Préchargement des pièces jointes pour une réunion Skype Entreprise

Initiez-vous rapidement aux réunions Skype Entreprise en préchargeant les pièces jointes de réunion lorsque vous configurez votre réunion en ligne dans Outlook. Ainsi, lorsque les participants rejoignent la réunion, tout est prêt.

Transfert des pièces jointes de réunion à l’avance

Le transfert des pièces jointes de réunion à l’avance vous laisse le temps de vous concentrer sur votre réunion lorsque vos participants la rejoignent.

  1. Configurez une réunion Skype Entreprise dans Outlook comme vous le faites habituellement.

  2. Sous l’onglet Insérer, dans la section Inclure, cliquez sur Joindre un fichier ou Élément Outlook, puis sélectionnez les pièces jointes à ajouter.

    Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Joindre un fichier ou Élément de message

    Votre message indiquera que les fichiers de la réunion ont été joints à l’invitation à la réunion.

    Pièces jointes de réunion dans une invitation Skype Entreprise
  3. Vous pouvez également joindre un fichier qui se trouve dans le cloud, comme dans OneDrive Entreprise. Cependant, le fichier ne sera pas chargé à partir de l’emplacement sur le cloud tant que la réunion n’a pas commencé.

    Remarque : Pour le moment, vous ne pouvez pas présenter de fichier PowerPoint à partir du cloud. Vous pouvez ouvrir le fichier, puis partager votre écran.

  4. Vous avez presque terminé. Il ne reste plus qu’à vérifier les informations et à cliquer sur Envoyer.

Remarque : Vous pouvez ajouter des pièces jointes de réunion à tout moment avant la réunion en mettant à jour l’invitation initiale à la réunion et en envoyant la mise à jour.

Utilisation des pièces jointes dans la réunion

Les pièces jointes incluses dans votre entreprise à une réunion Skype Entreprise s’affichent automatiquement dans la fenêtre de la réunion lorsque le premier participant rejoint la réunion.

  1. Dans la fenêtre de la réunion, les personnes peuvent savoir qu’il y a des pièces jointes de réunion grâce à la notification dans la bande jaune et également au point orange en regard du bouton Effectuer une présentation.

    Fenêtre de réunion montrant les pièces jointes de réunion des participants
  2. Pour extraire les pièces jointes de réunion, cliquez sur le bouton Effectuer une présentation, puis sélectionnez Gérer le contenu.

    Menu actif montrant l’option Gérer le contenu
  3. Pour afficher les fichiers de la réunion, cliquez sur le bouton Ouvrir le fichier.

    Ouvrir les pièces jointes de la réunion

    Vous pouvez également effectuer d’autres opérations avec les pièces jointes dans cette page.

    Cliquez sur cette option

    Pour

    Bouton Ouvrir le fichier

    Télécharger la pièce jointe de la réunion.

    Modification des utilisateurs qui peuvent télécharger ce contenu

    Modifiez les utilisateurs qui peuvent télécharger la pièce jointe d’une réunion (tout le monde, les présentateurs, l’organisateur). Par défaut, seul l’organisateur et les présentateurs ont accès automatiquement au contenu. Si des participants se trouvent en dehors de votre organisation, vous devez veiller à modifier cette option sur Tout le monde.

    Suppression de ce contenu dans la réunion

    Supprimez la pièce jointe de réunion dans la réunion.

    Options supplémentaires, comme Enregistrer sous et Renommer le contenu

    Options supplémentaires, comme Enregistrer sous et Renommer la pièce jointe de réunion

    Remarque : Vous ne pouvez pas enregistrer des pièces jointes sous ou les renommer.

    L’attribution d’un nouveau nom à un fichier est temporaire et ne modifie pas le nom de fichier de la pièce jointe dans le calendrier. Par ailleurs, si la réunion est relancée après l’attribution d’un nouveau nom, ce nom est perdu et le nom initial est restauré.

Remarques : 

  • Cette fonctionnalité n’apparaît pas encore dans votre client Skype Entreprise ? Restez connecté. Elle sera déployée dans une prochaine mise à jour d’Office 365.

  • Si cette fonctionnalité ne s’affiche toujours et que vous pensez qu’elle devrait être disponible, contactez le support technique de votre entreprise pour obtenir de l’aide et envoyez-leur un lien vers la rubrique d’aide de l’administrateur Activation ou désactivation de l’autorisation de téléchargement de contenu pour les réunions.

Voir aussi

Co-création dans une réunion ou une conversation Skype Entreprise

Configuration d’une réunion Skype Entreprise dans Outlook

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