Planifier les sites et gérer les utilisateurs

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si vous êtes responsable de la gestion de tous les sites d’équipe de votre organisation pour votre abonnement Office 365 Petite Entreprise, cet article vous guide dans certains des concepts et tâches clés en lien avec la gestion d’une collection de sites et de ses utilisateurs.

Contenu de cet article

Qu’est-ce qu’une collection de sites ?

Administrer une collection de sites

Planifier les sites de votre collection de sites

Gérer les utilisateurs

Planifier l’utilisation des fonctionnalités de la collection de sites

Planifier l’activation de plusieurs langues sur les sites

Qu’est-ce qu’une collection de sites ?

Vos sites SharePoint Online pour Office 365 Petite Entreprise par défaut font partie d’une collection de sites unique. Une collection de sites est un groupe de sites SharePoint qui ont le même propriétaire et qui partagent les mêmes paramètres d’administration, comme les autorisations. Les collections de sites sont hiérarchiques et elles contiennent toujours un site de niveau supérieur qui est situé au-dessus de tous les autres sites.

Diagramme hiérarchique d’une collection de sites illustrant un site et des sous-sites de niveau supérieur.

Votre collection de sites SharePoint Online comporte trois collections de sites lorsque vous commencez : le Site d’équipe, Mes sites et le Site web public. Vous pouvez créer des sous-sites supplémentaires en dessous du site d’équipe. Les utilisateurs individuels peuvent également créer des sous-sites en dessous de leurs sites Mes sites.

Remarque : La création de collections de sites supplémentaires n’est pas autorisée dans SharePoint Online pour Office 365 Petite Entreprise.

Site d’équipe    Le Site d’équipe, ainsi que tous les sites que vous créez en dessous, sont disponibles pour les utilisateurs que vous invitez après leur avoir accordé les autorisations d’accès nécessaires, ou aux utilisateurs externes avec lesquels vous partagez explicitement le site au moyen de la fonctionnalité de partage externe. Par défaut, toutes les personnes de l’annuaire Office 365 seront ajoutées comme Membres de la collection de sites interne et comme Visiteurs de votre collection de sites publique. Grâce au Site d’équipe, votre organisation, des équipes ou des groupes peuvent se connecter ensemble et collaborer sur des documents et divers fichiers, publier des annonces, planifier des réunions, gérer des tâches, effectuer le suivi des problèmes ou des éléments d’action, stocker des informations dans des listes, etc. Vous pouvez également créer plusieurs sous-sites à partir des modèles de sites disponibles dans le Site d’équipe.

Site web public    Le site web accessible au public atteste de la présence de votre organisation sur le web. Ce site dispose de tous les éléments nécessaires pour commencer la conception de votre site, à savoir les bibliothèques permettant de stocker du contenu tel que des logos, des graphiques ou des documents et, le plus important, le Gestionnaire de conception pour personnaliser le contenu et le style de votre site.

Sites personnels (sites web Mon site) Les sites personnels offrent aux utilisateurs au sein de votre organisation un ensemble complet de fonctionnalités de réseaux sociaux. Ces fonctionnalités sont les suivantes :

  • Échange de News :    page sur laquelle les utilisateurs du site peuvent interagir

  • OneDrive Entreprise:    endroit où les utilisateurs peuvent stocker, partager et synchroniser des documents professionnels personnels, des photos ou d’autres fichiers multimédias

  • Sites :    page personnalisée sur laquelle les utilisateurs peuvent enregistrer des raccourcis vers des sites web utiles

  • Profil :    page sur laquelle les utilisateurs peuvent se présenter aux autres et à l’organisation

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Administrer une collection de sites

En tant qu’administrateur de la collection de sites, vous disposez du niveau d’autorisation Contrôle total sur la collection de sites. Autrement dit, vous avez accès au contenu de tous les sous-sites du Site d’équipe et pouvez utiliser le Gestionnaire de conception pour concevoir un site web accessible au public. Vous pouvez également gérer les autorisations des utilisateurs sur le Site d’équipe et le Site web public, et exécuter les tâches d’administration appropriées pour ces sites. À ces tâches, viendront s’en ajouter d’autres que vous effectuerez dans le cadre de votre rôle d’administrateur.

Responsabilités classiques d’un administrateur de collection de sites

Si vous êtes administrateur d’une collection de sites pour votre site SharePoint Online, vos responsabilités peuvent être les suivantes :

  • servir de point de contact entre vos utilisateurs et l’administrateur global d’Office 365 (si vous n’êtes pas également cette personne) ;

  • accorder aux utilisateurs l’accès au Site d’équipe ;

  • accorder aux utilisateurs le droit de concevoir le Site web public ;

  • déterminer qui est habilité à accéder au contenu important conservé sur les sites SharePoint Online en configurant les autorisations au niveau de la collection de sites ;

  • Décider quelles fonctionnalités seront accessibles aux personnes qui utiliseront les sites de votre collection de sites

  • fournir un support technique aux personnes qui utiliseront votre collection de sites ;

  • choisir un administrateur de collection de sites secondaire pour votre collection de sites ;

  • apporter une assistance concernant l’administration de certaines fonctionnalités, telles que :

    • activer ou désactiver les fonctionnalités disponibles relatives aux collections de sites ;

    • créer ou personnaliser des types de contenu de site ;

    • définir des paramètres régionaux.

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Planifier les sites de votre collection de sites

Bien qu’il soit assez facile de créer des sites supplémentaires pour votre équipe, il est intéressant de planifier les sites que vous voulez parce que cela permet d’assurer la gestion de vos sites SharePoint Online au fil du temps. Vérifiez également si vous voulez ou non permettre aux utilisateurs de votre société de créer leur propre d’équipe pour gérer des projets. Si vous recherchez un contrôle davantage centralisé sur la façon dont les sites sont créés, vous pouvez désactiver cette option (vous pouvez également la réactiver ultérieurement si vous changez d’avis). Pour plus d’informations, voir Permettre aux utilisateurs de créer leurs propres sites d’équipe.

La liste suivante répertorie les modèles de sites disponibles dans SharePoint Online pour Office 365 Petite Entreprise, ainsi qu’une description de chacun d’eux. Utilisez-la pour choisir les types de sites qui conviennent le mieux à votre organisation.

  • Blog    Site sur lequel une personne ou une équipe peut publier des idées, des observations et de l’expertise que les visiteurs du site peuvent commenter.

  • Site communautaire    Site permettant de participer aux discussions de la communauté.

  • Site de projet    Site permettant de gérer un projet et de collaborer à celui-ci.

  • Site d’équipe    Site permettant aux équipes d’organiser et de partager rapidement des informations en toute simplicité. Il propose une bibliothèque de documents et des listes de gestion des annonces, des éléments de calendrier, des tâches et des discussions.

Gouvernance

La gouvernance est l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus qui régissent la coopération des équipes au sein d’une organisation, dans le but d’atteindre des objectifs professionnels. S’agissant de votre collection de sites SharePoint Online, un plan de gouvernance peut vous aider à planifier les rôles, responsabilités et stratégies nécessaires à la prise en charge de cette collection. Il peut être constitué des éléments suivants (cette liste n’étant pas exhaustive) :

  • Architecture des informations, notamment les pages Web, documents, listes et données

  • Activités de maintenance, y compris la gestion des comptes d’utilisateurs

  • Éléments d’identification et stratégies de personnalisation

  • Formation

Il est important de préparer un plan de gouvernance pour votre organisation. En participant au développement d’un plan de gouvernance, vous pouvez aider à identifier la notion de propriété à la fois pour les équipes d’entreprise et les équipes techniques, en définissant qui est responsable de quels domaines du système. Pour plus d’informations sur le développement d’un plan de gouvernance, voir Meilleures pratiques pour la création et la gestion des sites d’équipe.

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Gérer les utilisateurs

Les comptes utilisateurs sont créés par l’administrateur global d’Office 365. En tant qu’administrateur de collection de sites, vous attribuez les autorisations à ces utilisateurs à l’aide des Paramètres Petite icône Paramètres ayant pris la place de Paramètres du site. de votre Site d’équipe.

Comptes utilisateurs dans Office 365

L’administrateur global ajoute de nouveaux utilisateurs à Office 365 Petite Entreprise à l’aide du centre d’administration d’Office 365, qui est le portail permettant de gérer les utilisateurs et de configurer les services. Lors de l’ajout d’un utilisateur, l’administrateur global procède comme suit :

  • Il indique si l’utilisateur peut également accéder au centre d’administration.

  • Il définit l’emplacement géographique de l’utilisateur.

  • Il sélectionne le type de licence utilisateur.

  • Il crée un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Utilisateurs du site d’équipe

Une fois qu’un nouvel utilisateur a été ajouté à l’annuaire des utilisateurs d’Office 365 Petite Entreprise, cet utilisateur est automatiquement ajouté à un groupe SharePoint appelé Membre (personnes pouvant modifier du contenu et des pages) sur le site interne, et Visiteur (personnes pouvant afficher et lire) sur les sites publics. Si vous avez besoin que certains utilisateurs bénéficient d’un accès plus étendu qu’un Visiteur ou un Membre, vous pouvez modifier les autorisations de ces utilisateurs en les ajoutant à d’autres groupes SharePoint, tels que Propriétaires (personnes disposant d’un accès total au site). Les niveaux d’autorisation et les appartenances aux groupes SharePoint sont spécifiées sous Paramètres dans Utilisateurs et autorisations. Pour plus d’informations sur les niveaux d’autorisation et l’appartenance au groupe, voir la section Niveaux d’autorisation et appartenance au groupe dans cet article.

Niveaux d’autorisation et appartenance au groupe

Les niveaux d’autorisation sont des collections d’autorisations (ou de droits SharePoint) qui permettent aux utilisateurs d’exécuter un ensemble de tâches associées. Par exemple, le niveau d’autorisation Lecture inclut les autorisations (entre autres) Afficher les éléments, Ouvrir les éléments, Afficher les pages et Afficher les versions, toutes étant nécessaires pour afficher les pages, documents et éléments dans un site SharePoint. Les autorisations peuvent être incluses dans plusieurs niveaux d’autorisation.

Il est déconseillé d’attribuer directement des autorisations aux utilisateurs individuels, car le suivi et la gestion de qui a accès au site peuvent s’avérer très difficiles. Attribuez plutôt des autorisations à des groupes SharePoint, puis affectez des utilisateurs individuels aux groupes SharePoint appropriés. Vous pouvez également utiliser les groupes SharePoint créés pour vous par défaut.

Un groupe SharePoint est un ensemble d’utilisateurs définis au niveau de la collection de sites pour une gestion facile des autorisations. Chaque groupe se voit attribuer un niveau d’autorisation par défaut.

Remarque :  Lorsque vous attribuez des niveaux d’autorisation à des groupes SharePoint au niveau de la collection de sites, tous les sites et le contenu de site héritent par défaut de ces niveaux d’autorisation. Ce comportement par défaut est appelé l’héritage des autorisations. Vous pouvez également spécifier si vous voulez annuler l’héritage des autorisations ou octroyer des autorisations uniques. C’est vraiment utile si vous disposez de fichiers dont vous souhaitez réserver l’accès à seulement certains de vos utilisateurs. Une fois que vous annulez l’héritage des autorisations, vous pouvez supprimer tous les autres groupes SharePoint et donner accès uniquement à des utilisateurs ou des groupes SharePoint spécifiques.

Comme les autorisations d’un utilisateur déterminent les éléments auxquels il peut accéder et qu’il peut voir dans un site, vous devez étudier son appartenance au groupe SharePoint très attentivement. Ainsi, un utilisateur chargé de la création et de la personnalisation des sites doit au minimum appartenir au groupe Concepteur. En revanche, un utilisateur qui va se limiter à lire du contenu et, éventuellement, à ajouter des commentaires à un blog, peut appartenir au groupe Membres seulement.

Rôles par défaut

Voici les rôles par défaut dans SharePoint Online, avec une description des activités qu’un utilisateur avec un rôle donné peut exécuter sur le site.

  • Administrateurs de collections de sites    Les administrateurs de collections de sites ont le niveau d’autorisation Contrôle total. Ils ont accès au contenu de tous les sous-sites du Site d’équipe et utilisent le Concepteur de site pour concevoir un site web dans un site web. Ils peuvent ajouter des utilisateurs au Site d’équipe et au Site web, et exécuter des tâches d’administration et d’audit appropriées aux sites.

  • Propriétaires de site    Par défaut, les membres du groupe Propriétaires possèdent le niveau d’autorisation Contrôle total pour le site qu’ils ont créé dans le Site d’équipe. Ils peuvent ajouter des utilisateurs et exécuter toute tâche administrative appropriée à leur site. Ils peuvent aussi utiliser le Concepteur de site pour concevoir un site web.

    Conseil :  Il est judicieux d’ajouter les coordonnées d’un propriétaire de site sur la page d’accueil d’un site. Cela permet aux utilisateurs de retrouver le propriétaire s’ils ont besoin d’aide administrative.

    Remarque : Un utilisateur qui crée un site sous un site de niveau supérieur dans le site d’équipe devient automatiquement propriétaire de ce site.

  • Concepteur    Par défaut, les membres du groupe Conception ont le niveau d’autorisation Conception. Ils peuvent créer des listes et des bibliothèques de documents, modifier des pages et appliquer des thèmes, des bordures et des feuilles de style dans le site d’équipe. Ils peuvent aussi utiliser le Concepteur de site pour concevoir un site web.

  • Édition    Par défaut, les personnes du groupe Membres disposent du niveau d’autorisation Édition. Dans le Site d’équipe, les Éditeurs peuvent afficher et ajouter, mettre à jour et supprimer, et approuver et personnaliser des listes et des bibliothèques. Ils ne peuvent pas utiliser le Concepteur de sites pour créer un site web.

  • Collaborateur    Aucun groupe ne dispose du niveau d’autorisation Collaborateur par défaut. Dans le Site d’équipe, les Collaborateurs peuvent uniquement ajouter, modifier et supprimer des éléments de listes et de bibliothèques de documents existantes, et utiliser les composants WebPart. Ils ne peuvent pas utiliser le Concepteur de site pour créer un site web.

  • Visiteur    Par défaut, les membres du groupe Visiteurs possèdent le niveau d’autorisation Lecture. Dans le Site d’équipe, les visiteurs peuvent uniquement afficher les pages, les éléments de liste et les documents. Les visiteurs ne peuvent pas utiliser le Concepteur de site pour concevoir un site web.

Rôles d’administrateur

Lorsque votre site SharePoint Online est créé pour la première fois, les rôles d’administrateur ci-après sont créés par défaut.

  • Administrateur global    Il s’agit de l’administrateur de niveau supérieur dans Office 365. Lorsque vous vous connectez pour acheter Office 365, vous devenez administrateur global. L’administrateur global a accès à toutes les fonctionnalités du Centre d’administration (comme l’ajout d’utilisateurs à l’annuaire, l’ajout de domaines et la gestion de paramètres du service) et il est le seul autorisé à affecter d’autres rôles d’administrateur. Votre société peut compter plusieurs administrateurs globaux. Toutefois, c’est le premier administrateur global par défaut qui devient l’administrateur de la collection de sites par défaut dans SharePoint Online.

  • Administrateurs de la collection de sites    Les administrateurs de collections de sites ont le niveau d’autorisation Contrôle total de la collection de sites SharePoint Online. Ils ont accès au contenu de tous les sous-sites du Site d’équipe et utilisent le Concepteur de site pour concevoir un site web dans un site web. Ils peuvent ajouter des utilisateurs au Site d’équipe et au Site web public, et exécuter des tâches d’administration et d’audit appropriées aux sites. Un administrateur de collection de sites peut ajouter un autre administrateur de la collection de sites ou changer l’administrateur de la collection de sites par le biais de la page Paramètres du site.

Pour plus d’informations sur la gestion des utilisateurs et des autorisations, voir Planifier la stratégie des autorisations, Description des niveaux d’autorisation dans SharePoint et Créer et gérer des groupes SharePoint.

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Planifier l’utilisation des fonctionnalités de la collection de sites

En tant qu’administrateur de la collection de sites pour SharePoint Online, vous devez gérer les fonctionnalités de la collection de sites. Ces tâches peuvent inclure l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, en fonction de votre plan de gouvernance. Pour plus d’informations, voir Activer ou désactiver les fonctionnalités de la collection de sites. Voir aussi Gérer la Corbeille d’une collection de sites SharePoint.

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Planifier l’activation de plusieurs langues sur les sites

En tant qu’administrateur de la collection de sites, vous pouvez activer la fonction MUI (Multilingual User Interface) afin de permettre aux utilisateurs d’afficher des sites dans des langues différentes de la langue par défaut définie pour votre collection de sites.

Lorsque la fonction MUI est activée, les utilisateurs peuvent afficher les éléments suivants dans une autre langue :

  • Titre et description du site

  • Actions et menus SharePoint par défaut

  • Colonnes par défaut

  • Colonnes personnalisées (liste ou site)

  • Liens des barres de navigation

Pour plus d’informations sur l’interface utilisateur multilingue (MUI, Multiple Language User Interface), voir Présentation des fonctions multilingues.

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Revenir au Guide de planification de SharePoint Online pour Office 365 pour les entreprises.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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