Préparer votre source de données Excel pour une fusion et publipostage Word

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une étape essentielle dans un processus de fusion et publipostage Word est la configuration et le préparer une source de données. Vous pouvez utiliser une source de données Excel existante ou créer un nouvel identifiant en important un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) ou délimité par des tabulations (.txt). Une fois que vous avez configuré et préparé votre source de données, vous pouvez effectuer un publipostage à l’aide de échange dynamique de données (DDE) avec l’Assistant Fusion et publipostage étape par étape ou en utilisant une méthode de fusion et publipostage manuel.

Si vous n’utilisez pas une source de données Excel existante pour votre fusion et publipostage, vous pouvez utiliser une liste de contacts ou un carnet d’adresses dans un fichier .csvou .txt. Assistant Importation de texte vous guide tout au long de la procédure pour obtenir des données qui se trouve dans un .txt ou un fichier .csv dans Excel.

  1. Ouvrez Excel.

  2. Sous l’onglet données, cliquez sur Obtenir des données externes > à partir du texte.

    L’option à partir du texte est mise en évidence sous l’onglet données.

  3. Choisissez le fichier .txt ou .csv que vous voulez, puis sélectionnez Importer.

  4. Dans l' Assistant Importation de texte, dans le volet type de données d’origine, sélectionnez délimité.

    Excel obtenir des données externes à partir de texte, l’Assistant Importation de texte, l’étape 1 de 3

  5. Sélectionnez la case à cocher Mes données ont des en-têtes au-dessus du volet d’Aperçu si le fichier que vous importez comporte des en-têtes, puis suivant.

  6. Dans le volet séparateurs, activez la case à cocher qui correspond au délimiteur (par exemple, un onglet ou une virgule) par vos données et puis cliquez sur suivant.

    Les options des délimiteurs sont mis en surbrillance dans l’Assistant Importation de texte.

    Conseil : Le volet Aperçu de données affiche quoi ressemblera les résultats dans un format de tableau.

  7. Sous Aperçu de données, sélectionnez la colonne qui contient les Codes postaux ou des codes postaux et sous format des données en colonne, sélectionnez le texte.

    L’option texte pour le format des données en colonne est mis en surbrillance dans l’Assistant Importation de texte.

    Remarques : 

    • Général, texte et Date sont des formats disponibles. Chaque fois que vous appliquez un format de données à une colonne, le nom de la mise en forme s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.

    • Une colonne qui contient des données numériques comme un pourcentage ou une valeur monétaire, par exemple, peut uniquement être mis en forme une fois l’importation du fichier. Voir la section « Mettre en forme des données numériques dans Excel » qui suit pour plus d’informations.

  8. Répétez l’étape 7 comme bon vous semble, en choisissant la colonne que vous souhaitez modifier et le format de données que vous voulez appliquer.

  9. Cliquez sur Finish (Terminer).

  10. Dans la boîte de dialogue Importer des données, acceptez le paramètre par défaut de feuille de calcul existante et l’adresse de cellule et puis cliquez sur OK.

    Dans la boîte de dialogue Importer des données, choisissez de placer les données dans une feuille de calcul existante, le paramètre par défaut, ou dans une feuille de calcul

    Avertissement : L’adresse de cellule dans la boîte de dialogue Importer des données s’affiche la cellule sélectionnée. Données sont importées à partir de l’adresse de cellule nommée.

  11. Lorsque vous avez terminé, enregistrez votre source de données avec un nouveau nom de fichier.

Mettre en forme des données numériques dans Excel

Mettre en forme des données numériques, tels que des pourcentages ou des valeurs monétaires dans n’importe quelle source de données nouvelle ou existante dans Excel que vous prévoyez d’utiliser dans un publipostage Word. Pour conserver les données numériques que vous avez mis en forme sous forme de pourcentage ou sous forme de devise pendant un publipostage, suivez les instructions de le « étape 2 : utiliser Dynamic Data Exchange (DDE) pour une fusion « section.

Dans votre source de données Excel que vous utiliserez pour une liste de diffusion dans un publipostage Word, vérifiez que vous mettez en forme les colonnes de données numériques correctement. Mettre en forme une colonne contenant des nombres, par exemple, pour correspondre à une catégorie spécifique comme devise.

  1. Ouvrez votre source de données Excel.

  2. Sélectionnez une colonne que vous souhaitez mettre en forme.

  3. Sous l’onglet accueil, dans le groupe nombre, sélectionnez la zone (général) Format des numéros de flèche vers le bas, puis une option dans la liste.

    Dans Excel, sous l’onglet Accueil, dans le groupe nombre, cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone général pour choisir le format numérique à utiliser.

  4. Répétez les étapes 2 et 3 si nécessaire.

  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous avez une source de données Excel contenant des nombres mis en forme, telles que des pourcentages et des valeurs monétaires, certaines des données numériques peuvent ne pas conservent sa mise en forme au cours d’une fusion et publipostage. Vous recevrez les résultats de la fusion et publipostage votre choix et que vous pouvez conserver le format de vos données numériques en Excel à l’aide de DDE.

Format des données Excel par rapport à un champ de fusion travail à l’aide ou ne pas échange dynamique de données

Remarque : Si vous décidez de ne pas utiliser DDE, suivez les instructions dans utiliser le publipostage pour envoyer des messages électroniques en bloc.

  1. Ouvrez Word, sélectionnez fichier > Options > Options avancées.

  2. Sous Général, puis sélectionnez la Confirmation des conversions de format de fichier lors de l’ouverture de la case à cocher.

    Option Confirmer la conversion du format de fichier lors de l’ouverture

  3. Cliquez sur OK.

  4. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Démarrer le publipostage > Assistant Fusion et publipostage étape par étape.

    Dans Word, sous l’onglet publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion, puis l’Assistant Fusion et publipostage étape par étape

  5. Dans le volet fusion et publipostage, sous Sélectionner les destinataires, sélectionnez utiliser une liste existante.

    Dans Word, le volet Fusion et publipostage qui s’ouvre lorsque vous choisissez l’Assistant Fusion et publipostage étape par étape dans le groupe de fusion et publipostage

  6. Sous utiliser une liste existante, cliquez sur Parcourir et ouvrez votre feuille de calcul mis en forme.

  7. Dans la boîte de dialogue Confirmer la Source de données, activez la case à cocher Afficher tout, choisissez les Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls) > OK.

    Boîte de dialogue Confirmer la source des données

  8. Dans la boîte de dialogue Microsoft Excel, cliquez sur Feuille de calcul entière > OK.

    Boîte de dialogue Microsoft Excel dans Word

  9. Lorsque la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires s’ouvre, cliquez sur OK.

    Boîte de dialogue Fusion et publipostage destinataires qui affiche le contenu d’une feuille de calcul Excel utilisé comme source de données pour une liste de diffusion

  10. Poursuivez votre publipostage lettre, message électronique, étiquettesou enveloppes .

Conseil : Vous pouvez empêcher d’être averti par Word chaque fois que vous ouvrez un fichier de données. Une fois que vous vous connectez à votre liste de diffusion, accédez à fichier > Options > Options avancées. Sous Général, désactivez la case à cocher Confirmation des conversions de format de fichier lors de l’ouverture.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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