Présentation des formulaires

Dans Access, un formulaire est un objet de base de données que vous pouvez utiliser pour créer l’interface utilisateur d’une application de base de données. Un formulaire « lié » est un formulaire qui est directement connecté à une source de données, telle qu’une table ou une requête, et qui peut être utilisé pour entrer, modifier ou afficher les données de cette source. Vous pouvez également créer un formulaire « indépendant ». Celui-ci n’est directement lié à aucune source de données, mais il contient toujours les boutons de commande, les étiquettes ou autres contrôles dont vous avez besoin pour utiliser votre application.

Cet article est principalement consacré aux formulaires liés. Vous pouvez utiliser des formulaires liés pour contrôler l’accès à certaines données, comme les champs ou lignes de données à afficher. Par exemple, certains utilisateurs n’ont pas nécessairement besoin d’avoir accès à l’ensemble des champs d’une table. Le fait de leur fournir un formulaire contenant uniquement les champs dont ils ont besoin facilitera leur utilisation de la base de données. Vous pouvez également ajouter des boutons de commande et autres fonctionnalités à un formulaire afin d’automatiser les opérations les plus fréquentes.

Considérez les formulaires liés comme des fenêtres par lesquelles les utilisateurs accèdent à votre base de données. Un formulaire bien conçu accélère l’utilisation de votre base de données, car les utilisateurs n’ont pas à y rechercher ce dont ils ont besoin. Un formulaire clair permet de travailler sur la base de données de manière plus agréable et plus efficace, et contribue à éviter la saisie de données incorrectes.

Remarque : Cet article suppose que vous avez déjà créé une table (ou une requête basée sur une ou plusieurs tables) et que vous souhaitez créer un formulaire pour afficher ou manipuler les données.

Contenu de cet article

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire

Créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double affichage

Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l’aide de l’outil Plusieurs éléments

Créer un formulaire à l’aide de l’Assistant Formulaire

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire vierge

Présentation du mode Page et du mode Création

Peaufiner votre formulaire en mode Page

Peaufiner votre formulaire en mode Création

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire

Créez un formulaire en un clic grâce à l’outil Formulaire. Lorsque vous utilisez cet outil, tous les champs de la source de données sous-jacente sont placés dans le formulaire. Vous pouvez commencer à utiliser le nouveau formulaire immédiatement, ou le modifier en mode Page ou Création afin de l’adapter à vos besoins.

Utiliser l’outil Formulaire pour créer un formulaire

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou sur la requête contenant les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire.

Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire.

Si Access trouve une table simple liée par une relation un-à-plusieurs à la table ou à la requête que vous avez utilisée pour créer le formulaire, Access ajoute au formulaire une feuille de données basée sur la table ou requête associée. Par exemple, si vous créez un formulaire simple basé sur la table Employés et qu’une relation un-à-plusieurs est déjà définie entre la table Employés et la table Commandes, la feuille de données affiche tous les enregistrements de la table Commandes en rapport avec l’enregistrement Employé actuel. Si vous n’avez pas besoin de la feuille de données, vous pouvez la supprimer du formulaire. Si plusieurs tables sont liées par une relation un-à-plusieurs à la table qui a servi à créer le formulaire, Access n’ajoute pas de feuilles de données au formulaire.

Créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double affichage

Un formulaire double affichage offre simultanément deux affichages des données : le mode Formulaire et le mode Feuille de données.

Un formulaire double affichage est différent d’une combinaison formulaire/sous-formulaire car les deux affichages sont rattachés à la même source de données et sont toujours synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez un champ dans une partie du formulaire, le même champ est sélectionné dans l’autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des données dans chacune des parties (à condition que la source d’enregistrement soit modifiable et que vous n’ayez pas configuré le formulaire pour empêcher ces opérations).

L’utilisation de formulaires double affichage permet de bénéficier des avantages de ces deux types de formulaires au sein d’un seul et unique formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser la partie Feuille de données du formulaire pour retrouver rapidement un enregistrement et utiliser ensuite la partie Formulaire pour afficher ou modifier l’enregistrement.

Pour créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double affichage :

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou sur la requête contenant les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous pouvez également ouvrir la table ou la requête en mode Feuille de données.

  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Formulaire double affichage.

Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet d'apporter des modifications à la structure du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire. Pour plus d’informations sur les modes disponibles pour les formulaires, voir la section Présentation du mode Page et du mode Création.

Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l’aide de l’outil Plusieurs éléments

Lorsque vous créez un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire, le formulaire créé par Access n’affiche qu’un enregistrement à la fois. Si vous souhaitez créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements mais plus personnalisable qu’une feuille de données, vous pouvez utiliser l’outil Plusieurs éléments.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou sur la requête contenant les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Plusieurs éléments.

Access crée le formulaire et l’affiche en mode Page. Ce mode vous permet d’apporter des modifications à la structure du formulaire tout en ayant les données affichées.

Lorsque vous utilisez l’outil Plusieurs éléments, le formulaire créé par Access est semblable à une feuille de données. Les données sont disposées en lignes et en colonnes, et vous voyez plusieurs enregistrements à la fois. Toutefois, un formulaire à plusieurs éléments offre davantage d’options de personnalisation qu’une feuille de données, en vous permettant par exemple d’ajouter des éléments graphiques, des boutons et autres contrôles. Pour plus d’informations sur la personnalisation de votre formulaire, voir les sections Peaufiner votre formulaire en mode Page et Peaufiner votre formulaire en mode Création.

Créer un formulaire à l’aide de l’Assistant Formulaire

Pour mieux sélectionner les champs à afficher dans votre formulaire, vous pouvez utiliser l’Assistant Formulaire plutôt que les différents outils de création de formulaires mentionnés précédemment. Vous pouvez également spécifier la manière dont les données sont regroupées et triées, et utiliser des champs provenant de plusieurs tables ou requêtes, à condition d’avoir préalablement défini les relations entre les tables et les requêtes.

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Assistant Formulaire.

  2. Suivez les instructions fournies sur les pages de l’Assistant Formulaire.

    Remarque : Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs tables ou requêtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur Terminer après avoir sélectionné les champs de la première table ou requête sur la première page de l’Assistant Formulaire. Au lieu de cela, répétez les étapes afin de sélectionner une table ou une requête, puis cliquez sur les champs supplémentaires que vous souhaitez inclure au formulaire. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer.

  3. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire vierge

Si l’Assistant ou les outils de création de formulaires ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez utiliser l’outil Formulaire vierge pour créer un formulaire. Cet outil vous permettra de créer un formulaire très rapidement, en particulier si vous envisagez de n’y placer que quelques champs.

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire vierge.

    Access ouvre un formulaire vierge en mode Page et affiche le volet Liste des champs.

  2. Dans le volet Liste des champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

  3. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus ou faites-le glisser vers le formulaire.

    • Après avoir ajouté le premier champ, vous pouvez ajouter plusieurs champs à la fois en maintenant la touche CTRL enfoncée, en cliquant sur plusieurs champs et en les faisant simultanément glisser vers le formulaire.

    • L’ordre des tables répertoriées dans le volet Liste des champs peut varier, en fonction de la partie du formulaire sélectionnée. Si le champ que vous souhaitez ajouter n’est pas visible, essayez de sélectionner une autre partie du formulaire et d’ajouter à nouveau le champ.

  4. Servez-vous des outils du groupe En-tête/Pied de page, sous l’onglet Création, pour ajouter un logo, un titre ou la date et l’heure au formulaire.

  5. Utilisez les outils du groupe Contrôles de l’onglet Création pour ajouter une variété de contrôles plus élargie au formulaire.

    Pour sélectionner davantage de contrôles, basculez en mode Création en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire, puis en cliquant sur Mode Création.

Présentation du mode Page et du mode Création

Mode Page    Le mode Page est l’affichage le plus intuitif et il peut être utilisé pour apporter tous types de modifications à un formulaire Access.

En mode Page, le formulaire est en cours d’exécution. Par conséquent, vous pouvez voir vos données telles qu’elles s’afficheront lorsque vous utiliserez le formulaire. Cet affichage vous permet également de modifier la structure du formulaire. Dans la mesure où les données restent affichées pendant que vous modifiez le formulaire, cet affichage est très utile pour définir la taille des contrôles ou effectuer d’autres tâches qui modifient l’apparence et la facilité d’utilisation du formulaire.

Si une tâche ne peut pas être exécutée en mode Page, vous pouvez basculer en mode Création. Dans certains cas, Access affiche un message indiquant que vous devez basculer en mode Création avant de pouvoir apporter une modification particulière.

Mode Création    Le mode Création offre un affichage plus détaillé de la structure de votre formulaire. Les sections En-tête, Détails et Pied de page du formulaire sont affichées. En mode Création, le formulaire n’est pas en cours d’exécution. Par conséquent, les données sous-jacentes ne sont pas affichées pendant que vous apportez des modifications de structure. Toutefois, certaines tâches sont plus faciles à exécuter en mode Création qu’en mode Page. Vous pouvez :

  • Ajouter une variété de contrôles plus élargie à votre formulaire, comme des cadres d’objets dépendants, des sauts de page et des graphiques

  • Modifier des sources contrôle dans les zones de texte proprement dites, sans utiliser la feuille de propriétés

  • Redimensionner les sections du formulaire, comme son en-tête ou sa section Détails

  • Modifier certaines propriétés du formulaire qui ne peuvent pas l’être en mode Page

Peaufiner votre formulaire en mode Page

Après avoir créé un formulaire, vous pouvez facilement affiner sa conception en travaillant en mode Page. En utilisant les données réelles du formulaire comme guide, vous pouvez réorganiser les contrôles et modifier leur taille. Vous pouvez placer de nouveaux contrôles dans le formulaire et définir les propriétés du formulaire et de ses contrôles.

Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page.

Access affiche le formulaire en mode Page.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du formulaire et de ses contrôles et sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste des champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à votre formulaire. Pour afficher le volet Liste des champs :

  • Sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants ou utilisez le raccourci clavier en appuyant sur ALT+F8.

Vous pouvez ensuite faire glisser les champs du volet Liste des champs vers votre formulaire.

  • Pour ajouter un seul champ, double-cliquez sur celui-ci ou faites-le glisser du volet Liste des champs vers la section du formulaire dans laquelle vous souhaitez qu’il apparaisse.

  • Pour ajouter plusieurs champs à la fois, cliquez sur les champs souhaités en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis faites glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.

Peaufiner votre formulaire en mode Création

Vous pouvez également affiner l’aspect de votre formulaire en travaillant en mode Création. Vous pouvez ajouter des contrôles et des champs au formulaire en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à de nombreuses propriétés que vous pouvez définir pour personnaliser votre formulaire.

Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création.

Access affiche le formulaire en mode Création.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du formulaire et de ses contrôles et sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste des champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à votre formulaire. Pour afficher le volet Liste des champs :

  • Sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants ou utilisez le raccourci clavier en appuyant sur ALT+F8.

Vous pouvez ensuite faire glisser les champs du volet Liste des champs vers votre formulaire.

  • Pour ajouter un seul champ, double-cliquez sur celui-ci ou faites-le glisser du volet Liste des champs vers la section du formulaire dans laquelle vous souhaitez qu’il apparaisse.

  • Pour ajouter plusieurs champs à la fois, cliquez sur les champs souhaités en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis faites glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.

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