Préparer votre source de données Excel pour une fusion et publipostage Word

Si vous n’utilisez pas une source de données Excel existante pour votre fusion et publipostage, vous pouvez utiliser une liste de contacts ou un carnet d’adresses dans un fichier .csvou .txt. Assistant Importation de texte vous guide tout au long de la procédure pour obtenir des données qui se trouve dans un .txt ou un fichier .csv dans Excel.

1. Ouvrez Excel.

2. Sous l’onglet Données, choisissez Obtenir des données externes > Fichier texte.

   

3. Sélectionnez le fichier .txt ou .csv de votre choix, puis choisissez Importer.

4. Dans l’Assistant Importation de texte, dans le volet Type de données d’origine, choisissez Délimité.

   

5. Sélectionnez la case à cocher Mes données ont des en-têtes au-dessus du volet Aperçu si le fichier que vous importez contient des en-têtes, puis choisissez Suivant.

6. Dans le volet Séparateurs, sélectionnez la case à cocher qui correspond au délimiteur (par exemple tabulation ou virgule) de vos données, puis sélectionnez Suivant.

   

   Conseil : Le volet Aperçu des données vous montre à quoi ressembleront les résultats sous forme de tableau.

7. Sous Aperçu des données, sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux, puis sous Format des données en colonne, choisissez Texte.

   

   Remarques : 

   • Général, texte et Date sont des formats disponibles. Chaque fois que vous appliquez un format de données à une colonne, le nom de la mise en forme s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.

   • Une colonne qui contient des données numériques comme un pourcentage ou une valeur monétaire, par exemple, peut uniquement être mis en forme une fois l’importation du fichier. Voir la section « Mettre en forme des données numériques dans Excel » qui suit pour plus d’informations.

8. Répétez l’étape 7 si nécessaire, choisissez la colonne à modifier et le format de données à appliquer.

9. Cliquez sur Finish (Terminer).

10. Dans la boîte de dialogue Importer des données, acceptez les paramètres par défaut de la feuille de calcul existante et l’adresse de la cellule, puis choisissez OK.

    

    Attention : L’adresse de la cellule dans la boîte de dialogue Importer des données affiche la cellule actuellement sélectionnée. Les données sont importées à partir de l’adresse de cellule nommée.

11. Lorsque vous avez terminé, enregistrez votre source de données avec un nouveau nom de fichier.

Mettre en forme des données numériques dans Excel

Mettre en forme des données numériques, tels que des pourcentages ou des valeurs monétaires dans n’importe quelle source de données nouvelle ou existante dans Excel que vous prévoyez d’utiliser dans un publipostage Word. Pour conserver les données numériques que vous avez mis en forme sous forme de pourcentage ou sous forme de devise pendant un publipostage, suivez les instructions de le « étape 2 : utiliser Dynamic Data Exchange (DDE) pour le publipostage » section.

Dans la source de données Excel que vous voulez utiliser pour une liste de diffusion dans un publipostage Word, veillez à mettre en forme correctement les colonnes de données numériques. Mettez en forme une colonne avec des nombres par exemple pour qu’elle corresponde à une catégorie spécifique telle qu’une devise.

1. Ouvrez votre source de données Excel.

2. Sélectionnez une colonne que vous souhaitez mettre en forme.

3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, sélectionnez la flèche vers le bas dans la zone Format de nombre (Général), puis choisissez une option.

   

4. Répétez les étapes 2 et 3 si nécessaire.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous avez une source de données Excel contenant des nombres mis en forme, telles que des pourcentages et des valeurs monétaires, certaines des données numériques peuvent ne pas conservent sa mise en forme au cours d’une fusion et publipostage. Vous recevrez les résultats de la fusion et publipostage votre choix et que vous pouvez conserver le format de vos données numériques en Excel à l’aide de DDE.

1. Ouvrez Word, sélectionnez fichier > Options > Options avancées.

2. Sous Général, puis sélectionnez la Confirmation des conversions de format de fichier lors de l’ouverture de la case à cocher.

   

3. Cliquez sur OK.

4. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Démarrer le publipostage > Assistant Fusion et publipostage étape par étape.

   

5. Dans le volet fusion et publipostage, sous Sélectionner les destinataires, sélectionnez utiliser une liste existante.

   

6. Sous utiliser une liste existante, cliquez sur Parcourir et ouvrez votre feuille de calcul mis en forme.

7. Dans la boîte de dialogue Confirmer la Source de données, activez la case à cocher Afficher tout, choisissez les Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls) > OK.

   

8. Dans la boîte de dialogue Microsoft Excel, cliquez sur Feuille de calcul entière > OK.

   

9. Lorsque la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires s’ouvre, cliquez sur OK.

   

10. Poursuivez votre publipostage lettre, message électronique, étiquettesou enveloppes .