Gérer les calendriers et les réunions sur un Mac

Planifier un rendez-vous sur Mac

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Planifiez des rendez-vous pour indiquer à d’autres personnes quand vous êtes libre, occupé, provisoirement occupé ou absent du bureau.

Créer un rendez-vous
  1. Sélectionnez CalendrierAccueil > Rendez-vous.

  2. Ajoutez un Objet.

  3. Ajoutez un Emplacement.

  4. Définir l’Heure de début, l’Heure de fin et la Durée.

  5. Dans le corps du message, tapez le texte approprié.

  6. Dans Afficher comme, choisissez un statut pour la réunion : Libre, Provisoire, Occupé(e) ou Absent(e) du bureau.

  7. Sélectionnez Rappel pour définir un rappel de l’événement.

  8. Sélectionnez Fuseau horaire pour définir votre fuseau horaire.

  9. Sélectionnez Catégoriser pour classer votre rendez-vous.

  10. Sélectionnez Privé pour protéger l’événement.

  11. Sélectionnez Périodicité pour répéter l’événement régulièrement : Une seule fois, Tous les lundis, Le jour 20 de chaque mois, Tous les 20 juillet, Tous les jours ou Personnalisé.

  12. Sous Périodicité, choisissez Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle pour définir la récurrence.

  13. Sous Toutes les, entrez le nombre de semaines qui doivent s’écouler avant la répétition du rendez-vous, puis sélectionnez le Jour de celui-ci.

  14. Sélectionnez OK > Enregistrer et fermer.

Modifier un rendez-vous
  1. Double-cliquez sur le rendez-vous. Si le rendez-vous est associé à une icône de flèche, cela signifie qu’il s’agit d’un événement périodique. Périodique

  2. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Modifier la série d’un événement
  1. Sélectionnez Calendrier.

  2. Double-cliquez sur le rendez-vous.

  3. Sélectionnez Rendez-vous > Modifier la série > Enregistrer et fermer.

Créer un événement d’une journée entière
  1. Sélectionnez CalendrierAccueil > Rendez-vous.

  2. Ajoutez un Objet.

  3. Activez la case à cocher Journée entière.

  4. Dans Afficher comme, définissez Libre.

  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

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Créer une réunion ou un rendez-vous dans Outlook 2016 pour Mac

Nous allons donc commencer tout de suite par créer notre premier rendez-vous ou élément, on verra bien la différence.

Comment est-ce que je peux faire ça ?

Je pourrais venir sur l'onglet Accueil.

Regardez que la toute première chose que je trouve sur la partie qui est à gauche, c'est bien Nouveau rendez-vous.

Je pourrais venir ici sur Fichier et faire Nouveau et Rendez-vous, mais je pourrais également venir, lorsque vous êtes sur un affichage de type Mois, Semaine, Semaine de travail ou Jour, venir me contenter de faire un double clic dans le jour concerné.

Et regardez que si je fais un double clic ici, il va automatiquement me générer une nouvelle fenêtre que bien évidemment je vais pouvoir agrandir, dans laquelle il va me demander de renseigner l'objet, l'emplacement, et vous allez voir qu'on va avoir une notion un petit peu différente pour savoir si c'est la journée entière ou pas.

Donc, je vais dire que ça va être un rendez-vous...

...

client, mais pas la journée entière, je viens juste décocher ici.

Est-ce que vous avez vu la différence en termes de durée ?

Mais surtout, et c'est une notion très importante, ici en termes de disponibilité, à savoir que lorsque je crée un rendez-vous sur une plage horaire et non pas la journée entière, mais on va dire le 9 de 8:30 le matin jusqu'à 11:30 ou 11:00, donc ce qui me fait une durée de 2:30.

Si effectivement je positionne ça dans mon agenda, ça veut dire que je suis occupée.

Donc, à partir de ce moment-là ce que je crée c'est vraiment un rendez-vous avec une disponibilité qui n'est plus libre.

Lorsque je vais venir enregistrer, je vois bien ici ce rendez-vous qui est le rendez-vous client.

J'aurais pu choisir de mettre l'emplacement, on verra tous ces détails supplémentaires.

Maintenant, regardez ce qui se passe si par contre je viens créer cette fois-ci un autre rendez-vous, mais dans un affichage différent qui est un affichage, par exemple, de jours et que je viens me placer ici en date du 12 novembre, et ici, regardez que je suis bien à l'équivalent de 11:00.

Lorsque je vais faire un double clic dessus, étant donné que j'ai sélectionné un jour, mais également un horaire dans mon affichage, il me propose automatiquement non pas la journée entière, mais une plage horaire qui par défaut est d'une demi-heure que bien évidemment, je pourrais changer cela puisque c'est un déjeuner que j'ai et donc je vais faire de 11:00 à 14:30.

Mais c'est surtout que ma disponibilité est passée automatiquement à Occupée, donc là, je vais faire " Déjeuner...

...

avec ma tante ".

Mais ça, figurez-vous, pour moi c'est un élément privé.

J'ai peut-être prévu de partager mon calendrier avec d'autres, si je leur donne la lecture sur les éléments qui sont dans mon agenda.

Malgré tout, je ne veux pas qu'ils puissent voir ce que j'ai inscrit dans mon rendez-vous, mais seulement voir si je suis occupée ou pas.

C'est la notion de disponibilité.

Donc, je vais rendre ce rendez-vous privé, même si pour moi, bien évidemment, je vais continuer à le voir.

Donc, j'ai créé ici deux rendez-vous, mais vous avez vu qu'au départ je suis partie de deux affichages différents.

Quand je suis ici dans l'affichage en mois, je n'ai pas de notion d'horaires, ce qui est normal.

Donc, quand je fais un double clic, automatiquement, il me propose une journée entière avec une disponibilité qui est libre, que je pourrai changer, mais voilà ce qu'il me propose automatiquement.

Alors que si je suis ici sur une semaine de travail, sur un jour, à partir du moment où j'ai ces notions d'horaires, lorsque je vais faire un double clic, c'est automatiquement un créneau horaire sur le jour sélectionné qu'il me propose, et du coup ma disponibilité passe bien à Occupée.

C'est très important ce que je viens de vous énoncer comme principe puisque ça va être la base même de la planification d'une réunion.

Allez, je reviens déjà au niveau des rendez-vous.

La grosse différence qu'il y a entre un rendez-vous et ce que l'on appelle un événement, je vais vous le montrer mieux en venant ici sur la partie Semaine de travail, et je vais me placer sur cette semaine.

Voyez ici que bien évidemment, je vais diminuer un peu le zoom, vous le verrez mieux, voilà, vous pouvez constater que dans cette journée j'ai bien ici des plages horaires de prises, et d'ailleurs si je diminue, vous voyez également ici ce qui correspond au fait que j'ai mis un petit cadenas qui fait que c'est un élément privé.

Par contre, si maintenant je voulais définir que le mardi 10, c'est-à-dire toute la journée du mardi, c'est la journée pendant laquelle ils vont me livrer des plantes pour mettre dans le hall d'accueil, ce n'est pas pour autant que je ne vais pas travailler de la journée.

Par contre, il faut quand même que je le marque sur mon agenda.

Donc, je vais simplement venir ici définir que c'est toute la journée et que je n'ai pas de notion d'horaires, et ma disponibilité cette fois-ci est bien libre.

Je vais juste me contenter en fin de compte de marquer ici " Livraison...

...

des plantes ", et j'enregistre.

Et maintenant, regardez comment cela apparaît, vous voyez que c'est un petit peu différent, ça ne prend pas du tout de plage horaire sur mon agenda puisque j'ai dit que ma disponibilité était libre.

Par contre, ça vient se rajouter ici en haut des différents affichages, que ce soient des affichages qui sont des affichages Jour, Semaine de travail ou Semaine.

ةvidemment au niveau des mois, je n'ai pas la différence.

C'est-à-dire qu'au niveau des mois, je peux penser que c'est effectivement le même type d'éléments alors que je vois bien la différence au niveau de la semaine de travail.

D'où l'importance énorme de ces différents affichages dans Outlook.

Alors, je reprends mon rendez-vous client maintenant, je rouvre cet élément.

Bien sûr, je vous ai dit, j'aurais pu également venir mettre l'emplacement, mais je vais mettre " de l'autre...

...

côté de la ville ".

Alors, pourquoi est-ce important pour moi ?

Parce que par défaut il me fait automatiquement un rappel, seulement ce rappel encore une fois, c'est un rappel de 15 minutes avant.

S'il me faut 1:30 pour traverser la ville, j'ai peut-être intérêt à venir mettre un rappel qui va être par exemple de 2 heures avant.

De la même façon, quand je voudrai mettre un élément pour me souvenir de la journée anniversaire, par exemple, de mon chef de service, ce que l'on verra tout à l'heure avec les éléments de périodicité, eh bien, peut-être que le simple fait de mettre 2 heures avant ne suffira pas pour organiser quelque chose.

Donc, peut-être qu'il faudra que je change effectivement cette notion de rappel.

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