Présentation des espaces de travail de réunion

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Un espace de travail de réunion est un site Web destiné à la centralisation de tous les documents et informations destinés à une ou plusieurs réunions.

À propos des espaces de travail de réunion

Parties d’un site espace de travail de réunion

Participants, utilisateurs et groupes de sites du site espace de travail de réunion

À propos des espaces de travail de réunion

Un site Espace de travail de réunion est un site Web constituant un référentiel pour toutes les informations et les supports nécessaires à une ou plusieurs réunions. Vous pouvez configurer un site Espace de travail de réunion lorsque vous créez une invitation à une réunion dans Microsoft Office Outlook. L’objet, les noms des participants, la date, l’heure et l’emplacement provenant de la demande de réunion sont ajoutés automatiquement au site Espace de travail de réunion par Outlook. Si vous modifiez ces informations ultérieurement, Outlook met automatiquement à jour le site Espace de travail de réunion.

Remarque : Si vous mettez à jour les informations du site Espace de travail de réunion, vous devez les mettre à jour manuellement dans la demande de réunion dans Outlook.

Si vous configurez un site Espace de travail de réunion en utilisant Outlook avec un compte Microsoft Exchange, un lien vers le site est automatiquement ajouté au corps de votre demande de réunion. Les invités peuvent cliquer sur le lien pour voir et utiliser l’ordre du jour, les documents et d’autres informations relatives à la réunion dans le site Espace de travail de réunion. Pendant la réunion, vous pouvez voir le site Espace de travail de réunion et le mettre à jour avec des informations telles que les noms des participants, les décisions prises, les éléments d’action et les tâches affectées aux participants, ainsi que publier le procès-verbal de la réunion. Ces fonctionnalités permettent de créer un enregistrement complet de la réunion à des fins de référence ultérieure.

Vous pouvez créer un site espace de travail de réunion à partir de divers emplacements si Microsoft SharePoint Services et un site SharePoint parent sont disponibles. Le nouveau site espace de travail de réunion est créé en tant que sous-site du site SharePoint parent. Quelques exemples des emplacements pour créer un site espace de travail de réunion sont un calendrier compatible avec SharePoint Services et programme de planification, tel qu’Outlook et un site SharePoint Services sur un intranet. Vous pouvez également créer un site espace de travail de réunion à l’aide d’un site espace de travail de réunion existant, mais dans ce cas, le nouveau site ne peut pas être un sous-site du site espace de travail de réunion existant.

Outlook et SharePoint Services peuvent vous aider à configurer un site espace de travail de réunion pour plusieurs réunions, notamment pour une réunion périodique ou pour plusieurs réunions liées qui sont liées au même site espace de travail de réunion. Vous pouvez également assigner un délégué à configurer le site espace de travail de réunion pour vous.

Remarque : Si vous utilisez un programme de messagerie autre qu'Outlook, consultez sa documentation pour obtenir plus d'informations, ou contactez votre administrateur système.

Vous pouvez inviter toute personne ayant une adresse électronique valable dans le même domaine approuvé que vous aux sites Espace de travail de réunion créés dans le domaine approuvé. Les sites Espace de travail de réunion crées sur des sites externes sont accessibles par toute personne ayant une adresse électronique valable.

Si vous utilisez un programme de messagerie instantanée est compatible avec SharePoint, tel que Microsoft Skype ou Microsoft Lync, vous pouvez utiliser ce programme à partir de la liste des participants dans le site espace de travail de réunion pour communiquer avec d’autres participants. Vous pouvez demander à un participant qui est en ligne, visitez le site espace de travail de réunion afin que vous puissiez travailler ensemble.

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Composants d’un site Espace de travail de réunion

Un site Espace de travail de réunion est constitué d’une ou de plusieurs pages contenant des informations appelées Composants WebPart. Il s’agit par exemple de détails de la réunion et de listes d’informations communes à la planification, la conduite ou le suivi d’une réunion. Généralement, les titres des listes sont Objectifs, Ordre du jour, Participants, Décisions et Tâches. En plus des listes, vous pouvez ajouter une bibliothèque de documents, ainsi qu’une bibliothèque d’images à partir desquelles les invités peuvent stocker du matériel concernant la réunion. Ces listes et bibliothèques qui apparaissent par défaut sur la page d’accueil dépendent du modèle que vous choisissez lors de la création du site Espace de travail de réunion.

Si le site espace de travail de réunion ne contient pas toutes les informations dont vous avez besoin, vous pouvez le personnaliser selon vos besoins. L’aide pour le site d’espace de travail de réunion est disponible sur le site et dans l’aide de SharePoint.

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Groupes de participants, d’utilisateurs et de sites dans le site Espace de travail de réunion

Bien qu’Outlook mette à jour la liste Participants dans un site Espace de travail de réunion, il n’affecte pas automatiquement aux participants des autorisations d’accès au site Espace de travail de réunion. Le fait que des droits soient accordés automatiquement ou non dépend du type de votre site Espace de travail de réunion.

Si vous créez un site Espace de travail de réunion et envoyez une demande de réunion avec un lien au site, les participants sont automatiquement affectés au groupe de sites Collaborateur et sont ajoutés en tant qu’utilisateurs dotés de droits en lecture et en écriture au site Espace de travail de réunion. En tant qu’organisateur de la réunion, vous êtes affecté au groupe du site Administrateur. Si un problème survient relativement à l’octroi automatique de droits à un participant, un message s’affichera, fournissant des instructions sur l’emplacement, dans le site Espace de travail de réunion, auquel vous pouvez ajouter le participant en tant qu’utilisateur.

Si vous établissez une liaison avec un site Espace de travail de réunion existant après avoir envoyé la demande de réunion, tous les participants disposeront automatiquement de droits d’accès à ce site si l’une des affirmations suivantes est vraie :

  • Le site Espace de travail de réunion a été créé à l'origine avec des autorisations uniques différentes de celles du site Web parent.

  • Le site Espace de travail de réunion a hérité ses paramètres d'autorisation du site SharePoint parent et les participants sont dotés de droits d'accès au site parent.

Pour plus d'informations, voir l'aide du site Espace de travail de réunion.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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