Présentation de la gestion des documents

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

La gestion des documents concerne le stockage et l’organisation des documents pour faciliter le travail en cours et notamment, la création et le partage de contenus dans une organisation. Lorsque les organisations ne possèdent aucune sorte de système de gestion des documents formel, le contenu est souvent créé et enregistré de façon non gérée et décentralisée sur des partages de fichiers éparpillés et sur des disques durs individuels. Il est ainsi difficile pour les employés de rechercher et de partager du contenu et de collaborer efficacement. De la même façon, les organisations ont du mal à utiliser les informations et les données professionnelles dans le contenu.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 prend en charge les besoins en gestion de documents de votre organisation grâce à un ensemble de fonctions de gestion de documents, qui permettent les opérations suivantes :

  • Stocker, organiser et rechercher des documents.

  • Garantir la cohérence des documents.

  • Gérer les métadonnées des documents.

  • Protéger les documents contre les accès ou les utilisations non autorisées.

  • Assurer l’homogénéité des processus métiers (flux de travail) dans le cadre du traitement des documents.

Remarque : Cet article fait référence à un site SharePoint exemple créé par Adventure Works, une société fictif qui fabrique vélos, des composants de bicyclette et accessoires bicycling.

Par exemple, l’équipe chargée de la rédaction technique chez Adventure Works et qui produit des publications à destination des clients, telles que des manuels utilisateur et des fiches produit, utilise de nombreuses fonctionnalités propres à la gestion des documents disponibles dans Office SharePoint Server 2007. Cette équipe stocke tout le contenu qu’elle crée sur un site créé à partir du modèle de site Centre de documents. Sur ce site, les membres de l’équipe utilisent la fonction de suivi des versions principales et mineures afin de suivre l’avancement des documents entre les versions. Ils ont également recours à l’extraction obligatoire pour s’assurer que personne ne remplace le travail d’un membre de l’équipe par inadvertance.

Stocker et organiser des documents sur un site Centre de documents

Le modèle de site Centre de documents inclus avec Office SharePoint Server 2007 peut servir à créer des sites optimisés pour la création, l’utilisation et le stockage d’un grand volume de documents. Les sites créés à partir du modèle de site Centre de documents disposent de fonctionnalités de gestion de documents spécialisées, telles que l’extraction obligatoire et le suivi des versions principales et mineures, lesquelles sont activées par défaut. L’extraction obligatoire permet d’éviter les conflits et la confusion entre les modifications, car un seul utilisateur à la fois peut modifier un fichier. Le contrôle des versions permet de suivre les modifications apportées aux documents et facilite la gestion du contenu au fil de la révision. Le contrôle des versions est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur des projets ou bien, lorsque les informations passent par plusieurs étapes de développement et de révision.

Utiliser des types de contenus pour gérer les documents de façon cohérente

Un type de contenu est un groupe de paramètres réutilisables qui décrivent les comportements partagés d’un type de contenu spécifique. Les types de contenus permettent aux organisations d’organiser, gérer et traiter le contenu de façon cohérente dans une collection de sites. Vous pouvez définir un type de contenu pour chaque type de document ou information produit que votre organisation crée, afin de vous assurer que ces différents types de documents sont gérés de façon homogène.

Par exemple, le service de documentation technique de la société Adventure Works crée deux types de contenus appelés Manuel utilisateur et Fiche produit. Lorsque les membres de l’équipe accèdent au Centre de documents pour créer un nouveau document, chaque type de contenu apparaît sous forme d’option sur le bouton Nouveau dans la bibliothèque de documents. Chaque type de contenu spécifie son propre modèle, afin que tous les manuels utilisateur et les fiches produit partagent un format commun. Chaque type de contenu signale également ses colonnes personnalisées, afin que, par exemple, tous les manuels utilisateur contiennent des métadonnées sur les modèles de produit auxquels les manuels font référence. Chaque type de contenu contient même ses propres flux de travail, de sorte que l’équipe est assurée que chaque manuel utilisateur suit les mêmes processus de commentaire et d’approbation.

Gérer les propriétés de document

L’une des méthodes principales qui permet aux utilisateurs de trouver des informations enregistrées sur un site Web ou dans un système de gestion des documents consiste à parcourir ou à rechercher les métadonnées (propriétés de document) qui sont enregistrées parallèlement aux fichiers. Cependant, les employés des organisations ne prennent souvent pas le temps d’ajouter ou de mettre à jour les propriétés de document des fichiers qu’ils enregistrent.

Les programmes et les serveurs disponibles dans Microsoft Office System 2007 facilitent la création et la mise à jour des métadonnées des documents. Lorsque vous ouvrez ou modifiez un document enregistré sur un site Office SharePoint Server 2007 dans un programme Office version 2007, tel que Word, Excel ou PowerPoint, vous pouvez modifier les propriétés serveur de ce document dans le panneau Informations sur le document qui apparaît en haut du fichier. Si des colonnes personnalisées sont ajoutées au type de contenu pour ce document ou à la bibliothèque dans laquelle ce document est enregistré, ces valeurs de colonne sont affichées sous la forme de champs de propriété dans le panneau Informations sur le document. En intégrant les opérations de modification des propriétés de document dans les opérations de modification de contenu, les programmes Office version 2007 aident à l’amélioration de la qualité des métadonnées de leur contenu.

Panneau Informations sur le document

Par ailleurs, les organisations peuvent utiliser Microsoft Office InfoPath 2007 pour créer des panneaux Informations sur le document personnalisés, qu’elles peuvent ensuite ajouter à des types de contenus spécifiques.

Protection des documents

Office SharePoint Server 2007 offre également aux organisations plusieurs moyens de protéger les documents enregistrés sur un site SharePoint contre les accès ou les utilisations non autorisées. Les organisations peuvent appliquer la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) à l’ensemble d’une bibliothèque de documents pour protéger un jeu complet de documents. Cette fonctionnalité permet de limiter les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur les fichiers qui ont été téléchargés à partir de listes ou de bibliothèques SharePoint. Elle chiffre les fichiers téléchargés et limite le nombre d’utilisateurs et de programmes autorisés à les déchiffrer. La Gestion des droits relatifs à l’information peut également limiter les droits des utilisateurs qui sont autorisés à lire les fichiers, pour les empêcher d’effectuer des actions telles que l’impression des fichiers ou la copie de texte à partir de ces fichiers. Elle aide les organisations à appliquer les stratégies d’entreprise qui régissent le contrôle et la publication des informations confidentielles ou propriétaires.

Office SharePoint Server 2007 permet également de protéger autrement les fichiers. Si vous souhaitez empêcher les utilisateurs de lire les brouillons des documents en cours de rédaction, vous pouvez configurer une bibliothèque de documents avec la fonction de contrôle des versions majeures et mineures, puis spécifier les groupes d’utilisateurs autorisés à lire les versions mineures (les brouillons). Les brouillons sont des versions mineures des fichiers ou des éléments de liste qui n’ont pas encore été approuvés en tant que version principale (majeure). Si vous configurez cette bibliothèque de façon à ce que l’approbation du contenu soit exigée, les brouillons sont alors publiés en tant que versions majeures uniquement lorsque l’utilisateur, qui dispose des autorisations requises, approuve le document pour sa publication.

Vous pouvez protéger les documents autrement, en configurant les autorisations pour les dossiers individuels, les éléments de liste ou les documents. Si la bibliothèque de documents dont vous souhaitez restreindre l’accès contient uniquement un ou deux fichiers, vous pouvez modifier les autorisations pour ces éléments et changer les utilisateurs autorisés à les afficher ou à les modifier.

Gérer les processus liés aux documents avec les flux de travail

Pour permettre la prise en charge des processus métiers courants concernant les documents, Office SharePoint Server 2007 offre des flux de travail intégrés que les organisations peuvent utiliser pour gérer les tâches telles que la révision des documents, l’approbation et la collection de signatures. Un flux de travail correspond au mouvement automatisé des documents ou des éléments qui passent par une série d’actions ou de tâches liées à un processus métier. Les flux de travail rendent plus efficace la gestion des processus métiers appliqués aux documents, car ils effectuent le suivi et la gestion automatiques des tâches humaines impliquées dans les processus.

Par exemple, chez Adventure Works, l’équipe chargée de la rédaction technique fait un usage intensif du flux de travail Recueillir les commentaires. Au lieu d’envoyer des courriers électroniques aux réviseurs, un rédacteur peut démarrer un flux de travail sur le document en cours, immédiatement à partir de Office Word 2007. Le flux de travail se charge de la gestion du processus, y compris de l’envoi des messages de notification aux réviseurs, de la création des tâches qui leur incombent et du suivi de l’état de ces tâches. Les réviseurs peuvent réaliser leurs tâches dans Word 2007 ou dans Microsoft Office Outlook 2007.

De plus, en utilisant Microsoft Office SharePoint Designer 2007 ou les extensions Microsoft Visual Studio 2005 pour Windows Workflow Foundation, les organisations peuvent développer et déployer des flux de travail personnalisés gérant les processus métiers qui leur sont propres.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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