Présentation de la fonction de courrier électronique entrant

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez intégrer la fonction de courrier électronique entrant dans vos sites. Cette nouvelle fonctionnalité permet aux équipes de messages électroniques agrégation dans les listes et bibliothèques sans étape supplémentaire d’ouverture du site et de télécharger le contenu qui a été envoyé par courrier électronique. Cela est possible, car la plupart des types de listes et de bibliothèques peuvent être affectées à une adresse de messagerie unique. Membres du site peuvent ajouter les adresses de messagerie de ces listes dans la zone à ou Cc de leur application de messagerie cliente lorsqu’ils envoient courrier électronique, ou qu’ils peuvent envoyer un courrier électronique à une liste de distribution qui contient les adresses de messagerie de ces listes ainsi que les adresses de messagerie des autres membres du site.

Un administrateur de batterie de serveurs peut activer support par courrier électronique dans l’Administration centrale au niveau de la batterie de serveurs. Une fois que les messages électroniques entrants sont activée dans l’Administration centrale, vous pouvez activer et configurer la prise en charge de la messagerie pour les types de listes et bibliothèques suivants dans vos sites : bibliothèques de documents, bibliothèques d’images, bibliothèques de formulaires, listes d’annonces, listes de calendriers, blogs et forums de discussion. Toute personne disposant des autorisations nécessaires pour créer une liste pouvez choisir une adresse de messagerie pour la liste lors de la création de la liste dans un site à extension messagerie. Notez que vous ne pouvez pas ajouter du contenu à des listes dans sites espace de travail de réunion en envoyant un courrier électronique.

Contenu de cet article

Exemples réels de courrier électronique entrant

Nouvelle procédure pas à pas la création de site

À propos des gestionnaires de messagerie

Considérations sur la sécurité

Routage de messages électroniques via un autre serveur

Exemples de courriers électroniques inspirés du monde réel

Équipes peuvent utiliser le courrier électronique entrant pour communiquer plus efficacement. Voici quelques exemples de comment équipes peuvent utiliser le courrier électronique entrant avec un site pour simplifier et améliorer leur communication :

Archiver le courrier électronique d’équipe    Après avoir rejoint une nouvelle équipe, un membre du site ouvre le site et voit dernières discussions contenant les envois directs des membres et le contenu envoyé au forum de discussion à partir d’un client de messagerie. Le membre du site peut également identifier les problèmes et les tâches de l’équipe les plus importantes et suivez les liens connexes dans les discussions pour obtenir une vision globale derrière tous les problèmes importants.

Lorsqu’un membre du site répond à un message électronique et inclut l’adresse de messagerie de la liste dans la réponse, la réponse est archivée sur le forum de discussion et associée le message d’origine a été archivé. Cela permet de membres du site qui permet d’afficher ces informations archivées dans le site à associer les informations relatives à un thread de messagerie en particulier.

Créer une communauté     Un propriétaire de site crée une nouvelle liste de distribution pour la communauté des cyclistes d'une entreprise. Un utilisateur visite le site de cette entreprise et clique sur le lien menant à cette communauté. Il passe les différentes étapes d'un Assistant qui lui demande d'indiquer le nom de la liste de distribution, la description du site de la communauté SharePoint et la liste des premiers membres de la communauté. L'utilisateur aboutit ensuite sur le nouveau site de la communauté.

Créer un échange d’informations central     Un membre du site accède à la Communauté sur le portail de l’entreprise et utilise la fonctionnalité de recherche pour poser une question. Un résultat de recherche s’affiche en moins d’une seconde pour la Communauté rider. Le membre du site clique sur le lien fourni dans la réponse et est redirigé vers la page d’accueil du site communautaire. Une liste des questions fréquemment posées il contient la liste des magasins de vélo. Aucun des magasins vélo répertoriés étant à proximité, le membre du site envoie un message électronique à la Communauté sur magasins de vélo le plus proche. Un membre de la Communauté répond des informations sur un magasin de vélo le bon qui se trouve dans le réseau local.

Recevoir ou proposer un support technique     Un membre de site visite la page d'accueil du site et recherche le listing des adresses du support technique, puis clique sur le lien pour créer un message électronique. Il envoie son message et reçoit après cela un numéro de suivi qui permettra de suivre l'état de sa demande de support. Il est automatiquement inscrit pour la demande de support et peut ainsi être notifié à tout moment si l'état de sa demande change. Il reçoit rapidement une réponse car la demande est immédiatement transmise au personnel concerné sur la base des informations fournies dans le formulaire. Notez qu'un code personnalisé est requis pour ce scénario. Windows SharePoint Services 3.0 ne fournit pas de fonction automatique de suivi des codes ou des messages basé sur les informations fournies dans les formulaires.

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Procédure pas à pas pour la création d'un site

Tous les nouveaux sous-sites qui sont créés dans une collection de sites avec une messagerie acceptent également les courriers électroniques automatiquement. Si vous choisissez d'utiliser un groupe existant lors de la création d'un site, la liste de distribution du site parent (si disponible) sera également associée au nouveau site.

Remarque : Les listes de distribution sont disponibles uniquement si le service de gestion d'annuaire SharePoint est activé au niveau de l'administration centrale.

Si vous choisissez de créer un groupe lors de la création d'un site et non d'utiliser un groupe existant, Windows SharePoint Services 3.0 effectue les actions suivantes :

  • Si le service de gestion d'annuaire SharePoint est activé au niveau de l'administration centrale, vous avez la possibilité de créer une liste de distribution de courrier électronique et de spécifier l'adresse de messagerie de cette nouvelle liste.

  • Tous les membres de site que vous ajoutez au nouveau groupe sont inclus dans un groupe appelé « Membres » dans le site de l'équipe. Si le service de gestion d'annuaire SharePoint est activé au niveau de l'administration centrale, ces membres de site sont automatiquement ajoutés à une liste de distribution qui est synchronisée avec le groupe « Membres », de façon à ce que les modifications apportées d'un côté soient synchronisées automatiquement de l'autre.

  • Si le service de gestion d'annuaire SharePoint est activé au niveau de l'administration centrale, le forum de discussion et la liste de calendriers du site d'équipe acceptent les courriers électroniques et des adresses de messagerie leurs sont attribuées automatiquement. Ces adresses électroniques sont ajoutées automatiquement à la liste de distribution de l'équipe.

    Remarque : Par défaut, les adresses de messagerie de ces deux listes apparaîtront sous la forme suivante : Adresse_groupe.discussions et GroupAddress.calendar.

Lorsque vous incluez des adresses de messagerie pour le forum de discussion et la liste de calendriers dans la liste de distribution, tous les courriers électroniques et les invitations aux réunions envoyés à cette liste de distribution sont archivés sur le site d'équipe.

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Gestionnaires de messagerie

Windows SharePoint Services 3.0 utilise des gestionnaires de messagerie pour acheminer les courriers électroniques à partir de pratiquement n’importe quel client de messagerie électronique à une liste dans votre site SharePoint. Chaque liste à extension messagerie est associée à une adresse de messagerie unique, et chaque gestionnaire de messagerie est associé à un type de liste en particulier.

Windows SharePoint Services 3.0 fournit un gestionnaire de messagerie intégrée pour les types de listes suivants : forums de discussion, annonces, calendriers, des bibliothèques de documents, bibliothèques d’images, bibliothèques de formulaires et des billets de blog. Lorsque vous activez la prise en charge de la messagerie pour un de ces types de listes, les gestionnaires de messagerie fournies par Windows SharePoint Services 3.0 sont utilisés par défaut. Gestionnaires de messagerie analyser les messages électroniques entrants, effectuer le mappage des champs des messages et, selon les paramètres de configuration, archivent les messages et les pièces jointes dans la liste est associé à l’adresse de messagerie à laquelle les messages ont été envoyés.

Les champs suivants sont mappés à partir d'un courrier électronique à une liste : Expéditeur de courrier électronique, Envoyer un message à, Cc du message électronique, Objet du message électronique, Corps du message et pièces jointes.

Remarque : Si la façon dont les gestionnaires de messagerie intégrés exécutent le mappage de champs ne vous convient pas, vous pouvez utiliser un gestionnaire de messagerie personnalisé à la place du gestionnaire par défaut. Pour cela, un développeur doit écrire le gestionnaire de messagerie personnalisé et l'administrateur du serveur doit le déployer en tant que gestionnaire d'événements.

Lors de l'activation et de la configuration de la prise en charge de la messagerie pour une liste, un propriétaire de site peut choisir plusieurs options. Vous pouvez par exemple, choisir si le courrier électronique d'origine sera archivé en tant que fichier .eml, si les pièces jointes seront archivées et si les invitations aux réunions seront archivées dans la liste que vous configurez. Les options disponibles varient en fonction du type de liste.

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Considérations relatives à la sécurité

Lorsque vous configurez les paramètres de sécurité de la messagerie pour une liste ou une bibliothèque en particulier, vous pouvez choisir d'accorder le droit d'archiver des courriers électroniques dans la liste uniquement aux utilisateurs qui peuvent écrire dans la liste ou à tous les utilisateurs. L'archivage des courriers en provenance de tous les émetteurs, permet à tout le monde (y compris aux utilisateurs non authentifiés) d'écrire dans votre liste ou votre bibliothèque. Étant donné les risques potentiels de sécurité que cette opération représente, il est conseillé de procéder avec précaution.

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Routage des courriers électroniques vers un autre serveur

Même si l'adresse de messagerie du serveur entrant est configurée dans l'administration centrale, il peut s'avérer utile de savoir si le courrier électronique entrant est routé via un autre serveur de messagerie ou bien s'il est envoyé directement au serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0. Si vous n'en êtes pas sûr, contactez votre administrateur central.

Les principaux avantages du routage des courriers électroniques via un autre serveur de messagerie tel que Microsoft Exchange Server sont les suivants :

Authentification des utilisateurs    Le service SMTP Simple Mail Transfer Protocol () ne peut pas s’authentifier l’utilisateur qui envoie un message électronique à votre site, mais pouvez Exchange Server. L’administrateur du serveur peut utiliser l’Administration centrale pour choisir d’accepter les messages électroniques provenant des utilisateurs authentifiés uniquement si le message électronique est envoyé via Exchange Server.

Filtrage du courrier indésirable    Certains serveurs de messagerie, telles que Exchange Server, fournissent filtrage pour éliminer le courrier électronique avant qu’il est transféré vers sa destination, dans ce cas, le serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0 du courrier indésirable. Une autre technique qui peut-être réduire le courrier indésirable consiste à autoriser uniquement les membres du site d’équipe à archiver les courriers électroniques dans des listes sur lequel vous avez accordé les autorisations d’écriture.

Protection contre les virus    Certains serveurs protègent antivirus courriers électroniques acheminés via les.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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