Présentation des ensembles de documents

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez créer et tapez des produits de travail multidocument gestion avec le nouveau contenu ensemble de documents. Un ensemble de documents est un groupe de documents associés qui peuvent être créés dans une seule étape et puis gérées comme une seule entité.

Contenu de cet article

Qu’est un ensemble de documents ?

Fonctionnalités de jeu de documents

Tâches connexes

Qu’est-ce qu’un ensemble de documents ?

Lorsque vous travaillez sur des projets, les personnes créer rarement des documents individuels. Pour de nombreux types de projets, il peut être plus classique de générer un ensemble de plusieurs documents connexes. Dans certains cas, cet ensemble de documents peut-être être le résultat final d’un projet, ou « du livrable ». Par exemple, une société de services professionnels peut générer un carnet d’espacement en réponse à toutes les demandes de proposition qu’elle reçoit à partir d’un client possible. Dans les autres cas, cet ensemble de documents peut simplement le représenter différents types d’informations qui prennent en charge d’un projet plus important et entraînent la création ou de la remise d’un autre élément. Par exemple, une société de fabrication peut générer un jeu standard de documents liés à la conception, test et fabrication pour chaque produit il fabrique.

Ces documents peuvent être produites simultanément ou phases par une ou plusieurs personnes, et ils peuvent impliquer documents de différents formats de fichier (par exemple, documents Word, présentations PowerPoint, diagrammes Visio, fichiers Excel, etc.).

Les organisations qui souhaitent créer et gérer des produits de travail multidocument régulièrement peuvent configurer un type de contenu ensemble de documents nouvel pour chaque produit de travail multidocument qu’ils créent en général. Le type de contenu ensemble de documents est un type de contenu basé sur le dossier qui permet d’organiser plusieurs documents connexes dans un affichage unique, où ils peuvent être de modification et gérés comme une seule entité.

Lorsqu’un type de contenu ensemble de documents est ajouté à une bibliothèque, les utilisateurs peuvent créer de nouvelles instances de l’ensemble de documents en cliquant sur Nouveau Document dans le ruban dans une bibliothèque.

Commande Ensemble de documents dans le menu Nouveau document

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Fonctionnalités de jeu de documents

Le type de contenu ensemble de documents inclut plusieurs fonctionnalités qui facilitent la créer et gérer des produits de travail multidocument avec succès. Lorsque vous configurez un type de contenu ensemble de documents, procédez comme suit :

  • Spécifier les types de contenu qui sont autorisés dans l’ensemble de documents (par exemple, fichiers de documents, images, audio ou vidéo).

  • Spécifier les documents par défaut que vous souhaitez créer automatiquement chaque fois qu’une nouvelle instance de l’ensemble de documents est créée. Vous pouvez mapper les documents par défaut pour les types de contenu autorisés. Par exemple, si votre organisation possède des modèles standards que vous utilisez pour des éléments tels que des contrats, ou si vous avez personnalisé les modèles que vous utilisez pour des types de communications spécifiques, vous pouvez télécharger des ces lorsque vous configurez un type de contenu ensemble de documents.

  • Spécifier les métadonnées partagées voulues synchronisées avec tous les documents dans un jeu.

  • Personnaliser une Page d’accueil pour un ensemble de documents qui s’affiche dans chaque instance d’un produit de travail créé à partir d’un type de contenu ensemble de documents. Cette Page d’accueil est une Page de composants WebPart qui peut être configuré pour afficher les informations de projet ou des ressources pour aider les membres d’équipe qui travaillent sur un ensemble de documents (par exemple, chronologie du projet, des liens vers des ressources, etc..).

  • Configurer les flux de travail que vous souhaitez rendre disponibles pour l’ensemble de documents. Vous pouvez utiliser les flux de travail approbation ou de révision standard avec ensembles de documents. En outre, votre organisation peut développer des flux de travail personnalisés pour les ensembles de documents à l’aide de chacune des quatre ensemble de documents flux de travail actions disponibles dans Microsoft SharePoint Designer 2010.

Après un ensemble de documents contenu type a été configuré et ajouté à une bibliothèque, les utilisateurs du site qui créent ou gestion des documents dans un ensemble de documents peuvent utiliser les deux documents familières gestion des fonctionnalités de fonctionnalités ainsi que spéciales comme l’onglet Gérer du ruban Ensemble de documents lorsque vous travaillez sur des documents dans un ensemble de documents.

Document ensemble auteurs peuvent effectuer les tâches suivantes :

  • créer rapidement et facilement de nouveaux produits de travail multidocument à l’aide de la commande Nouveau document dans une bibliothèque de documents ;

  • capturer un instantané de l’historique des versions des propriétés et documents actuels dans l’ensemble de documents ;

  • Démarrer le flux de travail sur l’ensemble de documents entier ou l’ensemble de documents pour gérer les tâches courantes telles que la révision et approbation des éléments individuels.

  • envoyer par courrier électronique un lien vers l’ensemble de documents ;

  • utiliser la commande Envoyer vers pour déplacer ou copier l’ensemble de documents vers un autre emplacement (la destination doit être configurée dans l’Administration centrale) ;

  • gérer les autorisations d’un ensemble de documents.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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