Pourquoi vous devez mettre à niveau vos listes de distribution à des groupes dans Outlook

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Pour les années organisations reposent sur les groupes de distribution pour communiquer et collaborer avec des groupes de personnes à l’intérieur et à l’extérieur de la société. À présent, cependant, les groupes dans Outlook offrent une solution plus puissante pour la collaboration.

Présentation des groupes

Lorsque vous configurez un groupe dans Outlook, vous pouvez choisir un jeu de personnes auquel vous souhaitez collaborer avec et configurer facilement un ensemble de ressources pour les personnes à partager. Vous n’avez pas à vous soucier manuellement attribution d’autorisations pour toutes les ressources, car l’ajout de membres au groupe leur donne automatiquement les autorisations dont elles ont besoin pour les outils de votre groupe fournit.

Ces ressources supplémentaires sont les suivantes :

  • Boîte de réception partagé - en où les conversations que vous avez habituellement dans vos listes de distribution ont lieu. Cette boîte aux lettres partagée est entièrement disponible pour la recherche afin qu’il crée une archive de vie des messages du groupe. Recherche dans les nouveaux arrivés au groupe ou défilement par le biais de l’historique à être opérationnel rapidement sur ce qui est déjà été validé dans le groupe. Voir : Démarrer une conversation de groupe dans Outlook.

    Conseil : Si vos utilisateurs souhaitent tout de même les messages du groupe dans leur boîte de réception personnelle, comme avec la liste de distribution, tout ce dont elles ont besoin pour effectuer est s’abonner au groupe en cliquant sur le bouton de l’appartenance dans le ruban dans Outlook.

  • Bibliothèque de fichiers partagés - votre groupe dispose d’une bibliothèque de fichiers SharePoint dans laquelle vos utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents, classeurs, présentations, images ou tout autre type de fichier sur que dont elles ont besoin pour travailler. Voir : partager des fichiers de groupe dans Outlook 2016.

  • Calendrier partagé - votre groupe Obtient un calendrier partagé pour publier des événements liés au groupe. Chaque membre qui est abonnée au groupe est automatiquement invité à événements publiés sur le calendrier pour les événements peuvent également s’affichent sur leurs calendriers personnels s’ils le souhaitent. Voir : planifier une réunion dans un calendrier de groupe dans Outlook 2016.

  • Bloc-notes OneNote partagé - le groupe a automatiquement un bloc-notes OneNote partagé dans lequel les membres du groupe peuvent collecter et collaborer sur des informations. Plusieurs groupes utilisent le bloc-notes pour créer un site wiki courantes avec Forum aux questions et d’autres ressources. Voir : prise en main OneNote 2016.

  • Accès invité : vous pouvez ajouter des contacts externes aux groupes de distribution avant, mais tout ce qu’ils vous utilisez était de messagerie. Avec les groupes que vous pouvez donner accès invités à conversations par messagerie, fichiers et même le bloc-notes OneNote partagé. Voir : L' accès invité dans les groupes Office 365.

  • Le contenu peut être découvert - groupes dans Outlook sont publiques par défaut qui signifie qu’ils sont faciles à d’autres personnes de votre organisation découvrir et rejoindre ou passez en revue les supports de cours dans le groupe. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez basculer le groupe privé, ce qui masque le contenu à partir de membres non nécessite le propriétaire du groupe d’approuver toutes les requêtes à rejoindre.

  • Création de libre-service - informatique n’est pas obtenir coincé par demandes provenant des utilisateurs à créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon vos besoins. Si vous souhaitez contrôler les utilisateurs de votre organisation peuvent créer des groupes voir : Création du groupe Gérer Office 365.

Voici quelques-unes des fonctionnalités qui le rendent groupes une solution plus puissante que les groupes de distribution.

Administration de vos groupes

Office 365 propose un nombre de fonctionnalités et outils utiles pour en savoir plus facilement gérer et administrer vos groupes. Pour plus d’informations sur chacun de ces avantages, cliquez sur les en-têtes ci-dessous.

Conserver votre répertoire sous contrôle est un problème de chaque administrateur. Voici quelques-unes des outils Qu'office 365 offre afin de faciliter la qui :

  • Stratégies d’appellation - stratégies d’attribution de noms vous permettent de définir ce que sont et ne sont pas, acceptables noms de vos groupes. Qui empêche les utilisateurs en attribuant des noms blasphématoires ou interdits aux groupes. En outre, vous pouvez appliquer société standard préfixes ou suffixes aux noms de groupe.

    Appartenance dynamique - appartenance dynamique vous permet de définir l’appartenance aux groupes en règle, ce qui ajoute (ou supprime) les membres du groupe en fonction de métadonnées (par exemple, service ou rôle) dans votre annuaire active directory. Pour plus d’informations sur la création d’appartenance dynamique, voir utilisation des attributs à créer des règles avancées .

  • Appartenance masqué - si vous avez une raison souhaitez que les membres de votre groupe confidentiels, par exemple, si les membres sont les étudiants, vous pouvez masquer l’appartenance à partir de parties externes.

  • Autorisations de création de - il peut y avoir certaines personnes de votre organisation que vous ne souhaitez pas être en mesure de créer de nouveaux groupes. Il existe plusieurs techniques permettant de gérer les autorisations de création dans votre annuaire. Consultez Gérer Office 365 groupe création.

  • Journaux d’audit : vous pouvez avoir plusieurs confiance autoriser vos utilisateurs à créer des groupes et gérer l’appartenance aux groupes, car les journaux d’audit des groupes Office 365 vous permettent d’effectuer le suivi de qui a créé ou supprimé un groupe spécifique ou apporté des modifications à l’appartenance du groupe. Voir : recherche l’audit se connecter dans le centre de conformité Office 365 sécurité.

Gestion des remises vous donne quelques méthodes pour gérer comment les messages doivent être envoyés ou reçus par le groupe. En outre il existe des outils pour contrôler le flux de ces messages.

  • Envoyer en tant que ou envoyer de la part de - autoriser les utilisateurs spécifiées à envoyer des messages électroniques comme si elles sont arrivées à partir de ces paramètres, ou sont au nom du groupe.

  • Restrictions d’expéditeur - ces paramètres vous permettent de contrôler qui est autorisé à envoyer des messages au groupe. Le groupe peut être configuré pour autoriser les e-mails des parties externes, mais vous voudrez peut-être que limiter à uniquement les parties externes spécifiques.

  • Prise en charge des utilisateurs externes - en invitant invités à votre groupe, que vous pouvez choisir les inclus dans les conversations de messagerie dans le groupe. Voir : accès invité aux groupes Office 365 - aide de l’administrateur.

  • Règles de transport - travail de règles de Transport pour les groupes comme elles le faites pour votre serveur Exchange. Les permettent de rechercher des messages qui répondent à certaines conditions, puis d’exécuter une action sur ces messages.

  • Infos-courrier - Infos-courrier est instructifs messages affichés pour les utilisateurs pendant qu’ils vous composez un message. Ils peuvent aider à réduire courantes en affichant un avertissement d’un utilisateur si son message est susceptible d’accéder à des parties externes ou dépasser les quotas de message.

  • Plusieurs adresses de proxy - un groupe peut avoir alias exactement comme une boîte aux lettres de l’utilisateur. Adresses de proxy supplémentaires peuvent être pratique pour l’acceptation des messages envoyés à ces autres alias ou d’apporter plus faciles à atteindre un groupe qui a un long ou difficile à nom de l’orthographe. Voir : plusieurs domaines prise en charge des groupes Office 365 - Admin d’aide

  • Taille Max envoi/réception - ces quotas permet de réduire les problèmes avec le groupe réception (ou envoi) messages très grandes pour mieux gérer le stockage et de bande passante.

Office 365 vous donne quelques outils permettant de gérer le type de contenu qui obtient partagé dans votre groupe.

  • Instructions d’utilisation : vous pouvez définir des instructions d’utilisation pour les groupes Office 365 : former vos utilisateurs les meilleures pratiques qui permettent de maintenir leurs groupes efficaces et les informer des stratégies de contenu internes. Pour obtenir un exemple, voir : Indications d’utilisation pour Microsoft clients et partenaires.

  • Classification des données - vous pourrez créer un système de classification de données personnalisables pour les groupes Office 365 qui permet de séparer des groupes par type de stratégie (par exemple, « non », « d’entreprise confidentielles » ou « top secret »). De cette façon, vos groupes peuvent présenter les stratégies d’un autre contenu de votre organisation. Stratégie extensible permet à votre organisation configurer un point de terminaison qui est appelé chaque fois qu’un groupe est créé ou modifié, et vous pouvez ensuite implémenter votre propre des stratégies pour la création de groupes ou le modifier.

Gestion des modifications

Les utilisateurs sont parfois mal à l’aise avec modification aussi est-il important de communiquer avec les membres existants de vos listes de distribution pour informer à quoi s’attendre. Voici certaines des informations que vous devez inclure dans ce message, ainsi que des réponses que pouvez vous être utiles :

Définition des groupes dans Outlook

Les groupes Office 365 dans Outlook sont une solution de collaboration unique pour les équipes/groupes choix partager des discussions, des fichiers, des calendriers et des notes de façon unifiée facile à rechercher.  La fonctionnalité unique meilleures est probablement que la boîte de réception du groupe conserve un historique des discussions, ce qui vous permet d’effectuer une recherche dans les sections précédentes.

Pourquoi nous faisons ce changement ?

Personnes ont demandé fréquemment la fonctionnalité permettant d’effectuer une recherche dans les messages envoyés à notre liste de distribution afin de trouver des informations contenues dans le passé. La mise à niveau de la liste de distribution à un groupe signifie que personnes ne doivent pas demander à ou répondre aux questions mêmes continuellement.

Le nouveau groupe inclut également un calendrier à notre événements de groupe, une bibliothèque de fichiers partagés et un bloc-notes OneNote dans lequel nous pouvons collaborer et collecte d’informations pour référence ultérieure.

Dois-je faire quelque chose pour participer à ce groupe si j’ai déjà un membre de la liste de distribution ?

Non, si vous utilisiez déjà un membre de la liste de distribution vous serez automatiquement un membre du nouveau groupe.

Comment accéder au nouveau groupe dans Outlook ? Qu’en est-il Outlook sur le Web ?

Pour accéder au nouveau groupe dans Outlook simplement accédez à la catégorie de groupes dans la partie inférieure du volet de navigation gauche. Si vous utilisez souvent ce groupe envisagez épinglage favoris en cliquant dessus et en choisissant Afficher comme favori.

En outre sont les clients mobiles gratuits pour les groupes Office 365 disponibles sur chaque plate-forme mobile (iOS, Android, etc.) afin d’y accéder facilement le groupe en déplacement.

Ne puis-je toujours courrier électronique

Oui bien sûr. Le même alias de messagerie que vous avez utilisé pour la liste de distribution continuera à fonctionner correctement pour le groupe dans Outlook.

Autres options

N’oubliez pas d’indiquer les lorsque cette modification est apportée et qui ils doivent contacter s’ils ont des questions.

Migration de vos listes de distribution

Êtes-vous prêt à mettre à niveau de votre liste de distribution vers un groupe ? Voir les listes de distribution de migrer aux groupes Office 365 - aide de l’administrateur.

Quoi d’autre ?

Une fois que vous avez mis à niveau votre groupe de distribution vers un groupe Office 365, il existe quelques tâches de suivi que vous souhaiterez peut-être effectuer afin de vous assurer qu’il déroulement.

  • Suivi avec d’autres utilisateurs - vérification avec les immédiatement après la mise à niveau est terminée, puis quelques jours plus tard. Montrant que vous écoutez et répondre à des questions qu’ils peuvent avoir will accédez parviennent à désigner Joyeux et à l’aise avec la modification.

  • Surveiller les rapports engagement - le portail Office 365 Admin contient certains rapports bonne qui peuvent afficher le nombre d’utilisateurs utilisent la fréquence à laquelle le groupe et qu’ils utilisent des fonctionnalités. Ces rapports peuvent vous aider à créer votre suivi et la formation des utilisateurs ainsi que mise en surbrillance dans laquelle vos utilisateurs sont optimiser la valeur à partir du nouveau groupe. Voir : rapports d’activité dans le centre d’administration Office 365.

  • Partager votre expérience - indiquer aux autres équipes de votre société que vous mis à niveau votre groupe de distribution et les étapes vous a eu pour accroître la rentabilité ! Partage qu’informations peuvent aider à ces autres équipes suivre votre exemple et avoir une mise à niveau réussie de leur propre.

Voir aussi

Avez des questions sur les groupes Office 365 ?

Visitez la Communauté de Microsoft Office 365 groupes Tech.

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Cet article a été dernière mise à jour sur 24 mai 2017 résulte vos commentaires. Si vous avez trouvé qu’il vous guidée à des informations utiles, et surtout si vous n’avez pas, cliquez sur les contrôles de commentaires ci-dessous et pas à nous laisser des commentaires implicite afin que nous puissions continue à améliorer ses. Merci !

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