Planificateur - Démarrage rapide

Le Planificateur offre un moyen simple et très visuel pour organiser le travail en équipe et collaborer efficacement sur des projets.

  • créer de nouveaux plans ;

  • organiser et attribuer des tâches ;

  • partager des fichiers ;

  • discuter du travail en cours.

  • Suivez l’avancement de votre équipe et la progression de votre travail où que vous soyez, quel que soit l’appareil que vous utilisez.

  • Gérez un événement marketing, organisez un brainstorming, effectuez le suivi d’un projet scolaire, préparez la visite d’un client ou améliorez simplement l’organisation de votre équipe.

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Vous n’avez pas besoin d’installer de logiciel sur votre ordinateur ou appareil pour utiliser le Planificateur ; vous vous connectez simplement via votre navigateur web.

Se connecter

Lorsque vous y êtes invité, connectez-vous au Planificateur ou à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

Vous pouvez dès lors :

  • accéder au site Planificateur de votre organisation ;

  • afficher, modifier et créer des plans et des tâches ;

  • communiquer avec les autres membres du plan ;

  • suivre l’avancement du plan.

Pour vous connecter à Office 365, vous devez disposer des éléments suivants :

  • Les informations d’identification de votre compte professionnel ou scolaire.

Connectez-vous à Office 365
  1. Ouvrez votre navigateur web.

  2. Entrez http://office.com/signin ou https://portal.office.com dans la Barre d’adresses.

  3. Appuyez sur Entrée.

  4. Sélectionnez le compte avec lequel vous voulez vous connecter, si plusieurs vignettes de compte apparaissent.

  5. Entrez l’adresse de courrier et le mot de passe associés à votre compte.

  6. Sélectionnez Se connecter.

Pour plus d’informations, voir Où se connecter à Office 365.

Page de connexion à Office 365

Se connecter

Si vous travaillez déjà en ligne au sein de l’environnement Office 365 de votre organisation, vous pouvez vous connecter au Planificateur à partir du lanceur d’applications.

Se connecter au Planificateur à partir d’Office 365
  1. Affichez la page d’accueil d’Office 365, ou sélectionnez le lanceur d’applications Lanceur d’applications en haut de la fenêtre du navigateur.

  2. Sélectionner la vignette Planificateur sur la page d’accueil ou dans le volet d’application.

Volet d’application d’Office 365 avec la vignette Planificateur active

Ouvrir un plan existant

  • Sélectionnez un plan existant dans la section Plans favoris ou Tous les plans du volet gauche.

Sections Plans favoris et Tous les plans du tableau de bord du Planificateur
Créer un plan
  1. Sélectionnez Nouveau plan dans le volet gauche.

  2. Dans la fenêtre Nouveau plan :

    • Tapez un nom pour le plan.

      Le Planificateur crée automatiquement une adresse de courrier pour votre plan. Vous pouvez l’utiliser pour les discussions avec tous les membres du plan.

    • Indiquez une adresse de courrier si vous le souhaitez.

    • Définissez le plan comme privé si vous souhaitez que seuls ses membres puissent y accéder, ou comme public si vous souhaitez qu’il soit visible au reste de votre organisation et dans les résultats de recherche.

    • Entrez une description unique du plan pour le différencier des autres plans.

  3. Sélectionnez Créer un plan.

La création d’un plan crée également un groupe Office 365 destiné à simplifier la collaboration entre vous et les personnes avec lesquelles vous travaillez non seulement dans le Planificateur, mais également dans OneNote, Outlook, SharePoint, et d’autres applications. L’adresse de courrier du plan créée par le Planificateur est dirigée vers les Conversations de groupe Outlook.

Remarque : Lorsque vous définissez un plan comme public ou privé, vous rendez également le groupe Office 365 public ou privé. En savoir plus.

Fenêtre Nouveau plan
Ajouter des personnes à un plan
  1. Sélectionnez Membres (ou Ajouter des membres, dans un nouveau plan) dans le coin supérieur droit de la fenêtre du Planificateur.

  2. Commencez à taper le nom ou l’adresse de courrier d’un membre de votre organisation que vous voulez ajouter au plan.

  3. Sélectionnez la carte de la personne lorsqu’elle s’affiche.

Remarque : Vous voulez ajouter des personnes extérieures à votre organisation ? Cette fonctionnalité en cours de développement n’est pas encore disponible dans le Planificateur. Pour plus d’informations sur les fonctionnalités en développement, voir la feuille de route d’Office 365.

Une fois que vous avez ajouté des personnes et des tâches à votre plan, vous pouvez affecter des personnes à des tâches.

Liste des membres lors de la saisie du nom d’un nouveau membre du plan
Ajouter des tâches à un plan
  1. Sélectionnez + sous le titre du compartiment auquel vous voulez ajouter une tâche.

    Un nouveau plan commence par un titre À faire, mais les plans existants peuvent avoir des compartiments nommés.

  2. Sélectionnez Tapez le nom d’une tâche.

  3. Tapez le nom de la tâche.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Appuyez sur Entrée pour créer une tâche sans date d’échéance.

    • Sélectionnez Définir une date d’échéance et sélectionnez une date. Sélectionnez ensuite Ajouter une tâche pour créer une tâche avec une date d’échéance.

Créer rapidement plusieurs tâches

  1. Sélectionnez + sous le titre du compartiment auquel vous voulez ajouter une tâche.

  2. Sélectionnez Tapez le nom d’une tâche.

  3. Tapez le nom de chaque tâche, en appuyant sur Entrée après chacune pour la créer.

Une fois que vous avez ajouté des personnes et des tâches à votre plan, vous pouvez affecter des personnes à des tâches.

Ajouter des tâches
Ajouter des dates de début et d’échéance
  1. Sélectionnez la tâche pour ouvrir la fenêtre Tâches.

  2. Sélectionnez Début à tout moment en dessous de Date de début, puis sélectionnez la date de début souhaitée.

  3. Sélectionnez Échéance à tout moment en dessous de Date d’échéance, puis sélectionnez la date d’échéance souhaitée.

  4. Sélectionnez Masquer Bouton Ignorer dans le coin supérieur droit de la fenêtre Tâches pour enregistrer et fermer la tâche.

Menu Date de début développé pour une tâche du Planificateur

Configurer des compartiments pour les tâches

Créez des compartiments pour organiser les tâches en flux de travail, phases de projet ou rubriques.

  1. Affichez le tableau du plan.

  2. Sélectionnez Ajouter un nouveau compartiment à droite de n’importe quel compartiment existant.

  3. Tapez un nom pour le compartiment et appuyez sur Entrée.

L’option Ajouter un nouveau compartiment n’apparaît pas ? Il est possible que les informations du tableau soient regroupées à l’aide d’une autre option.

Modifier le regroupement des tâches
  1. Sélectionnez Regrouper par près du coin supérieur droit du tableau du plan.

  2. Sélectionnez Compartiments.

Vous voulez modifier le nom d’un compartiment ? Sélectionnez son nom pour y apporter des modifications. Vous pouvez également donner un nom plus évocateur au compartiment À faire.

Ajouter un nouveau compartiment

Regrouper par compartiments

Commentaires sur une tâche
  1. Sélectionnez la tâche pour ouvrir la fenêtre Tâches.

  2. Sélectionnez Tapez votre message ici dans la zone de commentaires de la fenêtre Tâches.

  3. Tapez le commentaire que vous voulez joindre à la tâche.

  4. Sélectionnez Publier.

Commentaires sur une tâche
Ajouter une pièce jointe à une tâche
  1. Sélectionnez la tâche pour ouvrir la fenêtre Tâches.

  2. Sélectionnez Joindre dans la zone Pièces jointes de la fenêtre Tâches.

  3. Sélectionnez Parcourir SharePoint pour joindre un fichier à partir d’un site SharePoint, ou Charger un fichier pour joindre un fichier stocké localement.

  4. Recherchez et sélectionnez le fichier que vous voulez joindre.

Lorsque vous joignez un fichier, vous pouvez le charger dans OneDrive pour le plan, ou y accéder si vous l’avez déjà chargé. Si votre fichier n’est pas situé sur OneDrive pour le plan, vous pouvez ajouter un lien vers celui-ci à la place.

La première fois que vous joignez un fichier, une photo ou un lien à une tâche, cette pièce jointe devient l’image d’aperçu de la tâche. Elle apparaît dans le Tableau et permet d’identifier rapidement la tâche et de commencer à travailler. Vous voulez modifier l’image d’aperçu d’une tâche ?

Zone Pièces jointes d’une fenêtre de tâche avec la liste Joindre ouverte
Recevoir des courriers électroniques à propos d’un plan
  1. Sélectionnez Plus Icône Autres à droite des liens situés sous le nom du plan.

  2. Sélectionnez S’abonner aux mises à jour par courrier électronique.

Vous recevez alors un courrier électronique dans les situations suivantes :

  • Un membre du plan ajoute un commentaire à une tâche.

  • Une tâche est affectée (ou réaffectée) à un membre du plan.

Remarque : Le Planificateur envoie des notifications d’attribution de tâche uniquement si le propriétaire du plan les a activées.

Liste Autres avec l’option S’abonner aux mises à jour par courrier électronique active

Afficher l’avancement de votre plan

Dans le Planificateur, chaque plan inclut un tableau et des graphiques.

  • Le tableau permet d’organiser facilement le travail de votre équipe, et de voir d’un coup d’œil les membres responsables de chaque tâche ainsi que des détails sur celle-ci.

  • Les graphiques indiquent la progression de votre plan et fournissent des détails sur les tâches terminées, en cours, non commencées et en retard.

Sélectionnez Tableau ou Graphiques en haut de la fenêtre du Planificateur pour basculer entre les deux vues.

Page Graphiques d’un plan
Obtenir de l’aide sur le Planificateur
  1. Sélectionnez ?.

  2. Sélectionnez Dites-nous ce que vous voulez faire, puis tapez ce sur quoi vous voulez obtenir de l’aide.

  3. Sélectionnez une rubrique dans les résultats de recherche.

Fenêtre d’aide du Planificateur avec le texte « Affecter une tâche » tapé dans la zone « Dites-nous ce que vous voulez faire »

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