Planifier le contenu de votre site SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque le contenu d'un site est organisé logiquement facile à trouver, il est plus facile à mettre à jour et gérer, et utilisateurs du site ne plus productifs. Comme un administrateur de collection de sites ou propriétaire de site, vous souhaiterez peut-être planifier votre stratégie de site avant de créer votre site. Dans cet article, nous Explorer :

De quels types de sites avez-vous besoin ?

Selon la taille ou de votre organisation et le volume de contenu que vous prévoyez d'avoir sur votre site, vous souhaiterez peut-être créer des sous-sites sous votre site principal pour organiser le contenu. Pour plus d'informations sur la façon de créer des sites, voir créer un site.

Diagramme de hiérarchie de sites

Il existe de nombreuses façons vous pouvez choisir d'organiser les sous-sites. Quelques exemples sont :

  • Par équipe ou par département

  • Par catégorie de contenu

  • Par projet

  • Par client

  • Par niveau d’autorisation ou critère de diffusion (si, par exemple, des informations devaient être restreintes, vous pouvez les concentrer sur un site spécifique)

Avant de commencer la création de sites, réfléchissez au nombre de sites et à la logique d’organisation souhaités. Il peut s’avérer utile de créer un diagramme de la hiérarchie de sites afin d’organiser la planification. Vous pouvez ébaucher un diagramme rapidement sur un morceau de papier ou un tableau blanc, ou bien créer un diagramme plus abouti en utilisant l’une des formes hiérarchiques disponibles dans les graphiques SmartArt de Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint. Vous disposerez ainsi d’un diagramme enregistrable et auquel vous pourrez vous reporter pour le modifier à loisir.

Pensez également à l’objectif ou la fonction de chaque site. Cette démarche vous aidera à déterminer les modèles de sites à utiliser pour créer de nouveaux sites. SharePoint Online en comprend un grand nombre. Si vous sélectionnez un modèle de site correctement ciblé, vous pourrez donner à vos utilisateurs un moyen puissant pour démarrer rapidement. Par exemple, si vous souhaitez créer un site que les membres de l’équipe pourraient utiliser pour partager ou mettre à jour régulièrement des nouvelles ou des idées intéressantes, commencez par sélectionner le modèle de site blog qui est parfaitement adapté à ce type de communication.

Quelques exemples de modèles de site inclus dans SharePoint sont :

  • Site d’équipe

  • Blog

  • Site de projet

  • Site communautaire

Pour plus d'informations sur les modèles de site, voir modèles d'utilisation pour créer différents types de sites SharePoint.

Quel sera le type de contenu de vos sites ?

Une fois que vous avez réfléchi au nombre et au type de sites souhaités, planifiez le contenu qui sera stocké sur ces sites. Les objectifs d’une telle démarche sont les suivants :

  • Quels types de listes, bibliothèques ou pages que vous voulez créer sur les sites pour organiser le contenu    Bibliothèques peuvent servir à stocker des documents et autres fichiers, tandis que les listes peuvent être utiles pour le suivi des tâches ou des problèmes. Les pages sont des éléments individuels au sein d'un site dans lequel vous pouvez afficher le contenu, des applications, des liens et autres éléments.

  • Quels types d'applications que vous souhaitez inclure    SharePoint Online inclut les applications intégrées, telles que des listes et bibliothèques de documents, mais vous pouvez également créer vos propres applications ou acheter des applications provenant de tiers dans le SharePoint Store.

  • Si vous voulez créer des types de contenu    Types de contenu aide que vous personnalisez la façon dont vous gérez et effectuer le suivi des types de contenus spécifiques.

Si votre organisation peut centraliser ce type de planification (notamment pour les types de contenu), vous devez toutefois encourager les propriétaires de site individuels à se charger de cette tâche lorsqu’ils personnalisent les sites dont ils ont la responsabilité.

Quels types d’applications voulez-vous ajouter ?

Pensez aux types de contenu mais aussi aux autres types d’informations qui seront stockées sur les sites ou aux types de tâches que les personnes de votre entreprise aimeraient utiliser. Ceci vous aidera à planifier les différents types d’applications que vous pourriez ajouter dans les sites pour démarrer. Par exemple si vous connaissez un endroit pour le stockage des documents, vous voudrez probablement ajouter une bibliothèque de documents. Si vous savez que voudrez effectuer le suivi des dates importantes, vous aurez probablement besoin d’un calendrier.

Il n’est pas nécessaire d’ajouter d’entrée de jeu toutes les applications requises. Les propriétaires de sites peuvent ajouter et supprimer de nouvelles applications au fur et à mesure des besoins. Néanmoins, il est judicieux de réfléchir dès le départ à la façon de personnaliser le contenu de vos sites pour que celui-ci soit immédiatement exploitable par les utilisateurs.

SharePoint Online comprend des applications par défaut permettant de répondre à des objectifs professionnels très variés, allant du stockage et de la gestion de documents à la gestion et au suivi de projets, en passant par la communication. Vous pouvez ajouter plusieurs instances de ces types d’applications à un site. Vous pouvez également acheter et ajouter des applications tierces dans votre site à partir du SharePoint Store.

Pour plus d’informations, voir Ajouter une application à un site et Acheter une application sur SharePoint Store.

Devez-vous définir les types de contenus ?

Les types de contenu permettent aux utilisateurs du site de créer rapidement des types spécialisés de contenu en utilisant la commande Nouvel élément ou Nouveau document dans une liste ou une bibliothèque. Les types de contenu sont utiles parce qu’ils offrent aux propriétaires de site une façon de s’assurer de la cohérence du contenu d’un site à un autre. Les types de contenu permettent également à une liste ou une bibliothèque unique de contenir plusieurs types d’éléments ou de documents. Les propriétaires de sites peuvent configurer au préalable les détails spécifiques relatifs au contenu lorsqu’ils configurent les types de contenu pour un site, une liste ou une bibliothèque.

Les propriétaires de site peuvent définir les types de contenu pour les éléments de liste, les documents ou les dossiers.

Il peut également s’avérer judicieux de définir des types pour une partie de votre contenu s’il satisfait aux critères suivants :

Si c’est vrai :

Les types de contenu peuvent vous être utiles des façons suivantes :

Vous disposez de types de documents ayant un format ou un objectif normalisé et vous voulez les rendre cohérents dans votre entreprise.

Configurez les types de contenu de site pour ces types de documents au niveau du site d’équipe de façon à ce qu’ils soient disponibles pour une utilisation sur tous les sous-sites du site d’équipe. De cette façon, tous les utilisateurs de votre organisation créeront ces documents de façon cohérente.

Vous disposez de modèles spécifiques à utiliser obligatoirement pour certains types de documents.

Ajoutez ces modèles de document aux types de contenu appropriés de façon à ce que tous les nouveaux documents créés à partir du type de contenu utilisent le modèle.

Vous voulez effectuer le suivi d’un ensemble d’informations standard pour des types de documents ou éléments spécifiques.

Ajoutez des colonnes à votre type de contenu pour effectuer le suivi de ces informations. Si des informations spécifiques sont particulièrement critiques, vous pouvez désigner ces colonnes comme étant obligatoires. Vous pouvez également fournir des valeurs par défaut pour des colonnes spécifiques lorsque vous configurez le type de contenu.

Vous disposez d’un processus d’entreprise décrivant le mode de traitement ou de révision de types de documents particuliers.

Envisagez de configurer des flux de travail pour des types de contenus spécifiques. Vous pouvez utiliser les flux de travail pour gérer les processus d’entreprise tels que la révision et l’approbation des documents.

Après avoir identifié les contenus pour lesquels vous voulez définir des types, vous devez penser à l’emplacement où les définir. Si vous définissez des types de contenu au niveau du Site d’équipe, ceux-ci seront largement diffusés en vue de leur réutilisation dans les listes et bibliothèques au sein de tous les sous-sites de votre Site d’équipe. Les propriétaires de sites individuels peuvent également définir des types de contenu pour leurs sites, même si ces types ne seront disponibles pour la réutilisation dans les listes et bibliothèques que sur ce site et tous les sites situés en dessous.

Vous trouverez utile de créer une feuille de calcul ou un tableau qui capture les informations que vous voulez intégrer lorsque vous définissez vos types de contenu. Ainsi, vous pouvez commencer par créer un élément de base, tel le tableau ci-dessous, puis insérer d’autres informations dont le suivi peut être intéressant, comme les sites ou les équipes qui utiliseront les types de contenu :

Nouveau type de contenu

Type de contenu parent

Colonnes

Modèle de document

Flux de travail

Indiquez le nom du type de contenu à créer.

Indiquez le type de contenu parent à partir duquel il sera créé.

Répertoriez la colonne nouvelle ou existante à ajouter au type de contenu.

Indiquez si un modèle de document sera associé au type de contenu.

Indiquez si des flux de travail seront associés au type de contenu.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des types de contenu, voir Créer ou personnaliser un type de contenu.

Comment vos utilisateurs vont-ils identifier le contenu et y accéder ?

Réfléchissez à la façon dont les utilisateurs du site vont rechercher et utiliser le contenu sur vos sites SharePoint Online. Ce type de planification vous aidera à déterminer le mode de configuration de la navigation et la recherche pour le Site d’équipe et ses sous-sites.

Quels sites désirez-vous inclure dans votre navigation globale ?

Pour planifier la navigation, il peut être utile de créer un diagramme des sites de votre hiérarchie de sites. Si vous avez déjà créé un diagramme pendant la planification des sites, vous pouvez commencer avec ce diagramme et le modifier. Incluez tous les sous-sites de votre Site d’équipe. Vous pouvez également inclure les listes ou les bibliothèques importantes du Site d’équipe et de ses sous-sites. Ceci vous aidera à identifier en un coup d’œil les principales destinations que les utilisateurs du site voudront localiser s’ils commencent à partir de la page d’accueil de votre site d’équipe.

La navigation supérieure sur un site fournit ce qu’il est convenu d’appeler la navigation globale.

Liens supérieure avec celui qui est sélectionné.

Par défaut, chaque site utilise sa propre navigation, mais vous pouvez choisir d’autoriser les sites à hériter de la navigation supérieure du site parent pour que l’expérience de navigation soit cohérente sur tous les sites. Vous pouvez configurer les sites qui apparaissent sur la navigation supérieure. Vous pouvez également inclure des liens vers toutes les autres URL souhaitées, dans l’éventualité où vous voudriez intégrer des liens vers des ressources externes dans la navigation de votre site. Pour plus d’informations sur la personnalisation de la navigation supérieure, voir Personnaliser la navigation sur votre site d’équipe.

Si vous disposez de nombreux sous-sites pour votre site d’équipe, vous souhaiterez peut-être ne pas exposer la totalité de ceux-ci sur la barre de liens supérieure car cela risquerait d’être peu clair pour les utilisateurs du site. Mais vous ne voulez pas non plus que les sites ou les contenus importants ne soient pas détectés. Pour identifier les principaux sites à exposer dans votre navigation globale, utilisez votre diagramme de hiérarchie de site.

Comment les utilisateurs vont-ils naviguer dans les sites ?

Outre la navigation supérieure, les sites comportent également un élément de navigation à gauche de la page appelé le lancement rapide.

En règle générale, le lancement rapide affiche les liens spécifiques au site actuel et il permet de mettre en évidence les contenus le plus importants. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, un nouveau lien apparaît automatiquement sous Récent dans Lancement rapide. Les cinq liens les plus récents apparaissent dans la section Récent.

Le lien Récent dans Lancement rapide affiche les pages, les listes et les bibliothèques créées récemment

Vous pouvez personnaliser la barre de lancement rapide pour ajouter ou supprimer des liens vers des listes et des bibliothèques sur le site. Vous pouvez également liens groupe sous les en-têtes personnalisés. Si vous souhaitez que tous les sous-sites héritent de la navigation globale, il sera important pour les propriétaires de sites à personnaliser la navigation dans la barre de lancement rapide, car il serait que le moyen le plus l'utilisateur pourra trouver du contenu au sein d'un site lorsqu'elles visitent il. Si vous décidez de ne pas avoir sous-sites héritent navigation globale du Site d'équipe, les utilisateurs seront en mesure d'utiliser la barre de liens supérieure et la barre de lancement rapide sur un sous-site pour trouver le contenu qu'il contient. Pour plus d'informations sur la modification des liens dans la barre de lancement rapide, voir Personnaliser la navigation sur votre site d'équipe.

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À quoi devez-vous penser lorsque vous planifiez une recherche ?

Selon toute probabilité, vos utilisateurs utiliseront SharePoint Online pour rechercher facilement les informations dont ils ont besoin. En utilisant des fonctionnalités de contenu comme les types de contenu ou en ajoutant des colonnes de métadonnées dans les listes et bibliothèques, vous pouvez améliorer la visibilité de votre contenu lors des recherches.

Les administrateurs de collections de sites et les administrateurs de sites peuvent effectuer une série de configurations permettant de configurer l’expérience de recherche pour les utilisateurs.

Pour cela, procédez comme suit :

Consultez cette rubrique :

Personnaliser le style et les paramètres affectant les résultats de la recherche. Vous pouvez personnaliser le Centre de recherche et les composants WebPart utilisés dans les pages du Centre de recherche.

Gérer le Centre de recherche dans SharePoint Online

Créer des règles de requête pour améliorer la façon dont les recherches répondent aux besoins de vos utilisateurs .

Gérer les règles de requête

Personnaliser les origines des résultats pour les recherches.

Gérer les origines des résultats

Afficher, créer ou modifier des propriétés gérées ou mapper des propriétés analysées sur des propriétés gérées.

Gérer le schéma de recherche dans SharePoint Online

Pour exporter et importer les paramètres de configuration de recherche personnalisée entre sites. Les paramètres que vous exportez et importez incluent toutes les règles de requête personnalisées, les sources de résultats, les types de résultats, les modèles de classement et les paramètres de recherche de site.

Exporter et importer les paramètres de configuration de recherche personnalisée

Comment le contenu devient disponible dans la recherche

Le service de recherche est planifié pour analyser le contenu SharePoint Online toutes les cinq minutes. Une fois un élément est ajouté à un site SharePoint Online, il faudra un certain temps avant d'être indexée et renvoyé dans les résultats de recherche. Cet intervalle de temps varie en fonction des activités utilisateur en cours. Tâches de migration du site, mise à niveau et la maintenance augmentent la charge sur le pipeline d'indexation. Nouveaux éléments de contenu doivent afficher en général dans les résultats de recherche au sein d'une heure.

Que vont faire les utilisateurs avec le contenu ?

En posant quelques questions de base sur ce que les utilisateurs de site doivent faire avec du contenu, vous pouvez déterminer la configuration des sites, listes ou bibliothèques spécifiques, ainsi que les fonctionnalités spécifiques que les utilisateurs du site auront peut-être besoin d’utiliser.

Questions à se poser :

Aspects relatifs à la configuration du contenu :

Devrez-vous effectuer le suivi des versions de types de documents ou d’éléments de liste spécifiques ?

  • Activez le contrôle de version sur ces listes ou bibliothèques.

  • Exigez que ces documents ou éléments soient extraient avant de pouvoir être modifiés.

Les utilisateurs du site devront-ils travailler ou collaborer simultanément sur des types de documents spécifiques ?

  • Activez la co-création pour les bibliothèques appropriées afin de faciliter la collaboration.

Des types de contenu spécifiques devront-ils être approuvés avant d’être accessibles au plus grand nombre ?

  • Activez l’approbation de contenu pour les bibliothèques ou à utiliser les flux de travail pour gérer l’approbation.

Certains types de documents seront-ils soumis à des processus métier ou des flux de travail manuels spécifiques ?

  • Créez ou configurez des flux de travail pour les types de contenus qui s’appliquent à ces documents, ou pour les bibliothèques dans lesquelles ces documents résideront.

Utiliserez-vous des listes pour piloter ou gérer les processus ?

  • Créez ou configurez des flux de travail en fonction des listes pour les processus, comme le suivi et la gestion des problèmes.

Vos sites contiendront-ils du contenu sensible dont l’accès devra être limité ?

  • Créez des sites ou des bibliothèques spécifiques configurés avec des autorisations uniques pour stocker le contenu sensible.

  • Utilisez une autorisation au niveau de l’élément si l’accès au contenu doit être limité au minimum.

  • Envisagez d’utiliser le ciblage d’audience pour afficher du contenu différent à différents utilisateurs.

  • Demandez-vous si des listes ou des bibliothèques spécifiques devront être exclues de l’indexation de la recherche.

Les utilisateurs devront-ils recevoir des mises à jour sur les modifications du contenu ?

  • Activez RSS pour les listes et les bibliothèques principales.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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