Préparer votre source de données Excel 2016 pour un publipostage dans Word

Préparer votre source de données Excel 2016 pour un publipostage dans Word

Vous avez créé une liste de contacts et d’autres données que vous voulez utiliser pour un publipostage Word. Si votre source de données est une feuille de calcul Excel existante, vous devez simplement préparer les données pour le publipostage. Toutefois, si votre source de données est un fichier .txt (valeurs séparées par une tabulation) ou .csv (valeurs séparées par une virgule), vous devez d’abord importer les données dans Excel, puis les préparer pour le publipostage.

Remarque : Dans une version antérieure de Excel, vous avez peut-être utilisé DDE (Dynamic Data Exchange) avec l’Assistant Fusion et publipostage pas à pas dans Word. Excel ne prend plus en charge DDE. Si vous voulez que nous prenions en compte cette fonctionnalité pour la prochaine version de Excel, envoyez-nous un commentaire dans la zone de suggestion d’Excel.

Étape 1 : Configurer votre source de données dans Excel

Si vous utilisez déjà une feuille de calcul Excel comme source de données pour le publipostage dans Word, passez à l’étape 2 de cette rubrique. Si la source de données est un fichier .txt ou .csv qui contient vos contacts Gmail par exemple, utilisez l’Assistant Importation de texte pour configurer vos données dans Excel.

  1. Ouvrez Excel.

  2. Sous l’onglet Données, choisissez Obtenir des données externes > Fichier texte.

    L’option Fichier texte est mise en surbrillance sous l’onglet Données.

  3. Sélectionnez le fichier .txt ou .csv de votre choix, puis choisissez Importer.

  4. Dans l’Assistant Importation de texte, dans le volet Type de données d’origine, choisissez Délimité.

    Excel - Obtenir des données externes à partir de texte, Assistant Importation de texte, étape 1 sur 3

  5. Sélectionnez la case à cocher Mes données ont des en-têtes au-dessus du volet Aperçu si le fichier que vous importez contient des en-têtes, puis choisissez Suivant.

  6. Dans le volet Séparateurs, sélectionnez la case à cocher qui correspond au délimiteur (par exemple tabulation ou virgule) de vos données, puis sélectionnez Suivant.

    Les options des délimiteurs sont mises en surbrillance dans l’Assistant Importation de texte.

    Conseil : Le volet Aperçu des données vous montre à quoi ressembleront les résultats sous forme de tableau.

  7. Sous Aperçu des données, sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux, puis sous Format des données en colonne, choisissez Texte.

    L’option Texte pour le format des données en colonne est mise en surbrillance dans l’Assistant Importation de texte.

    Remarque : Chaque fois que vous appliquez un format de données (général, texte ou date) à une colonne, le nom du format s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.

  8. Répétez l’étape 7 si nécessaire, choisissez la colonne à modifier et le format de données à appliquer.

  9. Cliquez sur Finish (Terminer).

  10. Dans la boîte de dialogue Importer des données, acceptez les paramètres par défaut de la feuille de calcul existante et l’adresse de la cellule, puis choisissez OK.

    Dans la boîte de dialogue Importer des données, choisissez de placer les données dans une feuille de calcul existante (paramètre par défaut) ou dans une nouvelle feuille de calcul

    Avertissement : L’adresse de la cellule dans la boîte de dialogue Importer des données affiche la cellule actuellement sélectionnée. Les données sont importées à partir de l’adresse de cellule nommée.

  11. Enregistrez votre feuille de calcul et attribuez-lui un nom.

Lorsque vous avez correctement importé un fichier .txt ou .csv, accédez à l’étape 2.

Étape 2 : Préparer votre source de données

Dans la source de données Excel que vous voulez utiliser pour une liste de diffusion dans un publipostage Word, veillez à mettre en forme correctement les colonnes de données numériques. Mettez en forme une colonne avec des nombres par exemple pour qu’elle corresponde à une catégorie spécifique telle qu’une devise.

Si vous choisissez une catégorie de type pourcentage, n’oubliez pas que le format de pourcentage multiplie la valeur de la cellule par 100. Mettez en forme une colonne de pourcentages sous forme de texte si vous voulez éviter ce facteur de multiplication. En outre, une colonne qui contient des codes postaux doit être au format texte pour conserver les données pendant un publipostage. Les zéros non significatifs (par exemple, 00399) dans les codes sont supprimés pendant un publipostage si vous n’avez pas choisi une mise en forme en tant que texte.

  1. Ouvrez votre source de données Excel et sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, sélectionnez la flèche vers le bas dans la zone Format de nombre (Général), puis choisissez une option.

    Dans Excel, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone Général pour choisir le format numérique à utiliser.

Vérifiez que vous ajoutez le symbole approprié avant ou après un champ de fusion. Par exemple, voici à quoi ressemblent les valeurs de devise et de pourcentage si vous omettez les symboles.

Le document de publipostage lit « votre contribution de 50 » et « vous propose une remise de 20. »

Si vous incluez les symboles, les nombres prennent tout leur sens.

Le document des résultats du publipostage lit « votre contribution de 50 $ » et « vous propose une remise de 20 %. »

Dans votre document de publipostage, ajoutez les symboles avant ou après les champs de fusion comme suit :

Exemple de document de publipostage dans lequel un champ nommé Don est précédé du signe dollar et un champ nommé Pour cent est suivi d’un signe pourcentage.

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