Planifier une réunion avec d’autres personnes

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une réunion est un rendez-vous auquel vous invitez des personnes ou de réservez des ressources pour. Vous pouvez créer et envoyer des demandes de réunion et réserver des ressources pour les réunions en face à face ou des réunions en ligne. Lorsque vous créez une réunion, vous identifiez les personnes à inviter et des ressources pour réserver et que vous avez choisi une heure de réunion. Les réponses à votre demande de réunion apparaissent dans votre boîte de réception. Vous pouvez également ajouter des personnes à une réunion existante ou reprogrammer une réunion.

Que voulez-vous faire ?

Planifier une réunion face à face

Modifier une réunion

Définir une réunion comme périodique

Définir une réunion comme privée

Définir ou supprimer un rappel

Planifier une réunion face à face

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de réunion.

    Raccourci clavier  Pour créer une demande de réunion, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

  2. Dans la zone Objet, tapez une description.

  3. Dans la zone Emplacement, tapez une description ou cliquez sur Salles pour faire votre choix parmi les salles disponibles et lancer la planification automatique avec Microsoft Exchange.

  4. Dans les zones Début et Heure de fin, sélectionnez l'heure de début et de fin de la réunion. Si votre événement doit durer toute la journée, activez la case à cocher Journée entière.

    Un événement organisé sur une journée entière dure 24 heures, de minuit à minuit.

    Remarque : Par défaut, le paramètre de fuseau horaire actuel sur votre ordinateur est utilisé pour planifier des réunions. Si vous voulez programmer des réunions en fonction d'autres fuseaux horaires, sous l'onglet réunion, dans le groupe Options, cliquez sur fuseaux horaires.

  5. Tapez les informations que vous voulez partager avec les destinataires, joignez les fichiers que vous voulez ou créez un espace de travail de réunion.

    Pour plus d'informations sur les espaces de travail de réunion, reportez-vous à la section Voir aussi.

  6. Sous l'onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification.

    L'Assistant Planification vous aide à trouver le meilleur moment pour organiser votre réunion.

  7. Cliquez sur Ajouter d’autres personnes, puis sur À partir du carnet d’adresses.

  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources, dans la zone Rechercher, indiquez le nom d’une personne ou d’une ressource à inviter à la réunion. Si vous effectuez une recherche avec l’option Autres colonnes, cliquez sur Atteindre.

  9. Sélectionnez le nom de la liste des résultats et cliquez sur obligatoire, facultatif ou ressources, puis cliquez sur OK.

    Obligatoire et facultatif participants apparaissent dans la zone à sous l'onglet réunion, et ressources s'affichent dans la zone emplacement.

    La grille de disponibilité affiche la disponibilité des participants. Une ligne verticale verte représente le début de la réunion. Une ligne verticale rouge représente la fin de la réunion.

    Free/Busy grid

    Le volet Heures suggérées localise le meilleur moment pour votre réunion, qui est définie comme le moment où la plupart des participants sont disponibles. Le meilleur horaire de réunion apparaît en haut du volet. Pour sélectionner une des suggérés heures, cliquez sur la suggestion dans le volet Heures suggérées. Vous pouvez choisir un horaire également manuellement dans la grille de disponibilité.

    Volet Heures suggérées

  10. Si vous voulez rendre la réunion devienne périodique, sous l'onglet réunion, dans le groupe Options, cliquez sur périodicité, sélectionnez la périodicité, puis sur OK.

    Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion est remplacé par Réunion périodique.

  11. Dans l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Rendez-vous.

  12. Cliquez sur Envoyer.

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Modifier une réunion

  1. Ouvrez la réunion à modifier.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Modifier les paramètres d'une réunion qui ne fait pas partie d'un ensemble   

      1. Changez les options de votre choix (objet, emplacement et heure, par exemple) que vous souhaitez modifier.

      2. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.

    • Modifier les paramètres de toutes les réunions d'une série   

      1. Cliquez sur Ouvrir la série.

      2. Changez les options (objet, emplacement et heure, par exemple) que vous souhaitez modifier.

      3. Pour changer les options de périodicité, dans l'onglet Réunion périodique du groupe Options, cliquez sur Périodicité, modifiez les options (heure, critère ou plage de périodicité), puis cliquez sur OK.

      4. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.

    • Modifier les paramètres d'une réunion qui fait partie d'un ensemble   

      1. Cliquez sur Ouvrir cette occurrence.

      2. Dans l'onglet Réunion périodique, changez les options de votre choix (objet, emplacement et heure, par exemple).

      3. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.

Conseil : Dans calendrier, vous pouvez faire glisser la réunion vers une autre date et vous pouvez également modifier l'objet en cliquant sur le texte descriptif, en appuyant sur F2, puis en tapant vos modifications.

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Définir une réunion comme périodique

  1. Ouvrez la réunion que vous souhaitez rendre périodique.

  2. Dans l'onglet Réunion du groupe Options, cliquez sur Périodicité.

  3. Cliquez sur la fréquence —quotidienne, hebdomadaire, mensuel ou annuel — avec laquelle vous souhaitez que la réunion, puis sélectionnez les options de périodicité et puis cliquez sur OK.

  4. Cliquez sur Envoyer la mise à jour.

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Définir une réunion comme privée

  1. Créez ou ouvrez la réunion que vous souhaitez rendre privée.

  2. Dans l'onglet Réunion du groupe Options, cliquez sur Options, puis sur Privé.

Important : Ne vous fiez pas à la fonction Privé pour empêcher les autres utilisateurs d'accéder aux données d'une réunion, d'un contact ou d'une tâche. Pour vous assurer que les autres utilisateurs ne peuvent pas lire un élément indiqué comme étant privé, ne leur accordez pas les droits d'accès en lecture à votre dossier Calendrier, Contacts ou Tâches. Un utilisateur disposant des droits d'accès en lecture à vos dossiers peut consulter les données d'un élément privé en utilisant la programmation ou d'autres applications de messagerie. N'utilisez la fonction Privé que lorsque vous partagez des dossiers avec des utilisateurs de confiance.

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Définir ou supprimer un rappel

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour toutes les réunions que vous créez   

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Pour activer ou désactiver automatiquement un rappel pour chaque nouvelle réunion, activez ou désactivez la case à cocher Rappel par défaut.

    3. Si vous avez activé cette case à cocher, spécifiez combien de temps avant la réunion le rappel doit apparaître.

  • Pour les réunions existantes   

    1. Ouvrez la réunion ou la série si la réunion est périodique.

    2. Pour un rappel activé ou désactivé, sous l'onglet réunion, dans le groupe Options, sélectionnez Aucun ou une heure de rappel répertoriées.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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