Présentation de l'intégration de données entre Access et un site SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez partager et gérer des données de différentes manières en combinant Microsoft Office Access 2007 et Windows SharePoint Services 3.0. Vous pouvez bénéficier des fonctions de collaboration d'un site SharePoint tout en continuant à utiliser les fonctions d'entrée et d'analyse des données d'Access. Par exemple, vous pouvez suivre les versions de données, vous abonner à des alertes signalant les modifications apportées et gérer les autorisations liées aux données.

Contenu de cet article

Comment travailler avec des données

Intégration et gestion des données

Suivi de vos données et le flux de travail

Comment travailler avec les données

Lorsque vous utilisez Office Access 2007, vous pouvez partager, gérer et mettre à jour les données de sites SharePoint de plusieurs façons différentes.

Déplacer des données vers un site SharePoint    Lorsque vous déplacez une base de données d'Access vers un site SharePoint, vous créez des listes sur le site SharePoint qui sont liées en tant que tables dans la base de données. Lors du déplacement d'une base de données, Access crée une application frontale qui contient l'ensemble des anciens formulaires et états, ainsi que les nouvelles tables liées exportées. L'Assistant Déplacer vers le site SharePoint permet de déplacer simultanément les données de toutes les tables.

Une fois les listes SharePoint créées, les utilisateurs peuvent les manipuler sur le site SharePoint ou dans les tables liées dans Access. Ils bénéficient également des fonctions d'un site SharePoint permettant de gérer et de mettre à jour les données. En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer les autorisations liées aux données et leurs versions, ce qui vous permet de savoir qui les a modifiées ou de restaurer des données précédentes.

Publier des données sur un site SharePoint    Si vous collaborez avec d'autres utilisateurs, vous pouvez stocker une copie d'une base de données dans une bibliothèque située sur un serveur SharePoint et continuer à utiliser la base de données à l'aide des formulaires et états dans Access. Vous pouvez lier des listes en tant que tables dans la base de données, ce qui s'avère utile pour suivre les données sur le site SharePoint. Vous pouvez également créer des formulaires, des requêtes et des états afin de manipuler les données. Par exemple, vous pouvez créer une application Access qui fournit des requêtes et des états à des listes SharePoint permettant de suivre les problèmes et de gérer les informations sur les employés. Lorsqu'un utilisateur manipule ces listes sur un site SharePoint, il peut ouvrir les requêtes et états Access à partir du menu Affichage pour les listes SharePoint. Par exemple, si vous souhaitez afficher et imprimer un état de problèmes Access dans le cadre d'une réunion mensuelle, vous pouvez effectuer cette opération directement dans la liste SharePoint.

Lors de la publication initiale d'une base de données sur un serveur, Access propose une liste de serveurs Web afin de simplifier la recherche de l'emplacement de publication (bibliothèque de documents, par exemple). Une fois la base de données publiée, Access mémorise l'emplacement sélectionné. Ainsi, lors de la publication de modifications, il n'est plus nécessaire de rechercher le serveur. Lorsque vous publiez une base de données sur un site SharePoint, elle est disponible aux personnes autorisées à utiliser le site SharePoint.

Ouvrir des formulaires et états Access à partir d'un site SharePoint    L'utilisateur peut ouvrir des listes dans des vues Access élaborées à partir d'un site SharePoint. Il est possible d'afficher des formulaires, états et feuilles de données Access sur un site SharePoint. Lorsque vous sélectionnez une vue Access, le formulaire, état ou feuille de données demandé s'ouvre alors. Vous pouvez ainsi exécuter en toute simplicité un état Access élaboré sur un site SharePoint sans devoir démarrer Office Access 2007 ou accéder à l'objet approprié.

Créer des bases de données à partir de listes SharePoint    Vous pouvez ouvrir une liste SharePoint dans Access. Si une base de données n'existe pas, vous pouvez la créer dans Access, puis créer un ensemble de formulaires et d'états reposant sur votre liste.

Mettre des listes SharePoint hors connexion à l'aide d'Access    Si vous devez ramener du travail à domicile, vous pouvez déconnecter vos listes SharePoint d'un simple clic dans Access. Vous pouvez manipuler vos données dans Access, puis synchroniser les modifications apportées ou vous reconnecter ultérieurement au site SharePoint.

Importer ou lier une liste SharePoint    Vous pouvez importer ou lier une liste SharePoint dans Access. L'importation d'une liste SharePoint crée une copie de la liste dans une base de données Access. Lors de l'importation, vous pouvez déterminer les listes à copier et, pour chaque liste sélectionnée, vous pouvez indiquer si vous souhaitez importer toute la liste ou seulement une vue spécifique. Grâce à la liaison, vous pouvez vous connecter à des données situées dans un autre programme sans les importer. Vous pouvez dès lors afficher et modifier les dernières données dans le programme d'origine et dans la base de données Access sans créer et gérer une copie de ces données dans Access.

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Intégration et gestion des données

Après avoir déplacé les données Access vers un site SharePoint, vous pouvez gérer les utilisateurs autorisés à afficher les données, suivre les versions et récupérer les données supprimées par inadvertance. Le renforcement de l'intégration des données entre Office Access 2007 et les sites SharePoint améliore les performances et la création d'applications.

Gérer les autorisations liées aux sites SharePoint    Vous pouvez affecter différents niveaux d'autorisation permettant d'accéder aux listes et bases de données Access sur les sites SharePoint. Vous pouvez affecter des autorisations de lecture limitée ou d'édition complète à des groupes. Vous pouvez également autoriser ou refuser l'accès à des utilisateurs particuliers. Si vous devez restreindre l'accès à quelques éléments sensibles d'une base de données, vous pouvez définir des droits d'accès à des éléments de liste spécifiques sur un site SharePoint.

Suivre et gérer les versions sur des sites SharePoint    Vous pouvez suivre les versions d'éléments de liste et consulter l'historique des versions sur un site SharePoint. Si nécessaire, vous pouvez récupérer une version précédente d'un élément. Si vous souhaitez connaître le nom de l'utilisateur qui a modifié une ligne ou savoir quand elle a été modifiée, consultez l'historique des versions.

Récupérer des données de la Corbeille    Grâce à la nouvelle Corbeille des sites SharePoint, vous pouvez visualiser en toute simplicité les enregistrements supprimés et récupérer les informations supprimées par inadvertance.

Amélioration des performances des tables liées à des listes SharePoint    Le traitement interne des tables liées à des listes SharePoint a été optimisé afin de rendre l'expérience plus rapide et plus souple que dans les versions antérieures.

Amélioration du mappage pour les types de données Windows SharePoint Services    Grâce à la nouvelle prise en charge des champs à valeurs multiples et des pièces jointes, Access accepte désormais d'autres types de données situées sur les sites SharePoint, ce qui simplifie considérablement la conception et la création d'applications partagées.

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Suivi des données et du flux de travail

Vous pouvez utiliser Office Access 2007 avec des informations issues de sites SharePoint afin de suivre les données, les problèmes et le flux de travail de votre organisation.

Suivi    Access intègre à présent un modèle de suivi qui est en interaction directe avec le modèle Suivi des problèmes sur un site SharePoint. Les schémas sont identiques et la solution Access peut faire office d'application frontale (avec des formulaires et des requêtes, par exemple) pour des données issues d'un site SharePoint.

Suivi de l'historique des champs Mémo    Les champs Mémo peuvent contenir des quantités importantes d'informations. Vous pouvez définir une propriété indiquant à Access de conserver l'historique de toutes les modifications apportées à un champ Mémo. Vous pouvez consulter cet historique. Cette fonction prend également en charge le contrôle de version des sites SharePoint. Vous pouvez dès lors afficher dans Access les modifications apportées à la liste SharePoint.

Intégration avec le flux de travail sur des sites SharePoint    Vous pouvez désormais utiliser Access pour interagir avec les flux de travail et créer des rapports correspondants. Vous pouvez ainsi estimer l'état d'un projet et les processus d'entreprise avec plus de précision. Les rapports de flux de travail peuvent englober plusieurs listes, ainsi que des informations issues de plusieurs flux de travail.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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