toutes sortes d’informations--un emplacement, une date ou un numéro d’élément de catalogue. Lorsque vous utilisez des produits SharePoint, vous pouvez gérer les métadonnées de manière centralisée. Vous pouvez organiser les métadonnées d’une manière qui est pertinent pour votre entreprise et utiliser les métadonnées pour faciliter la rechercher ce que vous voulez.

Cet article décrit la terminologie importante liée aux métadonnées gérées et vous donne un rapide aperçu de la manière dont vous pouvez utiliser les outils dans SharePoint pour gérer des métadonnées.

Terminologie importante

Cette section contient les définitions des principaux éléments de la terminologie. Ces termes et concepts apparaissent souvent dans les articles relatifs aux métadonnées gérées.

Une taxonomie est un système de classification formel. Elle regroupe les mots, étiquettes et termes qui décrivent quelque chose, puis organise les groupes au sein d’une hiérarchie.

Les gens élaborent des taxonomies pour quasiment tous les types d’informations, depuis les systèmes biologiques jusqu’aux structures organisationnelles. Par exemple, les biologistes regroupent les organismes vivants dans quatre classifications majeures : animaux, végétaux, champignons et microbes. Chacun de ces groupes majeurs comporte de nombreuses subdivisions. Dans son ensemble, le système constitue une taxonomie.

Les organisations créent des taxonomies de différentes manières, trop nombreuses pour les répertorier. Elles créent des taxonomies Plan de comptes pour gérer les systèmes comptables, des organigrammes et des classifications de postes pour gérer les employés, des catalogues de produits, etc. Toutes ces taxonomies sont des hiérarchies d’informations structurées, des systèmes de classification formels qui aident les personnes à gérer des informations.

Une folksonomie est un système de classification informel. Il évolue petit à petit au fur et à mesure que les utilisateurs de sites web collaborent sur des mots, des étiquettes et des termes. À l’origine, les folksonomies se sont développées à partir d’applications en vogue telles que la mise en signet.

Si vous avez déjà vu un nuage de balises sur un site web, alors vous avez visualisé une folksonomie. L’illustration suivante représente un nuage de balises sur un site SharePoint.

Nuage de balises

Une approche des métadonnées basée sur la folksonomie peut s’avérer utile. Elle permet de créer un moyen de partager le savoir et le savoir-faire des utilisateurs d’un site. À l’aide d’une folksonomie, la classification du contenu peut évoluer avec les besoins de l’entreprise et les centres d’intérêt des utilisateurs.

Un ensemble de termes est un groupe de termes apparentés.

Les ensembles de termes peuvent avoir différentes étendues, selon l’emplacement auquel vous les créez.

  • Les ensembles de termes locaux    sont créés dans le contexte d’une collection de sites et sont utilisables (et visibles) uniquement par les utilisateurs de cette collection de sites. Par exemple, lorsque vous créez un ensemble de termes pour une colonne de métadonnées dans une liste ou bibliothèque, alors cet ensemble est local. Il est uniquement disponible dans la collection de sites qui contient cette liste ou bibliothèque. Par exemple, une bibliothèque multimédia peut avoir une colonne de métadonnées qui indique le type de média (graphique, photo, capture vidéo, vidéo, etc.). La liste des termes autorisés se rapporte uniquement à cette bibliothèque et est utilisable dans la bibliothèque.

  • Les ensembles de termes globaux    peuvent être utilisés sur tous les sites s’abonnant à une application Service de métadonnées gérées spécifique. Par exemple, une organisation peut créer un ensemble de termes qui répertorie les noms des divisions au sein de l’organisation, comme Ressources humaines, Marketing, Informatique, etc.

En outre, vous pouvez configurer un ensemble de termes fermé ou ouvrir. Dans un ensemble de termes fermé, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de nouveaux termes sauf s’ils disposent des autorisations appropriées. Dans un ensemble de termes ouvert, les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux termes utilisés dans une colonne qui correspond à l’ensemble de termes.

Un terme est un mot spécifique ou une expression associée à un élément sur un site SharePoint. Il s’agit d’un seul élément d’un ensemble de termes. Un terme possède un ID unique et il peut avoir plusieurs étiquettes de texte (synonymes). Si vous travaillez sur un site multilingue, le terme peut avoir des étiquettes dans d’autres langues.

Il existe deux types de terme :

  • Termes gérés    Les termes gérés sont des termes prédéfinis. Les administrateurs de magasin de termes organisent les termes gérés dans un ensemble de termes hiérarchique.

  • Mots clés d’entreprise    Un mot clé d’entreprise est un mot ou une expression pour un utilisateur ajoute des éléments d’un site SharePoint. La collection de mots clés d’entreprise est appelée les mots clés définir. En règle générale, les utilisateurs peuvent ajouter de n’importe quel mot ou une expression à un élément comme un mot clé. Cela signifie que vous pouvez utiliser des mots clés d’entreprise pour le marquage FOLKSONOMIE style. Parfois, les administrateurs de magasin de termes déplacement les mots clés d’entreprise dans un ensemble de termes gérés spécifiques. Lorsqu’ils font partie d’un ensemble de termes gérés, mots clés sont disponibles dans le contexte de cet ensemble de termes.

Pour plus d’informations sur la création et la gestion des termes, voir Créer et gérer des termes au sein d’un ensemble de termes.

Dans les produits SharePoint, un groupe est un terme de sécurité. En ce qui concerne les métadonnées gérées, un groupe est un ensemble d’ensembles de termes partageant tous des besoins de sécurité communs. Seuls les utilisateurs dotés d’autorisations de collaborateurs pour un groupe spécifique peuvent gérer des ensembles de termes appartenant au groupe ou créer de nouveaux ensembles de termes au sein de ce dernier. Les organisations doivent créer des groupes pour les ensembles de termes qui ont des besoins uniques en termes d’accès et de sécurité.

Pour plus d’informations sur la création d’un groupe pour des ensembles de données, voir Configurer un nouveau groupe pour des ensembles de termes.

L’outil de gestion du magasin de termes est l’outil que les personnes qui gèrent des taxonomies utilisent pour créer ou gérer des ensembles de termes et les termes qu’ils contiennent. L’outil de gestion du magasin de termes affiche tous les ensembles de termes globaux et tous les ensembles de termes locaux disponibles pour la collection de sites à partir de laquelle vous y accédez.

Une colonne de métadonnées gérées est un type spécial de colonne que vous pouvez ajouter à des listes ou bibliothèques. Il permet de sélectionner des termes à partir d’un ensemble de termes spécifiques aux utilisateurs du site. Une colonne de métadonnées gérées pouvez mapper un ensemble de termes existant, ou vous pouvez créer un terme local définis spécifiquement pour la colonne.

Pour découvrir comment utiliser une colonne de métadonnées gérées, voir Créer une colonne de métadonnées gérées.

Une colonne de mots clés d’entreprise est une colonne que vous pouvez ajouter aux types de contenu, aux listes ou aux bibliothèques pour permettre aux utilisateurs de marquer des éléments avec des mots ou des expressions qu’ils choisissent. Par défaut, il s’agit d’une colonne à valeurs multiples. Lorsque les utilisateurs tapent un mot ou une expression dans la colonne, SharePoint propose des suggestions de saisie semi-automatique. Ces suggestions peuvent inclure des éléments provenant des ensembles de termes gérés et de l’ensemble de mots clés. Les utilisateurs peuvent sélectionner une valeur existante ou taper une nouvelle entrée.

Les liens de mise en réseau sont des mots ou des expressions que les utilisateurs de sites peuvent appliquer à du contenu pour les aider à classer les informations d’une manière qui leur parle. La liaison de mise en réseau s’avère utile car elle permet aux utilisateurs de sites d’améliorer la détectabilité des informations sur un site. Les utilisateurs peuvent ajouter des liens de mise en réseau aux informations disponibles sur un site SharePoint et aux URL extérieures à ce site SharePoint.

Un lien de mise en réseau contient des pointeurs vers trois types d’informations :

  • Une identité utilisateur

  • Une URL d’élément

  • Un terme

Lorsque vous ajoutez un lien de mise en réseau à un élément, vous pouvez spécifier si vous voulez que votre identité et l’URL de l’élément soient privées. Toutefois, la partie terme du lien de mise en réseau est toujours publique, car elle est stockée dans le magasin de termes.

Lorsque vous créez un lien de mise en réseau, vous pouvez choisir parmi un ensemble de termes existants ou taper une nouvelle entrée. Si vous sélectionnez un terme existant, votre lien de mise en réseau contient un pointeur vers ce terme.

Si vous entrez plutôt un nouveau terme, SharePoint crée un mot clé pour ce terme dans l’ensemble de mots clés. Le nouveau lien de mise en réseau pointe vers ce terme. De cette manière, les liens de mise en réseau prennent en charge le marquage basé sur la folksonomie. En outre, lorsque des utilisateurs mettent à jour une colonne de mots clés d’entreprise ou de métadonnées gérées, SharePoint peut créer automatiquement des liens de mise en réseau. Ces termes deviennent alors visibles en tant que liens dans les flux d’actualités, les nuages de balises ou les profils de sites Mon site.

Les propriétaires de listes ou de bibliothèques peuvent activer ou désactiver la publication des métadonnées en mettant à jour les Paramètres des mots clés et métadonnées de l’entreprise d’une liste ou bibliothèque.

Pour découvrir comment ajouter une colonne de mots clés spéciaux, voir Ajouter une colonne de mots clés d’entreprise à une liste ou une bibliothèque.

Dans un sens général, le marquage se rapporte à l’application de métadonnées à un élément, que la balise corresponde à des métadonnées gérées ou à un lien de mise en réseau.

Scénarios de métadonnées : des taxonomies aux folksonomies

La gestion des métadonnées SharePoint prend en charge un éventail d’approches des métadonnées, allant des taxonomies formelles aux folksonomies pilotées par les utilisateurs. Vous pouvez mettre en œuvre des taxonomies formelles via des termes gérés et des ensembles de termes. Vous pouvez également utiliser des mots clés d’entreprise et des liens de mise en réseau, lesquels permettent aux utilisateurs d’un site de marquer du contenu à l’aide des mots clés qu’ils choisissent.

En outre, les produits SharePoint offrent de la flexibilité. Vous pouvez choisir la quantité de structure et de contrôle à utiliser avec les métadonnées, ainsi que l’étendue du contrôle et de la structure. Par exemple :

  • Vous pouvez appliquer le contrôle de manière globale à tous les sites ou le rendre local sur des sites spécifiques.

  • Vous pouvez configurer des ensembles de termes à fermer ou ouvrir aux contributions des utilisateurs.

  • Vous pouvez choisir d’utiliser des mots clés d’entreprise et des liens de mise en réseau en combinaison avec des termes gérés, ou pas.

Les produits SharePoint permettent aux organisations de combiner les avantages de taxonomies formelles et gérées avec les avantages dynamiques des liens de mise en réseau de façons personnalisées.

Le graphique suivant montre la manière dont des configurations différentes peuvent utiliser des niveaux différents d’étendue et de contrôle.

Configurations souples des métadonnées gérées

Avantage des métadonnées gérées

L’utilisation de métadonnées gérées dans l’ensemble des sites d’une organisation présente plusieurs avantages :

Les fonctionnalités de métadonnées gérées dans les produits SharePoint permettent de contrôler la façon dont les utilisateurs ajouter des métadonnées au contenu. Par exemple, à l’aide de termes définit et des termes gérés, vous pouvez contrôler les termes que les utilisateurs peuvent ajouter au contenu, et vous pouvez contrôler qui peut ajouter de nouveaux termes. Vous pouvez également limiter les mots clés d’entreprise à une liste spécifique en configurant le terme de mots clés définir comme fermé.

Lorsque les mêmes termes sont utilisés de façon uniforme sur l’ensemble des sites, il est plus facile de créer des processus ou des solutions robustes reposant sur les données. En outre, il est plus facile pour les utilisateurs des sites d’appliquer des métadonnées de manière cohérente à leur contenu.

Lorsque le contenu sur les sites d’une organisation a métadonnées cohérentes, il est plus facile à trouver des informations et des données à l’aide de recherche. Fonctionnalités de recherche telles que le panneau d’affinement, qui s’affiche sur le côté gauche de la page de résultats de recherche, activez les utilisateurs filtrer les résultats de recherche en fonction des métadonnées.

Le panneau d’affinement affiche des métadonnées pouvant être utilisées pour filtrer les résultats de recherche.

Navigation par métadonnées permet aux utilisateurs de créer des affichages d’informations dynamiquement, en fonction des champs de métadonnées spécifiques. Ensuite, les utilisateurs peuvent trouver des bibliothèques à l’aide de dossiers ou à l’aide de tableaux croisés dynamiques métadonnées et affiner les résultats à l’aide de filtres clés supplémentaires. Pour savoir comment configurer ce paramètre, voir configurer la navigation par métadonnées pour une liste ou bibliothèque.

Contrôle de navigation par métadonnées

Métadonnées gérées simplifie administrateurs de magasin de termes de tenir à jour et d’adapter vos métadonnées vos besoins. Vous pouvez mettre à jour un facilement ensemble de termes. Et, termes nouveau ou mis à jour sont automatiquement disponibles lorsque vous associez une colonne de métadonnées gérées à cet ensemble de termes. Par exemple, si vous fusionnez plusieurs termes dans un terme, contenu balisé avec ces conditions est automatiquement mis à jour pour refléter ce changement. Vous pouvez spécifier plusieurs synonymes (ou étiquettes) des termes individuels. Si votre site est multilingue, vous pouvez également spécifier étiquettes multilingues des termes individuels.

Gestion des métadonnées

Une gestion des métadonnées efficace requiert une réflexion et une planification attentives. Réfléchissez au type d’informations que vous voulez pour gérer le contenu des listes et bibliothèques, puis pensez à la manière dont les informations sont utilisées dans l’organisation. Vous pouvez créer des ensembles de termes de termes de métadonnées pour une multitude d’informations différentes.

Par exemple, vous pouvez avoir un seul type de contenu pour un document. Chaque document peut avoir des métadonnées qui identifie la plupart des faits pertinents à ce sujet, telles que ces exemples :

  • Objectif de document - s’agit-il d’une proposition commerciale ? Spécification d’ingénierie ? Une procédure de ressources humaines ?

  • Auteur du document et noms des personnes qui l’ont modifié.

  • Date de création, date d’approbation et date de la dernière modification.

  • Département responsable des implications budgétaires du document.

  • Public

Voici certaines activités importantes que des gestion des métadonnées implique :

  • Planification et configuration

  • Gestion des termes, ensembles de termes et groupes

  • Spécification de propriétés pour les métadonnées

Votre organisation peut souhaiter effectuer une planification précise avant de commencer à utiliser des métadonnées gérées. L’importance de la planification à prévoir dépend du niveau de formalité de votre taxonomie. Elle dépend également de l’ampleur du contrôle que vous voulez imposer aux métadonnées.

Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de contribuer au développement de votre taxonomie, vous pouvez simplement leur permettre d’ajouter des mots clés aux éléments, puis organiser ceux-ci en ensembles de termes selon les besoins.

Si votre organisation souhaite utiliser ensembles de termes gérés pour mettre en œuvre des taxonomies formels, il est important d’impliquer les principales parties prenantes dans la planification et de développement. Une fois que les principales parties prenantes dans l’organisation conviennent d’ensembles de termes requis, vous pouvez utiliser l’outil de gestion du magasin de termes pour importer ou créer vos ensembles de termes. Vous pouvez également utiliser l’outil pour gérer des ensembles de termes que les utilisateurs commencent à travailler avec les métadonnées. Si votre application web est correctement configurée et que vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez accéder à l’outil de gestion du magasin de termes en procédant comme suit.

  1. Cliquez sur paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Cliquez sur stocker la gestion des termes sous Administration du Site.

    La boîte de dialogue Outil de gestion du magasin de termes.

L’outil de gestion du magasin de termes offre un contrôle d’arborescence qui vous permet d’effectuer la plupart des tâches. Votre rôle d’utilisateur pour cet outil détermine les tâches que vous pouvez effectuer. Pour pouvoir utiliser l’outil de gestion du magasin de termes, vous devez être administrateur de batterie ou administrateur de magasin de termes. Vous pouvez aussi être responsable de groupe ou collaborateur désigné pour les ensembles de termes.

Pour plus d’informations, voir Créer et gérer des groupes et des ensembles de termes.

Pour effectuer des actions sur un élément dans la hiérarchie, suivez ces étapes.

  1. Pointez sur le nom de l’application, du groupe, de l’ensemble de termes ou du terme du service de métadonnées gérées à modifier, puis cliquez sur la flèche qui apparaît.

  2. Sélectionnez les actions souhaitées dans le menu.

Par exemple, si vous êtes administrateur de magasin de termes ou responsable de groupe, vous pouvez créer, importer ou supprimer des termes au sein d’un groupe. Les collaborateurs d’ensembles de termes peuvent créer de nouveaux ensembles de termes.

L’outil de gestion du magasin de termes possède des menus appropriés à chaque niveau de la hiérarchie.

À chaque niveau de la hiérarchie, vous pouvez configurer des propriétés spécifiques pour un groupe, un ensemble de termes ou un terme en utilisant le volet de propriétés dans l’outil de gestion du magasin de termes. Par exemple, si vous configurez un ensemble de termes, vous pouvez spécifier des informations telles que nom, Description, propriétaire, contacts et les parties prenantes dans le volet disponible sous l’onglet Général. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez qu’un terme défini pour être ouvert ou fermé à nouveau envois auprès des utilisateurs. Ou bien, vous pouvez choisir l’onglet Utilisation prévue et spécifiez si l’ensemble de termes doit être disponible pour la navigation de site ou le marquage.

Les propriétés du magasin de termes vous permettent de configurer des paramètres tels que le marquage.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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