Planifier les sites et gérer les utilisateurs

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

La formule réussies sites et d'utilisateurs satisfaits est bien planifié et durable approche pour le site et utilisateur. Voici quelques tâches clés et concepts que vous pouvez utiliser pour planifier les sites et gérer les utilisateurs de votre organisation.

Gérer des sites et des collections de sites

Une collection de sites est un groupe de sites SharePoint qui ont le même propriétaire et qui partagent les mêmes paramètres d’administration, comme les autorisations. Les collections de sites sont hiérarchiques et elles contiennent toujours un site de niveau supérieur qui est situé au-dessus de tous les autres sites.

Diagramme hiérarchique d’une collection de sites illustrant un site et des sous-sites de niveau supérieur.

Le Site d’équipe, ainsi que tous les sites que vous créez en dessous, est disponible uniquement pour les utilisateurs que vous invitez après leur avoir accordé les autorisations d’accès nécessaires. Grâce à lui, votre organisation, des équipes ou des groupes peuvent se connecter ensemble et collaborer sur des documents et divers fichiers, publier des annonces, planifier des réunions, gérer des tâches, effectuer le suivi des problèmes ou des éléments d’action, stocker des informations dans des listes, etc. Vous pouvez également créer plusieurs sous-sites à partir des modèles de sites disponibles dans le Site d’équipe.

Dans une organisation de grande taille, il est habituel que votre environnement SharePoint Online inclue plusieurs collections de sites, chacune renfermant de nombreux sites sous-jacents. Par conséquent, vous souhaiterez peut-être déléguer la gestion des sites ou des collections de sites à différentes personnes de votre organisation. Le modèle d’autorisations SharePoint vous permet d’affecter des autorisations à différents rôles connus sous le nom d’administrateur de collection de sites, de propriétaire de site et d’autres rôles que nous évoquerons plus tard.

En tant qu’administrateur de collection de sites, vous disposez du niveau d’autorisation Contrôle total pour la collection de sites. Cela signifie que vous pouvez ajouter ou modifier les paramètres des sites dans une collection de sites. En outre, vous pouvez afficher, ajouter, supprimer ou modifier tout le contenu dans ces sites.

Responsabilités classiques d’un administrateur de collection de sites

Si vous êtes administrateur d’une collection de sites pour votre site SharePoint Online, vos responsabilités peuvent être les suivantes :

  • Faire office de point de contact entre vos utilisateurs et l’administrateur global Office 365 ou l’administrateur SharePoint Online

  • Déterminer qui est habilité à accéder au contenu important conservé sur les sites SharePoint Online en configurant les autorisations au niveau de la collection de sites

  • Décider quelles fonctionnalités seront accessibles aux personnes qui utiliseront les sites de votre collection de sites

  • Fournir du support technique aux personnes qui utilisent votre collection de sites

  • Choisir un administrateur de collection de sites secondaire pour votre collection de sites

  • Créer de nouveaux sites

  • Afficher, supprimer ou restaurer des éléments dans la Corbeille de la collection de sites

  • Créer et personnaliser le Site web public

  • Participer à l’administration de certaines fonctionnalités, par exemple :

    • Activer ou désactiver les fonctionnalités disponibles de la collection de sites

    • Créer ou personnaliser des types de contenu de sites

    • Définir des paramètres régionaux

Remarque :  Il se peut que vous deviez travailler avec votre administrateur SharePoint Online pour gérer les collections de sites (si vous n’êtes pas également cette personne). Pour plus d’informations sur les responsabilités de l’administrateur SharePoint Online, voir Gérer les collections de sites et les paramètres globaux dans le centre d’administration SharePoint.

L’administrateur SharePoint Online peut effectuer les tâches suivantes :

  • Créer, supprimer et gérer des collections de sites

  • Allouer et surveiller le stockage de collections de sites

  • Octroyer l’accès aux administrateurs de collections de sites

  • Définir le site SharePoint par défaut

  • Planifier les sites multilingues

  • Gérer les profils utilisateur

  • Planifier et gérer des fonctionnalités telles que les métadonnées gérées

  • Activer ou désactiver le partage externe

Responsabilités classiques d’un propriétaire de site

Si vous êtes propriétaire de site, vous disposez du niveau d’autorisation Contrôle total pour un site et vos responsabilités peuvent être les suivantes :

  • Créer et gérer des sites

  • Gérer les fonctionnalités et les paramètres d’un site, par exemple son aspect général

  • Enregistrer un site en tant que modèle

  • Gérer les colonnes et les types de contenu d’un site

  • Supprimer un site

  • Ajuster les paramètres régionaux et linguistiques

  • Ajouter des applications à des sites

En fonction de la taille de votre organisation et du volume du contenu que vous prévoyez sur vos sites, il se peut que vous vouliez créer des sous-sites pour organiser ce contenu. Les sites appartenant à une collection de sites sont organisés de façon hiérarchique. Lorsque vous créez des sites en dessous du site de niveau supérieur, vous développez cette hiérarchie. Vous pouvez créer des sous-sites en dessous de votre site d’équipe et également créer des sous-sites supplémentaires sous ces sites.

Remarque :  L’administrateur de SharePoint Online crée le site de niveau supérieur d’une collection de sites et l’affecte à un autre administrateur de collection de sites. Les propriétaires de sites peuvent créer des sous-sites.

Diagramme de hiérarchie de sites

Il existe de nombreuses manières d’organiser des sous-sites. Par exemple, vous pouvez choisir de créer des sous-sites :

  • Par équipe ou par département

  • Par objectif fonctionnel

  • Par catégorie de contenu

  • Par projet

  • Par client

  • Par niveau d’autorisation ou critère de diffusion (par exemple, si la diffusion de certaines informations doit être restreinte, il se peut que vous vouliez les isoler sur un site spécifique)

Passez un peu de temps à réfléchir au nombre de sites que vous voulez ainsi qu’à la logique avec laquelle vous voulez les organiser. Il peut être utile de créer un diagramme de votre hiérarchie de site afin de vous aider à organiser votre planification. Vous pouvez tracer rapidement un tel diagramme sur une feuille de papier ou un tableau, mais vous souhaiterez peut-être créer un diagramme plus formel en utilisant l’une des formes de hiérarchie disponibles en tant que diagrammes SmartArt dans Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint. Vous disposerez ainsi d’un diagramme que vous pourrez enregistrer et auquel vous pourrez vous référer, afin de le modifier lorsque vous le souhaitez.

Pensez également à la finalité de chacun de ces sites. Cela vous aidera à déterminer quels modèles de sites vous voulez utiliser pour créer de nouveaux sites. SharePoint Online contient un grand nombre de modèles de sites que vous pouvez sélectionner lorsque vous créez un nouveau site. En sélectionnant un modèle de site conçu pour une utilisation spécifique, vous donnez aux utilisateurs un bon point de départ dans leur travail. Par exemple, si vous voulez créer un site de référence que les membres de l’équipe pourront utiliser pour partager ou mettre à jour rapidement les informations de projet, vous voudrez peut-être commencer par sélectionner le modèle de site Wiki, car ce modèle a été conçu pour ce type de communication.

Remarque :  Votre administrateur SharePoint Online gère les sites personnels (les sites Mon site). Les sites personnels sont des concentrateurs via lesquels les utilisateurs peuvent communiquer avec les collègues et suivre les informations. En tant qu’administrateur de collection de sites, vous ne contrôlez pas les sites personnels. En fait, chaque utilisateur est l’administrateur de son propre site Mon site. Pour plus d’informations sur la planification de Mes sites, voir Gérer les collections de sites et les paramètres globaux dans le Centre d’administration SharePoint.

Liste des modèles de sites

La liste ci-dessous reprend les modèles de sites pris en charge ainsi qu’une description de chacun de ces modèles. Utilisez cette liste pour décider quels types de sites conviennent le mieux à votre organisation.

  • Centre de recherche de base    Site offrant une expérience de recherche. Ce site comporte des pages pour les résultats de la recherche et pour les recherches avancées.

  • Blog Site sur lequel une personne ou une équipe peut publier des idées, des observations et de l’expertise que les visiteurs du site peuvent commenter.

  • Centre d’aide à la décision    Site présentant du contenu d’aide à la décision dans SharePoint Online.

  • Site communautaire    Site permettant de participer aux discussions de la communauté.

  • Centre de découverte Site permettant de gérer la conservation, la recherche et l’exportation de contenu pour les questions juridiques et les investigations.

  • Centre de documents    Site permettant la gestion centralisée des documents dans votre entreprise

  • Centre de recherche d’entreprise Site offrant une expérience de recherche. La page d’accueil inclut une zone de recherche présentant deux onglets : un pour les recherches générales et l’autre pour les recherches d’informations sur des personnes. Vous pouvez ajouter et personnaliser des onglets pour cibler d’autres domaines de recherche ou d’autres types de résultats.

  • Site de projet    Site permettant de gérer un projet et de collaborer à celui-ci.

  • Centre des enregistrements    Site conçu pour la gestion des enregistrements. Les gestionnaires d’enregistrements peuvent configurer la table de routage pour rediriger les fichiers entrants vers des emplacements spécifiques. Ce site vous permet également de gérer la suppression ou la modification des enregistrements une fois qu’ils ont été ajoutés au référentiel.

  • Site de flux de travail SAP    Site de flux de travail SAP combinant toutes les tâches métiers des utilisateurs. Vous pouvez ajouter d’autres composants WebPart à ce flux de travail.

  • Site d’équipe    Site permettant à une équipe d’organiser, créer et partager rapidement des informations. Il fournit une bibliothèque de documents et des listes pour la gestion des annonces, des éléments de calendrier, des tâches et des discussions.

  • Référentiel de processus Visio    Site sur lequel les équipes peuvent consulter, partager et stocker des diagrammes de processus Visio. Il fournit une bibliothèque de documents avec version pour stocker des diagrammes de processus et des listes de gestion des annonces, des tâches et des discussions sur les révisions.

Gouvernance

La gouvernance est l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus qui guident, orientent et contrôlent la manière selon laquelle les divisions opérationnelles et les équipes techniques d’une organisation coopèrent en vue d’atteindre leurs objectifs d’entreprise. Du point de vue de votre collection de sites SharePoint Online, un plan de gouvernance peut vous aider à planifier les rôles, responsabilités et stratégies nécessaires à la prise en charge de votre collection de sites. Cela peut notamment inclure les considérations suivantes :

  • Architecture d’informations, y compris pages Web, documents, listes et données

  • Activités de maintenance, y compris la gestion des comptes d’utilisateurs

  • Éléments d’identification et stratégies de personnalisation

  • Formation

Il est important de préparer un plan de gouvernance pour votre organisation. En participant dans le développement d'un plan de gouvernance, vous pouvez d'identifier la propriété pour les entreprises et aux équipes techniques définition qui est responsable pour les zones du système. Pour plus d'informations sur le développement d'un plan de gouvernance, voir meilleures pratiques pour la création et la gestion des sites d'équipe.

Remarque :  Il se peut que vous deviez travailler avec votre administrateur SharePoint Online pour gérer les utilisateurs. Par exemple, l’administrateur SharePoint Online gère les profils utilisateur.

Comptes utilisateurs dans Office 365

L’administrateur global ajoute de nouveaux utilisateurs à Office 365 à l’aide du Centre d’administration de Microsoft Online Services, qui est le portail permettant de gérer les utilisateurs et de configurer les services. Lors de l’ajout d’un utilisateur, l’administrateur global procède comme suit :

  • Il indique si l’utilisateur peut également accéder au Centre d’administration.

  • Il définit l’emplacement géographique de l’utilisateur.

  • Il sélectionne le type de licence utilisateur.

  • Il crée un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Utilisateurs du site d’équipe

Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre Site d’équipe et modifier les autorisations pour les utilisateurs. Les niveaux d’autorisation et l’appartenance au groupe SharePoint se trouve sous Paramètres. Toutefois, Office 365 crée à présent un groupe de sécurité intitulé Tout le monde sauf les utilisateurs externes qui contient toutes les personnes de l’annuaire Office 365 (à l’exception des personnes extérieures à votre organisation qui sont invitées par le biais de la fonctionnalité de partage externe). Ce groupe de sécurité reçoit automatiquement un accès en tant que Membre dans SharePoint Online. Cela signifie que les utilisateurs que vous ajoutez à l’annuaire Office 365 peuvent modifier des sites, des listes et des bibliothèques par défaut.

Niveaux d’autorisation et appartenance au groupe

Les niveaux d’autorisation sont des collections de droits SharePoint Online qui permettent aux utilisateurs d’exécuter un ensemble de tâches associées. Par exemple, le niveau d’autorisation Lecture inclut les autorisations (entre autres) Afficher les éléments, Ouvrir les éléments, Afficher les pages et Afficher les versions, toutes étant nécessaires pour afficher les pages, documents et éléments dans un site SharePoint. Les autorisations peuvent être incluses dans plusieurs niveaux d’autorisation.

Nous déconseillons d’attribuer directement des niveaux d’autorisation à des utilisateurs individuels, car le suivi et la gestion de qui a accès au site peuvent s’avérer très difficiles. Cela s’avère parfois nécessaire, mais évitez-le au maximum pour limiter la complexité. Attribuez plutôt des autorisations à des groupes, puis affectez des utilisateurs individuels aux groupes appropriés. Un groupe est un ensemble d’utilisateurs définis au niveau de la collection de sites pour une gestion facile des autorisations. Chaque groupe se voit attribuer un niveau d’autorisation par défaut. Certaines des groupes SharePoint par défaut principaux, par exemple, comprennent les niveaux d’autorisation suivants :

Groupe

Niveau d’autorisation

Propriétaires

Contrôle total

Visiteurs

Lecture

Membres

Collaboration


Toute personne disposant de l’autorisation Contrôle total peut créer des groupes personnalisés.

Remarque :  Lorsque vous attribuez des niveaux d’autorisation à des groupes SharePoint au niveau de la collection de sites, par défaut tous les sites et le contenu de site héritent de ces niveaux d’autorisation. Ce comportement par défaut est appelé l’héritage des autorisations. Vous pouvez spécifier la définition d’autorisations uniques lors de la création d’un sous-site, ou vous pouvez annuler l’héritage des autorisations sur un site, une liste ou une bibliothèque, ou un élément.

Comme le niveau d’autorisation d’un utilisateur détermine les éléments qu’il peut voir et aux auxquels il peut accéder dans un site, vous devez étudier son appartenance au groupe très attentivement. Ainsi, un utilisateur chargé de la création et de la personnalisation des sites doit au minimum appartenir au groupe Concepteur. En revanche, un utilisateur qui va se limiter à lire et télécharger du contenu peut appartenir au groupe Visiteurs seulement.

Administrateur de collection de sites secondaire

L’administrateur de collection de sites secondaire peut être désigné par l’administrateur de la collection de sites. Avec ce titre, vous pouvez ajouter un autre administrateur de la collection de sites ou changer l’administrateur de la collection de sites par le biais de la page Paramètres. Pour plus d’informations sur cette tâche, voir Gérer les administrateurs pour une collection de sites.

En tant qu’administrateur de la collection de sites pour SharePoint Online, vous serez peut-être amené à gérer les fonctionnalités au niveau de la collection de sites et du site. Ces tâches peuvent inclure l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, en fonction de votre plan de gouvernance. Pour plus d’informations, voir Activer ou désactiver les fonctionnalités de la collection de sites. Voir aussi Gérer la Corbeille d’une collection de sites SharePoint.

Revenir au Guide de planification SharePoint Online pour Office 365 pour les moyennes et grandes entreprises

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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