Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word pour Mac

Vous avez créé une liste de contacts que vous voulez utiliser pour un publipostage. Si vos contacts figurent dans une feuille de calcul Excel, mettez en forme les codes postaux en tant que texte pour ne pas perdre de données lorsque vous effectuez un publipostage. Si vous importez vos contacts à partir d’un fichier texte (.txt) ou d’un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) dans une nouvelle feuille de calcul, l’Assistant Importation de texte vous aide à importer et à mettre en forme vos données.

Étape 1 : configurer votre source de données dans Excel

Si vous utilisez déjà une feuille de calcul Excel comme source de données pour le publipostage dans Word, passez à l’étape 2 de cette rubrique. Si la source de données est un fichier .txt ou .csv qui contient vos contacts Gmail par exemple, utilisez l’Assistant Importation de texte pour configurer vos données dans Excel.

  1. Ouvrez Excel. Dans l’onglet Données, sélectionnez Fichier texte.

    Dans l’onglet Données, sélectionnez Fichier texte

  2. Sélectionnez le fichier .csv ou .txt souhaité, puis sélectionnez Obtenir les données.

  3. Dans l’Assistant Importation de texte, sélectionnez Suivant.

  4. Sous Séparateurs, cochez la case qui correspond au délimiteur (par exemple, Tabulation ou Virgule) de vos données, puis sélectionnez Suivant.

    Conseil : Le volet Aperçu des données sélectionnées vous montre à quoi ressembleront les résultats dans un format de tableau.

    Étape 2 de l’Assistant Importation de texte

  5. Sous Aperçu des données sélectionnées, sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux, puis sous Format des données en colonne, sélectionnez Texte.

    Étape 3 de l’Assistant Importation de texte

  6. Répétez l’étape 5 si nécessaire, puis sélectionnez la colonne à modifier et le format de données à appliquer.

    Remarque : Chaque fois que vous appliquez un format de données à une colonne, le nom du format s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.

  7. Cliquez sur Terminer.

  8. Dans la boîte de dialogue Importer les données, sélectionnez l’emplacement auquel vous voulez qu’Excel place vos données, puis sélectionnez OK.

    Remarque : Enregistrez votre feuille de calcul et attribuez-lui un nom.

Étape 2 : mettre en forme les données numériques d’une feuille de calcul Excel

Pour vous assurer qu’un code postal ne perde aucun chiffre zéro durant l’opération de fusion et publipostage, mettez en forme la colonne contenant les codes postaux en tant que texte.

  1. Ouvrez votre feuille de calcul et sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux.

  2. Dans l’onglet Accueil, dans la zone Format, sélectionnez Texte.

    Dans l’onglet Accueil, dans la zone Format, sélectionnez Texte

Vous pouvez utiliser les données que vous avez préparées pour le publipostage.

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