Planifier une réunion avec d’autres personnes

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez envoyer une demande de réunion à une ou plusieurs personnes. pistes Outlook qui accepte la demande et bloquera du temps dans votre calendrier de la réunion. Lorsque vous créez une demande de réunion, vous pouvez ajouter des pièces jointes, définir un emplacement et utiliser l’Assistant Planification pour choisir le meilleur moment pour votre réunion.

Que voulez-vous faire ?

Lorsque vous planifiez une nouvelle réunion, vous pouvez définir un sujet de la réunion, sélectionnez participants et spécifier quand et où la réunion aura lieu. Réponses à vos demandes de réunion apparaissent dans votre boîte de réception.

  1. Sous l’onglet accueil, dans le groupe Nouveau, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • De la boîte de réception, sélectionnez Nouveaux éléments > Nouvelle réunion.

      Pour planifier une réunion, sous l’onglet Accueil, dans le groupe nouveau, cliquez sur nouveaux éléments et puis réunion.

    • Dans Calendrier, cliquez sur Nouvelle réunion.

      Commande Nouvelle réunion sur le ruban

    Conseil : Pour créer une nouvelle demande de réunion, vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + MAJ + Q.

  2. Dans la zone à, vous pouvez ajouter des participants.

    Remarque : Vous pouvez également ajouter — ou supprimer — participants lorsque vous utilisez l’Assistant Planification dans le groupe Afficher sous l’onglet réunion.

  3. Dans la zone Objet, indiquez aux destinataires l’objet de la réunion.

  4. Dans la zone emplacement, indiquez aux destinataires lieu cette réunion.

    Conseil : Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, cliquez sur salles pour vérifier la disponibilité et réserver salles.

  5. Choisissez l’une des options suivantes :

    • Pour un début et heure de fin dans les listes début et heure de fin, cliquez sur le début de la réunion et heure de fin.

    • Pour une journée entière, activez la case à cocher journée entière et le montre l’événement comme un événement de 24 heures, une durée sur minuit.

    Remarque : Si vous souhaitez planifier les réunions dans d’autres fuseaux horaires, sous l’onglet réunion, dans le groupe Options, cliquez sur fuseaux horaires.

  6. Dans la réunion boîte de message de demande, vous pouvez taper les informations que vous voulez partager avec les destinataires.

    Conseil : Vous pouvez également joindre un fichier. Sous l’onglet Insertion, sélectionnez Joindre un fichier, puis le fichier que vous voulez ajouter à la demande de réunion.

  7. Cliquez sur Assistant Planification et l’Assistant Planification pour permet de comptes Exchange que vous trouvez le meilleur moment pour votre réunion en analysant lorsque les destinataires et ressources de la réunion, telles que des salles, sont disponibles.

    Conseil : Si vous n’utilisez pas un compte Exchange, cliquez sur planification.

  8. Choisissez l’une des options suivantes :

    • Cliquez sur Ajouter des participants et tapez les noms des destinataires, les adresses de messagerie ou les noms des ressources (séparés par des points-virgules) dans les zones obligatoire, facultatif ou ressources.

      Conseil : Si vous n’utilisez pas un compte Exchange, cliquez sur Ajouter d’autres personnes > à partir du carnet d’adresses.

    • Dans la zone Rechercher, tapez le nom d’un participants potentiels, cliquez sur OK, choisissez un nom dans la liste des résultats, puis cliquez sur obligatoire, facultatif ou ressources.

    Remarques : 

    • Les lignes verticales représentent les heures de début et de fin de la réunion. Vous pouvez cliquer sur les lignes et les faire glisser vers de nouvelles heures de début et de fin.

    • Pour les comptes Exchange, la grille de disponibilité affiche la disponibilité des participants. Une ligne verticale verte représente le début de la réunion. Une ligne verticale rouge représente la fin de la réunion.

      Grille de disponibilité Outlook

  9. Pour les comptes Exchange, le volet de Recherche de salles contient meilleures suggéré horaires pour votre réunion (lorsque la plupart des participants sont disponibles). Pour sélectionner une heure de réunion, cliquez sur une suggestion dans le volet de Recherche de salles dans la section Heures suggérées, ou choisissez une heure dans la grille de disponibilité.

  10. Une fois que vos participants sont ajoutés, pour revenir à la demande de réunion, sur le ruban, cliquez sur Rendez-vous.

    Remarque : Une fois que vous avez définir l’heure de la réunion, si vous ne voulez pas rendre la réunion périodique, choisissez Envoyer ou rendez-vous si vous avez plus d’informations à ajouter au corps de la réunion.

  11. Choisissez l’une des options suivantes :

    • Si vous ne voulez pas faire une réunion périodique, cliquez sur Envoyer.

    • Si vous ne voulez pas rendre cette réunion périodique, accédez à rendre une réunion périodique.

  1. Cliquez sur Réunion > Périodicité.

    Commande Périodicité sur le ruban

    Remarque : Utilisez le raccourci clavier Ctrl + G pour planifier la réunion se répète régulièrement.

  2. Choisissez les options de périodicité souhaitées, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet réunion se transforme en Série de réunions.

  3. Pour envoyer la demande de réunion, cliquez sur Envoyer.

Que voulez-vous faire ?

  1. Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de réunion.

    Remarque : Utilisez le raccourci clavier Ctrl + MAJ + Q pour créer une nouvelle demande de réunion.

  2. Dans la zone Objet, tapez une description.

  3. Dans la zone emplacement, tapez une description ou cliquez sur salles pour choisir parmi les salles disponibles pour la planification automatique à l’aide de Microsoft Exchange.

  4. Dans l’heure de début et heure de fin, sélectionnez le début et heure de fin de la réunion. S’il s’agit d’une journée entière, activez la case à cocher journée entière.

    Toute la journée est un événement de 24 heures lieu de minuit à minuit.

    Remarque : Par défaut, le paramètre de fuseau horaire actuel sur votre ordinateur est utilisé pour planifier des réunions. Si vous voulez programmer des réunions en fonction d’autres fuseaux horaires, sous l’onglet réunion, dans le groupe Options, cliquez sur fuseaux horaires.

  5. Tapez les informations que vous voulez partager avec les destinataires, joignez les fichiers ou créer un espace de travail de réunion.

    Pour plus d’informations sur les espaces de travail de réunion, voir la section Voir aussi.

  6. Sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification.

    L’Assistant Planification vous aide à trouver le meilleur moment pour votre réunion.

  7. Cliquez sur Ajouter d’autres personnes, puis sur À partir du carnet d’adresses.

  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources, dans la zone Rechercher, entrez le nom d’une personne ou une ressource que vous voulez inviter à la réunion. Si vous recherchez avec l’option Autres colonnes, puis cliquez sur OK.

  9. Sélectionnez le nom de la liste des résultats et cliquez sur obligatoire, facultatif ou ressources, puis cliquez sur OK.

    Les participants définis sur Obligatoire et Facultatif apparaissent dans la zone À sous l’onglet Réunion, et les Ressources dans la zone Lieu.

    La grille de disponibilité affiche la disponibilité des participants. Une ligne verticale verte représente le début de la réunion. Une ligne verticale rouge représente la fin de la réunion.

    Grille de disponibilité

    Le volet Heures suggérées localise le meilleur moment pour votre réunion, qui est définie comme le moment où la plupart des participants sont disponibles. Le meilleur horaire de réunion apparaît en haut du volet. Pour sélectionner une des suggérés heures, cliquez sur la suggestion dans le volet Heures suggérées. Vous pouvez choisir un horaire également manuellement dans la grille de disponibilité.

    Volet Heures suggérées

  10. Si vous voulez rendre la réunion devienne périodique, sous l’onglet réunion, dans le groupe Options, cliquez sur périodicité, sélectionnez la périodicité, puis sur OK.

    Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion est remplacé par Réunion périodique.

  11. Sous l’onglet réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur rendez-vous.

  12. Cliquez sur Envoyer.

  1. Ouvrez la réunion à laquelle vous souhaitez modifier.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Modifier les paramètres d’une réunion qui ne fait pas partie d’une série   

      • Modifiez les options de votre choix (objet, lieu et heure par exemple).

      • Cliquez sur Envoyer une mise à jour.

    • Modifier les options pour toutes les réunions d’une série   

      • Cliquez sur Ouvrir la série.

      • Modifier les options, telles que l’objet, emplacement et heure, que vous souhaitez modifier.

      • Pour modifier les options de périodicité, sous l’onglet Réunion périodique, dans le groupe Options, cliquez sur périodicité, modifiez les options, telles que l’heure, périodicité ou plage de périodicité, puis sur OK.

      • Cliquez sur Envoyer une mise à jour.

    • Modifier les paramètres d’une réunion qui fait partie d’une série   

      • Cliquez sur Ouvrir cette occurrence.

      • Sous l’onglet Réunion périodique, modifiez les options, telles que l’objet, emplacement et heure, que vous voulez.

      • Cliquez sur Envoyer une mise à jour.

Conseil : Dans calendrier, vous pouvez faire glisser la réunion vers une autre date et vous pouvez également modifier l’objet en cliquant sur le texte descriptif, en appuyant sur F2, puis en tapant vos modifications.

  1. Ouvrez la réunion à laquelle vous voulez rendre périodique.

  2. Sous l’onglet réunion, dans le groupe Options, cliquez sur périodicité.

  3. Cliquez sur la fréquence —quotidienne, hebdomadaire, mensuel ou annuel — avec laquelle vous souhaitez que la réunion, puis sélectionnez les options de périodicité et puis cliquez sur OK.

  4. Cliquez sur Envoyer une mise à jour.

  1. Créez ou ouvrez la réunion à laquelle vous souhaitez rendre privé.

  2. Sous l’onglet réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Options, puis sur privé.

Important : Vous ne devez pas compter sur la fonctionnalité privé pour empêcher tout accès par d’autres personnes aux détails d’une réunion, un contact ou une tâche. Pour vous assurer que d’autres personnes ne peut pas lire l’élément que vous avez marqués comme privés, ne leur accordez pas autorisation de lecture sur votre dossier calendrier, Contacts ou tâches. Une personne disposant de l’autorisation de lecture pour accéder à vos dossiers peut utiliser les méthodes de programmation ou d’autres applications de messagerie pour afficher les détails d’un élément privé. Utilisez la fonctionnalité privée uniquement lorsque vous partagez des dossiers avec des personnes qui vous faites confiance.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour toutes les réunions que vous allez créer   

    • Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    • Pour un rappel automatiquement activé ou désactivée pour chaque nouvelle réunion, activez ou désactivez la case à cocher rappel par défaut.

    • Si vous avez sélectionné la case à cocher, entrez le nombre d’heures avant la réunion à laquelle vous souhaitez que le rappel doit apparaître.

  • Pour les réunions existantes   

    • Ouvrez la réunion ou la série si la réunion est périodique.

    • Pour un rappel activé ou désactivé, sous l’onglet réunion, dans le groupe Options, sélectionnez Aucun ou une heure de rappel répertoriées.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Partager Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Très bien ! Vous avez d’autres commentaires ?

Comment pouvons-nous l’améliorer ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

×