Plan d’utilisation des données dans SharePoint Server

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

En combinant Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office System 2007 et les données de votre entreprise, vous pouvez créer une solution métier qui correspond exactement à vos besoins.

Plan d’utilisation des données dans SharePoint Server

Contenu de cet article

Créer une solution métier revient à construire une maison

Comprendre les structures de données

Exploiter les données dans Office SharePoint Server 2007

Utiliser les données des programmes du système Office avec Office SharePoint Server 2007

Commencer avec les modèles et scénarios

Créer une solution métier revient à construire une maison

Imaginons que vous souhaitiez construire une maison de qualité. Si vous disposez de temps et d’un budget important, vous pourriez choisir l’option A : acheter un terrain nu non viabilisé, engager un architecte pour concevoir la maison, et engager un maître d’œuvre (qui gérera les sous-traitants) pour une construction soignée des fondations aux finitions. Si vous êtes pressé et que votre budget est limité, vous pourriez choisir l’option B : acheter une construction modulaire, choisir un style architectural et un plan de masse préconçus, et engager un maître d’œuvre pour une construction rapide sur une parcelle de lotissement viabilisée.

Pour créer une solution métier de qualité, le système Microsoft Office et Office SharePoint Server 2007 proposent les deux options. L’option A requiert souvent financement, codage et développement, ce qui est généralement l’affaire des professionnels de l’informatique. L’option B combine le système Microsoft Office (votre architecte) avec Office SharePoint Server 2007 (vos modules d’habitation et votre parcelle de lotissement viabilisée), un travailleur de l’information motivé (votre maître d’œuvre), et des modèles et scénarios (vos styles architecturaux et plans de masse).

Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour la création d’une solution métier de qualité, vous êtes sur la bonne page. Cet article propose une vue d’ensemble de l’utilisation des données dans Office SharePoint Server 2007, ainsi que de nombreux liens vers des informations complémentaires qui vous permettent de mieux appréhender les détails des nombreuses fonctionnalités abordées, et de vous aider à implémenter une solution.

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Comprendre les structures de données

La structure de toute solution métier automatisée basée sur le système Microsoft Office, que ce soit au niveau de l’entreprise, du département ou du groupe de travail, repose sur les données et les méthodes d’utilisation principales des données.

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Les trois types de données

L’information est un élément crucial pour diriger efficacement une entreprise, les données en étant le système d’alimentation vital. La plupart des entreprises consacrent d’importantes ressources pour l’obtention, le stockage, la mise à jour, l’accès, l’analyse, les rapports et la gestion des données. Ces données se présentent sous trois formes :

  • Données structurées    Les données de ce type peuvent être organisées sous forme de tableaux et facilement mises à jour, triées, filtrées et interrogées. Elles sont généralement stockées dans des fichiers plats et des bases de données. Les données structurées comprennent également les métadonnées qui sont souvent définies comme des « données concernant des données ». Les métadonnées apportent aux données signification et contrainte, et incluent les en-têtes de colonnes, les types et formats de données, et les règles de validation. Les exemples de données structurées sont notamment les bons de commande, les statistiques, les inventaires, les budgets et les ventes.

  • Données non structurées    Les données de ce type sont des informations stockées dans des documents et présentations, qui ne peuvent pas être converties automatiquement en données structurées. Les exemples de données non structurées sont notamment les mémos, lettres, publications, stratégies, propositions, spécifications, diapositives et CV.

  • Données semi-structurées    Les données de ce type contiennent une combinaison de données structurées et, dans une moindre mesure, de données non structurées telles que les zones de commentaire et de mémo, les pièces jointes et les graphiques. Les exemples de données semi-structurées sont notamment les rapports d’état, les documents officiels d’appel d’offres, les évaluations de performances et les catalogues de produits.

Vous pouvez utiliser ces trois types de données à l’aide du système Microsoft Office et d’Office SharePoint Server 2007, même si l’objectif de cet article est centré sur les données structurées et semi-structurées.

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Création de connexions de données

Les données structurées et semi-structurées proviennent souvent d’une source de données externe, telle qu’un fichier XML, un classeur ou une base de données. Cette source de données externe est connectée à votre programme via une connexion de données, qui est un ensemble d’informations décrivant comment localiser la source de données externe, et comment s’y connecter et y accéder.

Les informations de connexion peuvent également être stockées dans un fichier de connexion, tel qu’un fichier .odc (Office Data Connection). Un fichier ODC se sert de balises HTML et XML personnalisées pour stocker les informations de connexion. Il est utilisé par la plupart des programmes Office. Office InfoPath 2007 utilise un fichier similaire, le fichier .udc (Universal Data Connection). Les fichiers de connexion sont particulièrement utiles pour le partage cohérent de connexions, ce qui permet de rendre les connexions plus détectables, d’aider à améliorer la sécurité et de faciliter l’administration des sources de données. Le meilleur moyen de partager des fichiers de connexion est de les placer dans un emplacement approuvé, tel qu’une bibliothèque de connexions de données SharePoint, d’où le fichier peut être lu par les utilisateurs et programmes appropriés, mais ne peut être modifié que par les utilisateurs désignés.

Connexion à des données externes

1. Il existe de nombreuses sources de données auxquelles vous pouvez vous connecter : Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 et des fichiers texte.

2. Chaque source de données possède un pilote ODBC ou fournisseur OLE DB associé.

3. Un fichier de connexion définit toutes les informations nécessaires pour accéder aux données d’une source de données et récupérer celles-ci.

4. Les informations de connexion sont copiées dans votre programme à partir d’un fichier de connexion.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, qui est installé avec Microsoft Windows, autorise la connexion à de nombreuses sources de données relationnelles et non relationnelles, à l’aide de pilotes ODBC (Open Database Connectivity) ou de fournisseurs OLE DB (Object Linking and Embedding Database). Lors de l’installation du système Microsoft Office, des pilotes ODBC et fournisseurs OLE DB supplémentaires sont ajoutés à votre ordinateur. Vous pouvez également utiliser des pilotes ODBC et fournisseurs OLE DB d’autres fabricants pour récupérer des informations provenant de sources de données non liées à Microsoft. Pour plus d’informations sur l’installation de ces pilotes ODBC et fournisseurs OLE DB, consultez la documentation de la base de données ou contactez votre fournisseur de base de données.

En utilisant le système Microsoft Office, vous pouvez créer des connexions dans plusieurs programmes Office et vous servir de l’Assistant Connexion de données pour vous connecter à de nouvelles sources de données. Pour un meilleur affichage ou pour modifier le contenu d’un fichier ODC, vous pouvez également utiliser Office Excel 2007.

Informations complémentaires

Importer des données dans Office Publisher, Visio ou Word à l’aide de l’Assistant Connexion de données

Vue d’ensemble de la connexion (importation) de données

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Utilisation de grilles de données pour travailler avec les données

Le moyen le plus simple pour travailler avec des données est le plus souvent d’utiliser une grille de données. Une grille de données est un affichage des données, sous forme de tableau, dans des colonnes et des lignes, qui vous permet de trier, filtrer, interroger et manipuler facilement les données. Les grilles de données permettent également d’obtenir le jeu de données correct pour votre solution métier à partir de plusieurs sources de données. Pour certains utilisateurs, une grille de données est suffisante pour travailler efficacement avec les données. Pour d’autres, il faudra utiliser des moyens plus conviviaux pour gérer les données, tels que des formulaires, des rapports et des tableaux de bord.

Tableau des employés en mode Feuille de données

Grâce au système Microsoft Office et à Office SharePoint Server 2007, vous pouvez créer et utiliser des grilles de données à l’aide d’Access Web Datasheet, de feuilles Access et de tableaux Excel.

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Utilisation de formulaires pour modifier efficacement les données

Sous-formulaires multiples imbriqués les uns dans les autres Les données structurées et semi-structurées ont souvent besoin d’être mises à jour et modifiées, et c’est là qu’entrent en jeu les formulaires. Un formulaire, qu’il soit imprimé ou en ligne, est un document ou composant de programme conçu avec une structure et un format standard facilitant la récupération, la capture, l’organisation et la modification des données. Les formulaires sont des fenêtres par lesquelles les utilisateurs visualisent et accèdent à vos données. Les formulaires en ligne contiennent des instructions, des mises en forme, des étiquettes et des espaces vides pour la saisie des données, similaires à ceux d’un document imprimé. Les formulaires en ligne contiennent également des contrôles qui affichent les données ou qui permettent aux utilisateurs d’entrer ou de modifier des données, d’exécuter une action ou d’effectuer une sélection plus facilement, tels que les zones de liste, les cases d’option et les boutons de commande. Un formulaire clair permet de travailler sur les données de manière plus agréable et plus efficace, et d’éviter la saisie de données incorrectes.

Grâce au système Microsoft Office et à Office SharePoint Server 2007, vous pouvez créer et utiliser des formulaires à l’aide de formulaires Access, de formulaires InfoPath, de formulaires de liste SharePoint, de vues de données insérées en tant que formulaires et de composants WebPart Formulaire.

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Utilisation de rapports pour présenter les données et prendre des décisions

Les rapports peuvent fournir une vue d’ensemble de vos données Les données structurées et semi-structurées sont généralement rendues disponibles aux utilisateurs par le biais de rapports commerciaux. Un rapport consiste à présenter des données transformées en informations mises en forme et organisées selon les impératifs spécifiques de l’entreprise. Les exemples de rapport sont notamment les prévisions budgétaires, les résumés des ventes, les listes téléphoniques, les étiquettes de publipostage et les catalogues de produits. Un rapport peut se présenter sous la forme d’un synopsis d’une seule page, ou d’une liste hiérarchique d’une grande quantité de données. Il peut également contenir des sous-rapports, varier en fonction des paramètres qui lui sont appliqués, et être extrêmement interactif afin d’aider les utilisateurs à trier, filtrer, analyser ou même extraire les données.

Pour les travailleurs de l’information, l’utilisation de rapports peut leur permettre de prendre les bonnes décisions pour l’entreprise en les aidant à répondre à des questions, à se concentrer sur les objectifs, à trouver les meilleures alternatives, à concevoir les bonnes stratégies et tactiques, à déterminer les conséquences et les arbitrages, et à évaluer les inconnues et les risques.

Les utilisateurs de rapports peuvent être classés comme suit.

Type d’utilisateur

Exemple

Actions associées au rapport

Utilisateurs avec pouvoir

Analystes de données et d’entreprise

Lire et personnaliser les rapports, travailler avec des rapports de tableau croisé dynamique OLAP (Online Analytical Processing), utiliser des outils de création de rapports, réaliser des analyses statistiques et exécuter des analyses à l’aide d’outils d’exploration de données.

Utilisateurs modérés

Responsables et autres personnes manipulant des informations

Lire les rapports détaillés, personnaliser et agir sur les rapports en filtrant, en triant et en définissant des paramètres, et créer les requêtes et rapports ad hoc.

Utilisateurs informels

Employés en contact direct avec la clientèle

Lire des rapports simples standard et accéder aux rapports via des affichages simples, tels que les organigrammes.

Grâce au système Microsoft Office, à Office SharePoint Server 2007 et à SQL Server, vous pouvez créer et utiliser une grande variété de rapports à l’aide d’Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (en utilisant la fusion de formulaires) et Office SharePoint Designer 2007 (en utilisant les vues de données en lecture seule).

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Utilisation de tableaux de bord et d’indicateurs de performance clés pour agir sur les données

L’aide à la décision est un effort courant largement répandu au niveau des entreprises. Il vise à récolter, gérer et utiliser les données, à percevoir les orientations et significations, à prendre des décisions, y répondre et agir, et en définitive, à améliorer les performances de votre entreprise. Les tableaux de bord et indicateurs de performance clés sont essentiels à cet effort.

Utilisation de tableaux de bord

Les tableaux de bord (également appelés fiches d’évaluation) représentent la technique essentielle d’aide à la décision, qui combine création de rapports et analyses, pour visualiser les informations cruciales au niveau de l’entreprise, du département et du groupe.

Tableau de bord des ventes

Il existe trois types de tableaux de bord : les tableaux de bord opérationnels servant à contrôler le travail quotidien des employés, les tableaux de bord tactiques pour l’analyse des données et des activités mensuelles et trimestrielles, et les tableaux de bord stratégiques pour la gestion d’entreprise sur le long terme. Les données des tableaux de bord peuvent être quantitatives (montants des commandes, part de marché, bénéfices, appels d’assistance, défauts de fabrication ou visites sur le site web) ou qualitatives (10 principaux clients, problèmes clés, tâches actives en phase d’achèvement et mises à jour d’informations cruciales).

Utilisation d’indicateurs de performance clés

Un des éléments essentiels d’un tableau de bord est l’indicateur de performance clé. Il s’agit d’un repère visuel, tel qu’une flèche vers le haut ou vers le bas, un signal d’arrêt lumineux ou un cercle de couleur, qui indique l’état d’avancement d’un objectif commercial important. Un indicateur de performance clé est une mesure quantifiable, telle qu’un bénéfice brut mensuel ou la rotation trimestrielle du personnel, utilisée pour analyser les performances d’une organisation. Les indicateurs de performance clés sont d’une grande utilité pour les équipes, responsables et entreprises, afin d’évaluer rapidement l’avancement par rapport à des objectifs quantifiables, et de prendre les bonnes décisions suivant les réponses aux trois questions fondamentales suivantes : « Sur quels points suis-je en avance ou en retard ? », « Quelle est l’étendue de mon avance ou de mon retard ? » et « Quel est le minimum déjà réalisé ? ».

Indicateurs des performances commerciales Chaque indicateur de performance clé comporte un objectif, un état et une tendance. Par exemple, les ventes mensuelles du département sont un indicateur de performance clé courant. Après une planification précise, un objectif de ventes trimestrielles (ou cible) est défini pour chaque département. Un tableau de bord ou fiche d’évaluation indique l’état hebdomadaire de cet objectif, à savoir en ligne, dépassé ou en dessous des attentes, à l’aide éventuellement de couleurs ou d’icônes standard définies par l’entreprise. Les tendances des années précédentes peuvent également être synthétisées sous forme de graphique, et parfois projetées sur l’année suivante.

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Exploiter les données dans Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 facilite la collaboration avec les autres employés en simplifiant la gestion et le partage de documents, de sites et d’espaces de travail, et en prenant en charge les activités commerciales courantes utilisant les trois types de données décrits précédemment. Voici quelques exemples :

  • Les groupes de travail et départements qui doivent collaborer sur des projets, communiquer sur l’objectif commercial, évaluer les résultats, organiser les équipes et les tâches, développer et contrôler les plannings et étapes clés, identifier les coûts et produire les livrables.

  • Les entreprises qui doivent gérer de grandes quantités de documents, analyser les procédés, communiquer les stratégies, et conserver, intituler et localiser les enregistrements volumineux.

Office SharePoint Server 2007 crée également une infrastructure solide pour le développement de solutions métiers supplémentaires utilisant les trois types de données. Pour la personne qui manipule des informations, les composants Office SharePoint Server 2007 suivants sont considérés comme des éléments importants dans la création d’une solution métier automatisée basée sur des données structurées et semi-structurées contenant peu ou pas de code. Ces composants, qui fonctionnent de manière autonome ou combinée, représentent les « modules d’habitation, parcelles de lotissement et branchements pour la viabilisation » qui peuvent vous aider à créer rapidement votre solution métier.

Composants de données structurées dans SharePoint

1. Grâce au système Microsoft Office et à Office SharePoint Server 2007, vous pouvez utiliser plusieurs types de données externes, y compris les données métier, les sources de données Office et les fichiers plats.

2. Office SharePoint Server 2007 dispose de nombreux composants conçus pour manipuler les données externes de différentes manières.

3. Vous pouvez accéder à ces données externes via un programme bureautique Office ou un navigateur, tel que Windows Internet Explorer.

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Listes SharePoint

Un site SharePoint comporte généralement de nombreuses listes par défaut, notamment de liens, annonces, contacts, suivi des problèmes, enquêtes et tâches que vous pouvez utiliser comme point central d’une solution métier. Dans certains cas, ces listes par défaut apportent des solutions rapides et efficaces sans presque aucune modification. Vous pouvez utiliser par exemple les enquêtes, qui comprennent un branchement conditionnel et des sauts de page, pour évaluer la satisfaction des employés et des clients, et le suivi des problèmes, qui comprend un stockage des versions et de l’historique des versions, pour une analyse plus approfondie des projets d’un groupe de travail et des tâches de travail courantes.

Liste des tâches d’un projet

Les listes sont enrichies et flexibles, et comportent de nombreuses fonctionnalités intégrées qui fournissent un moyen fiable permettant de stocker, partager et utiliser des données structurées et semi-structurées. Vous pouvez par exemple :

  • Inclure plusieurs types de données, comme des dates, images, formules et calculs basés sur d’autres colonnes, des champs pour ajout uniquement (utiles pour l’enregistrement et le suivi d’applications), et des champs de recherche d’où vous pouvez sélectionner une valeur à partir d’un autre champ de liste.

  • Créer des affichages de liste pour organiser, trier et filtrer les données de manières différentes et spécifiques ; modifier les métadonnées, par exemple en ajoutant ou en supprimant des colonnes, et en modifiant les règles de validation ; et utiliser les listes de manière cohérente à travers les sites SharePoint à l’aide des types de contenu, des colonnes de site et des modèles.

  • Créer des listes personnalisées, afficher les données dans des composants WebPart et des pages de composants WebPart, importer, exporter et établir une liaison aux données d’autres programmes comme Excel et Access.

  • Effectuer le suivi des versions et de l’historique détaillé, demander l’approbation pour modifier les données, utiliser la sécurité au niveau de l’élément et du dossier, archiver et extraire, et se tenir informé automatiquement des modifications à l’aide d’alertes et de flux RSS.

  • Organiser le contenu dans une liste unique au sein de dossiers pour une commodité accrue et de meilleures performances, et améliorer les performances en général grâce à l’indexation dans des grandes listes.

Les données Access Web Datasheet (appelées auparavant mode Feuilles de données) fournissent une grille de données pour l’affichage et la modification de données pour de nombreux types de listes. Les données Access Web Datasheet vous paraîtront certainement plus pratiques et plus puissantes que l’affichage de liste standard. Elles affichent le contenu d’une liste ou d’une bibliothèque de documents dans des lignes et des colonnes. Vous pouvez ajouter ou modifier des lignes et des colonnes, appliquer des filtres et des ordres de tri, afficher des valeurs calculées et des totaux, et modifier facilement les données dans les cellules de la grille.

Exemple de Feuille de données

Remarque : Les données Access Web Datasheet nécessitent qu’Office Access 2007 et un navigateur prenant en charge les contrôles ActiveX soient installés sur l’ordinateur client.

Le volet Office Access Web Datasheet contient également plusieurs commandes supplémentaires qui simplifient l’interaction avec Excel et Access.

Commande

Action

Assurer un suivi de cette liste dans Access

Crée une table liée dans Access également liée aux données du mode Feuille de données, que vous pouvez actualiser et mettre à jour (disponible uniquement dans Office Access 2007).

Exporter vers Access

Exporte l’affichage vers une table dans la base de données.

Générer un état avec Access

Crée une table liée dans Access et génère un rapport.

Interroger la liste avec Excel

Exporte les données vers Excel d’où vous pouvez les actualiser (comportement identique à la commande Exporter vers Excel disponible dans le menu Actions dans l’affichage de liste standard).

Imprimer avec Excel

Exporte les données vers Excel afin de pouvoir les imprimer.

Inclure dans le graphique avec Excel

Exporte les données vers Excel afin de pouvoir les inclure dans un graphique dans Excel à l’aide de l’Assistant Graphique.

Créer un tableau croisé dynamique Excel (PivotTable)

Exporte les données vers Excel afin que vous puissiez créer un rapport de tableau croisé dynamique dans Excel.

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Bibliothèques SharePoint

Une bibliothèque SharePoint est un emplacement sur un site SharePoint d’où vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des documents avec les membres de l’équipe et d’autres employés. Chaque bibliothèque affiche une liste de documents, ainsi que des métadonnées clés concernant ces documents, qui permet à chacun d’utiliser les fichiers et de travailler ensemble. Chaque bibliothèque propose des fonctionnalités pratiques telles que l’archivage et l’extraction de documents, la création d’un numéro de version principale et secondaire et le suivi des numéros de versions, et l’utilisation d’importantes fonctionnalités de stratégie, d’audit et de flux de travail. Vous pouvez créer et gérer des documents, images, présentations, formulaires et autres types de fichiers dans une bibliothèque. Enfin, vous pouvez utiliser la bibliothèque par défaut Documents partagés, la personnaliser selon vos besoins, ou créer vos propres bibliothèques supplémentaires.

Bibliothèque de documents

Il existe trois types de bibliothèques pouvant fonctionner avec tous les types de données : les bibliothèques de documents, de formulaires et de connexions de données.

Bibliothèques de documents     Vous pouvez les utiliser pour stocker, accéder et gérer une grande variété de fichiers, notamment les documents Office, les feuilles de calcul, les rapports, les formulaires, les bases de données Office Access 2007 et les fichiers texte.

Bibliothèques de formulaires     Elles vous permettent de stocker et d’utiliser les formulaires Office InfoPath 2007. Les bibliothèques de formulaires offrent un emplacement centralisé d’où les utilisateurs peuvent renseigner et stocker les formulaires sur la base d’un même modèle. Vous pouvez, par exemple, utiliser InfoPath pour créer une solution de gestion des biens qui stocke le modèle de formulaire (.xsn) et les fichiers de formulaire XML (.xml) dans une bibliothèque de formulaires SharePoint.

Bibliothèques de connexions de données     Une bibliothèque de connexions de données (DCL) est une bibliothèque spéciale pouvant être définie comme un emplacement approuvé qui permet de simplifier le stockage, la sécurisation, le partage et la gestion de fichiers ODC et UDC. Les administrateurs peuvent contrôler l’accès à ces connexions afin que seuls des utilisateurs privilégiés et approuvés puissent les utiliser. Excel Services peut être configuré afin que seules des connexions approuvées puissent être utilisées. Un administrateur peut également avoir besoin de déplacer une base de données d’un serveur de test vers un serveur de production, ou de mettre à jour une requête qui accède aux données. En utilisant un fichier ODC enregistré dans une DCL, l’administration de ces informations de connexion est largement simplifiée. L’accès des utilisateurs aux données est également plus pratique, car tous les classeurs utilisent le même fichier de connexion. Une opération d’actualisation récupère les mises à jour des modifications apportées à ce fichier de connexion, que ce soit sur l’ordinateur client ou sur le serveur. Vous pouvez même configurer Office SharePoint Server 2007 et l’ordinateur client d’un utilisateur afin de détecter automatiquement les modifications apportées au fichier de connexion, et utiliser la version la plus récente de ce dernier. En résumé, les bibliothèques de connexions de données simplifient énormément la maintenance et la gestion des connexions de données.

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Composants WebPart et pages de composants WebPart

Un composant WebPart est une unité modulaire d’informations qui constitue le bloc de construction de base d’une page de composants WebPart. Vous pouvez ajouter des composants WebPart aux zones de composants WebPart dans une page de composants WebPart, puis personnaliser les composants WebPart individuels pour créer une page unique pour les utilisateurs de votre site. Une page de composants WebPart est un type spécial de page web dans laquelle vous pouvez utiliser les composants WebPart pour consolider les données, telles que les listes et les graphiques, et le contenu web, tel que le texte et les images, sous forme d’un affichage d’informations dynamiques conçu autour d’une tâche courante ou d’un intérêt spécifique.

Vous pouvez utiliser une page de composants WebPart pour présenter une variété d’informations structurées ou non de façon organisée, utile et pratique. Les pages de composants WebPart incluent souvent plusieurs composants WebPart connectés de telle sorte que vous pouvez afficher les données et le contenu de manière dynamique afin de consulter les résultats souhaités.

Vous pouvez, par exemple, créer une page de composants WebPart nommée Commandes clients pour afficher les informations essentielles. Un client vous appelle pour une question relative à une commande. Il ne se souvient pas du numéro de référence de la commande, mais se souvient de la date à laquelle la commande a été passée. Vous pouvez utiliser une page de composants WebPart pour effectuer les opérations suivantes.

Page de composants WebPart Commandes clients avec plusieurs composants WebPart

1. Rechercher une commande à l’aide de son numéro, ou dans le cas présent, à l’aide de la date de la commande.

2. Afficher toutes les commandes selon la date.

3. Sélectionner la commande appropriée, sur la base du nom du client et rechercher les détails de la commande, ainsi que les informations sur le client.

4. Sélectionner un élément dans la commande (dans le cas présent, une lampe) et afficher l’image du produit pour vérifier la question du client.

5. Vérifier la présence d’informations récentes en relation avec la commande du client.

Vous pouvez utiliser les pages de composants WebPart pour :

  • Consolider les données de différentes sources de données et créer un rapport.

  • Analyser et agréger des données (par exemple, sommes, totaux ou nombre).

  • Synthétiser les informations des indicateurs de performance clés que vous souhaitez visualiser tous les matins.

  • Définir les priorités et mettre en valeur les données du projet ou du client dans un tableau de bord, afin de vous aider à prendre les bonnes décisions.

  • Afficher des informations de planning de travail et de réunion actualisées afin de planifier rapidement votre journée.

  • Accéder rapidement aux informations professionnelles, à la météo locale et à vos sites web favoris pour axer votre navigation sur le web vers les domaines qui vous intéressent.

Les composants suivants sont des composants WebPart pouvant être connectés et qui affichent des données structurées et semi-structurées.

Composant WebPart

Description

Affichage de listes

Affiche des données de listes et des métadonnées de bibliothèques

Formulaire

Affiche des données à l’aide de contrôles de formulaire HTML

Image

Affiche des images

Excel Web Access

Affiche des classeurs Excel

Visionneuse de rapports

Affiche les rapports créés à partir de SQL Server Report Services

Vue de données

Affiche et modifie les données provenant de diverses sources de données

Indicateur de performance clé

Affiche les données et symboles d’un indicateur de performance clé à partir d’une liste d’indicateurs de performance clés

Détails des indicateurs de performance clés

Affiche les données d’un indicateur de performance clé pour un article, et les symboles à partir d’une liste d’indicateurs de performance clés

Élément de données métiers

Affiche les détails relatifs à un élément unique de données métiers

Liste de données métiers

Affiche une synthèse des données métiers dans une liste

Actions de données métiers

Connecte des composants WebPart pour configurer les actions d’applications métiers

Liste liée aux données métiers

Connecte des composants WebPart pour afficher les éléments métiers associés

Générateur d’éléments de données métiers

Crée un élément de données métiers à partir des paramètres d’une chaîne de requête à utiliser dans les pages de profil de données métiers

Filtre

Filtre les données d’un composant WebPart de plusieurs manières

Informations complémentaires

Utiliser les filtres WebPart

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Le catalogue de données métiers

Le catalogue de données métiers (CDM) est un composant qui offre une prise en charge intégrée pour l’affichage de données provenant de bases de données métier telles que SAP, Siebel et SQL Server. En général, ces systèmes métier gèrent des informations et processus d’entreprise cruciaux tels que les données client, l’inventaire, la facturation et les cycles de vie des produits. Ces systèmes requièrent souvent une formation approfondie, sont difficiles à utiliser, et sont uniquement mis à disposition de quelques privilégiés. Le CDM rend ces données métier disponibles à un plus grand nombre de personnes ayant besoin d’accéder aux données et désireux de les utiliser de manière différente et plus flexible. Par exemple, un formulaire de bon de commande InfoPath peut servir à afficher les données client provenant d’un premier système, les détails du produit d’un second système et les détails financiers d’un troisième système.

Le tableau suivant résume les rôles et tâches pour travailler avec le catalogue de données métiers.

Rôle

Tâche

Analyste d’entreprise

Définit les fonctionnalités et crée les solutions prédéfinies

Auteur de métadonnées

Crée et teste les métadonnées

Administrateur

Importe la définition de l’application et configure l’accès aux données

Membre du site

Intègre les données métiers aux composants, pages de composants et listes de composants WebPart

Développeur

Crée des solutions de pages de composants WebPart personnalisées

Visiteur du site

Utilise les données métiers

Affichage de données métiers dans un composant WebPart Liste de données métiers

Une fois que vous avez extrait les données métiers de la source de données, il existe quatre fonctionnalités de catalogue de données métiers que vous pouvez utiliser :

  • Données métiers dans des listes    Vous pouvez incorporer des données métiers dans n’importe quelle liste ou bibliothèques de documents SharePoint en ajoutant une colonne de données métiers en tant que type de champ. Parmi les scénarios courants, citons notamment l’association de documents avec des enregistrements client (tels que les propositions, contrats et présentations), l’ajout de données avec des colonnes personnalisées (une annotation, par exemple) et la sélection de données à partir d’une liste (les codes postaux, par exemple).

  • Actions de données métiers    Les actions de données métiers sont des liens qui apparaissent en regard des objets métiers. Ces liens permettent, par exemple, d’ouvrir des pages web, d’afficher les interfaces utilisateur d’applications d’entreprise ou d’ouvrir des formulaires InfoPath. Les actions de données métiers apparaissent également sous forme de liens dans les listes SharePoint et les résultats de recherche. L’utilisation de ces liens vous permet de facilement mettre à jour un élément ou d’afficher les données associées.

  • Composants WebPart de données métiers    Office SharePoint Server 2007 comprend plusieurs composants WebPart de données métiers pouvant afficher n’importe quelle entité du CDM. Vous pouvez utiliser des composants WebPart de données métiers pour personnaliser l’affichage des données métiers sur votre site. Vous pouvez également connecter ces composants WebPart de sorte que, lorsque vous exécutez une action dans un composant WebPart, le contenu d’un autre composant WebPart soit modifié.

  • Données métiers dans les profils utilisateur    Pour améliorer les informations utilisateur dans Office SharePoint Server 2007, des profils de données métiers sont créés par défaut lorsqu’une application est enregistrée dans le CDM.

Informations complémentaires

Afficher des données métiers sur un site SharePoint

Catalogue de données métiers

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Liste d’indicateurs de performance clés

Indicateur de performance clé des ventes trimestrielles Une liste prête à l’emploi simplifie considérablement l’incorporation d’indicateurs de performance clés dans vos solutions métiers. Il existe quatre façons d’utiliser une liste d’indicateurs de performance clés, chacune traitant une source commune de valeurs d’indicateurs de performance clés, et de la manière d’incorporer ces valeurs dans un site SharePoint :

  • Données dans les listes SharePoint    Quand les listes SharePoint contiennent des éléments que vous pouvez compter, des éléments faisant partie d’un flux de travail ou des éléments contenant des dates, vous pouvez utiliser un indicateur de performance clé pour suivre depuis combien de temps les problèmes ou tâches ont été ouverts, combien le sont, et quelle est la proportion en pourcentage d’achèvement d’une tâche. Vous pouvez également effectuer le suivi des montants, tels que la durée écoulée depuis l’ouverture d’un problème ou le nombre total de ventes dans une région.

  • Données dans les classeurs Excel    Vous pouvez définir un indicateur de performance clé dans un classeur Excel dans une bibliothèque de documents et effectuer une liaison vers l’indicateur de performance clé à partir d’Office SharePoint Server 2007. L’indicateur de performance clé est mis à jour automatiquement au fur et à mesure que les données changent dans le classeur. Vous pouvez également décider d’afficher le classeur sur la même page web à l’aide du composant WebPart Office Excel Web Access.

  • Données provenant de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    Office SharePoint Server 2007 peut utiliser des indicateurs de performance clés provenant d’Analysis Services qui est un composant de Microsoft SQL Server 2005. Un administrateur système ou un analyste de base de données configure généralement ces indicateurs de performance clés et enregistre les connexions de données avec Office SharePoint Server 2007. Ensuite, toute personne disposant des autorisations appropriées peut accéder à la base de données et créer un lien vers les indicateurs de performance clés Analysis Services.

  • Informations entrées manuellement    Dans les cas où il n’existe pas de configuration formelle du système, ou qu’il s’agit d’effectuer le suivi d’un projet unique, vous pouvez entrer les critères manuellement. Cette liste d’indicateurs de performance clés est utile pour l’affichage d’informations communiquées par le biais de messages électroniques ou de tout autre système.

Flux de travail

Organigramme d’un flux de travail Approbation Dans toute organisation, de nombreux processus dépendent largement de personnes. L’automatisation des interactions parmi les personnes qui participent à un processus permet d’améliorer son efficacité. Ces processus sont parfois appelés flux de travail humains. Vous pouvez utiliser les flux de travail prédéfinis avec Office SharePoint Server 2007, ou créer de nouvelles solutions de flux de travail en fonction de listes et d’éléments de bibliothèques avec Office SharePoint Designer 2007. Dans Office SharePoint Designer 2007, un concepteur de flux de travail basé sur des règles simplifie la création de flux de travail grâce au branchement conditionnel et à des étapes multiples.

Le flux de travail intégré à Office SharePoint Server 2007 offre une intégration étroite avec les programmes présents dans la Office version 2007. Vous pouvez utiliser Office Outlook 2007 pour la communication des tâches et des états avec les utilisateurs. Vous pouvez utiliser Office Access 2007 pour modifier le flux de travail associé à une liste liée, et créer des rapports de flux de travail pour mieux évaluer l’état du projet et vos processus d’entreprise. Les flux de travail peuvent utiliser des formulaires personnalisés créés avec Office InfoPath 2007 pour l’interaction avec les utilisateurs via d’autres programmes Office tels que Office Word 2007.

Informations complémentaires

Concevoir un formulaire pour répondre à un état de flux de travail

Démonstration : rationaliser les processus d’entreprise avec des formulaires et des flux de travail (en anglais)

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SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services est un service complet de gestion et de distribution de rapports au niveau de l’entreprise qui comprend la conception, la création, la remise, la sécurité et l’affichage de rapports dans plusieurs formats. Avec SQL Server 2005 Service Pack 2, vous pouvez utiliser les services de création de rapports en mode d’intégration SharePoint afin de pouvoir :

  • Utiliser les bibliothèques SharePoint pour stocker les rapports, les sources de données et les modèles de rapports. Le stockage de rapports dans les bibliothèques de documents permet également d’utiliser les fonctionnalités d’Office SharePoint Server 2007 dans un rapport, telles que le flux de travail, la gestion des versions et la sécurité. Vous pouvez également ajouter des rapports au Centre de rapports.

  • Synchroniser les rapports et toutes les ressources associées stockées dans Office SharePoint Server 2007 avec les mêmes rapports qui sont stockés et exécutés depuis le serveur de rapports.

  • Utiliser une interface graphique cohérente pour la gestion et l’affichage des rapports. Une barre d’outils très pratique sur le composant WebPart Visionneuse de rapports vous permet d’afficher et de modifier les propriétés, de gérer les autorisations et les abonnements, d’apporter des modifications dans le Générateur de rapports, de configurer les sources de données, les paramètres, les instantanés et les délais d’expiration, d’afficher les historiques de rapport et de version, et de publier les versions principales.

Exemple de rapport

Vous pouvez utiliser le composant WebPart Visionneuse de rapports pour afficher, explorer, imprimer et exporter des rapports sur un serveur de rapports. Le composant WebPart Visionneuse de rapports est associé à des fichiers de définition de rapport (.rdl) qui sont traités par un serveur de rapports. Vous pouvez définir des propriétés sur le composant WebPart pour contrôler l’apparence de la barre d’outils et des zones d’affichage, et pour lier le composant WebPart à un rapport spécifique. Les rapports présents dans une bibliothèque de rapports sont rendus à l’aide d’un composant WebPart Visionneuse de rapports. N’importe quelle page de composants WebPart peut également être modifiée pour afficher les rapports à l’aide du composant WebPart Visionneuse de rapports. Vous pouvez également vous connecter au composant WebPart Filtre pour limiter les données affichées dans les rapports.

L’intégration de Reporting Services avec SharePoint Server nécessite que les composants suivants soient installés : SQL Server 2005 Reporting Services, qui héberge les rapports Reporting Services et communique avec SharePoint Server à l’aide d’une interface de services Web ; SQL Server 2005 Service Pack 2, qui permet l’intégration de SharePoint Server et Reporting Services sur le serveur de rapports ; et le complément Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services pour les technologies Microsoft SharePoint, qui comprend le composant WebPart Visionneuse de rapports ainsi que la nouvelle interface utilisateur de gestion des rapports.

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Le Centre de rapports

Un Centre de rapports est un modèle de site qui contient une collection prédéfinie de bibliothèques de rapports, de bibliothèques de connexions de données, de listes SharePoint, de composants WebPart y compris les composants WebPart Filtre, et d’indicateurs de performance clés que vous pouvez personnaliser et améliorer selon vos propres besoins. Le Centre de rapports peut être considéré comme un concentrateur central qui fournit un emplacement commun, simple et sécurisé, et un environnement de rapport sur lequel les utilisateurs peuvent naviguer, effectuer des recherches et obtenir des rapports à jour, qu’il s’agisse de requêtes ad hoc ou d’instantanés planifiés ou périodiques. L’utilisation du Centre de rapports vous permet de réduire le besoin de joindre des pièces aux messages électroniques pour la remise de rapports, et aide à libérer la surcharge du réseau. Vous pouvez stocker différentes sortes de rapports dans le Centre de rapports, notamment des feuilles de calcul, des instantanés Access, des rapports SQL Report Services et des fichiers PDF.

Centre de rapports des ventes

Informations complémentaires

Présentation du Centre de rapports

Utilisation d’un site Centre de rapports

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Utiliser les données des programmes du système Office avec Office SharePoint Server 2007

Bien entendu, vous pouvez créer une solution métier qui utilise tous les types de données à l’aide d’Office SharePoint Server 2007. Cependant, Office version 2007 comporte plusieurs points d’intégration utiles avec Office SharePoint Server 2007 qui simplifient l’utilisation de données structurées et semi-structurées, et qui peuvent rendre votre solution métier bien plus efficace et mieux conçue. Entre les mains d’un travailleur de l’information compétent, votre « maître d’œuvre », les programmes Office version 2007 suivants agissent comme les « architectes » d’une solution métier bien conçue et satisfaisante.

Programme

Utilité

Type de données

Excel (avec la technologie Excel Services)

Analyser et visualiser des données numériques ou non dans un format de feuille de calcul, créer des graphiques d’aspect professionnel, et travailler avec des données hiérarchiques à l’aide de rapports de tableau croisé dynamique.

Structurées

InfoPath

Récupérer et traiter des données XML.

Structurées et semi-structurées

Access

Consolider, entrer, stocker, créer des rapports et gérer des données dans une base de données.

Structurées et semi-structurées

SharePoint Designer

Personnaliser des pages web à base de données et des sites SharePoint, et créer des vues de données.

Structurées, semi-structurées et non structurées

Word

Créer des documents professionnels de manière rapide et efficace.

Non structurées

Visio

Visualiser et communiquer des informations, systèmes et processus complexes.

Non structurées

Outlook

Communiquer par le biais de messages électroniques, gérer les contacts, les plannings et les tâches.

Non structurées

Publisher

Créer des publications d’aspect professionnel et des documents marketing.

Non structurées

PowerPoint

Créer des présentations dynamiques à l’aide d’animations, de graphiques et de supports.

Non structurées

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Excel et Excel Services

Utilisez Excel et Excel Services lorsque vous souhaitez :

  • Faire des calculs et des comparaisons statistiques sur vos données.

  • Créer et utiliser des rapports de tableau croisé dynamique pour afficher les données hiérarchiques sous forme de disposition compacte et flexible.

  • Améliorer l’aspect visuel de vos données à l’aide de graphiques professionnels, d’icônes de mise en forme conditionnelle, de barres de données et de nuances de couleurs.

  • Effectuer des opérations d’analyse de scénarios sophistiquées sur vos données, telles que les analyses statistiques, d’ingénierie et de régression.

Excel fournit les points d’intégration suivants en fonction des données avec Office SharePoint Server 2007.

Points d’intégration en fonction des données d’Excel

1. Effectuer une importation unique des données de la feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint, ou exporter les données de la feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint pour créer une connexion de données permanente à sens unique.

2. Utiliser la connexion de données permanente à sens unique pour actualiser les données dans une feuille de calcul Excel provenant de la liste SharePoint.

3. Publier les classeurs Excel sur Excel Services, et afficher et interagir avec les données à l’aide du composant WebPart Office Excel Web Access sur une page de composants WebPart.

4. Importer les données dans un classeur Excel à partir de serveurs OLAP, de bases de données SQL Server et Access, et de fichiers plats.

Importer des données Excel dans une liste SharePoint

Si vous souhaitez charger les données existantes dans une liste SharePoint, vous pouvez importer les données à partir d’une feuille de calcul Excel, d’une plage de cellules, d’une plage nommée ou d’un tableau Excel dans une liste SharePoint en utilisant la commande Importer sur le menu Actions d’une liste SharePoint.

Exporter les données d’une liste SharePoint vers un tableau Excel

Vous pouvez exporter les données d’une liste SharePoint vers un tableau Excel, ce qui crée une connexion de données à sens unique entre Excel et la liste SharePoint. Lorsque vous mettez à jour les données à partir de la liste SharePoint et que vous les actualisez dans Excel, Excel remplace les données Excel avec les dernières données de la liste SharePoint, ce qui écrase de fait les modifications que vous avez apportées à ces données. La connexion de données étant à sens unique, les modifications apportées dans Excel n’apparaissent pas dans la liste sur le site SharePoint.

Remarque : Vous ne pouvez pas synchroniser les données entre un classeur Office Excel 2007 et une liste SharePoint. Cette fonctionnalité était disponible dans Microsoft Excel 2003 et le reste encore en utilisant un classeur Excel 2003 ou Visual Basic for Applications (VBA). Office Access 2007 est désormais la méthode favorite de synchronisation des données entre un programme Office et une liste SharePoint avec une connexion bidirectionnelle.

Exporter un tableau Excel vers une liste SharePoint

Lorsque vous exportez des données de tableau à partir d’Excel vers une liste SharePoint à l’aide de l’Assistant Exporter le tableau vers une liste SharePoint, vous utilisez une autre méthode de création d’une connexion de données à sens unique entre Excel et la liste SharePoint.

Si vous ne souhaitez pas conserver les données du tableau dans la feuille de calcul Excel mises à jour avec les modifications apportées à la liste SharePoint, vous pouvez également exporter les données sans connexion à la liste SharePoint.

Publier dans Excel Services

Vous pouvez publier un classeur sur Office SharePoint Server 2007 afin que d’autres utilisateurs puissent accéder à toute ou partie des données qu’il contient en utilisant le composant WebPart Office Excel Web Access. Lorsque vous publiez un classeur dans Excel Services, le classeur entier est publié sur le serveur, mais vous pouvez définir les parties du classeur (telles que les feuilles individuelles, les plages nommées ou les graphiques) qu’Excel Services doit afficher dans le composant WebPart Office Excel Web Access. En affichant uniquement des parties spécifiques du classeur et en utilisant les autorisations Office SharePoint Server 2007 pour protéger le classeur d’un accès non autorisé, vous pouvez conserver la confidentialité des données dans le classeur tout en permettant aux utilisateurs autorisés d’actualiser, de recalculer et d’interagir avec les données visibles. Si vous définissez des paramètres pour les cellules nommées dans le classeur avant de le publier, les utilisateurs peuvent également modifier ces cellules et définir des valeurs.

D’autres utilisateurs peuvent afficher et analyser les données de la feuille de calcul affichées. Ils peuvent interagir avec les données à l’aide de fonctionnalités Excel, telles que le tri et le filtrage de données, ou à l’aide de fonctionnalités d’analyse de tableau croisé dynamique. Si vous définissez des paramètres pour les cellules nommées du classeur, les utilisateurs peuvent également modifier ces cellules et définir des valeurs.

Utilisation d’Excel Web Access pour partager les classeurs Excel 1. La section supérieure contient le titre et une barre d’outils comportant plusieurs menus, des commandes et une liste déroulante.

2. La fenêtre principale affiche une ou plusieurs feuilles de calcul en vue Feuille, un élément nommé tel qu’un graphique ou un tableau Excel en vue Élément nommé, et éventuellement une zone de plan.

3. Le volet Office Paramètres comporte des intitulés de paramètres, des zones de texte pour entrer les données, et d’éventuelles info-bulles qui donnent davantage d’informations sur chaque paramètre.

4. La section inférieure affiche les messages d’actualisation des données.

Remarque : Toutes les fonctionnalités Excel ne sont pas prises en charge par Excel Services.

Informations complémentaires

Créer une liste basée sur une feuille de calcul

Importer des données d’une liste SharePoint

Exporter un tableau Excel dans une liste SharePoint

Planifier des connexions de données externes pour Excel Services

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InfoPath

Utilisez InfoPath lorsque vous souhaitez :

  • Collecter les données métiers de manière régulière, notamment les notes de frais, feuilles de présence, enquêtes et formulaires d’assurance.

  • Concevoir des formulaires électroniques, du plus simple au plus complexe, à l’aide de contrôles standard tels que les zones de texte et les zones de liste, et de contrôles flexibles tels que les tableaux extensibles, les groupes de choix, les sections facultatives et les vues multiples.

  • Garantir la cohérence et la précision des données.

  • Créer un rapport en fusionnant les formulaires en un formulaire unique.

InfoPath fournit les points d’intégration suivants en fonction des données avec Office SharePoint Server 2007.

Points d’intégration en fonction des données d’InfoPath

1. Publier des modèles de formulaires dans des bibliothèques de formulaires en tant que modèles et types de contenu.

2. Lire et écrire à partir de fichiers XML stockés dans des bibliothèques de formulaires.

3. En utilisant des fichiers de formulaires XML, lire les données à partir de listes et de feuilles de calcul Excel, et lire et écrire des données à partir de bases de données SQL Server et Access.

4. Permettre la modification de données en mode Liste sur les propriétés de formulaire.

5. Afficher les formulaires InfoPath dans un navigateur à l’aide de modèles de formulaires compatibles avec le navigateur.

Envoyer les données sur un site SharePoint et renseigner les contrôles de formulaires avec des données SharePoint

Pour permettre aux utilisateurs d’envoyer des formulaires basés sur votre modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents, vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire à votre modèle de formulaire qui envoie les données. Après avoir ajouté la connexion d’envoi de données, vous pouvez configurer le modèle de formulaire afin que vos utilisateurs puissent envoyer leurs données de formulaire à la bibliothèque de documents.

Publier un modèle de formulaire dans une bibliothèque de formulaires

Vous pouvez publier un modèle de formulaire dans Office SharePoint Server 2007, et stocker et travailler avec les formulaires Office InfoPath 2007 dans une bibliothèque de formulaires. Une bibliothèque de formulaires offre un emplacement centralisé d’où les utilisateurs peuvent renseigner et stocker les formulaires sur la base d’un même modèle. Vous pouvez, par exemple, utiliser InfoPath pour créer une solution de gestion des biens qui stocke le modèle de formulaire (.xsn) et les fichiers de formulaire XML (.xml) dans une bibliothèque de formulaires.

Créer et utiliser les formulaires activés pour le navigateur

Lorsque vous concevez un modèle de formulaire Office InfoPath 2007, vous pouvez créer un modèle de formulaire qui pourra être ouvert ou renseigné dans un navigateur web. Ce type de modèle de formulaire est appelé modèle de formulaire compatible avec le navigateur. Une fois que vous avez terminé de concevoir un modèle de formulaire compatible avec le navigateur, vous utilisez l’Assistant Publication pour le publier sur un serveur en exécutant InfoPath Forms Services.

Publier un modèle de formulaire en tant que type de contenu de site

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire en tant que type de contenu de site, vous autorisez les utilisateurs à affecter plusieurs modèles de formulaires à une seule bibliothèque de documents, ou à affecter le modèle de formulaire à plusieurs bibliothèques à travers une collection de sites. Une collection de sites est un ensemble de sites web sur un serveur virtuel dont le propriétaire est identique et qui partagent les paramètres d’administration. Chaque collection de sites contient un site web principal et peut contenir un ou plusieurs sous-sites. Chaque serveur virtuel peut comporter plusieurs collections de sites. Utilisez un type de contenu de site quand vous souhaitez largement réutiliser l’information, ou pour activer la collection de données provenant de plusieurs formulaires dans un emplacement unique.

Autoriser les utilisateurs à modifier les champs à l’aide d’un affichage de listes

Vous pouvez autoriser les utilisateurs à ajouter ou modifier les données d’un champ en utilisant un affichage de listes, ou en modifiant les propriétés d‘un formulaire dans la bibliothèque de formulaires. Cela permet aux utilisateurs d’utiliser une liste SharePoint pour ajouter ou mettre à jour des données pour un ou plusieurs formulaires sans ouvrir réellement les formulaires.

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Access

Utilisez Access lorsque vous devez :

  • Partager des données dans une base de données relationnelle.

  • Traiter les mises à jour efficacement à l’aide des fonctionnalités de verrouillage d’enregistrement et de résolution des conflits.

  • Travailler avec plusieurs tables.

  • Créer des requêtes complexes pour lier les tables ensemble.

  • Créer des formes et des rapports.

Access fournit les points d’intégration suivants en fonction des données avec Office SharePoint Server 2007.

Points d’intégration en fonction des données d’Access

1. Importer ou exporter en une seule fois les données entre les vues Access et une liste SharePoint.

2. Lier les données entre les tables Access et une liste SharePoint en créant une connexion bidirectionnelle permanente (les données de la liste mises à jour sont visibles dans une table Access ; les données de la table Access sont visibles dans une liste).

3. Mettre les données de la liste hors connexion, faire la mise à jour dans Access, remettre en ligne, synchroniser les mises à jour et résoudre les conflits.

4. Afficher et modifier les données de la liste dans des feuilles de données, formulaires et vues de rapports Access.

5. Publier les bases de données Access dans Office SharePoint Server 2007.

Nouvelles fonctionnalités d’intégration de liste SharePoint dans Office Access 2007

Les nouvelles fonctionnalités d’Office Access 2007 suivantes rendent l’intégration d’Office SharePoint Server 2007 plus simple et plus flexible :

  • Mappage amélioré des types de données SharePoint     Grâce à une nouvelle prise en charge pour les champs à plusieurs valeurs et les pièces jointes, Office Access 2007 prend désormais en charge davantage de types de données présents sur les sites SharePoint, ce qui simplifie considérablement la conception et la création d’applications partagées.

  • Suivi de l’historique des champs mémo     Les champs mémo sont très utiles pour le stockage de grandes quantités d’informations. Vous pouvez définir une propriété qui permet à Office Access 2007 de conserver un historique de toutes les modifications apportées à un champ mémo, historique que vous pouvez visualiser ultérieurement. Cette fonctionnalité prend également en charge la fonctionnalité de création de versions sur les sites SharePoint, afin que vous puissiez également utiliser Office Access 2007 pour afficher les modifications apportées à la liste SharePoint.

  • Tables de choix    Lorsque vous effectuez une liaison à une liste SharePoint, Office Access 2007 crée automatiquement des tables liées pour toutes les listes de recherche (à moins que les listes de recherche ne soient déjà liées à la base de données). Si les listes de recherche contiennent des colonnes qui recherchent d’autres listes, ces listes sont également incluses à l’opération de liaison, afin que la liste de recherche de chaque table liée dispose d’une table liée correspondante dans la base de données. Access crée également des relations entre ces tables liées.

Importer et exporter des données dans une liste SharePoint

Vous pouvez ajouter une liste SharePoint dans Office Access 2007 en l’important. L’importation d’une liste SharePoint crée une copie de la liste dans une base de données Office Access 2007.

Quand vous exportez des données, Office Access 2007 crée une copie de la table sélectionnée ou de l’objet requête de la base de données, et stocke la copie sous forme de liste. Vous pouvez, par exemple, avoir besoin de partager des données entre Office Access 2007 et un site SharePoint de manière régulière, mais les données sont actuellement stockées dans Access. Il vous suffit alors d’utiliser des requêtes dans une base de données Office Access 2007 pour générer des rapports d’état quotidiens ou hebdomadaires, puis de publier les résultats à intervalles réguliers sur l’un de vos sites SharePoint.

Attacher une liste SharePoint

Les liaisons vous permettent de vous connecter à des données dans une liste sans avoir à importer ces informations, afin de créer une connexion bidirectionnelle pour afficher et modifier les dernières données à la fois dans la liste et dans votre base de données Office Access 2007. Lorsque vous créez une liaison à une liste SharePoint, Office Access 2007 crée une table liée qui reflète la structure et le contenu de la liste source. Contrairement à l’importation, la liaison crée un lien uniquement sur la liste, et non pas sur une vue spécifique de la liste. Cependant, si vous désirez apporter des modifications structurelles, telles que la suppression ou la modification d’une colonne, vous devez ouvrir la liste sur le site SharePoint. Si vous travaillez dans Office Access 2007, vous ne pouvez pas en même temps ajouter, supprimer ou modifier des champs dans la table liée.

Mettre les listes SharePoint liées hors connexion avec Office Access 2007

Si vous devez emporter du travail chez vous ou lors d’un déplacement, vous pouvez mettre vos listes SharePoint liées hors connexion en un clic à l’aide d’Office Access 2007. Vous pouvez travailler sur vos données dans Office Access 2007, puis synchroniser vos modifications ou vous reconnecter au site SharePoint ultérieurement (par exemple, si vous devez fournir un catalogue de pièces à un client lors d’un déplacement). Si vous avez lié vos listes SharePoint à des tables Office Access 2007, vous pouvez mettre vos données hors connexion avant de les remettre finalement en ligne. Si un conflit se produit (par exemple, si quelqu’un d’autre met à jour le même enregistrement sur le serveur ou pendant que cette personne travaille également hors connexion), vous pouvez résoudre le conflit lors de la synchronisation.

Ouvrir les formulaires et rapports Office Access 2007 à partir d’un site SharePoint

Vous pouvez ouvrir les listes dans des vues Office Access 2007 enrichies à partir d’un site SharePoint. Les formulaires, rapports et feuilles de données Office Access 2007 peuvent apparaître à côté d’autres vues sur un site SharePoint. Lorsque vous sélectionnez une vue, Office Access 2007 démarre et ouvre le formulaire, le rapport ou la feuille de données demandé. Il est ainsi plus simple pour vous d’exécuter un rapport enrichi sur un site SharePoint, sans avoir à démarrer préalablement Office Access 2007 ou à rechercher le bon objet.

Remarque : Office Access 2007 doit être installé sur l’ordinateur de l’utilisateur afin qu’il puisse créer, utiliser ou modifier une vue Office Access 2007 sur un site SharePoint.

Publier une base de données Office Access 2007 sur un site SharePoint

Vous pouvez publier (ou publier et migrer) votre base de données Office Access 2007 dans Office SharePoint Server 2007. Quand vous publiez une base de données d’Office Access 2007 vers un site SharePoint, vous créez des listes sur le site SharePoint qui sont liées en tant que tables dans votre base de données. Quand une base de données est déplacée, Office Access 2007 crée une nouvelle application frontale qui contient tous les anciens formulaires et rapports, ainsi que les nouvelles tables liées venant d’être exportées. L’Assistant Déplacer vers le site SharePoint vous aide à déplacer les données de toutes vos tables en même temps. En outre, la base de données Office Access 2007 peut ensuite être chargée dans une bibliothèque de documents SharePoint.

Vous pouvez, par exemple, utiliser le modèle Suivi d’Access qui interagit directement avec le modèle Suivi des problèmes sur un site SharePoint, pour effectuer le suivi des données, des problèmes et des flux de travail de votre organisation. Lorsque des personnes utilisent ces listes sur un site SharePoint, elles peuvent ouvrir les requêtes et rapports Office Access 2007 depuis le menu Affichage des listes SharePoint. Si vous souhaitez afficher et imprimer un rapport des problèmes Access pour une réunion mensuelle, vous pouvez le faire directement depuis la liste SharePoint.

Une fois que les listes SharePoint sont créées, il est possible de les utiliser sur le site SharePoint ou dans les tables liées dans Office Access 2007, tout en utilisant les fonctionnalités d’un site SharePoint pour gérer les données et rester averti des modifications. En tant qu’administrateur, vous pouvez gérer les autorisations aux données et aux versions des données afin de savoir qui les a modifiées, ou restaurer des données antérieures.

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SharePoint Designer

Utilisez Office SharePoint Designer 2007 lorsque vous souhaitez :

  • Créer et personnaliser des sites web.

  • Concevoir des flux de travail sans avoir recours aux processus traditionnels des langages ou techniques de programmation.

  • Créer un affichage personnalisé des données actives en concevant une vue de données.

  • Créer un formulaire qui réinscrit les sources de données en insérant une vue de données en tant que formulaire.

Office SharePoint Designer 2007 fournit les points d’intégration suivants en fonction des données avec Office SharePoint Server 2007.

Points d’intégration en fonction des données de SharePoint Designer

1. Créer des vues de données à l’aide d’Office SharePoint Designer 2007.

2. Lire, combiner et mettre à jour les données provenant de plusieurs sources de données différentes dans une vue de données, qui se présente sous la forme d’un composant WebPart que vous pouvez créer uniquement dans Office SharePoint Designer 2007.

3. Afficher et modifier les données dans les vues de données sur les pages web.

Vues de données

Exemple de vue de données

Une vue de données est un affichage en direct et personnalisable d’une source de données au format XML qui affiche les données sous forme d’une transformation XSLT. En utilisant une vue de données, vous pouvez :

  • Afficher et modifier les données provenant d’une grande variété de sources de données, notamment les requêtes de base de données, les documents XML ainsi que les listes et bibliothèques SharePoint ; compiler les données provenant de plusieurs sources de données pour créer des vues flexibles et personnalisées et des rapports.

  • Présenter des vues en direct des données que vous pouvez filtrer, trier ou grouper, et créer des vues conditionnelles.

  • Créer des pages de composants WebPart et connecter des composants WebPart pour créer des solutions d’entreprise.

  • Créer des formulaires personnalisés enrichis.

Informations complémentaires

Introduction à la création d’applications SharePoint

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Autres programmes du système Office

Bien que les autres programmes du système Office ne soient pas centrés sur les données, il existe d’autres moyens d’ajouter des données structurées et semi-structurées dans une solution qui utilise ces autres programmes.

Diagrammes de données Visio

Vous pouvez afficher un diagramme Visio sur une page web en utilisant la Visionneuse Microsoft Visio ou en enregistrant le diagramme en tant que page web. Un diagramme peut vous aider à visualiser, organiser, comprendre et présenter les données stockées dans des listes, des classeurs ou des bases de données, dans des formes Visio à l’aide d’une liaison de données. Vous pouvez, par exemple, afficher les ventes pour une région différente, afin de simplifier la comparaison des résultats des ventes par région, à la fois pour l’année en cours et les années précédentes.

Afficher l’état avec des indicateurs

Publipostage

Différentes sortes de publications pouvant être créées à l’aide de la fusion de catalogue Vous pouvez utiliser Word, Publisher et Outlook pour créer une solution de publipostage à l’aide de la fonctionnalité Fusion et publipostage, afin de créer des lettres, enveloppes, étiquettes et messages électroniques personnalisés pour les clients. Vous pourriez, par exemple, stocker un document Word ou Publisher dans une bibliothèque SharePoint et vous servir de la liste de contacts (parmi de nombreuses autres sources de données possibles) comme source de données pour l’opération de publipostage. Vous pourriez même utiliser un flux de travail pour le « lancement » d’un publipostage dans le cadre d’une campagne marketing ciblant des clients spécifiques.

Panneaux Informations sur le document dans Word, Excel et PowerPoint

Les recherches par simple mot clé ne sont souvent pas assez précises pour traiter les demandes d’enregistrements professionnels associés à certains projets, entités professionnelles ou comptes. Le panneau Informations sur le document est disponible dans les programmes Office version 2007 suivants : Word, Excel et PowerPoint. Le panneau Informations sur le document est un mécanisme de capture de métadonnées facile à configurer sans écrire un code de programme. Le panneau Informations sur le document collecte et extrait les métadonnées pour donner un contexte au document et augmenter les possibilités de recherche le concernant à travers un site SharePoint.

Panneau Informations sur le document L panneau Informations sur le document étant un formulaire XML, il est possible de le personnaliser intégralement en utilisant InfoPath. Grâce aux capacités de connexions de données d’InfoPath, vous pouvez créer un panneau Informations sur le document qui importe les données métier dans le formulaire. Vous pourriez, par exemple, renseigner les zones de données client avec les données provenant d’un système de gestion des enregistrements clients (CRM). Avant de fermer le document, l’utilisateur devrait rajouter toute information importante concernant le document, telle que les liens vers des documents connexes. Les métadonnées seraient alors capturées de manière beaucoup plus pratique, et facilement associées à un ensemble de clients, de produits et de documents connexes.

Informations complémentaires

Présentation de la conception d’un panneau Informations sur le document à l’aide d’InfoPath

Concevoir un panneau Informations sur le document à l’aide d’InfoPath

Afficher ou modifier les propriétés d’un document Office

Tâches et contacts Outlook 2007

Outlook comporte plusieurs points d’intégration avec Office SharePoint Server 2007. Vous pouvez envoyer un message électronique en utilisant une liste de contacts SharePoint, afficher les calendriers SharePoint et Outlook 2007 l’un à côté de l’autre, gérer les alertes SharePoint et les flux RSS, créer un espace de travail de réunion et utiliser un flux de travail. Vous pouvez également mettre des bibliothèques de documents hors connexion, les remettre en ligne et les synchroniser à l’aide d’Outlook 2007. Deux points d’intégration en fonction des données impliquent l’utilisation de données structurées.

Vous pouvez travailler à la fois avec les listes de tâches standard et les listes de tâches de projet, en mettant des listes de tâches hors connexion, en les remettant en ligne et en les synchronisant ; en affichant, en mettant à jour et en ajoutant de nouvelles tâches sur le site SharePoint sans quitter Outlook ; et en créant et en affectant des tâches aux membres de l’équipe.

Liste des contacts Dans Outlook, vous pouvez également stocker, partager et gérer les contacts SharePoint de manière plus efficace. Une fois que vous êtes connecté à Outlook 2007, les contacts SharePoint fonctionnent exactement comme vos contacts personnels Outlook. Vous pouvez afficher, modifier, imprimer et même téléphoner à ces contacts en utilisant Microsoft Office Communicator. Vous pouvez envoyer des messages électroniques et des demandes de réunion, utiliser des catégories de couleurs, stocker plusieurs numéros de téléphone et adresses de messagerie, inclure des photos des contacts, des cartes de visite électroniques, ainsi que des informations concernant les anniversaires (mariage, fête, etc.) Vous pouvez même utiliser un composant WebPart Contacts pour afficher les contacts Outlook sur une page de composants WebPart.

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Commencer avec les modèles et scénarios

Pour vous aider à vous rapprocher au plus près de votre solution d’entreprise, Microsoft propose plusieurs modèles « prêts à l’emploi » qui vous aident à créer rapidement des solutions courantes. Les sections qui suivent décrivent des modèles utiles, qui sont des documents ou sites prédéfinis dotés de fonctionnalités, de styles et de dispositions qui répondent aux besoins courants, et des scénarios types qui sont des descriptions de solutions d’entreprise semblables à vos besoins. Les modèles et scénarios représentent vos « styles architecturaux et plans préconçus » qui vous permettent de choisir la meilleure conception pour vos besoins de solution d’entreprise.

Utilisez ces modèles et scénarios comme point de départ pour personnaliser et créer vos propres solutions d’entreprise. Utilisez Office SharePoint Designer 2007 pour ajouter ou modifier des vues de données dans le site SharePoint, personnaliser la page maître de votre site SharePoint conformément à vos standards de sites, et intégrer des données externes à partir de vos sources de données. Ajoutez à ou personnalisez la logique métier existante afin de mieux répondre aux processus et flux de travail de votre organisation. Utilisez le CDM pour intégrer vos données métier dans la solution d’entreprise. Tirez parti des nombreux points d’intégration en fonction des données offerts par Access, InfoPath et Excel pour améliorer encore plus ces modèles et scénarios comme vous le souhaitez. Les possibilités sont innombrables.

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Modèles de sites SharePoint

Microsoft fournit des modèles de sites qui proposent des scénarios personnalisés prêts à l’emploi, conçus pour répondre aux besoins et aux exigences de processus commerciaux ou d’ensembles de tâches spécifiques dans les organisations de toute taille. Ces modèles de sites sont basés sur Windows SharePoint Services 3.0 et sont compatibles avec Office SharePoint Designer 2007 pour faciliter la personnalisation.

Modèles Administration et Finances

Conseil d’administration     Propose un emplacement unique pour les notes, tâches, problèmes, et événements liés à la réunion du conseil d’administration.

Rapports de performances commerciales     Permet d’effectuer le suivi de la satisfaction client par le biais d’enquêtes et de discussions en ligne.

Site de prise en charge des processus de conformité     Permet aux équipes et aux sponsors exécutifs de gérer la procédure de mise en œuvre de la conformité, en spécifiant des tâches de contrôle et en gérant les bibliothèques de documents.

Gestion des factures litigieuses     Permet aux départements de la comptabilité fournisseur de suivre les informations relatives aux factures fournisseurs dues, notamment la valeur de l’acompte et les raisons du paiement tardif.

Approbation et remboursement des dépenses     Gère les éléments du processus d’approbation des frais, ce qui permet aux approbateurs de gagner du temps.

Appel d’offre     Aide à gérer le processus de création et de lancement d’appels d’offre, ainsi que la collecte des envois d’appels d’offre et des notifications d’acceptation.

Ressources humaines

Gestion des demandes de congé et de la planification des absences     Permet aux employés de gérer des demandes d’absence du bureau, notamment en répertoriant les jours où ils seront indisponibles pour affecter leurs responsabilités à d’autres employés pendant cette période.

Site des activités des employés     Permet aux employés de créer et de s’inscrire à des activités et événements sponsorisés par l’entreprise.

Avantages sociaux des employés en libre-service     Permet aux employés de rechercher et de souscrire aux avantages sociaux offerts par leur employeur.

Planification et documents relatifs à la formation des employés     Permet de planifier la formation et de proposer aux employés un emplacement sur lequel s’inscrire et recevoir les documents du cours.

Gestion des entretiens et des offres d’emploi     Permet à votre équipe de recrutement de simplifier le processus de recherche de candidats et de pourvoir les postes disponibles.

Services informatiques et opérations

Base de données des bogues     Permet aux équipes de développement de collecter et suivre des informations sur les bogues dans leur code, telles que les étapes de reproduction, la catégorie, les commentaires, la priorité et la gravité du bogue.

Centre d’appels     Permet à des personnes de gérer le processus de gestion des demandes de service des clients, de l’identification du problème à l’analyse des causes et à la résolution.

Service d’assistance     Permet aux équipes de gérer le processus de gestion des demandes de service, notamment de gérer l’identification de la cause initiale et de suivre le statut de la solution.

Suivi du stock     Permet aux organisations de suivre les éléments associés au stock en capturant l’entrée manuelle d’informations de stock mises à jour, et en avertissant les utilisateurs lorsque chaque pièce atteint la quantité à recommander.

Espace de travail de l’équipe informatique     Permet aux équipes de gérer le développement, le déploiement et la prise en charge de projets logiciels en mettant à jour des informations sur les projets, les tâches, les problèmes, les jalons et les bogues.

Bibliothèque de prêt     Permet de gérer les biens physiques dans la bibliothèque d’une organisation, grâce à la fonctionnalité d’emprunt/de retour et à la notification automatique d’un élément en retard.

Gestion et suivi des biens physiques     Permet aux équipes de gérer les demandes et le suivi des biens physiques, tels que l’emplacement, les conditions, le fabricant, le modèle, le propriétaire actuel et la valeur estimée.

Réservations d’équipement et de salles     Permet aux équipes de gérer l’utilisation d’équipement et de salles de réunion partagées.

Suivi et gestion

Budgétisation et suivi de plusieurs projets     Permet de suivre et budgétiser plusieurs ensembles d’activités liés grâce à la création de projets, l’affectation de nouvelles tâches, les diagrammes de Gantt et les indicateurs de statut courant.

Gestion des demandes de modification     Permet aux utilisateurs de suivre les risques associés à une modification de conception, notamment en permettant d’approuver ou de rejeter la demande de modification.

Base de données de discussions     Encourage la collaboration en permettant aux équipes d’aborder des thèmes en ligne ou par le biais des fonctionnalités RSS d’Office Outlook 2007.

Révision et bibliothèque de documents     Permet aux équipes de gérer le cycle de révision de documents avec une bibliothèque de documents avec suivi de version comprenant une liste de discussions à thème pour offrir un système de commentaires.

Base de connaissances     Permet aux employés de partager les informations qui résident dans leur organisation.

Espace de travail de suivi de projet     Permet aux petites équipes de projet de gérer des informations de projet, telles que les tâches, problèmes et statuts des projets.

Site de travail d’équipe     Permet aux équipes de projets de centraliser le stockage de documents de référence, le suivi des événements du calendrier et l’envoi d’éléments d’action résultant des réunions d’équipe.

Gestion des fiches de présence     Permet de simplifier le processus de suivi des heures passées sur plusieurs projets à l’aide de fonctionnalités de « pointage à l’arrivée/à la sortie », et de rapport du travail en cours et des heures travaillées sur les projets à ce jour.

Ventes et marketing

Site d’analyse de la concurrence     Permet d’organiser les résultats des offres des concurrents à l’aide de modèles de technique d’analyse de la concurrence.

Gestion des contacts     Permet aux équipes de gérer les informations de contact à partager entre les membres de l’équipe, notamment la synchronisation avec Office Outlook 2007.

Pointage intégré de campagne marketing     Permet le pointage des performances de campagne marketing.

Planification des besoins produit et marketing     Permet d’organiser le processus de développement de nouveaux produits et de contenu marketing à l’aide de modèles de planification et d’outils de collaboration.

Pipeline de prospect     Permet aux équipes de gérer les pipelines de prospect en assurant le suivi des indices, des opportunités, des contacts et des comptes.

Spécialisé

Club de sport     Permet de gérer une équipe de base-ball professionnelle, notamment les joueurs, dirigeants, planning et statistiques.

Gestion de classe     Permet aux enseignants de stocker et d’organiser le contenu des cours, les activités du calendrier et les annonces.

Recherche de capitaux     Offre un emplacement centralisé pour permettre de consolider les recherches effectuées pour évaluer les capitaux financiers.

Traitement des affaires pour les agences gouvernementales     Permet de gérer les tâches, documents et affectations concernant les affaires gouvernementales.

Initiation et gestion d’essai clinique     Permet de gérer les documents, tâches, problèmes et débats nécessaires à l’exécution d’un essai clinique.

Gestion du processus de fabrication     Permet aux équipes d’ingénieurs de fabrication d’effectuer le pointage du processus linéaire de fabrication, ainsi que des problèmes bloquant l’achèvement d’une tâche de fabrication.

Planification d’événements     Permet aux équipes d’organiser des événements grâce à l’utilisation de l’inscription en ligne, de calendriers, de la communication et de commentaires.

Ouverture d’un nouveau magasin     Permet aux équipes de gérer le processus d’ouverture d’un nouveau magasin, notamment des outils de projet et de gestion des tâches.

Informations complémentaires

Introduction à la création d’applications SharePoint

Modèles d’application pour Windows SharePoint Services 3.0

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Flux de travail SharePoint

Office SharePoint Server 2007 comprend les flux de travail prédéfinis suivants que vous pouvez utiliser pour automatiser un processus commercial ou dans les situations de groupe de travail courantes.

Flux de travail d’approbation     Le flux de travail d’approbation envoie un document ou un élément enregistré sur une liste ou une bibliothèque à un groupe de personnes pour approbation. Par défaut, le flux de travail d’approbation est associé au type de contenu de document, il est par conséquent disponible automatiquement dans les bibliothèques de documents.

Flux de travail Recueillir les commentaires     Le flux de travail Recueillir les commentaires envoie un document ou un élément enregistré sur une liste ou une bibliothèque à un groupe de personnes pour recueillir les commentaires de leur révision. Par défaut, le flux de travail Recueillir les commentaires est associé au type de contenu de document, il est par conséquent disponible automatiquement dans les bibliothèques de documents.

Flux de travail de collecte des signatures     Le flux de travail de collecte des signatures envoie un document Office enregistré sur une liste ou une bibliothèque à un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques. Le flux de travail de collecte des signatures fonctionne uniquement avec les documents Office Word 2007 ou Office Excel 2007 contenant une ou plusieurs lignes de signatures. Par défaut, le flux de travail de collecte des signatures est associé au type de contenu de document, il est par conséquent disponible automatiquement dans les bibliothèques de documents pour les documents ou classeurs contenant des lignes de signatures.

Flux de travail Approbation de destruction     Le flux de travail Approbation de destruction est conçu pour prendre en charge les besoins en gestion des enregistrements dans une organisation. Ce flux de travail gère le processus d’expiration ou de rétention de document, en permettant aux participants de décider de conserver ou de supprimer des documents ou éléments arrivés à expiration.

Flux de travail de gestion des traductions     Le flux de travail de gestion des traductions crée et envoie des copies d’un document source dans une bibliothèque de gestion des traductions aux traducteurs désignés pour la traduction. Le flux de travail de gestion des traductions est disponible uniquement pour les bibliothèques de gestion des traductions.

Scénario d’approbation de bon de commande     Un processus commercial courant est un processus d’approbation de bon de commande pouvant combiner quatre flux de travail par défaut :

  • Vérifier l’état du budget actuel (flux de travail Recueillir les commentaires)

  • Vérifier le stock (flux de travail d’approbation)

  • Obtenir l’approbation du responsable en cas de dépassement de la limite d’approbation (flux de travail de collecte des signatures)

  • Approuver le bon de commande (flux de travail d’approbation)

Scénario d’envoi d’un message de notification     Votre équipe utilise la bibliothèque de documents partagés pour collaborer sur les documents, et se sert de la colonne Attribué à pour vérifier à qui sont attribués les documents. Au lieu que tous les membres de l’équipe vérifient continuellement le site de l’équipe pour voir si de nouveaux documents leur ont été attribués, vous souhaitez créer un flux de travail qui envoie automatiquement un message électronique à tout membre de l’équipe recevant une attribution. Vous pouvez effectuer cette opération facilement en créant un flux de travail à une étape.

Créer une tâche à partir d’un élément de discussion     Votre équipe utilise la liste des discussions de l’équipe pour travailler sur les problèmes que doit résoudre l’équipe. Au cours d’une discussion, il arrive souvent d’aborder un problème ou une opération dont le suivi doit être assuré par un membre de l’équipe. Vous avez besoin de créer facilement un élément de tâche à partir d’un élément de discussion de l’équipe. Vous décidez de créer un flux de travail afin que votre équipe ait seulement besoin de cliquer sur un bouton dans la liste des discussions de l’équipe pour créer une tâche dans la liste des tâches. La tâche créée contiendra automatiquement les informations provenant de l’élément de discussion concerné, et sera attribuée automatiquement à la personne ayant créé l’élément de discussion d’origine.

Envoyer un rapport des dépenses pour révision     Votre équipe remplit des rapports de dépenses mensuelles sous la forme de formulaires conçus avec Office InfoPath 2007. Votre équipe renseigne et stocke ces formulaires dans une bibliothèque de formulaires sur votre site SharePoint. Lorsqu’un rapport de dépenses dépasse un certain montant, vous souhaitez en informer automatiquement la personne concernée pour vérifier le rapport. Vous pouvez effectuer cette opération facilement à l’aide d’un flux de travail à une étape.

Informations complémentaires

Utilisation d’un flux de travail Approbation

Utilisation d’un flux de travail Recueillir les commentaires

Utilisation d’un flux de travail de collecte des signatures

Utilisation d’un flux de travail Approbation de destruction

Utilisation d’un flux de travail de gestion des traductions

Exemple de flux de travail : envoyer une notification

Exemple de flux de travail : créer une tâche à partir d’un élément de discussion

Exemple de flux de travail : adresser une note de frais pour acceptation

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Modèles et scénarios du système Office

Le site Modèles Office Online est une excellente entrée en matière lorsque vous recherchez des modèles Office, car vous y trouverez des centaines de modèles pour des utilisations variées allant des Agendas aux Zoos.

Même si Excel 2007, Excel Services, Access 2007 et InfoPath 2007 peuvent servir de différentes façons à résoudre de nombreux problèmes, les modèles et scénarios suivants répondent aux solutions d’entreprise courants et peuvent être adaptés pour une utilisation avec SharePoint Server.

Scénarios Excel 2007

Comptabilité     Vous pouvez utiliser les puissantes fonctionnalités de calcul d’Excel dans de nombreux états comptables et financiers, notamment l’état des flux de trésorerie, l’état des résultats ou l’état des profits et pertes.

Budget     Que vos besoins soient personnels ou professionnels, vous pouvez créer n’importe quel type de budget dans Excel, notamment un plan budgétaire marketing, un budget d’événement ou un budget retraite.

Facturation et ventes     Excel est également très utile en ce qui concerne la gestion des données de facturation et de ventes, et vous pouvez facilement créer les formulaires dont vous avez besoin, notamment les factures de vente, les bordereaux d’emballage ou les bons de commande.

Rapports     Vous pouvez créer divers types de rapports dans Excel qui reflètent vos analyses de données ou synthétisent vos données, notamment des rapports mesurant la performance des projets, prévoyant des données ou présentant des variations de données.

Planification     Excel est un excellent outil pour la création de plans professionnels ou de planificateurs utiles, notamment un plan de classe hebdomadaire, un plan de recherche marketing, un plan fiscal de fin d’exercice, ou des planificateurs vous permettant de planifier des repas hebdomadaires, des soirées ou des vacances.

Scénarios Excel Services

Tableaux de bord d’aide à la décision     Un comité exécutif a accès à plusieurs tableaux de bord d’entreprise faisant office de fiche d’évaluation financière à jour pour l’entreprise. Pour évaluer en continu les performances de l’entreprise, le tableau de bord principal propose une synthèse mensuelle des indicateurs de performance clés, tels que les objectifs de ventes, les revenus cibles et les marges bénéficiaires. Des tableaux de bord supplémentaires proposent une synthèse des informations sur les marchés, afin d’aider à analyser le risque financier pour les nouveaux projets et ceux en cours, et d’afficher des graphiques de données financières cruciales pour aider à évaluer différents portefeuilles de placement.

Système d’information d’analyse marketing     Le département marketing d’une entreprise qui vend des vêtements et équipements de sport gère une page d’un portail d’information qui résume les données démographiques clés, telles que le sexe, l’âge, la région, le niveau de revenu et l’activité de loisir préférée. La plupart des employés du département marketing peuvent éventuellement ouvrir les classeurs Excel sur leur ordinateur et lancer une analyse de scénarios de toutes les données, ou imprimer des rapports déjà mis en forme. Au fil du temps, les utilisateurs peuvent également ajouter facilement des rapports à partager avec d’autres.

Statistiques pour les sportifs professionnels     Un club sportif de premier plan partage les statistiques passées et présentes relatives aux performances et salaires de tous les joueurs. Ces données servent à effectuer des transactions et à négocier les contrats salariaux. De nouveaux rapports et analyses sont créés, révisés et partagés par les propriétaires, principalement durant l’avant-saison.

Outil décisionnel pour magasin de vente au détail     Une chaîne de vente au détail synthétise chaque semaine les données cruciales des points de vente et les partage avec les fournisseurs, analystes financiers et responsables régionaux. Les rapports contiennent les articles en cours dont le stock est insuffisant, les 20 articles les plus vendus par catégorie, les données saisonnières importantes et le nombre de transactions par magasin.

Système de rapport de gestion des comptes de ventes     Un groupe de ventes accède à un ensemble de rapports de réunions d’information quotidiennes conservant les données clés, telles que les meilleurs vendeurs, la progression par rapport aux objectifs de ventes mensuels, les programmes de ventes réussies et les circuits de distribution sous-performants. Des rapports supplémentaires synthétisent les ventes par variables clés, telles que la région, la ligne de produits et le mois, les appels de prospection hebdomadaires et le nombre d’appels ayant abouti à une vente. Lorsque chaque représentant commercial affiche ces rapports, il peut visualiser ses chiffres de ventes automatiquement, car le système l’identifie en fonction de son nom d’utilisateur.

Résumé quotidien de projet d’ingénierie     Un groupe d’ingénierie développe un composant WebPart qui résume les données clés de planification d’un projet, telles que le nombre de bogues, l’état des spécifications, les graphiques de progression, les tendances futures et les priorités, et les liens vers des ressources et contacts clés. Les données sont extraites de plusieurs sources de données externes, telles que les bases de données de projet et les listes des spécifications.

Modèle de calcul propriétaire d’analyse financière     Une grande institution financière a recherché et développé un modèle tarifaire protégé par les lois sur la propriété intellectuelle. Les résultats de la formule doivent être partagés avec quelques directeurs des investissements, mais la formule servant à calculer le modèle tarifaire doit être sécurisée et ne pas être divulguée au public. Le modèle tarifaire est extrêmement complexe et son calcul prend beaucoup de temps. Chaque nuit, le rapport du modèle tarifaire est calculé et créé sur un serveur rapide, enregistré dans un emplacement sécurisé et affiché sur une page de composants WebPart uniquement pour les utilisateurs disposant des autorisations adéquates.

Modèles Access 2007

Biens     Créez une base de données de biens pour en assurer le suivi (détails des biens, propriétaires, etc.). Vous pouvez placer les biens dans des catégories et enregistrer leurs état, date d’acquisition, emplacement, propriétaire, etc.

Gestion des contacts     Vous pouvez gérer vos contacts et adresses postales, puis créer des rapports dans Access ou fusionner les données avec Word pour imprimer des lettres types, des enveloppes ou des étiquettes de publipostage. Créez une base de données des contacts pour gérer les coordonnées des personnes avec lesquelles travaille votre équipe, telles que les clients et partenaires. Vous pouvez effectuer le suivi des noms et adresses, numéros de téléphone, adresses de messagerie et même joindre une photo.

Gestion des biens et suivi du stock     Vous pouvez créer un inventaire des articles de votre domicile ou bureau, et stocker des photos et autres documents associés avec les données.

Suivi de commande     Vous pouvez entrer des informations concernant des produits, clients et commandes, puis créer des rapports indiquant les ventes par employé, par région, par période ou toute autre valeur.

Suivi de projets, de tâches et de problèmes     Vous pouvez effectuer le suivi des tâches pour un groupe de personnes, et entrer de nouvelles tâches pendant que d’autres utilisateurs mettent à jour leurs tâches existantes dans la même base de données. Effectuez le suivi d’un groupe d’éléments de travail que vous ou votre équipe devez terminer. Créez une base de données des problèmes afin de gérer un ensemble d’incidents ou de problèmes. Vous pouvez attribuer, définir les priorités et suivre la progression des problèmes du début à la fin. Gérez les tâches et suivez de près le budget d’un ou plusieurs projets.

Projets marketing et pipeline des ventes     Créez une base de données de pipelines des ventes pour suivre la progression des ventes à venir au sein d’un petit groupe de professionnels de la vente. Effectuez le suivi des détails pour un projet marketing, et planifiez et contrôlez les livrables du projet.

Organisation d’événements     Vous pouvez entrer des informations concernant les dates, lieux et participants d’événements, puis imprimer les plannings ou résumés relatifs à ces événements. Créez une base de données d’événements pour assurer le suivi des prochaines réunions et échéances, ainsi que de tout autre événement important. Enregistrez le titre, le lieu, la date de fin, la description et joignez une image.

Enseignants et étudiants     Créez une base de données pour assurer le suivi des informations importantes relatives aux enseignants (numéro de téléphone et coordonnées, personnes à contacter en cas d’urgence et données relatives à la situation professionnelle). Créez une base de données d’étudiants pour assurer le suivi des informations relatives à ceux-ci (personnes à contacter en cas d’urgence, informations sur les tuteurs ou d’ordre médical, etc.).

Modèles et scénarios InfoPath 2007

Modèle de gestion des biens     Effectuez le suivi des informations et de l’emplacement de biens professionnels tels que le matériel informatique.

Modèle d’ordre du jour     Organisez et procédez à la synthèse d’une réunion professionnelle. Utilisez ce modèle de formulaire pour répertorier les points de l’ordre du jour, et pour enregistrer les comptes-rendus de réunion, décisions et points d’action.

Modèle de rapport d’état     Effectuez le suivi de l’avancement et des problèmes relatifs aux projets et attributions d’un membre de l’équipe. Les rapports d’état individuels peuvent être regroupés dans un rapport unique afin que les responsables puissent créer un rapport d’état complet pour leur équipe.

Modèle de demande de déplacement     Procédez à la demande d’organisation d’un déplacement professionnel (vols et chambres d’hôtel).

Modèle de note de frais     Remplissez un formulaire de note de frais doté d’une logique de règles métiers intégrée de validation des données complète, en ligne ou hors connexion, ce qui s’avère très utile pour les employés se déplaçant fréquemment.

Scénario de déclaration de sinistre     Autorisez les clients, courtiers en assurance et organismes associés à utiliser des formulaires en ligne pour la déclaration de leurs sinistres. En plus des déclarations effectuées par téléphone, les clients peuvent envoyer leurs déclarations en remplissant un formulaire sur Internet. Utilisez un flux de travail d’approbation intégré afin de permettre à un agent de visualiser rapidement l’état des autres parties travaillant sur le sinistre, et de voir si un expert a terminé le processus d’approbation.

Scénario d’émission de permis     Remplissez des demandes de permis dans un navigateur web, afin que le processus d’émission de permis soit plus simple et plus pratique, et que les entrepreneurs n’aient plus à se déplacer pour en faire la demande auprès de l’Administration.

Scénario de gestion des stocks     Effectuez des recherches relatives aux stocks de façon simple et efficace sur un important réseau de fournisseurs, et améliorez la précision de l’estimation de la valeur des stocks.

Scénario d’étude de marché     Collectez et enregistrez les commentaires des clients, à l’aide d’activités d’étude de marché et d’un modèle de formulaire, et garantissez la cohérence de l’organisation et de la formalisation des informations.

Informations complémentaires

Où trouver des modèles Office ?

Guide pour les modèles Access 2007

Scénarios d’utilisation d’InfoPath et d’InfoPath Forms Services

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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