Gérer les réunions

Prendre des rendez-vous

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Planifiez un rendez-vous pour indiquer à d’autres utilisateurs d’Outlook quand vous êtes libre, occupé, occupé provisoirement ou absent du bureau.

Créer un rendez-vous
  1. Sélectionnez Calendrier Calendrier .

  2. Sélectionnez Accueil > Nouveau rendez-vous Nouveau rendez-vous .

  3. Ajouter un Objet et un Emplacement.

  4. Sélectionnez une Heure de début et une Heure de fin.

    Activez la case à cocher Journée entière pour un événement de 24 heures (12:00-12:00), par exemple, si vous êtes en congé ou absent du bureau.

  5. Dans le Corps, incluez des notes concernant le rendez-vous si vous le souhaitez.

  6. Sous l’onglet Rendez-vous, cliquez sur Fuseau horaire Fuseau horaire et ajouter un Rappel Rappel si vous le souhaitez.

  7. Définissez Afficher comme Afficher comme sur Libre, Travaille ailleurs, Provisoire, Occupé(e) ou Absent(e) du bureau pour montrer à d’autres personnes votre disponibilité.

  8. S’il s’agit d’un rendez-vous périodique, sélectionnez Périodicité.

  9. Définissez les paramètres Heure du rendez-vous, Périodicité (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle) et Plage de périodicité, puis sélectionnez OK.

  10. Sélectionnez Enregistrer et fermer Enregistrer et fermer .

Modifier un rendez-vous
  1. Double-cliquez sur le rendez-vous pour l’ouvrir.

  2. S’il s’agit d’un rendez-vous périodique, indiquez si vous voulez ouvrir Uniquement ce rendez-vous ou Toute la série, puis sélectionnez OK.

  3. Apportez les modifications souhaitées.

  4. Sélectionnez Enregistrer et fermer Enregistrer et fermer .

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Planifier un rendez-vous

Modifier un rendez-vous, une réunion ou un événement

Dans cette vidéo, nous allons voir ensemble comment créer et gérer des rendez-vous dans Outlook.

Mais déjà, premier point : quelle est la différence entre un rendez-vous et une réunion ?

Par définition, un rendez-vous ne concerne que vous, alors qu'une réunion impacte d'autres personnes.

Donc moi, je désire créer un rendez-vous.

Ce rendez-vous, je vais le personnaliser en venant ici créer Nouveau rendez-vous.

Il m'ouvre automatiquement une fenêtre.

Je vais pouvoir marquer l'objet.

Je viens faire des formations d'anglais.

Ça a lieu dans une salle, que je peux noter.

Je peux définir la date.

Ici, le premier, ça sera en date du 15 et de 12h30 à 13h30.

Donc je vais pouvoir choisir l'heure de début et l'heure de fin.

Voilà qui est fait.

Si le rendez-vous que j'essayais de mettre en place ne portait pas sur une plage horaire définie, j'aurais pu définir ici ce qu'on appelle Journée entière, et automatiquement, les deux éléments heure de début et heure de fin auraient été grisés.

Mais moi je veux mettre en place une plage horaire qui va être définie sur mon agenda.

Je vais pouvoir également venir travailler sur ce qui s'appelle ma visibilité en termes de disponibilité.

Et ici, ma disponibilité est marquée comme occupée, ce qui permettra à d'autres personnes, si elles veulent m'inviter, elles, à une réunion, de voir directement que je ne suis pas disponible durant ce créneau horaire.

Je pourrais également venir rajouter ici une catégorie, en disant : voilà, ce rendez-vous, ce sera un rendez-vous classé sous l'égide de la formation.

Je pourrais venir le catégoriser comme étant privé.

Et puis je vais pouvoir également définir ce qu'on appelle une périodicité.

En fin de compte, je vais prendre des cours d'anglais pendant un certain temps.

Pour m'éviter d'avoir à créer les rendez-vous un après l'autre, je peux ici venir choisir une périodicité sur laquelle il reprend les informations heure de début, heure de fin, la durée.

Je vais pouvoir lui dire si c'est hebdomadaire, quotidien, mensuel ou annuel.

Si je décide de dire que c'est quelque chose d'hebdomadaire, il prend automatiquement le jour que j'avais spécifié.

J'aurais pu lui dire que c'était le mardi et, par exemple, le vendredi.

Ou j'aurais pu très bien lui dire que c'est pas toutes les semaines, mais une semaine sur deux.

Et dans ce cas là, il aurait planifié ce rendez-vous une semaine sur deux, le mardi.

Il a bien évidemment une date de début, celle que je lui ai donnée, mais je peux également définir la date de fin en lui disant : voilà, je veux que ça se termine à une date précise, et dans ce cas là, ça sera à moi de définir quelle est la date.

En l'occurrence, ça va se terminer à la fin de l'année.

Donc je vais définir ici pas en janvier mais en décembre, le 27 décembre.

J'aurais pu lui dire : ça va se terminer après 10 rendez-vous, et dans ce cas là, je serais venue choisir ici : fin après 10 occurrences, ou ad vitam aeternam, donc ici, pas de date de fin.

J'ai défini ce qu'on appelle la périodicité, la récurrence de mon rendez-vous.

Je peux valider.

Il ne me reste plus qu'à rajouter les informations dans le corps : Penser aux documents.

Et j'enregistre ce rendez-vous.

Rendez-vous qui va apparaître sur le créneau horaire que j'ai spécifié.

Et vous pouvez constater d'ores et déjà que vous voyez les dates qui apparaissent en gras ici, sur le navigateur de dates.

Vous pouvez constater également ici deux petites flèches, qui indiquent que cet élément a une périodicité.

Et si je décide de rouvrir cet élément, il me demande si je veux rouvrir pour la modification ce rendez-vous ou toute la série.

Si je prends celui-ci, c'est-à-dire celui qui est en date du 15 novembre, je vais pouvoir venir rajouter un élément supplémentaire.

Il faut que je pense également aux papiers officiels.

Voilà qui est fait.

Je n'ai plus qu'à valider.

J'ai bien ici un rendez-vous périodique sur mon agenda Outlook 2016.

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