Planifier une réunion dans un calendrier de groupe dans Outlook

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Mise à jour : Novembre 2017

Dans les groupes d’espace de travail est un calendrier partagé dans lequel vous et tous les membres de votre groupe peuvent planifier et voir réunions à venir.

Toutes les réunions que vous créez dans le calendrier de groupe sont remies à la boîte aux lettres de groupe et les boîtes de réception personnelle de tous les membres du groupe. Tous les membres du groupe peuvent modifier les réunions, ce qui signifie que si l’organisateur de l’événement est maladie ou décide de prendre un jour de congé et oublie d’annuler la réunion, quelqu'un d’autre dans le groupe peut l’annuler pour eux. Aucune autorisation supplémentaire requise.

Groupes est disponible dans Outlook sur le web et Outlook 2016. Vous trouverez des instructions pour l’utilisation du calendrier de groupe pour les deux. Sélectionnez l’onglet ci-dessous qui s’applique à votre version de Outlook. Ne savez pas quelle version que vous utilisez ?

Il s’agit d’Outlook sur le web

Il s’agit d’Outlook 2016

Voici à quoi ressemble l’en-tête de groupe dans Outlook sur le web

Voici à quoi ressemble l’en-tête de groupe dans Outlook 2016

Ouvrir un calendrier de groupe dans Outlook sur le web

  1. Connectez-vous à Office 365.

  2. Dans le Lanceur d’applications, sélectionnez calendrier.

    Lanceur d’applications avec le bouton calendrier mis en surbrillance

  3. Dans le volet de navigation, sélectionnez groupes, puis votre groupe.

    Si vous avez plusieurs calendriers ouvert, les événements pour chacune d’elles seront affichera. Onglets colorés dans la partie supérieure indiquent quels événements alignent à chaque groupe.

    Calendrier de groupe
  4. Sélectionnez jour, semaine de travail ou mois pour modifier l’affichage Calendrier.

Ajout d’une réunion à un groupe calendrier est très similaire à l’ajout d’un à votre calendrier personnel, et les invitations sont envoyées à tous les membres du groupe. Lorsque vous créez une réunion dans un calendrier de groupe, il apparaît aussi organisé par le groupe. Vous êtes automatiquement ajouté en tant que participant, et l’événement est ajouté à votre calendrier personnel.

Voici une vidéo qui vous guide tout au long du processus.

  1. Dans le calendrier de groupe, sélectionnez l’heure à laquelle vous devez planifier la réunion.

  2. Entrez un titre de la réunion, emplacement et heure de fin dans la fenêtre Détails.

    Écran Ajouter calendrier groupes avec rapide

  3. Par défaut, l’invitation à la réunion recevront boîte de réception de tous les membres du groupe. Si vous ne voulez pas cela, désactivez la case à cocher, ou cliquez sur plus de détails pour spécifier les invités.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Vous voulez ajouter des vacances ou l’absence de heure au calendrier de groupe ?

  1. Dans le calendrier de groupe, double-cliquez sur la réunion pour l’ouvrir.

  2. Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Envoyer.

Envoyer par courrier électronique les notifications telles que « Accepter », « Provisoire » et « Refuser » sont gênants et susceptible d’encombrer votre boîte de réception. Lorsque vous utilisez un calendrier de groupe pour planifier votre événement, vous pouvez facilement obtenir une vue d’un coup de œil au qui arrive, qui n’est pas et qui n’est pas encore répondre.

  1. Dans le calendrier de groupe, double-cliquez sur la réunion pour l’ouvrir.

  2. Sous participants, consultez l’état (accepté, pas de réponse, provisoire, refusé) sous chaque nom de l’invité.

    Événement de calendrier avec la liste des participants en surbrillance

Lorsqu’une réunion est créée dans le calendrier de groupe, tout le monde dans le groupe pouvez l’annuler.

  1. Dans le calendrier de groupe, double-cliquez sur la réunion pour l’ouvrir.

  2. Cliquez sur Annuler et sélectionnez l’option d’annulation approprié.

    Options de l’annulation de réunion

Planifier une réunion dans un calendrier de groupe

  1. Dans Outlook 2016, choisissez un groupe à partir de la gauche NAV.

    Groupes dans la barre de navigation gauche

  2. Dans le ruban, sélectionnez calendrier.

    Sélectionnez le calendrier

  3. Sélectionnez nouvelle réunion Skype ou nouvelle réunion. Si vous faites ceci une réunion Skype, détails de l’appel seront ajoutés au corps du message. Pour plus d’informations sur les réunions Skype, voir Skype entreprise vous aider.

    Nouvelle réunion

  4. Vous remarquerez que l’alias du groupe est automatiquement entré dans la ligne à . Entrez un objet, emplacement et heure de début et de fin de la réunion.

  5. Dans la zone de réunion, tapez un ordre du jour. Si vous configurez une réunion Skype, veillez à ne pas modifier les informations de réunion en ligne.

  6. Sélectionnez Assistant Planification dans le ruban pour bénéficier du meilleur horaire pour la réunion.

  7. Sélectionnez Envoyer.

La réunion apparaît dans le calendrier du groupe, ainsi que le calendrier de chaque membre du personnel. (Si vous planifiez un rendez-vous au lieu d’une réunion, l’appoinment ne montrera que sur le calendrier de groupe et pas les calendriers individuels de chaque membre du groupe.)

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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