Planification des codes de frais : livre blanc

Ce livre blanc fait partie de notre collection « Depuis les tranchées ». Il décrit les meilleures pratiques qui permettent de définir la structure de codes de frais de votre organisation pour le système de gestion des projets ou des feuilles de temps.

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Planification des codes de frais

Il arrive souvent que des organisations me demandent de les aider à définir la structure des codes de frais pour leur système de gestion des projets ou des feuilles de temps. S’il est vrai que chaque organisation est différente et que différents besoins impliquent différents types de frais, j’ai pu identifier certaines pratiques universelles au cours des années.

Demandez moins que plus

Personne n’apprécie la bureaucratie. Plus la structure des codes de frais définie est complexe, moins il y a de chances que les personnes parviennent à produire des rapports précis. Imaginez par exemple que je définisse une liste basique de 10 000 codes de frais. Il est possible que vous deviez la parcourir pendant une heure, en examinant les différentes entrées possibles dans une liste déroulante avant de trouver l’option appropriée pour une mise à jour spécifique de la feuille de temps ou du projet. Vous devriez ensuite parcourir le reste de la liste pour vérifier qu’une autre option ne conviendrait pas mieux.

Évidemment, c’est une perte de temps. Personne ne procéderait ainsi. La plupart des personnes opterait pour la première entrée la plus proche rencontrée. À défaut, toutes les heures finiraient par utiliser le code de frais « 999:divers ».

Vous devez donc définir une liste simple. Dans l’idéal, une telle liste ne devrait pas avoir à être parcourue, mais devrait être visible sur un écran ou éventuellement à l’aide d’un clic supplémentaire. Cela implique de choisir 20 à 30 options possibles au maximum. Dans ce cas, moins il y en a, mieux c’est.

Si les responsables souhaitent impérativement avoir davantage de détails, rappelez-leur que la précision doit primer sur les détails (il vaut mieux avoir une plus grande précision mais moins de détails, que plus de détails mais moins de précision).

Ne demandez pas ce que vous savez déjà

J’ai vu de nombreuses structures de codes de frais incluant le même code de frais pour chaque service ou sous-projet. Pourtant, si les personnes doivent déjà choisir le projet et qu’il existe une entrée pour les réunions par exemple, je sais que l’élément doit être « réunions sur ce projet ». Par conséquent, pourquoi encombrer la liste de codes de frais avec plusieurs éléments de réunion ? La même logique s’applique aux services. Si nous avons une liste d’employés appartenant à différents services, nous connaissons déjà le service auquel ils appartiennent. Pourquoi encombrer la liste de frais avec des options telles que « Réunion service commercial », « Réunion service technique » et « Réunion service marketing » ? Incluez simplement un élément « Réunion ». Il est ensuite possible de déduire le service de l’employé et le projet pour lequel la réunion s’est tenue.

Optimisez la résolution

Le choix d’un niveau approprié de résolution pour votre projet et votre feuille de temps est un défi courant. Pensez au niveau auquel vous voulez gérer les choses avec ces conditions : 1) Les données elles-même doivent présenter davantage de valeur que le délai nécessaire à leur collecte. Si la saisie des valeurs nécessaires à la création de rapports prend beaucoup de temps, quand trouverez-vous l’occasion d’avancer sur vos tâches ? 2) Travaillez à un niveau pour lequel vous êtes prêt à prendre des décisions. 3) Plus il est complexe d’entrer les données, moins vous avez de chances d’obtenir des données précises. 4) Lorsque c’est possible, faites en sorte que tout le monde travaille au même niveau de résolution. Vous évitez ainsi de superviser un groupe sur des tâches de 10 minutes et un autre sur des tâches de 3 jours. Pour de nombreuses personnes, 3 à 5 lignes de détails pour une journée constitue une grande quantité de détails.

Mettez en forme vos données

Certaines personnes demandent à l’utilisateur final de répondre aux mêmes questions de façon répétée. Par exemple, j’ai pu observer certains systèmes incluant une colonne « R&D » censée indiquer que ces frais peuvent éventuellement bénéficier d’un crédit d’impôt sur les activités de R&D. Il convient toutefois d’associer l’admissibilité à l’activité elle-même plutôt que les lignes individuelles des feuilles de temps de plusieurs personnes. Par ailleurs, que faire si certains utilisateurs estiment qu’une activité est admissible, alors que d’autres non ? Ce scénario probable intervient également dans les exemples tels que « Conception - Admissible R&D » et « Conception - Non admissible R&D ». Ceci double le nombre de codes de frais, mais n’apporte aucune valeur en retour. Il suffit qu’une personne du service R&D examine les valeurs de la liste déroulante afin de déterminer son admissibilité. Vous n’avez dès lors plus besoin de demander aux utilisateurs de déterminer ceci toutes les semaines.

Hiérarchie

Les meilleurs systèmes de gestion des projets et des feuilles de temps offrent un affichage hiérarchique des données. Si vous êtes contraint de proposer de nombreuses alternatives, la création d’une hiérarchie peut faciliter l’intégration d’un grand nombre de données. Pensez à 5-10 éléments au maximum à choisir à chaque niveau. Évitez d’en créer des douzaines. La définition d’une hiérarchie de trois à quatre niveaux doit couvrir la plupart des options. Après tout, 10 éléments par niveau dans un système à quatre niveaux implique 10 000 frais possibles. Votre projet est -il plus complexe ?

Affichez-moins d’éléments

La limitation des questions et choix pour les utilisateurs constituent un avantage pour vous. Si vous pouvez déjà anticiper la réponse à certaines questions, évitez de les poser aux utilisateurs sur votre feuille de temps. L’objectif n’est pas de recueillir le plus grand volume de données possible, mais d’obtenir l’image la plus fidèle possible. Vous parviendrez plus facilement à ce résultat si vous n’exposez pas les utilisateurs aux données, questions et options qui n’ont aucun intérêt pour eux.

Que faire des données ?

Les cadres intermédiaires m’indiquent souvent qu’ils ont besoin de davantage de détails que ceux que je leur suggère. Ma réponse reste invariablement la même : « Qu’allez-vous faire avec ? » La collecte des données de feuilles de temps basées sur les tâches a pour but de prendre de meilleures décisions. Je demande souvent à ces personnes d’identifier les décisions qu’elles ne peuvent pas prendre en l’état actuel des choses et pour lesquelles il serait profitable d’avoir davantage de données. Lorsque vous commencez à examiner les informations selon cette perspective, vous vous rendez compte que vous n’avez pas besoin de tout ça. Il peut être suffisant de déterminer le nombre total d’heures consacrées aux réunions, aux déplacements ou aux tâches générales (plutôt que d’identifier précisément les tâches individuelles).

Creusez, mais seulement lorsque c’est indispensable

Lorsque vous commencez à analyser des feuilles de temps pour déterminer à quoi servent les heures, vous allez certainement trouver des résultats disproportionnés. Lorsque vous trouvez un pourcentage d’heures anormalement élevé, creusez davantage. Mais pas trop non plus. Ajoutez un niveau supplémentaire de données pour ces frais et attendez quelques semaines pour voir quelles données vous obtenez. Vous serez tenté de décliner un code de frais tel que « Réunions » en 50 nouveaux codes de frais correspondant à chaque type possible de réunion pouvant survenir. Résistez à la tentation et essayez plutôt de décliner ce code de frais en 5 ou 6 codes de frais. Si vous ne parvenez pas au détail qui vous intéresse ou si vous avez toujours des résultats disproportionnés, creusez un peu plus.

Faites le ménage

Les listes de codes de frais ont tendance à prendre de l’ampleur, jamais à diminuer. Il est recommandé de les réviser régulièrement afin de contrôler leur évolution. Ce faisant, vous avez plus de chances de continuer à obtenir des informations précises et pourrez identifier les domaines qui constituent une perte de temps.

Conclusion

La gestion des codes de frais (pour votre système de planification des projets ou de gestion des feuilles de temps) peut faire la différence entre un système efficace incluant des données fiables et un système impliquant trop de définitions mais pas assez de précision. Lorsque vous concevez votre structure de codes de frais, il est recommandé de commencer avec peu, plutôt qu’avec beaucoup. Il est plus facile d’ajouter par la suite des détails si nécessaire que de supprimer les détails superflus, afin de simplifier les choses pour les utilisateurs.

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et le fondateur de HMS Software. Basée à Montréal (Canada), l’entreprise est un partenaire Microsoft Certified Partner. Diplômé en sciences économiques de l’université McGill, Chris a plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de gestion de projets. Il est membre du Project Management Institute (PMI) depuis de nombreuses années et a participé à la création des chapitres du Microsoft Project Users Group (MPUG) pour Montréal, Toronto et Québec. Il a publié des articles dans Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada et PMNetwork. Il tient également une chronique régulière pour Project Times. Il enseigne la gestion de projets avancée à l’université McGill et intervient souvent lors d’événements organisés par des associations de gestion de projets en Amérique du Nord et dans le monde entier. HMS Software est l’éditeur du système d’horloge pour les projets TimeControl et est un partenaire Microsoft Project Solution Partner depuis 1995.

Vous pouvez contacter Chris Vandersluis à cette adresse : chris.vandersluis@hms.ca.

Pour consulter d’autres articles en lien avec la gestion des projets d’entreprise rédigés par Chris Vandersluis, rendez-vous sur le site EPM Guidance de HMS Software (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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