Présentation des ensembles de documents

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Un ensemble de documents est un groupe de documents associés que vous pouvez gérer comme une seule entité. Vous pouvez créer un ensemble de documents en une seule étape et puis définir ses caractéristiques et les métadonnées.

Qu’est-ce qu’un ensemble de documents ?

Pour de nombreux types de projets, les personnes produisent souvent un ensemble de documents connexes. Dans certains cas, cet ensemble de documents peut être le résultat d’un projet, ou « du livrable ». Par exemple, une société de services professionnels peut-être engendrer une norme « carnet d’espacement » quand ils répondent à un appel d’offre à partir d’un client possible. Le carnet d’espacement contiennent toujours ces éléments, avec chaque morceau personnalisé selon les exigences spécifiques d’un projet particulier :

  • présentation de la société de services ;

  • analyse SWOT (points forts, faiblesses, opportunités et menaces) ;

  • plan d’entreprise ;

  • analyse comparative de la société.

Dans d’autres cas, il se peut que cet ensemble de documents représente uniquement différents types d’informations prenant en charge un projet plus important dont le résultat est la création ou la livraison d’autre chose. Par exemple, une entreprise de fabrication pourrait créer un ensemble standard de documents liés à la conception, aux tests et à la fabrication pour chaque produit qu’elle fabrique.

Ces documents peuvent être créés en même temps ou phases. Les documents est peut-être produites ou examinés par une personne ou par de nombreuses personnes. Tous les documents peuvent être la même mise en forme (par exemple, des documents Word). Par ailleurs, ils peuvent impliquent différents formats de fichier (par exemple des documents Word, des blocs-notes OneNote, présentations PowerPoint, diagrammes Visio, classeurs excel et ainsi de suite).

Les ensembles de documents peuvent aider les organisations à gérer ces situations plus aisément. L’ensemble de documents organise plusieurs documents connexes en un affichage unique depuis lequel ils peuvent être exploités et gérés comme entité unique. Lorsque vous créez un ensemble de documents, vous créez en fait un nouveau type de contenu. Celui-ci devient accessible dans toute la collection de sites et vous pouvez configurer un nouveau type de contenu Ensemble de documents pour chaque produit de travail multidocument différent.

Quand un type de contenu Ensemble de documents est ajouté à une bibliothèque, les utilisateurs peuvent créer de nouvelles instances de l’ensemble de documents de la même manière qu’ils créent un document.

Que peut-on faire avec un ensemble de documents ?

Le type de contenu Ensemble de documents offre plusieurs fonctionnalités spécifiques qui simplifient la création et la gestion de produits de travail multidocument. Lorsque vous configurez un type de contenu Ensemble de documents, vous pouvez effectuer une ou plusieurs des opérations suivantes :

  • Personnaliser une Page d’accueil    pour l’ensemble de documents qui contient toutes les informations qu’un utilisateur doit sur le jeu. La Page d’accueil est une Page de composants WebPart qui peut être configuré pour afficher les informations de projet ou des ressources pour aider les membres d’équipe qui travaillent sur un ensemble de documents (par exemple, planning de projet, des liens vers des ressources, etc.). Il affiche également une liste de documents qui ont été ajoutés à l’ensemble.

  • Spécifier le contenu par défaut    que vous souhaitez avoir automatiquement créé et inclus dans chaque nouvelle instance de l’ensemble de documents. Vous pouvez avoir certains documents automatiquement inclus, et vous pouvez contrôler les modèles que les personnes utilisent. Vous pouvez être sûr que les documents par défaut sont les types de contenu corrects. Par exemple, si votre organisation a personnalisé les modèles que vous utilisez pour des types de communications spécifiques, vous pouvez ces télécharger lorsque vous configurez un type de contenu ensemble de documents.

  • Spécifier les types de contenu autorisés    qui peuvent être utilisés dans l’ensemble de documents (par exemple les fichiers de documents, les fichiers image, audio ou vidéo).

  • Spécifier les métadonnées partagées    et les colonnes de métadonnées que vous souhaitez pour tous les documents dans un ensemble. Les documents par défaut reçoivent automatiquement les métadonnées lors de la création de l’ensemble de documents et vous pouvez afficher les métadonnées partagées dans la page d’accueil.

  • Affecter des flux de travail    que vous souhaitez utiliser pour l’ensemble de documents. Vous pouvez utiliser les flux de travail approbation ou de révision standard avec ensembles de documents, et l’ensemble de documents entier passera à travers les étapes de flux de travail comme s’il s’agissait d’un seul fichier. En outre, votre organisation peut développer des flux de travail personnalisés pour les ensembles de documents.

  • Envoyer des ensembles de documents    vers l’organisateur de contenu en vue de leur routage vers un dossier, un site ou une bibliothèque cible.

Une fois que vous avez ajouté un type de contenu Ensemble de documents à une bibliothèque, les utilisateurs du site peuvent utiliser les fonctionnalités de gestion de documents familières et les fonctionnalités spéciales des ensembles de documents.

Les auteurs d’ensembles de documents peuvent effectuer les tâches suivantes :

  • créer rapidement et facilement de nouveaux produits de travail multidocument à l’aide de la commande Nouveau document dans une bibliothèque de documents ;

  • capturer un instantané de l’historique des versions des propriétés et documents actuels dans l’ensemble de documents ;

  • démarrer des flux de travail sur l’ensemble de documents entier ou sur des éléments individuels de l’ensemble de documents afin de gérer des tâches courantes telles que la révision et l’approbation ;

  • envoyer par courrier électronique un lien vers l’ensemble de documents ;

  • utiliser la commande Envoyer vers pour déplacer ou copier l’ensemble de documents vers un autre emplacement (la destination doit être configurée dans l’Administration centrale) ;

  • gérer les autorisations d’un ensemble de documents.

Voir aussi

Créer et configurer un nouveau type de contenu ensemble de documents

Créer et gérer des ensembles de documents

Personnaliser la Page d’accueil pour un ensemble de documents

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