Présentation de la gestion de projets d’entreprise (EPM, Enterprise Project Management) : livre blanc

Ce livre blanc fait partie de notre collection « Depuis les tranchées ». Il traite de l’évolution des systèmes de gestion de projets, de l’utilisation de la gestion de projets d’entreprise et de l’importance qu’il y a à identifier la solution de gestion de projets qui vous convient le mieux.

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Présentation de la gestion de projets d’entreprise (EPM, Enterprise Project Management)

Récemment, l’un de nos employés les plus expérimentés est venu me poser une question étrange :

« Comment savoir quand on a affaire à un système de gestion de projets ? ».

J’ai ouvert la bouche pour répondre, mais rien ne m’est venu. Il s’agit d’une question difficile.

Le premier package de planification du chemin critique est disponible sur PC depuis le début des années 1980. Il est intéressant de noter que les logiciels de planification du chemin critique constituent l’une des premières applications commerciales publiées à chaque nouvelle avancée dans le domaine informatique, et ce depuis la commercialisation des premiers systèmes dans les années 1960. Mes débuts dans l’industrie des logiciels de gestion de projets remontent aux années 1980. Nous utilisions alors les termes « logiciel de gestion de projets » et « logiciel de planification du chemin critique » indifféremment.

Si, en 1983, on m’avait demandé si un système de gestion de projets pouvait être autre chose qu’un système de planification du chemin critique, j’aurais certainement répondu non.

Microsoft Project est essentiellement un système de planification du chemin critique et nous utilisons toujours les termes « logiciel de gestion de projets » pour le décrire. Aussi, si quelqu’un me demande aujourd’hui « Microsoft Project est-il un logiciel de gestion de projets ? », je répondrais sans hésiter par l’affirmative.

Mais qu’en est-il des logiciels de comptabilité ? Plusieurs produits Dynamics incluent des fonctionnalités de budgétisation des projets et de suivi des coûts. Est-ce de la gestion de projets pour autant ? Je dirais que oui.

Les produits SharePoint vous permettent de gérer des documents et flux de documents, et de répertorier les problèmes majeurs. S’agit-il d’un logiciel de gestion de projets ? Il faut reconnaître que ça y ressemble.

Microsoft Dynamics CRM vous permet de lier des activités et des ressources à des initiatives client. Vous ne trouvez pas que ça ressemble à de la gestion de projets ? Ça s’en rapproche beaucoup en tout cas.

Et que dire de la gestion des contrats, de la gestion des feuilles de temps, de la planification du personnel, de la gestion de la consommation des matériaux et de l’utilisation des équipements, ainsi que du suivi de la valeur de production ? Cela rentre-t-il dans le cadre de la gestion de projets ? Oui. Toutes ces activités rentrent dans cette catégorie.

Il y a plusieurs années, j’ai travaillé avec un spécialiste de la gestion de projets intervenant dans le domaine de la construction. Son outil de travail principal lui permettait de gérer simultanément le rythme de travail de plusieurs artisans. Le rapport graphique unique qu’il utilisait lui permettait de suivre les charpentiers, les plombiers, les électriciens, ainsi que plusieurs autres artisans. Ce mode de gestion avancée m’a permis de comprendre comment la gestion du rythme de travail de différentes équipes permettait, par exemple, d’éviter que les électriciens n’arrivent sur le chantier avant que les cloisons ne soient érigées, ou encore que les plombiers ne travaillent en même temps que les électriciens. Ce rapport unique propre à ce type de projet permettait au responsable de projet d’être très efficace dans son travail. S’agissait-il d’un système de gestion de projets ? À n’en pas douter, oui.

Pour rendre les choses encore plus complexes, il existe des outils de gestion qui permettent aux responsables de projet individuels d’être efficaces et des outils davantage adaptés aux organisations. Pour vous en convaincre, faites une recherche sur les logiciels de gestion de projets d’entreprise ou EPM (Enterprise Project Management). Pour être honnête, ce concept n’est pas nouveau. Dans les années 1960 et 1970, les premiers systèmes de gestion de projets étaient des outils d’entreprise, même si les systèmes informatiques n’étaient pas aussi répandus qu’aujourd’hui au sein des entreprises.

Comme beaucoup de concepts intéressants, la gestion de projets d’entreprise peut se réduire à un acronyme : EPM. Si je recherche « EPM » sur Internet, il est possible que je tombe sur des résultats sur le sujet qui nous intéresse ici. Je peux aussi obtenir des résultats pour Enterprise Performance Management, Enlisted Personnel Management, Electric Propulsion Motor, Exchange Permission Manager, etc. Assurez-vous que vos recherches vous amènent au bon endroit : un moteur à propulsion ne risque pas de vous aider beaucoup dans la planification d’un projet.

Si nous avons des difficultés à définir un système de gestion de projets, nous aurons d’autant plus de mal à définir ce qu’est un système de gestion de projet d’« entreprise ».

Mais au final, est-ce bien important ?

Auparavant, je préférais toujours définir un problème avant de commencer à chercher une solution. Nous recevons beaucoup de demandes d’aide pour déployer des « systèmes de gestion de projets d’entreprise ». Nous nous retrouvons inévitablement à poser les questions : « Qu’entendez-vous par “entreprise” ? » et « Qu’entendez-vous par “gestion de projets” ? ». Parfois, il faut quelques minutes à nos interlocuteurs pour expliquer leurs besoins. Avec mon expérience de la gestion de projets, ils sont certains que je connais la réalité que recouvrent ces termes.

Parfois, je me rends compte qu’« entreprise » ne désigne en fait que quelques personnes. Cela n’est pas un problème en soi. Je gère moi-même une petite structure et je sais parfaitement qu’il n’y a pas de « petite » entreprise. Mais si je n’avais pas posé la question, j’aurais pu recommander un logiciel conçu pour une entreprise de 1 000 employés. Même si ce logiciel aurait été très performant, il n’aurait pas été adapté aux besoins réels de cette entreprise. En outre, le retour sur investissement d’un tel déploiement aurait vraisemblablement été très insatisfaisant en raison de la difficulté qu’il y a à amortir une telle opération grâce aux gains d’efficacité d’une petite équipe.

Pour pouvoir donner des conseils dans le choix d’un outil, il est important de bien délimiter l’échelle concernée et d’identifier les défis auxquels l’entreprise est confrontée.

Il y a plusieurs années, j’ai visité un grand groupe de distribution d’énergie auprès duquel nous avions acquis une bonne réputation en matière d’assistance au déploiement de logiciels de gestion de projets. Lors de cette visite, j’ai rencontré le responsable d’un nouveau département qui souhaitait déployer un « logiciel de gestion de projets d’entreprise ». Je me suis entretenu avec lui pour passer en revue ses besoins.

Je lui ai demandé : « Combien de projets devez-vous gérer ? »

Il m’a répondu : « Entre 10 et 12 projets à la fois. »

J’ai continué : « Et combien de tâches comportent ces projets ? »

Il a répondu : « Toujours le même nombre de tâches : six. »

J’ai répété : « Six. » « Cela fait environ 60 à 70 tâches à gérer à la fois. »

Il a alors précisé : « C’est exact. C’est assez compliqué. »

Je lui ai répondu : « Je comprends. Combien d’utilisateurs gèrent ces tâches ? »

« Seulement moi » m’a-t-il répondu.

Je suis sûr que vous et moi arrivons à la même conclusion. Aucun chemin critique, aucun ajustement des ressources, aucune gestion des risques, problèmes, documents ou coûts n’était nécessaire dans ce cas. Il avait seulement besoin d’un outil lui permettant de visualiser les tâches restant à accomplir afin de ne pas en laisser passer par inadvertance. Si les montants liés à ces projets étaient extrêmement importants (plusieurs millions de dollars), le type unique des projets impliquait un mode de gestion relativement simple.

J’ai donc proposé : « Pourquoi ne pas simplement représenter les informations sur un tableau blanc ? Vous pourriez matérialiser des lignes pour inscrire une quinzaine de projets, et utiliser des marqueurs pour mettre à jour le planning. Tout cela serait juste sous vos yeux. Par exemple, vous pourriez utiliser un marqueur rouge pour noter un jalon important et un marqueur vert pour les tâches dont le délai d’exécution est long. »

Il a semblé à la fois perturbé et déçu que je ne lui propose pas un logiciel professionnel complexe pour l’aider à gérer ses projets. Il avait entendu dire par des membres de son entreprise que nous proposions de très bons packages pour la gestion de projets. Il pensait donc que je lui en recommanderais un.

Notre réunion s’est terminée peu de temps après et j’ai senti que mon interlocuteur n’était pas satisfait. À ma grande surprise, il m’a néanmoins rappelé une trentaine de minutes plus tard sur mon téléphone portable, alors que je rentrais chez moi.

« Merci beaucoup pour cette réunion. Je viens tout juste de commander un tableau blanc auprès du département en charge de l’achat des fournitures. Si vous avez une minute, pourriez-vous me rappeler les couleurs que vous recommandez d’utiliser pour les différents types de tâches ? »

Quinze minutes plus tard, il avait pris des notes en abondance et était débordant d’enthousiasme.

Ça a été pour moi une grande leçon qui m’a servi par la suite. Depuis, j’essaye de clarifier rapidement les termes utilisés par l’interlocuteur et pouvant recouvrir une autre réalité dans son esprit.

Les logiciels de gestion de projets peuvent être classés dans plusieurs catégories. Si nous nous basons sur les domaines de connaissance en gestion de projets du Project Management Institute, il s’agit des catégories suivantes :

  • Gestion de l’intégration

  • Gestion des coûts

  • Gestion des communications

  • Gestion de l’étendue

  • Gestion de la qualité

  • Gestion des risques

  • Gestion du temps

  • Gestion des ressources humaines

  • Gestion de l’approvisionnement

Il est facile d’imaginer toute une gamme d’outils, de packages et de techniques pour la gestion de ces domaines. Selon le contexte, chacune de ces catégories peut apporter des améliorations importantes à la gestion de projets en général et dans l’entreprise en particulier.

Supposons qu’une organisation rencontre des problèmes de communication dans le cadre de ses projets et que ses ressources sont disséminées géographiquement (plusieurs fuseaux horaires, plusieurs pays et plusieurs entreprises). Dans ce cas, il est facile de voir en quoi le déploiement de Lync et SharePoint peut améliorer grandement les communications.

Si, dans le cadre d’un projet, une organisation doit gérer plusieurs sous-traitants ou un composant d’achat particulièrement important, une gestion robuste de l’approvisionnement à l’aide de Dynamics ERP et de SharePoint peut faire une grande différence.

Si l’entreprise est complexe ou grande, et que les défis rencontrés dans le cadre des projets ont trait à la hiérarchisation et à la planification de la capacité des ressources, Project Server offre le retour sur investissement le plus rapide.

Vous vous rappelez de l’employé qui se demandait comment reconnaître un logiciel de gestion de projets ? Je lui ai finalement répondu ceci : « Est-ce un logiciel ? Est-ce qu’il permet de gérer des projets ? Alors, c’est un logiciel de gestion de projets. Maintenant, retournes-y et essaye de découvrir le défi auquel est confronté le client dans le cadre de la gestion de projets. »

Pour obtenir de meilleurs résultats, il est important d’identifier les défis associés aux projets avant de déployer des solutions.

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de HMS Software. Basée à Montréal (Canada), l’entreprise est un partenaire Microsoft Certified Partner. Diplômé en sciences économiques de l’université McGill, Chris a plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de gestion de projets. Il est membre du Project Management Institute (PMI) depuis de nombreuses années et a participé à la création des chapitres du Microsoft Project Users Group (MPUG) pour Montréal, Toronto et Québec. Il a publié des articles dans Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada et PMNetwork. Il tient également une chronique régulière pour Project Times. Il enseigne la gestion de projets avancée à l’université McGill et intervient souvent lors d’événements organisés par des associations de gestion de projets en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système d’horloge pour les projets TimeControl et est un partenaire Microsoft Project Solution Partner depuis 1995.

Vous pouvez contacter Chris Vandersluis à cette adresse : chris.vandersluis@hms.ca

Pour consulter d’autres articles en lien avec la gestion des projets d’entreprise rédigés par Chris Vandersluis, rendez-vous sur le site EPM Guidance de HMS Software (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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