Présentation des formulaires

Dans Access, un formulaire est un objet de base de données que vous pouvez utiliser pour créer une interface utilisateur pour une application de base de données. Un formulaire « lié » est un formulaire qui est directement connecté à une source de données, telle qu’une table ou une requête, et qui peut être utilisé pour entrer, modifier ou afficher des données de cette source de données. Vous pouvez également créer un formulaire « non lié » qui n’est pas directement lié à une source de données, mais qui contient toujours des boutons de commande, des étiquettes ou d’autres contrôles dont vous avez besoin pour utiliser votre application.

Cet article aborde principalement le sujet des formulaires liés. Les formulaires liés permettent également de contrôler l'accès aux données en n’affichant, par exemple, que certains champs ou lignes de données. Par exemple, il est possible que certains utilisateurs n’aient besoin d’afficher que certains champs d’une table constituée d’une multitude de champs. En leur proposant un formulaire qui ne contient que ces champs, il leur sera plus facile d’utiliser la base de données. Vous pouvez également ajouter des boutons de commande et d’autres fonctionnalités à un formulaire afin d’automatiser les opérations fréquemment effectuées.

Les formulaires liés peuvent être comparés à des fenêtres à travers lesquelles les personnes voient et atteignent votre base de données. Un formulaire efficace permet d'accélérer l’utilisation d’une base de données dans la mesure où les personnes n’ont pas besoin de rechercher les éléments dont elles ont besoin. Un formulaire d’aspect agréable améliore non seulement la convivialité et l’efficacité de la base de données, mais il permet également d'éviter la saisie de données incorrectes.

Remarque : Cet article suppose que vous avez déjà créé une table (ou une requête basée sur une ou plusieurs tables), et que vous souhaitez créer un formulaire afin d'afficher ou manipuler les données.

Contenu de cet article

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire

Créer un formulaire double affichage à l’aide de l’outil Formulaire double affichage

Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l’aide de l’outil Plusieurs éléments

Créer un formulaire à l’aide de l’Assistant Formulaire

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire vide

Présentation des modes Page et Création

Ajuster votre formulaire en mode Page

Ajuster votre formulaire en mode Création

Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire

L'outil Formulaire permet de créer facilement et rapidement un formulaire. Lorsque vous utilisez cet outil, tous les champs de la source de données sous-jacente sont placés dans le formulaire. Vous pouvez commencer à utiliser le nouveau formulaire immédiatement, comme vous pouvez le modifier en mode Page ou Création pour l'adapter à vos besoins.

Utiliser l'outil Formulaire pour créer un formulaire

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire.

Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire.

Si Access détermine que seule une table a une relation un-à-plusieurs avec la table ou la requête qui a servi à la création du formulaire, Access ajoute une feuille de données au formulaire, basée sur la table ou la requête associée. Par exemple, si vous créez un formulaire standard à partir de la table Employés, et qu'une relation un-à-plusieurs qui est définie entre la table Employés et la table Commandes, la feuille de données affiche tous les enregistrements de la table Commandes se rapportant à l'enregistrement Employé actif. Vous pouvez supprimer la feuille de données du formulaire si vous jugez ne pas en avoir besoin. S'il existe plusieurs tables liées par une relation un-à-plusieurs avec la table qui a servi à créer le formulaire, Access n'ajoute pas de feuilles de données au formulaire.

Créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double affichage

Un formulaire double affichage offre deux affichages simultanés des données : un affichage Formulaire et un affichage Feuille de données.

Le formulaire double affichage diffère d’une combinaison formulaire/sous-formulaire en ce sens que les deux affichages sont rattachés à la même source de données et sont toujours synchronisés. Ainsi, si vous sélectionnez un champ dans une partie du formulaire, le même champ est sélectionné dans l'autre partie du formulaire. Vous pouvez ajouter des données dans chacune des parties, comme en modifier ou en supprimer (à condition que la source d'enregistrement soit modifiable et que vous n'ayez pas configuré le formulaire pour empêcher ces opérations).

L'utilisation de formulaires double affichage offre les avantages de deux sortes de formulaires dans un seul et même formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser la partie feuille de données du formulaire pour retrouver rapidement un enregistrement, et utiliser ensuite la partie formulaire pour consulter ou modifier l'enregistrement.

Pour créer un formulaire double affichage à l'aide de l'outil Formulaire double affichage :

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire. Vous pouvez également ouvrir la table ou la requête en mode Feuille de données.

  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Formulaire double affichage.

Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées. Par exemple, vous pouvez ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire. Pour plus d'informations sur les modes d'affichage de formulaires, voir la section Présentation des modes Page et Création.

Créer un formulaire affichant plusieurs enregistrements à l'aide de l'outil Plusieurs éléments

Lorsque vous créez un formulaire à l'aide de l'outil Formulaire, le formulaire créé par Access affiche un seul enregistrement à la fois. Si vous avez besoin d'un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements tout en offrant davantage de possibilités en termes de personnalisation qu'une feuille de données, vous pouvez utiliser l'outil Plusieurs éléments.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez faire figurer dans le formulaire.

  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires, puis sur Plusieurs éléments.

Access crée le formulaire et l'affiche en mode Page. Ce mode vous permet d'apporter des modifications à la conception du formulaire tout en ayant les données affichées.

Lorsque vous utilisez l'outil Plusieurs éléments, le formulaire créé par Access ressemble à une feuille de données. Les données sont disposées dans des lignes et des colonnes, et vous voyez plusieurs enregistrements à la fois. Toutefois, un formulaire Plusieurs éléments offre davantage d'options de personnalisation qu'une feuille de données, avec notamment la possibilité d'ajouter des éléments graphiques, des boutons et d'autres contrôles. Pour plus d'informations sur la personnalisation de votre formulaire, voir les sections Ajuster votre formulaire en mode Page et Ajuster votre formulaire en mode Création.

Créer un formulaire à l’aide de l’Assistant Formulaire

Pour être plus sélectif quant aux champs à faire figurer sur votre formulaire, vous pouvez utiliser l'Assistant Formulaire à la place des divers outils de création de formulaires mentionnés précédemment. Vous pouvez également définir la façon dont les données sont regroupées et triées, et vous pouvez utiliser les champs de plusieurs tables ou requêtes, si tant est que vous ayez préalablement spécifié les relations entre les tables et les requêtes.

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Assistant Formulaire.

  2. Suivez les instructions fournies dans les pages de l'Assistant Formulaire.

    Remarque : Si vous souhaitez inclure des champs de plusieurs tables ou requêtes dans votre formulaire, ne cliquez pas sur Suivant ou sur Terminer après avoir sélectionné les champs de la première table ou requête dans la première page de l'Assistant Formulaire. Au lieu de cela, répétez les étapes afin de sélectionner une table ou une requête, puis cliquez sur les champs supplémentaires que vous souhaitez inclure dans le formulaire. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer.

  3. Dans la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer.

Créer un formulaire à l'aide de l'outil Vide

Si l'Assistant ou les outils de création de formulaires ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez utiliser l'outil Vide pour créer un formulaire. Celui-ci permet de créer un formulaire en peu de temps, surtout si vous prévoyez de placer un nombre limité de champs dans votre formulaire.

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Formulaire vierge.

    Access ouvre un formulaire vide en mode Page et affiche le volet Liste de champs.

  2. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus (+) en regard de la ou des tables contenant les champs que vous souhaitez faire figurer sur le formulaire.

  3. Pour ajouter un champ au formulaire, double-cliquez dessus ou faites-le glisser vers le formulaire.

    • Après avoir ajouté le premier champ, vous pouvez ajouter plusieurs champs à la fois en maintenant la touche CTRL enfoncée, en cliquant sur plusieurs champs, puis en les faisant glisser ensemble sur le formulaire.

    • L’ordre des tables dans le volet Liste des champs peut varier, en fonction de la partie du formulaire sélectionnée actuellement. Si le champ à ajouter n’est pas visible, essayez de sélectionner une autre partie du formulaire et d’ajouter à nouveau le champ.

  4. Pour ajouter un logo, un titre ou la date et l'heure au formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe En-tête/Pied de page, sous l'onglet Mise en forme.

  5. Utilisez les outils du groupe Contrôles de l’onglet création pour ajouter un plus large éventail de contrôles au formulaire.

    Pour un choix plus large de contrôles, passez en mode Création en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire, puis en cliquant sur Mode Création.

Présentation des modes Page et Création

Mode Page    Le mode Page est l'affichage le plus intuitif lorsqu'il s'agit de modifier un formulaire. Vous pouvez y effectuer pratiquement toutes les modifications qu'il est possible d'apporter à un formulaire dans.

En mode Page, le formulaire est bel et bien en cours d'exécution. Vous pouvez donc voir vos données telles qu'elles apparaîtront lorsque vous utiliserez le formulaire. Néanmoins, ce mode vous permet également de modifier la conception du formulaire. Étant donné que les données sont visibles pendant que vous modifiez le formulaire, il s'agit d'un mode très pratique pour définir la taille des contrôles ou pour effectuer presque toutes les autres tâches qui ont une incidence sur l'aspect et l'utilisation du formulaire.

Si vous rencontrez une tâche qui ne peut pas être effectuée en mode Page, vous pouvez basculer en mode Création. Dans certains cas, Access affiche un message indiquant que vous devez basculer en mode Création pour pouvoir effectuer une modification donnée.

Mode Création    Le mode Création offre une vue plus détaillée de la structure de votre formulaire, avec une décomposition des sections En-tête, Détail et Pied de page du formulaire. Le formulaire n'est pas réellement en cours d'exécution lorsqu'il est affiché en mode Création. Vous ne pouvez donc pas voir les données sous-jacentes pendant que vous apportez des modifications à la structure. Toutefois, certaines tâches s'effectuent plus facilement en mode Création qu'en mode Page. En effet, vous pouvez :

  • ajouter un plus large éventail de contrôles à votre formulaire, tels que des graphiques, des sauts de page et des cadres d’objets dépendants ;

  • modifier la source des contrôles Zone de texte dans les zones de texte elles-mêmes, sans passer par la feuille de propriétés ;

  • redimensionner des sections de formulaire, comme la section En-tête de formulaire ou Détail ;

  • modifier certaines propriétés de formulaire qui ne peuvent pas l'être en mode Page.

Ajuster votre formulaire en mode Page

Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez ajuster facilement sa conception en travaillant en mode Page. En vous basant sur les données réelles du formulaire, vous pouvez réorganiser les contrôles et ajuster leur taille. Vous pouvez placer de nouveaux contrôles dans le formulaire et définir les propriétés de ce dernier et des contrôles qu'il contient.

Pour passer au mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page. .

Access affiche le formulaire en mode Page.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du formulaire et des contrôles et des sections qu’il contient. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :

  • Dans l’onglet Création, dans le groupe Outils , cliquez sur Ajouter des champs existants ou utilisez le raccourci clavier ALT + F8.

Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire.

  • Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez le faire apparaître.

  • Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.

Ajuster votre formulaire en mode Création

Vous pouvez également ajuster la structure de votre formulaire en mode Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et champs au formulaire en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à de nombreuses propriétés que vous pouvez définir en vue de personnaliser votre formulaire.

Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création.

Access affiche le formulaire en mode Création.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés du formulaire et des contrôles et des sections qu’il contient. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :

  • Dans l’onglet Création, dans le groupe Outils , cliquez sur Ajouter des champs existants ou utilisez le raccourci clavier ALT + F8.

Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire.

  • Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire où vous souhaitez le faire apparaître.

  • Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs sélectionnés vers le formulaire.

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