Présentation de l'envoi et la réception de formulaires électroniques avec Outlook

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Contenu de cet article

Présentation des formulaires de messagerie InfoPath

Conditions préalables pour l’utilisation de formulaires électroniques

Présentation des formulaires électroniques InfoPath

Si vous utilisez déjà des formulaires Microsoft Office InfoPath pour des tâches comme l’envoi de rapports d’état hebdomadaires, et si vous utilisez Microsoft Office Outlook 2007 pour gérer les messages électroniques, formulaires électroniques peuvent aider à rationaliser les processus qui vous permet de collaborer et partager des données. C’est parce que vous pouvez ouvrir, remplir et envoyer des formulaires InfoPath depuis Office Outlook 2007, sans avoir à ouvrir InfoPath. Si vous recevez un formulaire de courrier électronique InfoPath, vous pouvez y répondre, transférez-la et stocker comme vous le feriez pour tout autre élément dans Office Outlook 2007.

À propos des formulaires et modèles de formulaire InfoPath

InfoPath est un programme qu’utilise des normes XML ouvertes pour fournir aux utilisateurs un flexible et structuré permettent de collecter des données. Étant donné que InfoPath repose sur les standards XML, les données collectées à l’aide de formulaires InfoPath peuvent être réutilisées dans une organisation. Les données enregistrées dans un formulaire de note de frais, par exemple, accessibles et affichées dans une page Web qui met en évidence les tendances de budget d’un service.

Lorsqu’un concepteur de formulaires crée un nouveau formulaire InfoPath, il crée réellement ce qui est appelé un modèle de formulaire. Un modèle de formulaire définit la structure de données, l’apparence et le comportement des formulaires remplis par les utilisateurs. Pensez à un modèle de formulaire sous forme de plan, le point de départ qui permet aux utilisateurs de créer des formulaires qui utilisent et stockent des données de la même façon. Un modèle de formulaire devant être disponible avant que vous pouvez remplir un formulaire, les modèles de formulaires doivent être déployés vers un emplacement où ils sont accessibles par les utilisateurs. Modèles de formulaires sont généralement déployés sur des emplacements sur un réseau d’entreprise tels que les dossiers partagés, des serveurs Web ou des bibliothèques sur Windows SharePoint Services 3.0 ou sites Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Si les utilisateurs sont autorisés à accéder à l’emplacement où se trouve un modèle de formulaire, ils peuvent remplir un formulaire basé sur ce modèle à l’aide d’InfoPath, un navigateur Web, un appareil mobile ou Office Outlook 2007. Si un formulaire pouvant être renseigné à l’aide d’InfoPath ou l’une des autres méthodes dépend de plusieurs facteurs, notamment comment le modèle de formulaire a été conçu et déployé. Par exemple, pour être remplis dans un navigateur, un formulaire doit être conçu pour fonctionner dans un navigateur, et le modèle de formulaire pour le formulaire doit être déployé sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services.

Vous pouvez utiliser les formulaires électroniques InfoPath pour partager vos propres données ou collecter des données d'autres utilisateurs Office Outlook 2007.

Partage de données à l'aide de formulaires électroniques InfoPath

Vous pouvez utiliser les formulaires électroniques InfoPath pour partager des données. Par exemple si, chaque semaine, vous complétez un formulaire de rapport d'état dans InfoPath, puis que vous envoyez ce formulaire rempli à votre responsable sous forme de pièce jointe à un courrier électronique, vous pouvez utiliser Office Outlook 2007 pour optimiser ce processus. Ouvrez le rapport d'état depuis son emplacement de publication en tant que formulaire électronique InfoPath, complétez-le, puis envoyez les données à votre responsable à l'aide de l'application Office Outlook 2007 , tout cela sans même ouvrir InfoPath. En outre, si le formulaire est configuré pour envoyer les données à une source de données, le fait de le soumettre par le biais d'Outlook envoie directement les données à cette source de données. Après avoir envoyé vos données, vous pouvez, si vous le souhaitez, enregistrer une copie du formulaire électronique InfoPath et des données qu'il contient dans le dossier actif.

Collecte de données à l'aide de formulaires électroniques InfoPath

Vous pouvez utiliser les formulaires électroniques InfoPath pour collecter les données d'autres utilisateurs. Par exemple, si vous occupez un poste de responsable et devez envoyer des courriers électroniques à vos collaborateurs chaque semaine pour leur rappeler de compléter leurs notes de frais, vous pouvez utiliser Office Outlook 2007 pour envoyer le formulaire correspondant en tant que formulaire électronique InfoPath. Si les membres de votre équipe ajoutent votre adresse électronique à la zone À du formulaire électronique InfoPath lorsqu'ils envoient leurs données, vous recevez une copie de leurs notes de frais dans votre boîte de réception Office Outlook 2007. Lorsque vous collectez des données à l'aide de formulaires électroniques InfoPath, vous pouvez également les gérer en effectuant les tâches suivantes :

  • Stockage des données dans des dossiers    Dans Office Outlook 2007, vous pouvez utiliser un nouveau type de dossier, appelé dossier Formulaires InfoPath, pour stocker les ensembles de formulaires Office InfoPath 2007 associés. Par exemple, si vous recueillez les formulaires de rapport d'état de votre équipe à l'aide de l'application Office Outlook 2007, vous pouvez stocker ces rapports complétés dans un dossier Formulaires InfoPath figurant dans votre boîte de réception. Vous pouvez également choisir d'afficher les données de chaque formulaire dans des colonnes, au sein de ce dossier. Cela vous permet de regrouper, de filtrer et de trier rapidement les données issues de plusieurs formulaires.

    Pour pouvoir afficher les données d'un formulaire dans une vue d'un dossier Formulaires InfoPath, le modèle de ce formulaire doit être configuré pour utiliser la promotion de propriétés. Cette fonction permet aux champs d'un formulaire d'afficher les valeurs des dossiers Formulaires InfoPath dans Office Outlook 2007 ou sur des serveurs exécutant Windows SharePoint Services 3.0 ou InfoPath Forms Services. Seul un concepteur de modèles de formulaire peut activer la promotion de propriété pour un modèle de formulaire à l'aide d'InfoPath.

  • Fusion de données    Vous pouvez regrouper les données de plusieurs formulaires électroniques InfoPath au sein d'un formulaire unique. Par exemple, si vous collectez les formulaires de rapport d'état de votre équipe à l'aide de l'application Office Outlook 2007, vous pouvez fusionner les données des différents formulaires pour obtenir un formulaire récapitulatif unique, que vous pourrez adresser à votre responsable.

  • Exportation de données    Si vous souhaitez effectuer une analyse détaillée des données de formulaires, vous pouvez exporter ces données depuis votre dossier Formulaires d'Outlook vers un classeur Microsoft Office Excel 2007. Vous pouvez également exporter des formulaires électroniques InfoPath individuels sous forme de fichiers .xml vers votre bureau.

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Conditions préalables à l'utilisation des formulaires électroniques InfoPath

Pour pouvoir utiliser correctement les formulaires électroniques InfoPath, vous devez vous assurer que les logiciels appropriés sont installés et configurés sur votre ordinateur et sur ceux de vos collaborateurs.

Conditions préalables à l'installation

Pour envoyer ou recevoir des formulaires de messagerie InfoPath dans Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 doit être installé sur votre ordinateur et Office Outlook 2007 doit être configuré pour envoyer et recevoir des formulaires électroniques. Si vous disposez de ces programmes installés sur votre ordinateur et Office Outlook 2007 est configuré pour envoyer des formulaires électroniques, mais la même n’est pas vraie pour les destinataires de vos formulaires électroniques, les formulaires que vous envoyez seront affichent en tant que pièces jointes aux messages électroniques aux destinataires. Les destinataires peuvent ensuite enregistrer les formulaires joints et les ouvrir à l’aide d’InfoPath. Office Outlook 2007 est configuré pour envoyer et recevoir des formulaires électroniques par défaut. Pour activer ou désactiver les formulaires de messagerie InfoPath dans la boîte de dialogue OptionsOffice Outlook 2007, cliquez sur Options avancées sous l’onglet autre, puis activez ou désactivez la case à cocher Activer les formulaires de messagerie InfoPath dans la boîte de dialogue Options avancées.

Conditions préalables à l'installation pour les destinataires

Si les destinataires de vos formulaires de courrier électronique InfoPath n’est pas ont Microsoft Office Outlook 2007 et Microsoft Office InfoPath 2007 installé et configuré pour utiliser des formulaires électroniques, ils recevront un message électronique qui contient une représentation HTML de la vue de formulaire par défaut et un formulaire InfoPath sera joint au message électronique. Si les destinataires ont une version antérieure d’InfoPath et le formulaire contient des fonctionnalités de compatibilité descendante, vous pouvez enregistrer le fichier de formulaire joint et ouvrir à l’aide de la version antérieure d’InfoPath.

Dépendances des modèles de formulaire

Si vous souhaitez que les utilisateurs à remplir des formulaires électroniques et envoyer les données à vous et modèle de formulaire associé du formulaire n’est pas stocké dans un emplacement partagé qui peuvent accéder à vos utilisateurs, vous pouvez inclure le modèle de formulaire avec le formulaire de courrier électronique InfoPath en cliquant sur l’option de modèle de formulaire inclure dans le volet Options de la messagerie. Le volet Office s’affiche lorsque vous transférez un formulaire de courrier électronique InfoPath ou une réponse, ou lorsque vous l’envoyez en cliquant sur Envoyer dans le formulaire. Vous pouvez également envoyer une version en lecture seule du formulaire.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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