Planifier des réunions avec FindTime

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

FindTime est un complément Outlook qui permet de planifier plus facilement des réunions en autorisant les invités à voter pour des moments appropriés.

Pour planifier une réunion dans Outlook à l’aide de FindTime:

  1. Créez un courrier électronique ou sélectionnez un courrier auquel vous voulez répondre.

  2. Répertorier les invités de réunion requis dans et en option . 

  3. Dans l’onglet Accueil , sélectionnez répondre avec le sondagede la réunion.

    FindTime > répondre par une interrogation de réunion

  4. Sélectionnez les paramètres de la

    réunion: Durée de la réunion FindTime

    • Durée: sélectionnez une durée dans la liste.

      • Sélectionnez 8 heures pour une réunion d’une journée entière.

      • Utilisez personnalisé pour définir votre propre temps. La durée maximale est de 23 heures 59 minutes.

        Durée personnalisée FindTime

    • Heures de travail: permet de limiter les heures consacrées aux réunions suggérées aux jours et heures de travail uniquement.


      Heures de travail FindTime
      Remarque: les heures de travail utilisées par défaut sont récupérées à partir des paramètres de votre organiseur et en échec de ces paramètres Exchange. Les valeurs par défaut sont de 8 heures à 17 Si aucun paramètre n’est trouvé.

    • Fuseau horaire: sélectionnez Icône fuseaux horaires pour changer le fuseau horaire de la réunion.

      Modifier le fuseau horaire
       

      Remarques : 

      • Le fuseau horaire utilisé est récupéré à partir des paramètres de votre organiseur, mais vous pouvez en sélectionner un nouveau dans la liste.

      • Les heures d’ouverture de l’heure sont prises en compte et réunions après le changement d’heure du commutateur annuel

  5. FindTime examine les horaires des invités (le cas échéant) et suggère des heures de réunion adaptées.

    Remarque : FindTime utilise votre compte professionnel Office 365 pour accéder à votre calendrier et aux calendriers des participants au sein de votre organisation afin de déterminer la disponibilité. Les calendriers non associés à un compte Office 365 ne sont pas pris en charge.


    Utilisez les liens pour trier les options de la réunion.

    • Disponibilité: liste les meilleures options (le nombre de fois où tous les invités requis sont gratuits) est d’abord disponible. Les facteurs utilisés pour déterminer les meilleures options incluent le nombre de participants, le nombre de participants est gratuit, le nombre de participants requis et les participants facultatifs sont gratuits, que les participants en conflit disposent d’engagements provisoires ou occupés dans leur calendrier.

      Options de réunion triées par disponibilité

    • Temps: affiche les options dans l’ordre chronologique.


      Options de réunion triées par heure
      Remarque: vous pouvez faire défiler les jours et mois en utilisant les flèches. Les jours disponibles sont soulignés en vert. Le vert foncé indique les jours avec le plus grand gris et le plus clair et le rouge pour indiquer le plus de conflits. Les jours du week-end sont marqués comme disponibles si les heures de travail ne sont pas sélectionnées.

    • Les icônes de personnes indiquent si les invités sont requis et leur disponibilité.

      • Soulignement bleu: obligatoire

      • Vert: disponible

      • Jaune: il est possible qu’il soit occupé

      • Rouge: occupé

      • Gris:

        Touche icônes de personnes inconnu

    • Vous pouvez utiliser les icônes pour accéder à des informations supplémentaires.

      • Sélectionnez Icône de statut d’invité pour ouvrir la barre d’état des invités.

        Barre d’État invités

      • Placez le pointeur de la souris sur chaque icône de personne ou consultez ses informations de disponibilité.

      • Sélectionnez Icône Calendrier pour afficher votre calendrier.

        Calendrier de l’organisateur

  6. Sélectionnez quelques heures de réunion adaptées.

    • Le champ heure devient vert lorsque la sélection est sélectionnée.

    • Vous pouvez sélectionner un maximum de 20 fois.

      Options de réunion sélectionnées

  7. Sélectionnez Suivant.

  8. Entrez l’emplacement de la réunion.

    • Les réunions en ligne sont activées par défaut. Cochez la case réunion en ligne pour la désactiver. 


      Capture d’écran du volet de sondage nouvelle réunion
      Lorsque l’option réunion en ligne est activée, FindTime planifie une réunion Skype Entreprise ou Microsoft Teams. FindTime va utiliser selon la configuration de votre organisation comme canal de réunion en ligne par défaut. 

      Remarque : Si vous avez enregistré un paramètre Skype Entreprise dans votre tableau de bord, FindTime utilisera ce paramètre au lieu de Microsoft Teams. Si vous souhaitez utiliser Microsoft Teams, supprimez le paramètre Skype Entreprise dans votre tableau de bord.

  9. Sélectionnez paramètres de la réunion et activez / désactivez les options.

    • Notifications: vous recevrez des notifications par courrier électronique lorsque des invités voteront.

    • Planification automatique: la réunion est planifiée automatiquement dans votre calendrier lorsque tous les invités requis ont voté pour une option de réunion. Découvrez comment fonctionne la planification automatique.

    • Traitements Ajoute un rendez-vous provisoire à votre calendrier pour chaque option de réunion sélectionnée. Les conservations sont supprimées lors de la planification de la réunion ou du vote annulé.

      Remarque: vous pouvez toujours supprimer des heures de réunion sélectionnées à ce stade en sélectionnant X dans la liste heures sélectionnées .

      Supprimer des heures de réunion

  10. Sélectionnez insérer dans un courrier électronique.

  11. FindTime insère les heures de réunion suggérées dans votre courrier électronique. Sélectionnez options d’édition pour modifier les paramètres de la réunion, le cas échéant.

    Options de modification du courrier électronique
    Remarque: Si vous apportez des modifications et réinsérez les heures de réunion, vous devez supprimer manuellement l’invitation d’origine.

  12. Cliquez sur Envoyer pour envoyer les invitations aux réunions et lancer le processus de vote.

  13. Vous recevrez un lien direct vers la page de vote de votre réunion.

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